Проджект менеджер: что он делает и какую пользу приносит бизнесу

Кто такой проджект менеджер

Менеджер проекта – проджект менеджер (project manager) – это специалист, который руководит проектом и обеспечивает его выполнение в нужные сроки и с нужным уровнем качества. При этом он следит за рациональным использованием ресурсов – бюджета и рабочего времени специалистов.

С одной стороны, менеджер проектов должен хорошо ориентироваться в специфике работы компании, а с другой – владеть инструментами эффективного проектного управления. И если в небольших проектах без таких специальных знаний можно обойтись, то в крупных разработках профессиональный проджект менеджмент – это залог успеха.

{{cta_banner}}

Тимлиды сейчас наиболее востребованы в сфере ИТ и при разработке высокотехнологичных продуктов, но проджект менеджеров активно привлекают к работе и в прочих отраслях –  промышленности, медицине, строительстве, маркетинге и т. д.

Проджект менеджер может вести один проект или сразу несколько проектов – это зависит от размера и сложности задачи.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чем занимается менеджер проектов

Основная задача проджект менеджера – организовать работу так, чтобы заказчику проекта понравился итоговый результат. При этом заказчиком проекта может быть как внутренний сотрудник компании, так и внешний клиент.

Для того чтобы реализовать цели проекта, менеджер занимается следующими вопросами:

• Собирает информацию для запуска проекта. Брифует заказчика, чтобы понять к какому результату и в какие сроки нужно прийти, а также определяет необходимые ресурсы.

• Составляет план работ. Проектный менеджер декомпозирует цель до конкретных этапов. При этом планирование проекта может быть жестким – с определенными сроками этих этапов, а может быть гибким – по методологиям Agile.  

• Набирает команду будущего проекта. В нем могут участвовать сотрудники из разных отделов компании, а также сторонние подрядчики и аутсорсеры.

• Координирует работу команды. Проджект менеджер не только распределяет задачи между исполнителями и корректирует нагрузку, но и мотивирует людей, заряжает их на результат, а иногда – решает конфликты.

• Выстраивает коммуникацию с участниками проекта. Проджект менеджер общается с командой и заказчиком, объединяет все информационные потоки воедино, обрабатывает их и передает на следующий этап.

• Управляет рисками. Менеджер проекта оценивает риски и планирует действия, которые помогут их предотвратить. Он должен учесть все крупные риски – от нехватки персонала до проблем с финансированием.

• Ведет документацию проекта. Сюда относятся ТЗ, сметы, планы-графики, договора с подрядчиками, акты выполненных работ и многое другое. Менеджер готовит эти документы, а также поддерживает актуальность бэклога проекта.

В разных отраслях к этому набору могут добавляться и другие важные вопросы. Например, в строительстве проджект менеджер может заниматься согласованием документации с госорганами, а в ИТ-компаниях – тестированием итогового продукта.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

При этом проджект менеджер отвечает за то, чтобы результат соответствовал ТЗ, а также укладывался в заданные бюджеты и сроки. То есть должен выдерживаться так называемый треугольник управления проектами.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Сложности в работе проектного менеджера

Хороший менеджер должен заранее предусмотреть сложности проекта, которые могут возникнуть на разных этапах. Ниже приведены наиболее распространенные проблемы.

На этапе запуска проекта:

• Заказчик не идет навстречу и поверхностно, невдумчиво отвечает на вопросы менеджера.
• Заказчик не владеет необходимой информацией, например, знаниями о целевой аудитории проекта.
• Заказчик не дает доступ к аналитике или не делится важными данными.
• Заказчик долго согласовывает ТЗ и вариант решения, который предлагает менеджер.

На этапе планирования работы:

• Не хватает ресурсов, например, часть сотрудников в отпуске или бюджет проекта недостаточен для реализации задуманного.
• Проект принципиально новый для бизнеса, поэтому сложно спрогнозировать, сколько времени займет каждый этап.

В процессе реализации проекта:

• Сроки сдачи проекта сдвигаются из-за форс-мажора, например, кто-то из команды заболел.
• Заказчик долго согласовывает промежуточные результаты работы или дает много субъективных правок, которые не соответствуют ТЗ.
• Заказчик просит сделать больше, чем указано в ТЗ, но бюджет и срок проекта при этом не меняет.

На этапе завершения проекта:

• Заказчик недоволен финансовыми результатами проекта либо сомневается в оценке его окупаемости.
• Результаты проекта соответствуют ТЗ, но не соответствуют субъективным ожиданиям заказчика.

Часть трудностей, которая связана с поведением заказчика, решается за счет развитых коммуникативных навыков менеджера проекта, а также его умения предвосхищать события – то есть заранее обсуждать возможные «узкие» моменты.

Например, опытный проджект общается с заказчиком и обсуждает с ним KPI окупаемости и шаблон итогового отчета еще на этапе запуска проекта.

Часть сложностей, которая связана с форс-мажорами в работе, решается за счет страхования рисков. Менеджер проектов заранее составляет список возможных трудностей и разрабатывает план действий на случай, если проблема возникнет, а также обдумывает, как ее предотвратить.

Чем проджект менеджер отличается от продакт менеджера

Названия профессий product manager (продакт менеджер) и project manager (проджект менеджер) звучат почти одинаково. Но суть их работы разная.

Менеджер продукта занимается одним и тем же продуктом на протяжении его жизненного цикла – от исследования рынка и разработки идеи до выпуска новинки и дальнейшего контроля продаж.

‍Менеджер проекта подключается к работе, когда основные цели и задачи проекта уже понятны. Участие проджект менеджера в работе над одним продуктом ограничено во времени – нередко его приглашают только для реализации конкретной цели, например, если надо разработать новый сайт или построить дом.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чем отличаются аккаунт менеджер и проджект менеджер

Профессии проджект менеджера и аккаунт менеджера тоже иногда путают.

Аккаунт менеджер – это специалист, который отвечает за развитие отношений с клиентами. Он – лицо компании перед внешними заказчиками. Основная цель такого менеджера – повышать лояльность клиентов, удерживать их и увеличивать объемы продаж.

Проджект менеджер продажами не занимается. Он подключается к проекту, когда задача клиента уже определена и ее надо реализовать.

Зачем проджект менеджер нужен компании

В некоторых бизнесах проекты – это основная деятельность. Например, агентство, которое разрабатывает сайты или занимается автоматизацией бизнеса каждый новый заказ рассматривает как отдельный проект. Для таких компаний проджект менеджер играет ключевую роль, ведь от него напрямую зависит прибыль и удовлетворенность клиентов.

Другие компании запускают проекты для себя. Например, когда нужно построить новый завод или внедрить инновационное ПО для управления продажами. От успеха таких проектов зависит их основной бизнес.

Таким образом, от профессионализма проджект менеджера во многом зависит, придет компания к намеченным целям или нет.

Иногда компании стараются сэкономить и запускают крупные проекты без специально обученного менеджера. Например, поручают внедрение ПО для управления продажами руководителю отдела продаж. Но у него может не хватить знаний для того, чтобы сделать это качественно, либо времени, чтобы достаточно погрузиться в вопрос.

Без проектного менеджера руководителю нужно все делать самому – искать варианты решения задачи, нанимать подходящих специалистов, заключать с ними договор, координировать работу и проверять результаты на каждом этапе. Сделать это без опыта и соответствующих знаний достаточно сложно.

Хороший проджект менеджер знает, кого надо включить в команду проекта, какие расходы запланировать и сколько времени займет каждый этап. Таким образом он:

• экономит деньги компании;
• сокращает сроки проекта;
• уменьшает вероятность возникновения проблем.

В долгосрочной перспективе работа проджект менеджера положительно влияет на прибыльность всего бизнеса.

Когда пора нанимать проджект менеджера

Брать проджект менеджера в штат есть смысл, когда у бизнеса регулярно возникают крупные разовые задачи для реализации – с понятными целями, сроками и бюджетами. При этом текущая команда не владеет достаточным количеством времени либо компетенций, чтобы качественно решить эти задачи. В этих случаях проджект будет полезен и выгоден для компании, ведь у него будет достаточная загрузка.

Если project manager не имеет регулярной загрузки, то есть смысл рассмотреть специалиста на аутсорсе – фрилансера или эксперта из агентства.

Иногда роль project менеджера может выполнять и действующий сотрудник компании. Но такого проджект менеджера надо дополнительно обучить и, возможно, освободить от текущей работы.

Какие навыки должны быть у менеджера проектов

Большую часть навыков проджект менеджера можно отнести к разряду soft skills – это так называемые «мягкие навыки», которые связаны с коммуникациями и управлением. Это закономерно, ведь основную часть времени проджект менеджер общается с людьми.

Тем не менее проджект менеджер должен разбираться и в технических вопросах своей отрасли, а также владеть некоторыми другими «твердыми» знаниями.

Soft skills

Вот основные «мягкие навыки», которые пригодятся в работе проектного менеджера:

1. Коммуникации и переговоры. Менеджер должен уметь общаться с самыми разными людьми, выстраивать систему коммуникаций в команде, в том числе, со специалистами на аутсорсе. Ему также пригодятся навыки проведения презентаций и разрешения конфликтов, умение убеждать.

2. Лидерские качества и навыки управления персоналом. Менеджер проекта – это полноценный руководитель, который ведет людей к общей цели, мотивирует и вдохновляет их. У успешного project manager, как правило, хорошо развиты эмпатия и эмоциональный интеллект.‍

3. Ответственность и организованность. Это важные качества, которые нужны любому проджект менеджеру, без них невозможно организовать других людей.‍

4. Гибкость мышления и креативность. Иногда приходится проявить находчивость, чтобы найти оптимальное решение задачи.‍

5. Аналитические способности. В работе проектного менеджера нужен системный подход, умение анализировать большие объемы данных, а также пригодится критическое мышление.

6. Навыки планирования и целеполагания. К традиционным способам постановки задач относятся методики SMART и OKR, а в тайм-менеджменте и расстановке приоритетов помогает матрица Эйзенхауэра.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Hard skills

«Твердые» знания, которые важны для деятельности проджект менеджера, во многом зависят от отрасли. Менеджеру нужно хорошо разбираться в сфере работы компании. Например, для того, чтобы руководить постройкой здания, надо знать технологии строительства, нормы и правила работы, а также разбираться в стройматериалах.

Работодатели, как правило, ожидают от проджект менеджера экспертности в сфере деятельности их бизнеса.

Вторая важная часть необходимых «твердых» знаний связана с проектной работой:

1. Основы управления проектами. Проджект должен знать, как собрать команду и организовать ее работу на каждом этапе, как оценить риски и т. д.‍

2. Финансовая грамотность. Иногда нужны хотя бы базовые экономические знания – в некоторых случаях проджект менеджер оценивает прибыльность и срок окупаемости проекта, определяет этапы его финансирования.‍

3. Работа с документацией. ТЗ, отчеты, договора, акты, соглашения, технические документы – часто все это находится в ведении менеджера проектов.‍

4. Знание специальных программ. Проджект менеджер должен уметь пользоваться таск-трекерами, CRM-системами, программами для визуализации дорожной карты проекта и прочим специализированным ПО.

5. Методологии управления проектами. Рассмотрим две методологии проектной работы – Waterfall и Agile. В подходе Waterfall план-график проекта составляется еще на этапе запуска, и его нельзя нарушать. План работ чаще всего представляют в виде диаграммы Ганта. При гибком планировании Agile этапы и сроки определяются в ходе работы. К Agile методам относят, например, подходы Scrum и Kanban.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как стать проджект менеджером

В профессию project manager приходят люди с разным опытом. Идеально, если получается вырасти до project director из должности технического специалиста. В этом случае человек, как правило, знает все процессы компании изнутри.

Но даже если проджект менеджер приходит «со стороны» – из другой компании или сферы работы, он может заниматься проектами при наличии соответствующих знаний. Для этого можно пройти курсы проджект менеджмента, либо изучить основы управления проектами самостоятельно – по книгам и видеоурокам.

Вот несколько популярных книг по управлению проектами:

• «Управление проектами для чайников», Стэнли Э. Портни.
• «Deadline. Роман об управлении проектами», Том Демарко.
• «Сделано. Проектный менеджмент на практике», Скотт Беркун.
• «Основы проектного менеджмента. Классическое руководство», Джозеф Хигни.

Для проджект менеджеров также существуют специальные сертификации. К наиболее известным относятся сертификаты от P3.Express, Agile Scrum Foundation, PRINCE2 Foundation, PMP, APM и другие.

Плюсы и минусы профессии

Должность project manager подразумевает высокий уровень ответственности, а иногда – и стресса. Но работа руководителя проектов интересная и динамичная, кроме того, она хорошо оплачивается.

Популярность профессии растет с каждым годом – она особенно актуальна в сфере ИТ и высокотехнологичных разработок.

Позиция проджект менеджера имеет много плюсов:

• постоянное развитие;
• востребованность и высокий уровень оплаты;
• возможность горизонтального и вертикального роста;
• интересный опыт и знакомства с новыми людьми.

Из основных минусов выделяют эти факторы:

• напряженный график и высокие эмоциональные нагрузки;
• большая ответственность;
• сверхурочная работа;
• необходимость постоянного повышения квалификации.

Сколько зарабатывает проджект менеджер

Уровень зарплат менеджера проектов зависит от его квалификации. Например, начинающий проджект может зарабатывать от 30 тысяч рублей, а опытный специалист – больше 300 тысяч.

По данным портала DreamJob, средняя зарплата менеджеров проектов в России составляет 90 тысяч рублей в месяц. При этом зарплата проджект менеджера, который имеет сертификат в области управления проектами, как правило, гораздо выше, чем средняя по рынку.

Итоги: коротко о главном

Проектный менеджмент – востребованная профессия, популярность которой растет с каждым годом. Проджект – это специалист, который руководит работой команды и обеспечивает реализацию проекта в нужные сроки и с нужным уровнем качества. При этом он должен уложиться в определенный бюджет и рационально использовать другие ресурсы компании.

Обязанности проджект менеджера включают сбор всей информации по проекту, планирование, найм сотрудников и координацию их работы, оформление документов, а также управление рисками. На каждом этапе могут возникнуть сложности – опытный менеджер минимизирует риски и снижает вероятность появления проблем.

Проджект менеджер должен не только владеть инструментами проектной работы и развитыми коммуникативными навыками, но и хорошо разбираться в сфере деятельности компании.

В долгосрочной перспективе работа менеджера проектов может положительно повлиять на прибыльность и успешность всего бизнеса.