Иерархическая структура работ: от задумки до воплощения проекта

Время прочтения: мин.

В учебном пособии PMBOK от Института управления проектами США есть такое определение: «Work Breakdown Structure (WBS, иерархическая структура работ) — это ориентированная на результат иерархическая декомпозиция с пошаговым подходом для завершения проекта».

Согласитесь, звучит громоздко. Если попытаться копнуть глубже в научную литературу, становится все только запутаннее. Цель материала — простым языком объяснить каждому, почему метод ИСР — маст-хэв проджект-менеджмента.

Что такое иерархическая структура работ

Для начала разберемся в понятиях и аббревиатурах:

work breakdown structure (WBS) — это название инструмента на английском языке;
структурная декомпозиция работ (СДР) — дословный перевод;
структура разбиения работ (СРР) — еще один вариант;
иерархическая структура работ (ИСР) — адаптированное понятие на русском.

WBS, СДР, СРР и ИСР — это одно и то же, но сказанное разными словами. Суть такого подхода сводится к популярному в тайм-менеджменте правилу: чтобы съесть пирог, нужно разрезать его на куски и раздать.

Иерархическая структура работ — это инструмент планирования проекта, где одна большая и сложная задача делится на простые и понятные части без изменения исходной цели.

ИСР применяется не только в проектном менеджменте. Так, любая задача, состоящая из нескольких связанных подзадач, может быть упрощена с помощью структурной декомпозиции проекта. Человеческий мозг привык структурировать новую информацию даже в бытовых вопросах — так создается ощущение управления ситуацией.

Когда речь заходит о технически сложных проектах, WBS помогает в предварительном процессе планирования. В перспективе любую задачу (построить самолет, отправить человека в космос, разработать приложение и т. д.) можно показать в виде схемы. Разница лишь в том, сколько уровней и элементов ИСР имеют.

Что дает иерархическая структура

Еще с 50-х годов прошлого века СДР прочно закрепилась в умах менеджеров проектов. Причина в следующем: технический прогресс изменил производственные цепочки настолько, что держать все этапы жизненного цикла в голове стало невозможно. Управление усложнилось на порядок. Поэтому первая очевидная ценность концепции — наглядная демонстрация работы с указанием ключевых точек. Это способствует организации. Другие преимущества рассмотрим подробнее.

Распределение обязанностей

Реализация каждого отдельного блока схемы поручается профильным специалистам. Вернемся к примеру с ремонтом детской: выбирать новый дизайн и искать обои может жена, которая хорошо ориентируется в цветовых сочетаниях, а руководить процессом выполнения проекта — муж с набором строительных инструментов. Благодаря иерархической структуре, каждый четко понимает, какую цель он преследует и за какой элемент отвечает.

Прогнозирование затрат

Изначально никто не знает стоимость проекта по производству гвоздя. Поэтому изготовитель делит задачу на элементарные этапы и точно рассчитывает затраты: покупка станка, доставка металлических заготовок, зарплата мастера, непредвиденные изменения. После суммирования он планирует бюджет и закладывает деньги на будущее.

Отладка коммуникации

Когда у каждого этапа есть ответственные лица, наладить коммуникацию между участниками гораздо проще. Каждый отдел осознает конечный результат, имеющиеся ресурсы, сложности проекта — это дает возможность для взаимодействия.

Например, после ознакомления с ИСР тимлид отдела разработки ПО может заметить, что имеющихся в наличии программистов недостаточно — нужен дополнительный персонал. Иначе время реализации растянется. С этим предложением он отправляется к руководителю проекта, и запускается процесс решения проблемы. Успех проекта гарантирован при отлаженном обмене информацией.

Демонстрация клиенту

Заказчику важно понимать, что работа над проектом ведется в правильном русле. Если задача многоэтапная, проще всего объяснить очередность и состав именно на WBS. Добавьте ко всем элементам даты и получите основу для построения дорожной карты.

То, насколько часто команда и клиент будут обращаться к ИСР, зависит от уровня детализации. Чем запутаннее проект, тем труднее зафиксировать все этапы на одной схеме и добавлять изменения. Даже в общих формулировках иерархическая структура должна упрощать работу.

Кому это помогает?

Творческим группам

Написать музыку к рекламному ролику — очень большая задача. Непонятно, как к ней подступиться, особенно при работе с крупным клиентом. Если же разбивать общую цель проекта на мелкие подзадачи и отображать структуру, становится куда проще.

Изучить продукт, проанализировать целевую аудиторию, вспомнить предыдущие проекты рекламодателя, подобрать примеры подходящих музыкальных композиций, сделать наброски, прийти к общему решению — это уже не такие страшные конкретные этапы. Для творческих проектов использовать WBS — все равно что получить основу для мозгового штурма.

Техническим группам

Технари ценят строгую структуру, здесь нет места разрозненности и неопределенности. Характер клиентов схож. От детальной проработки материала зависит, насколько успешным в техническом плане получится результат проекта.

B2B и B2C со сложным продуктом

Чем сложнее продаваемые товары и реализуемые услуги, тем сильнее проектная команда нуждается в ИСР. Только с помощью наглядной структуры можно продемонстрировать клиенту, как и когда будет реализован проект. Иначе теряется прозрачность процесса принятия решений, что обязательно вызовет непонимание у заказчика.

Менеджерам внутренних проектов

Например, при разработке программного обеспечения для себя или переезде в офис побольше. Удобно под каждую фазу проекта формировать отдельную поэтапную структуру с назначением ответственных и контролем сроков. Это куда эффективнее, чем поручить работу человеку и надеяться на хороший результат — здесь стратегия отсутствует.

Коллективам с удаленными сотрудниками

Удаленщикам не знакомы распорядки «внутренней кухни» — они нуждаются в четких ТЗ, дедлайнах, решениях по оплате. Им важно видеть, в какой точке проекта находится команда прямо сейчас. Грамотная декомпозиция должна разом решать проблему организационной структуры.

Принципы построения ИСР

Принцип — это простое правило, по которому проект «разбирается» на составляющие. Чтобы структурное разбиение работ обрело смысл и действительно облегчило весь процесс, придется соблюдать список требований и стратегий:

1. Принцип 100%

‍Это правило выглядит так: иерархия должна иметь все этапы проекта, задачи и операции, влияющие на конечный результат. Без исключения. Если автопроизводитель забудет установить на машине крышу, то получит уже не седан, а кабриолет. Задача проджект-менеджера — проследить, чтобы ИСР учитывала каждую «мелочь».

2. Принцип «правильного дерева»

‍У дерева есть ствол — на нем держится все растение. «Стволом» в проекте выступает конечная цель — разработка сайта завода, производство стиральной машины, доставка грузов в магазины и т. д. От цели проекта расходятся «ветви», где каждая из последующих цепляется за предыдущую. Ветвь не может расти из двух разных стволов, поэтому у каждого элемента ИСР есть только один верхний уровень.

3. Принцип единообразия

‍Нельзя менять маркеры названий проекта от блока к блоку. Например, приняв решение единожды называть этапы работы по принципу 1, 1.1, 1.1.1, следует придерживаться схемы до конца. Иначе может возникнуть путаница. Не допускается смысловое пересечение: ценность в строгом распределении. Разрабатывать логотип для заказчика в рамках проекта по созданию фирменного стиля должна одна конкретная команда, а не две равноправных.

4. Принцип предельной ясности

‍Здесь затрагивается вопрос глубины проработки иерархии. Разбивать задачу рекомендуется до тех пор, пока самые последние элементы структуры не станут предельно понятными для исполнителя и не требующими дополнительных уточнений. То есть, один человек должен взглянуть на фазу проекта, изучить исходные данные (описание, доступное время, подчиненный персонал, какие ресурсы потребуются и т. д.) и сразу приступить к ее выполнению. Без лишних вопросов по стратегии.

Взгляните на схему сверху. Она простая, но здесь соблюдены все перечисленные принципы. Так, ИСР позволяет отследить 100% операций по покупке автомобиля, хоть и в общем виде. Они обозначены в едином стиле и построены по канонам «правильного дерева».

Схемой легко пользоваться: она отражает очередность работ и стратегию. Например, вам не придется дополнительно уточнять, какими сервисами-агрегаторами объявлений нужно пользоваться — все это есть в иерархии.

Способы визуализации

Иерархическая структура работ проекта — это в первую очередь визуальный образ. Есть несколько способов представить информацию:

1. Древовидная структура

Самый наглядный из многих вариант. «Перевернутое дерево» демонстрировалось в предыдущих главах. Иногда для построения иерархической схемы задач проекта не нужно ПО — достаточно листа бумаги и карандаша. Решение ценится в быту.

2. Иерархическая таблица

Все пункты и каждый подпункт умещаются в первом столбце таблицы. Яркий пример, чтобы стало понятнее — содержание книги. Остальные столбцы заполняются сопутствующей информацией: сроками начала и окончания, ответственными лицами, ссылками на документацию и т. д. Такая структура очень удобна в линейных проектах, когда начинать работу над новым этапом нельзя до завершения предыдущего.

3. Диаграмма Ганта

Представлена в виде графика, где список задач визуально выделен на временной шкале. Можно сразу понять, когда планируется приступить к конкретному этапу, и как долго займет его реализация. По сути, это эволюционное развитие технологии иерархической таблицы. С возможностью работать не только с линейными проектами. Подробнее про диаграммы Ганта писали здесь.

4. Диаграмма PERT

Или Program (Project) Evaluation and Review Technique — дословно переводится как «методика оценки и анализа программы (проекта)». PERT — это самая точная визуализация из представленных. Поэтому она подходит для детализированного разбора отдельных задач или небольших работ. В крупных масштабах эта диаграмма и управление ей становятся чересчур насыщенными.

Отличительная черта PERT — наличие взаимосвязей между задачами. Помимо даты начала и окончания здесь дополнительно указывается оставшееся время на исполнение.

Какой понадобится софт

Набор программных решений зависит от масштабов задачи и наличия персонала, способного освоить управление. Если вы планируете корпоративную поездку за город, достаточно создать ИСР-таблицу Excel и распределить роли. Когда речь заходит о выпуске сборной продукции или разработке приложения, может потребоваться весь перечисленный ниже комплекс ПО.

Как построить иерархическую структуру работ: пошаговый план

Шаг №1: постановка целей. Создать ИСР проекта возможно и без технических навыков. Начинают всегда с вершины: определите, из какого пакета работ будут расти «ветви». Опишите требования к финальному результату: как он должен быть выполнен, чтобы считаться успешным. Первый шаг прорабатывают совместно все отделы. Для формирования концепции проекта привлекаются как руководители, так и рядовые менеджеры.
Шаг №2: разработка главных этапов. Это основополагающие результаты, которых нужно достичь для реализации проекта, второй уровень иерархии. Например, любой производственный продукт проходит через этапы проектирования, сборки, тестирования, оценки и упаковки — только после этого он считается готовым к отправке на полки магазинов.
Шаг №3: разбивка первых этапов на подзадачи. Чтобы спроектировать качественный механизм, потребуется как минимум изучить рынок и потребности покупателей, провести расчеты, подобрать материалы, разработать чертежи, стратегию закупок. Это и будут подзадачи. Здесь ход проекта обрастает «ветками».
Шаг №4: определение зависимостей. Зависимости в иерархической структуре работ — это то, как выполнение задачи влияет на другие этапы. Визуально они представлены стрелками между блоками. К примеру, пекарь не может украсить пирожное фигурной росписью до тех пор, пока десерт не остынет. Поэтому между этапами «Остудить выпечку» и «Украшение» есть прямая зависимость, выраженная в управлении.
Шаг №5: фиксация дедлайнов. Идут всегда снизу вверх: сначала сроки выполнения работ устанавливаются у мелких задач, а затем складываются в общем этапе. Так у всех членов команды появляются дедлайны и ориентировочные даты завершения всего проекта.
Шаг №6: распределение задач. Конечная цель шага — зафиксировать ответственных за каждый процесс. И выявить проблемы: например, неравномерную загруженность команды. Сразу станет ясно, сможет ли персонал реализовать задачу собственными силами, или придется обращаться к подрядчикам, организовывать наем сотрудников (кстати, это тоже фиксируется в ИСР).
Шаг №7: распределение бюджета проекта. ИСР управляет рисками. На ее основе рассчитываются общие и точечные затраты. Если бюджет не укладывается в рамки, определяются этапы, на которых придется экономить. Здесь некоторые задачи могут исчезать из схемы или трансформироваться.
Шаг №8: установка контрольных точек. Имеются в виду части плана, когда участникам работ нужно собраться и оглянуться для анализа. Или для того, чтобы продемонстрировать результаты клиенту. Зачастую за контрольные точки проекта берутся главные этапы.
‍
Шаг №9: контроль и корректировка. Это бессрочный шаг, сопровождающий проект на всем протяжении. Рекомендуется закладывать «место для маневра» под непредвиденные ситуации: экономический кризис, перестановки в управлении, поломки техники и другие.

Подведем итоги

Что должны вынести из материала проджект-менеджеры и не только:

Иерархическая структура работ — инструмент планирования, в основе которого лежит метод деления большой задачи на строго определенные этапы проекта и подзадачи с последующим построением «дерева зависимостей».
‍
ИРС помогает наглядно демонстрировать ход работ над проектом, распределять обязанности, формировать финансовую стратегию и коммуницировать внутри команды.
‍
Структура разбиения проекта ценится творческими и техническими группами, а также компаниями со сложными продуктами, регулярными внутренними работами и удаленными сотрудниками.
‍
Чтобы иерархия заработала как надо, важно учитывать правила: включать в схему 100% работ, которые должны повлиять на результат, соблюдать принципы «дерева с одним стволом», присваивать этапам наименования в едином стиле. И еще одно: делить этапы из стратегии проекта на подзадачи стоит до тех пор, пока они не станут предельно понятными для исполнителя.
‍
Есть четыре способа визуализации ИРС: древовидная структура, иерархическая таблица, диаграмма Ганта, диаграмма PERT. Первые два подходят для небольших проектов, остальные — для продвинутых пользователей.

Начинать построение иерархической структуры работ стоит с постановки целей и разбивки на этапы, подэтапы, операции. Далее — определение зависимостей, установка дедлайнов, управление бюджетом и распределение задач по исполнителям. Заключительный шаг — фиксация контрольных точек. Получившуюся структуру необходимо постоянно корректировать в процессе работы.