Общение команды: 16 советов для компаний и проектов

Правильный инструмент для организации работы

Любой человек хочет работать в комфортных условиях. Для того чтобы сам процесс общения внутри команды протекал удобно и эффективно, в первую очередь руководитель должен быть в курсе, как улучшить коммуникацию внутри коллектива.

Менеджеру следует подобрать инструмент, который позволил бы организовать общение на рабочем месте без лишнего информационного шума и при этом с высоким уровнем безопасности. И сегодня уже существует такой сбалансированный канал коммуникации. Речь идет о корпоративных мессенджерах.

Совет 1. Пользуйтесь одним инструментом

Работайте в одном месте: выберите для себя единственный наиболее оптимальный вариант и добавьте в него всю команду. Например, в корпоративном мессенджере.

Функции корпоративного мессенджера позволят создать для вашего коллектива единое онлайн-пространство для эффективного общения. Благодаря наличию управления доступами и бизнес-функционалу, взаимодействие между членами команды станет продуктивнее.

В обычных мессенджера много информационного шума — это может приводить к выгоранию, потере задач и напряжению как руководителя, так и сотрудников. Корпоративные инструменты позволяют полностью избавиться от лишнего информационного шума и хаоса в чатах.

Совет 2. Создайте внутри бизнес-мессенджера удобную инфраструктуру

После того как удастся подобрать сам мессенджер, для более удобного и продуктивного общения вы четко можете разделить все рабочие процессы и отделы на разные чаты. Работать в таком ключе будет гораздо удобнее.

Создайте чаты отделов:

• «Разработка»;
• «Клиентская служба поддержки»;
• «Бухгалтерия»;
• «PR».

То же самое проделайте и с крупными процессами:

• «Создание лендинга»;
• «Рекламная кампания в ВК»;
• «Подготовка документов в налоговую» и т. д.

Таким образом, вы гораздо удобнее сможете отслеживать любой внутренний прогресс. Подобную инфраструктуру можно легко создать в корпоративном мессенджере Compass.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Совет 3. Введите новые, необычные способы коммуникации в команде

Одна из уникальных функций некоторых бизнес-мессенджеров — комментарии под сообщениями в чате (треды). Часто бывает так, что внутри одного чата идет активное обсуждение сразу нескольких разных рабочих задач. В этот момент в чате царит хаос, который приводит к путаннице и потере важных задач. Работники упускают из виду важные поручения и забывают про них.

Проблему могут решить комментарии под сообщениями в мессенджере. Комментарии отделяют любой диалог от общего обсуждения, что избавляет от хаоса в общих чатах и помогает сфокусироваться на приоритетных задачах. Каждый член команды сможет в пару кликов найти нужную информацию и продолжить любое обсуждение. Так эффективность выполнения коллективных задач заметно повысится.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Помимо этого, в корпоративных мессенджерах существует еще несколько полезных функций. Например, реакции-смайлики под сообщениями. С помощью этого инструмента руководитель может время от времени подбадривать сотрудников, замечать их прогресс и реагировать на успешно выполненные действия.

Организация планирования задач для каждого сотрудника

Процесс организации любого бизнеса начинается с планирования:

• глобального (стратегического) — на уровне целей развития компании;
• внутреннего — на уровне каждого отдела или функционального направления компании.

Глобальные цели разбиваются на более мелкие задачи (внутренние), которые и выполняют сотрудники каждого отдела компании.

Чтобы понять, как повысить эффективность работы отдельно взятого сотрудника, вы просто можете попробовать разработать пошаговую стратегию действий. Важно правильно сфокусировать всю команду на личных задачах и общих целях, дать ей толчок к развитию. При этом руководители должны играть роль лидеров и отслеживать процесс работы.

Если каждый работник будет четко знать свои задачи на месяц, неделю и день, то он сможет более сфокусировано и оперативно выполнять их. Выстроив подобную систему для всех сотрудников и объявив о ней, можно создать крепкую внутреннюю структуру взаимодействия в коллективе. Каждый будет знать: что, когда и как сделать, чтобы добиться результата.

Совет 4. Создайте систему постановки целей на неделю

Руководитель может пообщаться с каждым членом команды и выстроить четкий план задач, который работник будет делать в течение недели. План должен быть не слишком легким, но в то же время реализуемым.

При желании директор может создать специальный чат со среднесрочными целями для каждого члена команды. Сотрудники сами будут писать в него и обозначать цели работы на ближайшую неделю или месяц. Руководитель в свою очередь может наблюдать за процессом постановки целей со стороны и в случае острой необходимости взаимодействовать с работником, отвечать на вопросы и корректировать направление его деятельности.

Это придаст работе прозрачность, а руководитель поймет, как лучше всего можно регулировать нагрузку членов коллектива. В конце каждой недели сотрудник подводит итоги. В самом начале новой недели каждый участник команды утверждает обновленный план задач.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Совет 5. Проводите ежедневный трекинг

Помимо более общих недельных планов, руководитель может предложить сотрудникам составлять план на текущий рабочий день. Делать это можно в специальном чате в самом начале рабочего дня в завершенном виде. Например, «10:00-11:00 —  звонки 10 клиентов совершены». А вечером следует отметить — что из планов на день было сделано, а что нет.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Так, каждый член команды будет лично отслеживать результат собственной работы и заметно повысит продуктивность. Сотрудник наглядно сможет увидеть свой прогресс: что не получилось сегодня, сколько задач он выполнил неделю назад.

Для коллег это будет челлендж: добиваться еще больших показателей, чем вчера. Руководитель же может время от времени направлять действия своих работников, когда в этом есть необходимость.

Личная самостоятельность и коллективная ответственность у сотрудников

В успешных и эффективных командах сотрудники не просто слепо выполняют поставленные обыденные задачи, но и постоянно растут и развиваются. В свою очередь цель руководителя — воспитать личную и коллективную ответственность работников за результат. Чем больше полномочий будет у каждого участника команды — тем быстрее и эффективнее они будут повышать свой уровень квалификации и профессионализма.

Каждый четко должен знать свою роль. В противном случае все сотрудники могут начать чувствовать недоверие со стороны руководителя. Они перестанут расти профессионально, потеряют инициативность и интерес к собственному развитию. Чтобы решить эту проблему, можно внести больше конкретики в действия и воспользоваться одним из следующих советов.

Совет 6. Определите четкие полномочия для каждого

Сперва руководителю следует определиться, каким образом вообще возможно расширить зону ответственности всего коллектива. Соберитесь командой и определите для каждого члена коллектива четкую карту ответственности: кто и за что сможет отвечать. Не забудьте выявить, какие задачи на самом деле подходят под квалификацию ваших сотрудников. Самое важное — расширить зону ответственности для каждого в соответствии с его сильными сторонами и профессиональными навыками.

В противном случае подчиненный не справится с новыми задачами, потеряет уверенность и мотивацию. К его работе обязательно появятся вопросы.

Совет 7. Воспитывайте самостоятельность у сотрудников

Каждому работнику ежемесячно можно выдавать новые задачи, которые расширяли бы его зону рабочей ответственности. Это в принципе нужно делать по мере роста навыков и компетенций. Задачи должны быть одновременно сложные и интересные. Важно обсудить новые полномочия, выделить ресурсы на реализацию задач, а также направлять и помогать в случае сильных затруднений.

В идеале вам необходимо прийти к тому, что сотрудники сами будут предлагать варианты решений той или иной проблемы.

Когда сотрудник получит больше полномочий, он почувствует свою нужность и будет готов принять решение касательно той или иной задачи самостоятельно. В случае возникновения трудностей сотрудник не захочет обращаться за помощью к руководителю, чтобы доказать, что новая зона ответственности ему по силам.

Тогда такие работники начнут искать помощь внутри коллектива. Они не будут бояться общаться, а напротив, появится желание больше поддерживать друг друга на каждом этапе коммуникации.

Грамотная мотивация сотрудников

Мотивация сотрудника — важный аспект функционирования коллектива. Чем больше сотрудник «горит» своими задачами, а также миссией и направлением развития компании или проекта в целом, тем эффективнее он будет работать. То же самое касается и общения людей внутри коллектива. Они должны быть мотивированы не только на личный результат, но и на реализацию успешной командной работы.

Совет 8. Установите связь между повседневными задачами и глобальными целями

Каждый человек хочет быть уверен, что его труд вносит весомый вклад в развитие чего-то большего. В нашем случае — компании. Для этого следует связать ежедневные рутинные задачи со стратегическими целями бизнеса.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Работникам можно объяснить, что любые повседневные задачи — это конкретное долгосрочное развитие компании. Например, smm-менеджеру, можно наглядно показать, что каждый новый привлеченный подписчик в социальные сети — это лишь небольшой шажок к глобальной цели в десятки тысяч потенциальных клиентов для бизнеса.

Совет 9. Хвалите сотрудников и давайте им обратную связь

Помните, что каждый работник хочет услышать одобрение своих действий со стороны руководителей отделов и прочих вышестоящих менеджеров. Поэтому обязательно хвалите подчиненных за правильные и ценные для развития компании действия. В случае ошибок сотрудника давайте качественную обратную связь. Следует в мягкой форме объяснить, как ему нужно поступить в следующий раз. Это не только мотивирует «лучших» стать еще эффективнее, но и заставляет других работать больше, чтобы получить одобрение своих действий со стороны руководства.

Совет 10. Продумайте систему материального вознаграждения

Не стоит ограничиваться реакциями на сообщения или словесной похвалой. Те сотрудники, которые смогли добиться крупных результатов для компании, могут быть вознаграждены материально. Хороший вариант: выписать премию или вручить дорогой подарок. Четко выстроенная система щедрых, но с другой стороны обоснованных бонусов в разы позволит увеличить продуктивность отдельных работников и коллектива в целом.

Совет 11. Проводите совместные курсы и тренинги

Чтобы повысить уже коллективную сплоченность, мотивацию и навыки общения, можно организовать для сотрудников разные тренинги или курсы повышения квалификации за счет компании. Это позволит не только прокачать личные профессиональные качества отдельных работников, но и научит большую часть коллектива работать сплоченно, понимать, слышать и уважать друг друга.

Выстраивание процесса общения с сотрудниками

Для любого руководителя очень важно выстроить доверительные отношения с коллегами. Сотрудникам следует не только показать их направление развития или определить мотивацию, но и начать с ними правильно общаться, помогать, отвечать на вопросы, а также вовремя услышать претензии или предотвратить нарастающий конфликт.

Совет 12. Организуйте неформальное общение внутри специальных чатов

Если вы работаете исключительно в онлайн-формате, то для сплочения коллектива, как правило, необходимо создавать специальные пространства. В них сотрудники могли бы общаться между собой на отвлеченные от работы темы и всегда находиться на «одной волне».

Многим известно, что работа в команде невозможна без сплоченного коллектива с общими интересами и точками зрения, которые и рождаются во время неформального общения с коллегами.

Руководитель может повлиять на работников и даже выступать инициатором вне рабочего общения. Для этих целей можно создать специальный общий чат, а также прочие чаты по интересам.

В рамках неформального общения в определенных чатах при желании руководитель даже может запускать спортивные челленджи и мотивировать сотрудников, которые работают удаленно или сидят в офисе, делиться своими результатами и достижениями. Чем больше вы общаетесь в таком формате — тем эмоционально стабильнее будет коллектив.

Совет 13. Проводите общие стратегические встречи

Руководитель может внедрить практику проведения общих онлайн или офлайн планерок со всем коллективом 1 раз в месяц, чтобы делиться стратегией развития компании, текущим положением на рынке, планами, успехами и неудачами.

Это необходимо, чтобы у каждого сотрудника было четкое представление о направлении развития компании и внутренних проектах. В таком случае все члены коллектива будут понимать:

• на каком этапе развития сейчас находится бизнес, куда он движется;
• какую пользу сотрудники приносят компании (или наоборот выполняют уже давно не актуальные задачи).

Совет 14. Введите правило сбора фидбека

Этот совет можно считать дополнением предыдущего. Например, вы можете ввести практику написания небольших отчетов после важных встреч и стратегических сессий с руководителями. Вам также следует точно знать, что каждый участник команды верно понял всю важную информацию, которую до него пытались донести.

Чтобы автоматизировать этот процесс, можно создать отдельный чат для фидбека и перед каждым совещанием отправлять отложенное сообщение-напоминание о том, что сотрудники должны отписаться руководителю после стратсессии. Такая удобная функция, например, реализована в корпоративном мессенджере Compass. Сообщение автоматически отобразится после окончания митинга, тем самым напомнив каждому сотруднику о том, что нужно подготовить отчет.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Все это делается для того, чтобы внутри коллектива не было рассинхронизации в действиях и каждый лучше понимал свои задачи. Когда часть команды, например, начала работать в новом направлении, а другая часть делает иначе. Что приведет к сильному замедлению бизнес-процессов и ухудшению коммуникации внутри коллектива.

Совет 15. Реагируйте на запросы и идеи сотрудников

Для того чтобы не убивать рабочую мотивацию подчиненных, следует чаще реагировать на их предложения или запросы. И если есть возможность, то воплощать новые идеи в жизнь.

Чтобы упростить этот процесс и сделать его более прозрачным, руководитель может создать общий чат предложений, где сотрудники могли бы проводить мозговой штурм и генерировать любые мысли или идеи по развитию компании, задавать вопросы и не быть отвергнутыми.

Можно также организовать чат, где более опытные менеджеры высшего звена смогут общаться и обсуждать рост бизнеса, а молодые руководители могли бы задать все вопросы, связанные с рабочим процессом и высказывать свое мнение.

Совет 16. Следите за настроениями в команде

Есть вероятность, что в какой-то момент конкуренция в коллективе превысит допустимые нормы. Члены команды могут начать активнее «сражаться» за свою точку зрения по разным вопросам. Все это перерастет из контролируемого и продуктивного общения в конфликт между коллегами.

Если вы понимаете, что начинает назревать потенциальный спор в коллективе, то важно вовремя отреагировать на это и попытаться разобраться в ситуации.

В первую очередь, пообщайтесь с участниками конфликта. Поймите, в чем именно заключается причина споров. Возможно, дело в том, что сотрудники хотят только лучшего для развития компании, но видят это по-своему. Или, например, есть проблема нехватки ресурсов.

Если это не помогает, то можно собраться с участниками конфликта и провести открытую беседу с фасилитатором (ведущим — человеком, не заинтересованным в результатах спора). Он может направлять беседу в нужное русло и добиться того, чтобы каждый мог высказаться. И в итоге все бы смогли прийти к единому решению проблемы.

После таких дебатов следует собрать обратную связь со всех участников спора. Это важно, чтобы понять, почему конфликт вообще возник, и как этого можно избежать в будущем.

Подведем итоги

Используя эти прикладные советы, руководитель сможет построить вокруг себя сильную, инициативную, самостоятельную и эффективную команду, которая будет мотивирована работать сообща. Сотрудники начнут:

• чаще проявлять инициативу;
• получать больше мотивации для продуктивной и совместной работы;
• активнее помогать друг другу по любым рабочим вопросам;
• получать больше навыков в процессе работы;
• делиться опытом.

Все это позволит компании выйти на новый уровень ведения бизнеса. Помимо ощутимого повышения общей продуктивности работы и увеличения плановых показателей, компания выстроит отлаженный внутренний механизм работы. Он станет фундаментом для будущего активного масштабирования бизнеса и команды.