6 шагов к прозрачной коммуникации в команде

Как наладить коммуникацию в команде, чтобы было комфортно и руководителю, и сотрудникам?

1. Проводите стратегические встречи со всеми сотрудниками раз в месяц

Эта встреча должна отличаться от планёрки, где вы обсуждаете повседневные рабочие вопросы. Начните говорить об успехах и неудачах компании и ставить цели на следующий месяц. Важно, чтобы команда видела результаты и понимала ценность своей работы. Поэтому на таких встречах руководитель рассказывает, на что обратить внимание в дальнейшем, и отмечает успехи некоторых сотрудников.

{{cta_banner}}

2. Собирайте обратную связь от сотрудников

С помощью обратной связи можно узнать, как коллеги поняли поставленные задачи. Для этого после встречи каждый участник должен сообщить лично или написать в чат короткий пересказ с результатами встречи и задачи, которые он намерен сделать. Этот подход развивает ответственность и самостоятельность у сотрудников — каждый в команде формулирует свои задачи и обозначает собственный дедлайн.

Руководителю не нужно заниматься микроменеджментом — он знает, когда и какого результата ему ожидать. С помощью обратной связи легко собирать и анализировать информацию о взаимодействии в команде, чтобы улучшать рабочие процессы.

3. Давайте обратную связь о проделанной работе сотрудникам

Обратная связь от руководителей повышает вовлечённость коллег — по исследованию Oak Engage, 70% сотрудников заявили, что работают усерднее, когда руководители замечают и поощряют их усилия. Например, выражайте ваше одобрение реакциями в чатах или комментариями с похвалой и поддержкой там, где этого требует ситуация.

4. Помогайте коллегам держать связь друг с другом

Не всегда получается быстро связаться с коллегами и получить моментальный ответ. Важно в любой ситуации поддерживать коммуникацию и вовремя передавать информацию друг другу. В каждой компании используются разные инструменты для организации общения в команде:

• Музыкальный лейбл Sony Music отказался от общения с сотрудниками по почте в пользу задачника Asana
• Vodafone улучшил коммуникацию разработчиков с помощью Slack

Многие зарубежные сервисы сейчас недоступны, но есть качественная альтернатива: можно использовать мессенджер для работы Compass, где легко настроить прозрачную коммуникацию с коллегами. Создайте общий чат, где команда будет синхронизироваться по рабочим задачам, и отдельные чаты для каждого из отделов в вашей компании.

{{Перейти на сайт}}

5. Сделайте рабочую информацию доступной для каждого сотрудника

Скоординируйте работу так, чтобы каждый член команды мог видеть, над чем работают коллеги. Руководитель в любой момент может посмотреть, как продвигается выполнение задач, и получить актуальные данные. Это сэкономит время, которое уходит на операционные процессы и передачу информации.

Если у вас есть заказчики, откройте команде доступ к проектной документации и брифам. Это поможет избежать потери важных смыслов и ускорит коммуникацию — пожелания клиентов будут передаваться не со слов коллег, а напрямую из общей базы знаний по проекту. Так поступили в австралийском подразделении рекламного агентства Ogilvy. Брифы клиентов теперь передаются напрямую команде, а руководителю легко отслеживать каждый этап работы и согласования проекта с клиентами. 

6. Документируйте рабочие процессы

Когда люди с первого дня на работе знают, что им делать и к кому обращаться за помощью, они быстрее дадут результат. Команда будет тратить меньше времени на задачи, если у них будут внутренние гайды и инструкции, где можно быстро просмотреть нужную информацию. Это способствует и повышению качества работы.

Когда руководитель или ответственный за подготовку гайдов сотрудник описывает бизнес-процесс для коллег, ему легче заметить ненужные этапы или нехватку ресурсов для конкретной задачи. А значит, появляется возможность улучшать неэффективные процессы. Например, компания GitLab создала удобный гайд, который ежедневно помогает работать всей команде.

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{pc}}

{{/pc}}

Как процессы открытой коммуникации помогают известным компаниям?

Patagonia — это бренд, который производит одежду для активного отдыха. Компания придерживается принципа прозрачности в управлении и культуре. Руководство Patagonia включает сотрудников в процесс принятия решений и обсуждение стратегии. Это создаёт атмосферу, в которой сотрудники чувствуют, что их мнение ценно, что повышает их уровень ответственности и мотивацию.

Другой пример — компания Atlassian. Один из их ключевых принципов работы — доступность информации для всех сотрудников. Такой подход к работе демонстрируется через их продукты (например, JIRA, с помощью которого можно управлять проектами, создавать задачи и отслеживать их прогресс). Открытость Atlassian проявляется и в управленческих решениях (политика «открытых дверей», при которой руководители и топ-менеджеры всегда доступны для общения и обсуждения вопросов с сотрудниками).

В Netflix есть система обратной связи и ежегодная оценка работы, которая помогает найти потенциальные точки роста для сотрудников. Такой подход повышает уровень доверия в команде и улучшает эффективность каждого из коллег.

Какие результаты принесёт прозрачная коммуникация в компании?

Вот что изменится в вашей компании, если вы:

• {{isTrue}}Начнёте регулярно проводить командные встречи;

• {{isTrue}}Научите сотрудников и руководителей давать своевременную обратную связь;

• {{isTrue}}Откроете доступ к рабочей информации для всех коллег;

• {{isTrue}}Начнёте документировать все рабочие процессы во внутренних гайдах.

Все ваши сотрудники:

• {{isTrue}}Станут более вовлечёнными в рабочие процессы и будут работать эффективнее;

• {{isTrue}}Смогут лучше фокусироваться на поставленных задачах и начнут брать ответственность за результат;

• {{isTrue}}Будут объединяться вокруг общих целей компании и предлагать наилучшие пути их достижения.

Хотите узнать, над какими ещё процессами стоит поработать, чтобы создать свою идеальную команду? Добавьте наш сайт в закладки — скоро мы поделимся с вами новыми инструкциями.