Добиться того, чтобы сотрудники с первого раза понимали, чего от них хотят, и были готовы брать на себя ответственность — одна из важных задач руководителя. Этого трудно достичь, если общение с командой больше похоже на «сломанный телефон». Рассказываем, как выстраивать открытый и продуктивный диалог с сотрудниками.
Вы читаете журнал Compass — мессенджера для эффективной и безопасной работы в команде.
Коммуникация в команде не должна быть сложной и запутанной — это мешает сотрудникам и отнимает время руководителя. Вместо собственных задач руководителю приходится контролировать каждый процесс и всё время держать руку на пульсе.
Наладить рабочие процессы поможет открытое общение внутри команды. В международном бизнес-сообществе такую коммуникацию называют «прозрачной». Это способ взаимодействия, в рамках которого каждый член команды даёт обратную связь, подсвечивает проблемы и делится идеями. Руководитель, в свою очередь, открыто рассказывает о планах компании, ожиданиях и общих результатах. Команда Compass дала этому аспекту рабочей коммуникации свое определение — ясность.
В чём польза прозрачной коммуникации с командой?
Все в команде знают, чего ожидать друг от друга. Руководитель доверяет команде, а коллеги понимают свои и чужие зоны ответственности. И наоборот — недоверие в коллективе может пагубно влиять на бизнес. По результатам глобального опроса генеральных директоров 2016 года PwC выяснилось, что 55% руководителей считают отсутствие доверия угрозой для развития их организаций.
Компании, в которых принято открыто разговаривать и доверять друг другу, работают на 50% продуктивнее, а сотрудники, согласно исследованиям нейроэкономиста Пола Зака, реже берут больничные.
По данным TinyPulse, готовность рассказывать о том, что происходит в компании — основной фактор, который способствует вовлечённости сотрудников. Похожую статистику приводит и Slack — 80% сотрудников хотят знать больше о решениях, которые принимаются в компании.
Как наладить коммуникацию в команде, чтобы было комфортно и руководителю, и сотрудникам?
1. Проводите стратегические встречи со всеми сотрудниками раз в месяц
Эта встреча должна отличаться от планёрки, где вы обсуждаете повседневные рабочие вопросы. Начните говорить об успехах и неудачах компании и ставить цели на следующий месяц. Важно, чтобы команда видела результаты и понимала ценность своей работы. Поэтому на таких встречах руководитель рассказывает, на что обратить внимание в дальнейшем, и отмечает успехи некоторых сотрудников.
{{cta_banner}}
2. Собирайте обратную связь от сотрудников
С помощью обратной связи можно узнать, как коллеги поняли поставленные задачи. Для этого после встречи каждый участник должен сообщить лично или написать в чат короткий пересказ с результатами встречи и задачи, которые он намерен сделать. Этот подход развивает ответственность и самостоятельность у сотрудников — каждый в команде формулирует свои задачи и обозначает собственный дедлайн.
Руководителю не нужно заниматься микроменеджментом — он знает, когда и какого результата ему ожидать. С помощью обратной связи легко собирать и анализировать информацию о взаимодействии в команде, чтобы улучшать рабочие процессы.
3. Давайте обратную связь о проделанной работе сотрудникам
Обратная связь от руководителей повышает вовлечённость коллег — по исследованию Oak Engage, 70% сотрудников заявили, что работают усерднее, когда руководители замечают и поощряют их усилия. Например, выражайте ваше одобрение реакциями в чатах или комментариями с похвалой и поддержкой там, где этого требует ситуация.
4. Помогайте коллегам держать связь друг с другом
Не всегда получается быстро связаться с коллегами и получить моментальный ответ. Важно в любой ситуации поддерживать коммуникацию и вовремя передавать информацию друг другу. В каждой компании используются разные инструменты для организации общения в команде:
Музыкальный лейбл Sony Music отказался от общения с сотрудниками по почте в пользу задачника Asana
Vodafone улучшил коммуникацию разработчиков с помощью Slack
Многие зарубежные сервисы сейчас недоступны, но есть качественная альтернатива: можно использовать мессенджер для работы Compass, где легко настроить прозрачную коммуникацию с коллегами. Создайте общий чат, где команда будет синхронизироваться по рабочим задачам, и отдельные чаты для каждого из отделов в вашей компании.
5. Сделайте рабочую информацию доступной для каждого сотрудника
Скоординируйте работу так, чтобы каждый член команды мог видеть, над чем работают коллеги. Руководитель в любой момент может посмотреть, как продвигается выполнение задач, и получить актуальные данные. Это сэкономит время, которое уходит на операционные процессы и передачу информации.
Если у вас есть заказчики, откройте команде доступ к проектной документации и брифам. Это поможет избежать потери важных смыслов и ускорит коммуникацию — пожелания клиентов будут передаваться не со слов коллег, а напрямую из общей базы знаний по проекту. Так поступили в австралийском подразделении рекламного агентства Ogilvy. Брифы клиентов теперь передаются напрямую команде, а руководителю легко отслеживать каждый этап работы и согласования проекта с клиентами.
6. Документируйте рабочие процессы
Когда люди с первого дня на работе знают, что им делать и к кому обращаться за помощью, они быстрее дадут результат. Команда будет тратить меньше времени на задачи, если у них будут внутренние гайды и инструкции, где можно быстро просмотреть нужную информацию. Это способствует и повышению качества работы.
Когда руководитель или ответственный за подготовку гайдов сотрудник описывает бизнес-процесс для коллег, ему легче заметить ненужные этапы или нехватку ресурсов для конкретной задачи. А значит, появляется возможность улучшать неэффективные процессы. Например, компания GitLab создала удобный гайд, который ежедневно помогает работать всей команде.
{{mobile}}
{{/mobile}}
{{pc}}
{{/pc}}
Как процессы открытой коммуникации помогают известным компаниям?
Patagonia — это бренд, который производит одежду для активного отдыха. Компания придерживается принципа прозрачности в управлении и культуре. Руководство Patagonia включает сотрудников в процесс принятия решений и обсуждение стратегии. Это создаёт атмосферу, в которой сотрудники чувствуют, что их мнение ценно, что повышает их уровень ответственности и мотивацию.
Другой пример — компания Atlassian. Один из их ключевых принципов работы — доступность информации для всех сотрудников. Такой подход к работе демонстрируется через их продукты (например, JIRA, с помощью которого можно управлять проектами, создавать задачи и отслеживать их прогресс). Открытость Atlassian проявляется и в управленческих решениях (политика «открытых дверей», при которой руководители и топ-менеджеры всегда доступны для общения и обсуждения вопросов с сотрудниками).
В Netflix есть система обратной связи и ежегодная оценка работы, которая помогает найти потенциальные точки роста для сотрудников. Такой подход повышает уровень доверия в команде и улучшает эффективность каждого из коллег.
Какие результаты принесёт прозрачная коммуникация в компании?
Вот что изменится в вашей компании, если вы:
{{isTrue}}Начнёте регулярно проводить командные встречи;
{{isTrue}}Научите сотрудников и руководителей давать своевременную обратную связь;
{{isTrue}}Откроете доступ к рабочей информации для всех коллег;
{{isTrue}}Начнёте документировать все рабочие процессы во внутренних гайдах.
Все ваши сотрудники:
{{isTrue}}Станут более вовлечёнными в рабочие процессы и будут работать эффективнее;
{{isTrue}}Смогут лучше фокусироваться на поставленных задачах и начнут брать ответственность за результат;
{{isTrue}}Будут объединяться вокруг общих целей компании и предлагать наилучшие пути их достижения.
Хотите узнать, над какими ещё процессами стоит поработать, чтобы создать свою идеальную команду? Добавьте наш сайт в закладки — скоро мы поделимся с вами новыми инструкциями.
Книга по теме
Зарабатывайте, рекомендуя мессенджер Compass
Поделитесь с нами контактами знакомого руководителя и получайте стабильный ежемесячный доход.
