Как сфокусировать команду на результате?

Время прочтения: мин.

Вывести команду из хаоса и научить работать на максимум — сложная, но реальная задача. Рассказываем, на что обращать внимание и какие методики доступны без финансовых затрат и долгой подготовки.

Сфокусированность

Сфокусировать сотрудников на результате — одна из важных задач, которая стоит перед руководителем. Нужно, чтобы каждый в команде погружался в рабочий поток, не отвлекался и справлялся со всеми задачами в срок.

Правда, из-за информационного шума погрузиться в рабочий поток сложно. И в офисе, и на удалёнке любого человека преследуют:

Волна новостей из мессенджеров
Сообщения от друзей и родственников
Развлекательный контент

И даже общие чаты с коллегами переполнены обсуждениями на самые разные темы. Рабочая информация быстро теряется в переписке, а общение становится хаотичным. К тому же, «информационный шум» попросту вреден — по исследованию Workzone, 36% опрошенных менеджеров связывают с ним ухудшение здоровья, а 44% опрошенных Gallup говорят о выгорании из-за слишком большой информационной нагрузки.

Есть способы избавиться от шума и повысить фокус. Например, в DeepWork советуют выключить социальные сети и как можно дальше отложить смартфоны. И это вполне может сработать в разработке. А в малом и среднем бизнесе для продуктивной работы нужно общаться с коллегами, обмениваться важной информацией, синхронизироваться и постоянно быть в курсе.

Есть OKR — фреймворк для управления проектами, с помощью которого проще формулировать цели компании и фокусировать сотрудников на их достижении. Но не у всякой компании есть ресурсы и потребность именно в этом инструменте. Если команда незнакома с OKR, потребуется время и силы, чтобы внедрить фреймворк.

Можно не усложнять себе жизнь и начать с методики, которая доступна здесь и сейчас — внедрить в команду практику написания планов на день.

Как планы на день помогают команде работать на максимум?

Командой легче управлять, когда есть представление, чем занимаются сотрудники. И есть большая разница между четким to-do листом, где задачи распределены по приоритетам, и хаотичным набором дел, которые выполняются в произвольном порядке.

На то, чтобы сосредоточиться на одной задаче, уходит в среднем до 23 минут, а в рабочем дне как правило всего 8-9 часов.

Поэтому сотрудники, которые умеют планировать собственный день заранее, легче концентрируются на своих задачах, работают на 79% продуктивнее и лучше управляют собственным временем — а значит, меньше перерабатывают, выгорают и покидают компанию.

Это выгодно всем: продуктивные коллеги приносят пользу бизнесу, а сами сотрудники завершают день со списком выполненных дел и чувствуют свою пользу.

«Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении».
_{— Брайан Трейси}

Планы каждого сотрудника не должны становиться ответственностью руководителя. Удобнее делегировать часть своих обязанностей менеджменту — сотрудники отделов показывают планы на день своим руководителям напрямую, а они в свою очередь отчитываются руководителям более высокого уровня. Это сэкономит время и при этом не оставит никого без внимания.

Что в планировании может пойти не так?

Несмотря на то, что планирование дня кажется простым инструментом, в нём много подводных камней.

Сотрудники выделяют на одну задачу весь день

Члены команды могут написать «План на день — обзвонить всех клиентов». Но с такой формулировкой им будет очень трудно отслеживать свой прогресс и сохранять концентрацию. Они начнут отвлекаться или растягивать короткие задачи на день. Это в лучшем случае не принесёт компании выручки, а в худшем — приведет к убыткам.

Сотрудники не понимают цели

Если нанятые вами люди не понимают, чем именно им нужно заниматься, они чаще тревожатся и совершают ошибки. На этапе выявления этой проблемы можно помочь новичкам сориентироваться, какие именно цели и задачи стоят перед ними. Хорошая идея — наставничество опытных коллег и внутренние гайды, где можно быстро просмотреть нужную информацию.

Сотрудники пишут о процессе, а не о результате

Формулировать задачи нужно из вопроса «Что было сделано?». Конечно, можно обзванивать базу постоянных клиентов на протяжении дня, но польза для компании будет только от тех звонков, которые приведут к продажам.

Сотрудник, который пишет только о процессе своей работы, не концентрируется на том, чего должен достичь, а значит, отвлекается и теряет мотивацию и конечную цель из вида.

Сотрудники не планируют конкретные результаты

Важно писать о том, каких результатов сотрудник планирует добиться в течение определённого времени. Тогда вместо плана «обзвонить холодную базу» появится мотивирующая конкретика — «договориться с 5 новыми клиентами на пробные уроки». И ваш коллега будет сражаться за достижение этой цели.

Сотрудники не указывают статус задачи

Например, член команды может написать, что проверил качество привезённого товара. Но это не помогает руководителю понять, всё ли доставили целым или свежим, возникли ли проблемы при распаковке, достаточно ли привезли. Руководителю придётся отвлекаться на выяснение этих вопросов — и снова тратить своё время на уточнение тех деталей, которые должны были быть понятны по итогам плана задач на день.

Неправильно сформулированные планы мешают руководителям сосредоточиться на своей работе — приходится задавать дополнительные вопросы, выяснять нюансы и отвлекаться от обязанностей.

Как правильно писать планы на день?

Дробить свои задачи на день

В идеале одна задача не должна занимать больше 2 часов — судя по исследованию в Беркли, команды, которые разбивают большую задачу на несколько маленьких, работают на 43% продуктивнее. Например: С 9 до 11 утра проведено три пробных урока по танцам. Продано два абонемента.

Писать план в завершенном виде ещё с утра

План, где ещё утром сказано «Собрано и оформлено 10 букетов, всё отправлено с курьерами доставки», выглядит продуктивно. В таком плане сотрудник пишет своё будущее — и прикладывает все усилия, чтобы его достичь. А руководитель видит чёткие и понятные результаты без воды и недоговорок. Ещё написание планов и отчётов по ним позволяет сотрудникам увидеть, что было хорошо, а над чем следует поработать.

Отмечать вечером, что из планов сделано, а что — нет

Важно, чтобы каждый член команды подчеркивал в плане на день и отчёте по нему, что задачи, которые он брал на себя, закончены

Писать короткие итоги в формате «Что было хорошо» и «Что можно улучшить»

Формат «Что было хорошо» мотивирует коллег продолжать в том же духе. А если не всё получилось выполнить, сотрудник сообщает, что помешало достигнуть цели и когда будет исправлена ситуация. Такой подход учит команду ответственности за свои слова и действия, а руководителю помогает понять, где может потребоваться его помощь и на что стоит обратить больше внимания.

Вот так выглядят хаотичный и продуманный отчёты по рабочему дню:

Руководитель тоже не должен игнорировать эти планы на день. Чтобы идея не стала обузой, можно всегда ставить реакции-смайлы под сообщениями сотрудников. Так сотрудник увидит, что руководитель вовлечён и ему не всё равно. А ещё важно не забывать хвалить, если есть за что, и быстро реагировать, когда есть запрос на помощь.

Вот что будет в вашей компании через неделю, если вы:

{{isTrue}}Научите сотрудников писать план на день в завершённой форме с опорой на конкретный результат
{{isTrue}}Научите руководителей давать своевременную обратную связь с помощью реакций, похвалы и готовности откликнуться на запрос о помощи

Все ваши сотрудники:

{{isTrue}}Начнут фокусироваться на выполнении плана и поставленных задач
{{isTrue}}Будут видеть точки роста и улучшений
{{isTrue}}Смогут ставить конкретные количественные показатели
{{isTrue}}Начнут мыслить не процессом, а результатом
{{isTrue}}Смогут принести пользу команде и компании

Это приведёт к росту продуктивности каждого человека и финансовой выгоде компании — как минимум из-за того, что ваши сотрудники смогут успевать больше. А ещё появится прозрачность в управлении и пользе каждого из ваших сотрудников.

Хотите узнать, над какими ещё процессами стоит поработать, чтобы создать свою идеальную команду? Добавьте наш сайт в закладки — скоро мы поделимся с вами новыми инструкциями.