Что такое бэклог: задачи, структура и как использовать в проекте

Представьте, вы ведете проект, и все идеи по нему собираются в одном месте. Это как библиотека, где каждая книга – это отдельная задача. В этом контексте бэклог – ваш персональный библиотекарь, который отбирает наиболее важные и актуальные «книги» на текущий момент. Этот список задач формируется с учетом приоритетов, заданных командой и заказчиками – чем выше задача, тем она важнее. В этой статье мы подробно расскажем, что такое бэклог, его роль и важность в управлении проектом. Мы изучим, как правильно составить и приоритизировать бэклог, чтобы он помогал, а не усложнял процесс работы.

{{cta_banner}}

Что такое бэклог

Бэклог – это упорядоченный по важности список задач. Этот список складывается в соответствии с планом проекта и его целями. Список задач в проекте может изменяться и пополняться по мере его развития. Это важная часть методологий Agile, Scrum, а также Kanban.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Скорость выполнения задач бэклога не зависит от желаний владельца проекта. Команда самостоятельно выбирает задачи из бэклога, когда появляются нужные ресурсы и работают над ними либо поэтапно, либо без остановки. Это зависит от выбранной методологии: Scrum предполагает итерации, а Kanban – непрерывный процесс.

Важно хранить все задачи бэклога в единой системе учета. Это дает ясность в отслеживании прогресса, учете пожеланий заказчика и выявлении ошибок. Каждая новая задача интегрируется в общий бэклог.

Простыми словами, бэклог – это ваш путеводитель по проекту. Он подсказывает, в каком порядке нужно брать задачи в работус чего начать работу, чтобы быть наиболее продуктивным.

Бэклог продукта и бэклог спринта: в чем разница?

Бэклог продукта (Product Backlog) – это список всех требований и задач, необходимых для разработки и улучшения продукта. Он направлен на то, чтобы помочь проекту достичь своих основных, долгосрочных целей. В этом списке могут быть как крупные задачи, так и мелкие детали, которые в совокупности определяют успешность и качество продукта. Владелец продукта (Product Owner) отвечает за бэклог продукта. Это означает, что он контролирует, какие задачи и требования включаются в список и как они приоритизируются в соответствии с целями проекта.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Бэклог спринта (Sprint Backlog)– это подборка задач из бэклога продукта, выбранных для выполнения в течение короткого периода времени, обычно от 1 до 4 недель. Этот период называется спринтом. Задачи в бэклоге спринта фокусируются на краткосрочных целях. Они выбираются командой вместе с менеджером проекта или продукта, исходя из текущих приоритетов и доступных ресурсов. Это позволяет команде сосредоточиться на конкретных заданиях, разумно использовать время и быстро реагировать на изменения в проекте.

Зачем проекту нужен бэклог

Делает работу над проектом более простой и понятной

Бэклог заменяет собой огромные технические задания и сложные планы проекта, сводит их до четкого списка актуальных задач. Вместо того чтобы разбираться в объемных документах, команда может сосредоточиться на конкретных, приоритетных действиях.

Помогает структурировать рабочий процесс

Бэклог показывает, какие задачи важнее и что делать в первую очередь. Это дает четкость в работе и помогает команде двигаться в правильном направлении.

Поддерживает активное развитие продукта

Регулярное обновление и пересмотр задач в бэклоге стимулируют команду задумываться о возможностях улучшения и оптимизации процессов.

Экономит время

В бэклоге все задачи расставлены по порядку, так что каждый в команде знает, что делать дальше. В коротких спринтах (от 1 до 4 недель) всем ясно, какие задания предстоят в будущем, и никто не теряется в планах.

Из чего состоит бэклог

Структура бэклога зависит от особенностей проекта, команды и методов управления. В основе бэклога два компонента: задачи и их приоритет.

Обычно бэклог включает не только перечень фич, но и другие задания: исправления ошибок, улучшение интерфейса, проведение исследований. Каждая задача может быть детально описана, особенно если она сложная.

Другие важные элементы бэклога:

• Функциональные требования: это особенности продукта, которые он должен иметь.
• Пользовательские истории (User Story): они рассказывают о том, как функции продукта будут использоваться пользователями. Эти истории затем делятся на отдельные задачи.
• Ошибки (Баги): встречаются разные типы ошибок: срочные для исправления в текущем спринте и те, что могут быть отложены на будущее.
• Оценка сложности: сколько времени или усилий потребуется для завершения задачи. Измеряется в Story Points — о них подробнее ниже.
• Сроки: особенно важны для планирования спринта.
• Технический долг: задачи, которые не были выполнены в предыдущих спринтах или из-за недочетов в планировании.
• Инициатор задачи: лицо, предложившее задачу или ответственное за её выполнение.
• Статус задачи: показывает, на каком этапе выполнения находится задача, может включать указатели приоритета или метки.
• Дополнительная информация: любые данные, которые могут помочь в выполнении задачи, например, отзывы пользователей.

Бэклог можно оформить в виде таблицы или на Канбан-доске. Главное – чтобы он был структурирован и понятен команде.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как правильно расставить приоритеты задач в бэклоге?

В работе над проектом важно уметь отличать срочное от важного. Не все задачи нуждаются в немедленном решении. Основная цель – выявить те, которые действительно требуют внимания в ближайшее время. Это поможет избежать перегрузки и сохранить актуальность работы.

Определение приоритетов

1. Важность для бизнеса. Руководитель проекта определяет, насколько задача важна для достижения бизнес-целей. Например, задача может быть оценена в 9 баллов из 10 по шкале важности.

2. Сложность выполнения. Команда оценивает, сколько усилий и времени потребуется на реализацию задачи, результатыизмеряются в story points. Пример: задача может быть оценена в 4 балла сложности.

Рекомендации по приоритизации бэклога

Эти советы помогут вести бэклог более структурировано и сделают работу команды разработчиков более целенаправленной и продуктивной:

Разделите задачи по категориям 

Это упростит поиск и поможет быстрее определять, что нужно сделать в первую очередь. Например, можно выделить такие группы, как: новые фичи, исправления ошибок, обновления.

Выведите важные задачи на первый план

В самом начале списка бэклога важно разместить задачи, которые необходимо выполнить в следующем спринте. Это поможет команде сфокусироваться на главном и не тратить время на второстепенное.

Ограничьте объем бэклога

В бэклоге должны быть только задачи, которые реально будут выполнены в ближайшее время. Избегайте перегрузки бэклога менее важными задачами. 

Сделайте отдельный список для задач с низким приоритетом

Создайте дополнительный список для задач, которые сейчас не являются приоритетными. Это поможет держать основной бэклог чистым и организованным.

Введите систему оценок для каждой задачи

Оцените каждую задачу по трем параметрам:

1. Важность для клиента
2. Потенциальный доход
3. Затраты на реализацию

Это поможет понять, какие задачи действительно важны и выгодны.

Распределите время и ресурсы

Используйте систему баллов для оценки времени и ресурсов, необходимых для каждой задачи. Это облегчит планирование работы и поможет грамотно распределить задачи между членами команды.

Регулярно пересматривайте приоритеты

Постоянно пересматривайте задачи с высоким и средним приоритетом. Бэклог должен быть гибким и отражать текущие потребности проекта.

Как составить бэклог: инструменты и этапы

Инструменты для создания бэклога

1. Product Roadmap (Продакт Роудмэп)

Этот инструмент показывает, как будет работать и развиваться ваш продукт. В нем указываются основные этапы работы и сроки. Он не вдается в мелкие детали, но помогает понять, когда и что нужно делать.

2. User Stories (Юзер Сторис)

Это короткие описания того, что хочет получить пользователь от продукта и зачем ему это нужно. Они помогают лучше понять требования пользователей и сделать продукт удобным для них.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3. Customer Journey Map (Кастомер Джорни Мэп)

Эта карта, которая показывает, как клиент будет пользоваться продуктом, какие у него цели и какие проблемы могут возникнуть. Она помогает найти слабые места в продукте и правильно расставить задачи для разработчиков. Эту карту нужно регулярно обновлять, чтобы она оставалась актуальной.

Этапы составления бэклога

1. Список функций

Начните с составления списка всех функций, которые вы планируете реализовать. Отсортируйте их по степени важности с использованием Product Roadmap. Это будет основой вашего бэклога.

2. Истории пользователей

Для каждой функции составьте user stories, описывающие, как пользователи будут взаимодействовать с этой функцией. Оцените, какую ценность каждая история принесет потенциальному клиенту.

3. Определение ключевых функций

Выделите основные функции продукта и расставьте их в порядке приоритетности. Они должны быть включены в ваш бэклог в первую очередь.

4. Планирование сроков и распределение ответственности

Установите предполагаемые сроки для выполнения каждой задачи и определите, кто из команды будет за нее ответственен. Это поможет в организации рабочего процесса.

5. Обсуждение бэклога с командой

Проведите встречу с командой разработчиков для обсуждения составленного бэклога. Важно учитывать мнения и предложения команды, внося необходимые корректировки.

6. Применение методики SMART

При постановке задач используйте методику SMART. Она включает в себя пять ключевых принципов:

• Specific (конкретные) – задача должна быть четко описана. Например, вместо «улучшить сайт» лучше сказать «добавить новый раздел с отзывами клиентов на главную страницу».
• Measurable (измеримые) – у задачи должен быть критерий, по которому можно понять, выполнена она или нет. Например, «увеличить число посетителей сайта на 20%».
• Achievable (достижимые) – задача должна быть выполнима. Не стоит ставить нереальные цели, которые невозможно достичь.
• Relevant (актуальные) – задача должна соответствовать ресурсам и возможностям команды. Например, если у вас маленькая команда, не стоит планировать слишком много задач на короткий срок.
• Time-bound (ограниченные по времени) – у задачи должен быть четкий срок выполнения. Например, «запустить новый раздел на сайте к 26 декабря.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

    7.  Готовность к изменениям

Помните, что бэклог – это динамичный документ. Будьте готовы к корректировкам задач в зависимости от результатов спринтов и обратной связи. Регулярно собирайте данные и анализируйте бэклог, чтобы он оставался актуальным и соответствовал потребностям проекта.

Груминг и рефаймент бэклога: что это и зачем нужны

Груминг бэклога

Это процесс, при котором команда регулярно пересматривает и обновляет бэклог. Этот процесс включает в себя:

• Уточнение задач. Команда убеждается, что каждая задача в бэклоге четко сформулирована и понятна всем участникам.
• Приоритизация. Задачи расставляются по приоритету в зависимости от их важности и срочности.
• Удаление устаревших задач. Команда удаляет задачи, которые больше не актуальны или не соответствуют текущим целям проекта.
• Добавление новых задач. В бэклог включают новые задачи, возникшие в процессе работы.

Груминг бэклога помогает команде оставаться сфокусированной на важных и актуальных задачах, обеспечивая тем самым более эффективное и целенаправленное движение проекта.

Рефаймент бэклога 

Это детальная оптимизация списка задач. Основные составляющие процесса:

• Оценка задач. Команда оценивает сложность и время, необходимое для выполнения каждой задачи.
• Распределение ресурсов. Определяется, какие ресурсы и усилия потребуются для выполнения задач.
• Обновление и корректировка. Команда вносит изменения в бэклог на основе полученной обратной связи и изменений в проекте.

Рефаймент бэклога помогает понять, что все задачи в бэклоге актуальны, реалистичны и соответствуют стратегическим целям проекта. Так команда эффективнее распределяет свои усилия и ресурсы.

Что важно учитывать при груминге и рефайменте бэклога

• Регулярность. Оба процесса должны проводиться регулярно, чтобы бэклог оставался актуальным и соответствовал динамике проекта.
• Участие команды. В груминге и рефайменте должны участвовать все ключевые члены команды, включая разработчиков, аналитиков и менеджеров проекта.
• Гибкость. Процессы должны быть гибкими, чтобы можно было быстро адаптироваться к изменениям в проекте и окружающей среде.
• Коммуникация. Эффективная коммуникация в команде критически важна для успешного груминга и рефаймента бэклога.

Груминг и рефаймент бэклога – ключевые процессы в управлении проектами, которые обеспечивают их успешное и своевременное выполнение. Они помогают команде оставаться на одной волне, четко понимать текущие задачи и эффективно распределять ресурсы.

Заключение

Бэклог – это не просто список задач, это фундаментальный инструмент, который позволяет команде четко ориентироваться в потоке задач. Он определяет, что действительно важно для проекта и что должно быть выполнено в первую очередь.

Благодаря бэклогу команде удается избежать ненужных затрат времени и усилий, сократить лишнюю документацию и оперативно реагировать на изменения – это важно в условиях динамичного рынка. Бэклог помогает следовать принципам Agile  – делает процесс разработки более гибким и адаптивным.