Kanban-доски: что это?

Что такое Kanban-доска

Канбан — это техника визуализации рабочего процесса, которая заключается в применении специальной доски задач. Главная идея Kanban-доски состоит в том, чтобы создать наглядное представление о текущем статусе задач и их перемещении от появления до выполнения.

Канбан-доски обычно состоят из нескольких виртуальных колонок, соответствующих различным этапам рабочего процесса, например: «В ожидании‎», «В работе‎» и «Выполнено». Каждая задача представлена канбан-карточкой, которая в ходе работы перемещается по колонкам. 

{{cta_banner}}

Такой метод организации задач появился в Японии на производстве Toyota. Во времена стремительного роста компании, который пришелся на 1950-е годы, работники столкнулись с огромным объемом работ и их неконтролируемым потоком. 

Для решения этой проблемы были разработаны специальные карточки, которые содержали в себе информацию о каждом выпускаемом товаре. С их помощью было легче отслеживать спрос на отдельные модели и необходимые для них детали. Для наглядности карточки размещались на доске, и так появилось само название «канбан‎»: «кан‎» в переводе с японского — «знак‎», а «бан‎» — «доска‎».

Внедрение канбан-карточек карточек в работу предприятия позволило руководству отслеживать весь ход производства, составлять перечень необходимых деталей и устанавливать приоритетность задач. Спустя годы этот метод стал активно применяться в IT-сфере в немного модифицированном виде.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Особенности системы Kanban

Дэвид Дж. Андерсон, менеджер Motorola и Microsoft, первым представил миру Kanban как метод управления рабочими процессами. Он раскрыл канбан в рамках принципа agile, подразумевающего гибкий подход к разработке программного обеспечения.

В 2007 году вышла книга «Канбан. Альтернативный путь в Agile», в ней Д. Андерсон выдвинул основные положения канбан-системы, ее методы и особенности. Далее мы разберем подробнее оригинальную систему Андерсона в контексте современного применения Канбан.

Структура Kanban-доски

Kanban представляет собой пластичную в применении систему, но так или иначе каждая Канбан-доска будет содержать следующие шесть элементов:

1. Колонки. Колонки представляют различные стадии рабочего процесса. Каждая колонка отражает определенный этап, через который проходят задачи, начиная с поступления в рабочий процесс и заканчивая их завершением.
2. Карточки. Каждая задача представлена карточкой. Карточки содержат информацию о задаче, ее описание, сроки выполнения и другие сведения, которые могут быть полезными для команды.
3. Ограничение WIP (Work In Progress). Это ограничение указывает максимальное количество задач, которые могут находиться в каждой колонке одновременно. Ограничение WIP способствует поддержанию баланса в рабочем процессе и предотвращению перегрузки.
4. Визуальные индикаторы. Визуальные индикаторы, такие как цветные магниты и стикеры, могут использоваться, чтобы обозначать особые требования, приоритеты или критические замечания на доске.
5. Метрики и диаграммы. На Канбан-доску можно добавлять метрики и диаграммы, чтобы отслеживать производительность, сроки и другие параметры работы команды.
6. Элементы управления. Джеймс Андерсон также уделяет внимание элементам управления, в числе которых — собрания канбан-команды, ретроспективы и общение с заказчиками. Эти элементы не относятся напрямую к канбан-доскам, но важны с точки зрения самой системы. Они помогают команде управлять рабочим процессом и улучшать его с течением времени.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Принципы Kanban

Основополагающие принципы Канбана делятся на два вида:

• принципы управления изменениями
• принципы предоставления сервисов

Первый вид принципов ориентирован на сотрудников и их рабочий процесс. Второй  связан с процедурами, которые проходит продукт на пути к потребителю.

Принципы управления изменениями необходимы для комфортного и эффективного перехода работников от одной формы работы к другой. Что сюда входит:

1. Начало работы с того, что уже есть. Этот принцип необходим для сосредоточения на текущем ходе работы. Kanban не предполагает радикальных изменений, а поощряет внимание к уже существующим процессам и постепенное внедрение улучшений.
2. Развитие за счет эволюционных изменений. Согласно философии Kanban, важно непрерывно оценивать не только готовый продукт, но и процесс его производства. Анализ работы компании позволит руководству выявить изъяны во внутренних процессах и принять меры по их оптимизации.
3. Поощрение лидерских качеств. В рамках концепции непрерывного улучшения Kanban подразумевает, что изменения могут исходить с любых уровней организации. Лидерство и проявление инициативы должно поощряться как на уровне рядовых сотрудников, так и топ-менеджеров.

Принципы предоставления сервисов направлены на оказание услуг и сформулированы согласно главной ценности этой сферы — клиентоориентированности:

1. Анализ потребностей и ожиданий заказчика. Можно понимать этот принцип как непрерывный диалог с заказчиком. Сбор информации о его потребностях, приоритетах и ограничениях обеспечит полное соответствие ожиданиям клиента.
2. Управление работой, а не людьми. Философия Kanban призывает сосредоточиться на управлении процессами, а не на микроуправлении сотрудниками. Доверие к профессионализму членов команды позволит каждому работнику самостоятельно принимать решения в рамках своих обязанностей. 
3. Развитие правил для улучшения бизнеса. Этот процесс предполагает постоянное обновление и адаптацию порядка работы в соответствии с изменяющимися потребностями бизнеса и внешними условиями.

Цель этих принципов — создание такого рабочего пространства, в котором персонал не перегружен работой, обеспечивается баланс между нагрузкой и возможностями, а также сохраняется ориентация на клиента.

Отличие Kanban и Scrum

В управлении процессами компании также широко используется методология Scrum, которая обычно либо противопоставляется Kanban, либо с ней отождествляется. Сходство между Scrum и Kanban состоит в том, что они относятся к agile-методам управления проектами и задачами. Чаще всего и тот, и другой метод используют в разработке программного обеспечения и других отраслях. На основе идентичных целей и сфер применения Kanban и Scrum легко можно представить как одно и то же, но различия между ними все же есть:

1. Временные интервалы:

• Scrum основан на интервалах, которые называются «спринтами». Они обычно длятся от двух недель до одного месяца. Каждый спринт начинается с планирования, а завершается выпуском промежуточного продукта работы.
• Kanban не имеет фиксированных интервалов. Задачи переносятся по доске, как только они готовы к следующей стадии. Планирование и выпуск задач происходят непрерывно.

2. Фиксированный пропускной поток (WIP):

• В Scrum обычно нет строгого ограничения по количеству задач на момент работы. Команда стремится завершить задачи в пределах спринта.
• Kanban акцентирует внимание на установлении ограничений WIP для каждой колонки на доске. Это помогает детализировать рабочий поток и обеспечивает его скорость.

3. Планирование изменений:

• В Scrum минимизируются изменения во время спринта. Любые доработки обычно вносятся в «задачи спринта» на будущие циклы.
• Kanban более гибкий в отношении изменений. Они могут быть внесены непосредственно в рабочий процесс без необходимости ждать появления новых задач.

4. Роли и события:

• Scrum определяет четкие роли, такие как «Scrum-мастер», «Владелец продукта» и «Команда разработчиков». По окончании каждого «спринта» проводится подведение итогов, спустя некоторое количество спринтов устраивается общая ретроспектива.
• Kanban менее формализован в обозначении ролей и событий и часто не вводит строгие позиции в Kanban-команде.

Каждый из этих методов имеет свои уникальные преимущества, и они могут дополнять друг друга в зависимости от конкретных потребностей проекта. Например, команда может внедрить Kanban для визуализации рабочих процессов и в то же время использовать Scrum для их планирования.

Отделы маркетинга могут использовать Scrum для планирования и запуска рекламных кампаний в спринтах, а Kanban  — для управления потоком контента и обработки отдельных задач.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества и недостатки метода

Kanban — это эффективный метод управления задачами и рабочими процессами, но как и у любой другой технологии, у Kanban есть свои плюсы и минусы.

Преимущества Канбан-системы:

• Гибкость и адаптивность. В основе Канбана лежит принцип постоянного улучшения, что позволяет командам адаптироваться к изменениям приоритетов в работе.
• Улучшение командной работы. Активное обсуждение всех аспектов работы и совместный поиск оптимальных решений повышают вовлеченность сотрудников. Все участники команды осознают, что их вклад играет важную роль в достижении общего успеха компании.
• Оперативное выявление проблем. На Канбан-доске видны места, которые вызвали у команды затруднения, по ним можно легко установить причину появившейся проблемы и принять меру по ее устранению.
• Наглядность. Визуализация процессов обеспечивает прозрачный ход работы: на доске четко видно прогресс каждой задачи и долю проделанной работы каждого сотрудника.
• Плавность перехода. Согласно философии Канбан резкие преобразования сбивают рабочий ритм и влекут за собой негативные последствия. Поэтому внедрение изменений происходит постепенно, чтобы не нарушить уже существующий механизм. 
• Распределение нагрузки. По количеству карточек в каждой колонке  руководители и участники команд легко могут определить чрезмерно нагруженные зоны. Регулирование уровня нагрузки поможет быстрее разобраться с задачами и избежать выгорания сотрудников. 
• Четкое распределение обязанностей. В системе Канбан каждая задача закреплена за ее исполнителем. Это позволяет определить зоны ответственности каждого сотрудника и сделать акцент на индивидуальном подходе.
• Контроль сроков. Сама Канбан-доска бессрочна по времени использования, но задачи на ней имеют четкие временные рамки. На доске всегда можно увидеть дедлайн задания и проверить его статус. 
• Создание здоровой конкуренции. Доступность доски для всех сотрудников позволяет следить за ходом работы каждого человека и сравнивать темпы их работ. Такая ситуация мотивирует работников к продвижению дальше своих коллег. 

Недостатки Канбан-системы: 

• Ограничение по размеру команды. Канбан не подходит для коллективов с большим числом специалистов. Нагромождение задач может привести сотрудников в замешательство и замедлить ход работы.
• Уязвимость к нарушению сроков. В случае невыполнения заданий в назначенный срок работа организации сбивается ритм работы компании. Чтобы этого избежать, важно грамотно подходить к установлению дедлайнов и следить за их выполнением сотрудниками.
• Краткосрочность планирования. Канбан рассчитан на составление плана, а не стратегии, поэтому долгосрочные задачи не впишутся в формат Канбан-доски.
• Не всегда подходит для начинающих команд. Канбан требует хорошего понимания процессов и потоков работ, поэтому начинающим командам может быть сложно внедрить его эффективно.

Достоинств у Канбан-методологии больше, чем недостатков, и вторые скорее вытекают из первых, поэтому стоит применить эту технологию хотя бы раз в качестве эксперимента.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кому подходит/не подходит Kanban

Методология Канбан не имеет жестких ограничений и может быть успешно применена в самых разных областях. Выделяют три основные сферы применения Канбан-технологии:

• Производство
• Разработка программного обеспечения
• Персональное использование

Однако, Канбан имеет потенциал для реализации в любой сфере, так как каждый проект можно разделить на отдельные задачи и представить их на доске. В таком случае исключение составляет непроектная, исключительно практическая деятельность.

Для более эффективной организации рабочих процессов основные принципы визуализации, ограничения рабочего процесса и непрерывного улучшения могут быть адаптированы к любой сфере деятельности.

Заключение

Методология Канбан представляет собой мощный инструмент управления задачами и процессами, который обеспечивает гибкость, визуализацию рабочего процесса и непрерывное его улучшение. 

Независимо от сферы деятельности, Канбан позволяет командам более эффективно управлять рабочими потоками, оптимизировать задачи и достигать лучших результатов. Этот метод оставляет пространство для творчества и гибкого применения, что делает его весьма ценным инструментом для современных проектов.