Управление проектами: методы и советы

Терминология управления проектами

В обзоре современных средств и процессов управления проекта мы будем использовать профильные понятия. Чтобы материал был понятен без определенных трудностей, можно вести базовую терминологию:

• Управление проектами – процесс, который поможет сделать решение задач бизнеса эффективным, упорядоченным и понятным;
• Методологии – готовые форматы решения задач. Так называемые инструменты и сборники документов, позволяющие добиваться тех целей, которые вы хотите;
• Спринт – организация ограниченного по времени формата декомпозиции задачи. Планирование спринта позволяет разделить проект на этапы, чтобы достичь целей быстрее и проще;
• Менеджер проекта – лицо, отвечающее за управление, распределение, работу с задачами. суть и качество. Определяет, какой подходит метод, как идут дела и какие результаты получены;
• Проект – совокупность задач бизнеса, объединенная единой целью. Проектом может стать как материальный результат, так и предмет интеллектуальной собственности;
• Инструменты – способы, позволяющие управлять проектами лучше. Такие как диаграммы, программное обеспечение, справочники – есть готовые решения для разнообразных целей, которые нужно задействовать. Важно предварительно определить перечень.

Чтобы получить определенный результат управления, необходимо знать не только стандарты, терминологию, но и собственный проект – его технические параметры, плюсы и минусы, а также особенности планирования, разработки и внедрения. Обладая данными знаниями, можно знакомиться с основными этапами управления проекта.

Этапы проектного управления

Прежде чем приступить к конкретным методикам, инструментам и сервисам, можно назвать основные этапы управления проектами компании. Зная их, можно создать любую модель на основе поставленных целей, тем самым оптимизировав свою работу и сделав команду более продуктивной:

1. Инициация. Участники команды определяют концепцию продукта. Речь идет об этапе, на котором определяется конечный результат и происходит постановка стратегических целей;
2. Планирование. На данном этапе проектный менеджер вместе с командой обсуждают набор инструментов, необходимый для достижения поставленной цели. Как правило, здесь же происходит бюджетирование работы и управление сроками выполнения задачи;
3. Разработка. На этом шаге управления задачами определяется техническая среда и строится конфигурация проекта. В ряде крупных проектов данного этапа может и не быть, но для некоторых сфер он является обязательным (например, разработка программного обеспечения в той или иной отрасли);
4. Реализация проекта на основе имеющихся ресурсов. Непосредственно выполнение поставленных задач, все действия по практической работе, контроль. Организация работы и инструменты управления менеджер выбирает самостоятельно;
5. Организация тестирования продукта. Здесь имеет место обратная связь от группы тестирования, исправляются ошибки и вносятся изменения в продукт до момента его вывода на рынок и перехода на следующий этап проекта;
6. Завершение работы, когда проект подходит к концу. Любой проект передается заказчику или своим клиентам, производится анализ и делаются выводы, чтобы сделать работу в будущем еще эффективнее.

Любая проектная деятельность зависит от этих шести этапов управления, однако, для повышения эффективности работы с проектами приведенная основа дополняется актуальными методологиями. С их помощью вы просто забудете о механиках и рутине, решая задачи малого и среднего бизнеса – рассмотрим примеры, которые важно иметь под рукой.  

Методологии управления проектами

Waterfall

Термин Waterfall переводится с английского как «Водопад»: пожалуй, нет проще и понятней системы управления проектами. Что нужно для реализации проекта? Только разбить процесс на отдельные элементы и распределить их по временной последовательности – именно так функционирует каскадная методология.

Такое управление состоит из перехода к следующему процессу только в случае завершения работы над предыдущим – просто для руководителя проекта и удобно для всех участников без рисков.

Эта методология проста и понятна, ввиду чего система достаточно популярна. Но нужно понимать, что есть и недостатки: Waterfall может использоваться только в нишах с четкой систематизацией всех процессов. Важен каждый уровень. Определенный менеджер проекта обязан знать продолжительность каждого этапа, понимать необходимость ресурсов и четко представлять инструменты управления. Если для достижения цели требуется ведение несколько параллельных задач, каскадная модель «Водопад» становится не самым оптимальным выбором. Завершение проекта часто требует реализации других методик управления или их части.

Agile

Приступаем к рассмотрению наиболее распространенного подхода управления проектами, который получил название Agile и выполняется повсеместно. Важная информация: эта система управления не является отдельной методологией, так как Agile – скорее набор различных принципов и идей, отвечающих на вопрос, какие виды действий предпринимаются на каждом этапе управления вашего проекта. Рассматривая Agile, необходимо сделать еще один шаг – выбрать регламентированные методологии управления, основанные на общих принципах. Это уже анонсированные ранее Scrum, Kanban, а также Crystal, Scrumban и PMBoK.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Проектный менеджмент на основе Agile предполагает разбивку проекта на малые задачи, а вовсе не на последовательность отдельных фаз, как это регламентирует, например, Waterfall.

Чем удобен этот метод, который относится к универсальным? Прежде всего, своей гибкостью: можно управлять проектами практически в любой сфере и отрасли. Второе преимущество программы – адаптивность к изменениям, которые возникли уже в процессе проектного управления. Например, были выявлены новые особенности продукта, найдены дополнительные рынки сбыта, изменилась маркетинговая стратегия – команда проекта не столкнется с дополнительными трудностями, что удобно для совместной работы.

Принципы Agile мероприятий оптимально использовать для проектов с «открытым концом», например, запуск блога компании, разработка инновационных продуктов с некоторой долей неопределенностей на финише.

Многие методы управления основываются на принципах и идеях Agile. Такой подход гибок и универсален, удобен для членов команды и учитывает меняющиеся цели проекта. Слабые стороны – отсутствие четких методологических основ, что требуется серьезных административных ресурсов, в том числе финансовых затрат. К счастью, существуют отдельные практики мотивации, управления и документация, основанные на проекте Agile – о них мы поговорим далее.

Scrum

Фреймворк Scrum – это самый популярный пример реализации системы выполнения задач, основанный на принципах проекта Agile. Идея была разработана еще в 1986 году, однако, свод знаний настолько гибкий и универсальный, что используется и сегодня. Как в Scrum строится работа Project Manager и всех членов команды:

1. Назначение менеджера проекта (Scrum Мастер для управления). Он должен управлять всеми задачами, которые необходимо декомпозировать перед началом работ. Это же лицо несет ответственность за результат;
2. Разбивка проекта на отдельные короткие спринты (дорожные карты)  – базовый метод, для освоения которого можно закончить специальные курсы;
3. Планирование проекта или упорядочивание беклога (Backlog Refinement Meeting, Backlog Grooming). Вводный объем работ перед началом каждого спринта – это помогает получать фидбек и понять цели, которые необходимо достичь и иметь представление о сроках;
4. Планирование спринта: определение продолжительности каждой стадии управления, регламентирование командной работы, выбор инструментов для работы команды;
5. Ежедневные летучки, которые важно проводить в одно и то же время. Здесь обсуждаются проблемы и принимаются решения для достижения поставленных целей в рамках спринта точно в срок для любых ролей. Все рабочие вопросы проекта обсуждаются здесь, им уделяется постоянное внимание;
6. Подведение итогов спринта: показатели и метрики. Цели и задачи – насколько были достигнуты все цели в рамках отдельного цикла или услуги;
7. Ретроспектива спринта. На этом этапе проекта менеджер анализирует возникшие проблемы, сроки выполнения, структурирует все функции команды. Ключевая задача – сделать следующий спринт более эффективным, повысив качество и скорость работ.

Кажется, что проектный менеджмент в формате Scrum сложно реализовать, однако, на практике все предельно просто – нужно приложить немного усилий для управления. Каждый спринт позволяет разбить сложный процесс на подзадачи и управлять ими параллельно, сокращая время на реализацию проекта. Данная философия достаточно просто внедряется в самых разных инструментах, начиная от CRM-систем и заканчивая профессиональными корпоративными мессенджерами вроде Compass. Схема, которую нужно выполнять, проста: стоит лишь создать отдельный чат для выполнения задачи, разбить ее на этапы, установить ответственных, а затем чек-поинтами отмечать завершенные этапы проекта.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кому лучше всего подходит методология плана Scrum? Прежде всего, бизнесу, в котором задействованы небольшие команды проекта, от 6 до 9 человек. Причина – формат работы в виде спринтов, требующих качественного управления, ведь project management компании должен быть безупречным. Такой руководитель должен обладать знаниями Agile, уметь планировать и отлично разбираться в продукте, строительстве связей, а также в деталях работы команды проекта в целом. Поиск такого эксперта – важная задача бизнеса.

Lean

Методология рационального подхода Lean – совокупность знаний по управлению для разработчиков, отдела продаж, управленцев, маркетологов, бизнес-процессов и любых других команд. Ею пользуются в условиях ограниченных ресурсов, когда в процессе работы требуется делать больше. Как инструмент Lean предлагает разбивку проекта на подзадачи, однако, какие-либо ограничения спринтов отсутствуют.

Это связано с тем, что приложение Lean – это не четкая методология, а, скорее, образ создания мышления управленца, собранный по принципам Agile.

Здесь меньше требований к срокам, в отличие от Scrum-управления, да и конфигурация подзадач четко не регламентируется. Такой планировщик задач выглядит проще, его фазы более расплывчаты. Кому подойдет Lean? Небольшим и средним по величине командам, задачи которых отличаются однотипностью, а требования к дедлайнам проекта условные (например, стандартное производство).  

Kanban

Еще один способ реализации ценности Agile – использование технологии Kanban для визуализации жизненного цикла разработки. Это позволяет представить процесс в виде отдельных досок – задачи проекта легко отображаются в формате удобных визуальных элементов, чему будут рады сотрудники-визуалы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Особенности работ по проекту выглядят следующим образом:

• Визуализация управления – индивидуальная карточка каждой задачи, на чем основывается весь метод. Все основные данные хранятся здесь, что удобно для команды;
• Количество задач на каждом этапе ограничено, что дает важное преимущество. Это самый простой способ понять, где возникают затруднения, чтобы оперативно влиять на решение проблем;
• Непрекращающийся поток задач: по мере их выполнения, завершенные этапы сменяются новыми, чтобы обеспечивать работу в режиме «нон-стоп».

В отличие от Scrum, такая организация проекта как Kanban более прост в исполнении и может включать в процесс специалистов без обучения работы с Agile. Планирование цикла проекта становится проще, что открывает все возможности для качественной и оперативной оценки работы.

Канбан открывает доступ для команд любого масштаба, а в сфере удаленного взаимодействия – это один из наиболее удобных способов управления внутренними и внешними проектами.

Кого система способно приятно удивить? Перечень направлений бизнеса весьма разнообразен: начиная с разработки программного обеспечения и заканчивая классическим маркетингом проекта.

Диаграмма Ганта

Существует такой инструмент визуального отображения задач проекта, как Диаграмма Гантта. Может включать множество методологий разного типа – речь идет о графическом представлении цепочки событий, где времени началу и времени завершения уделяется повышенное внимание.

Для внедрения инструмента необходимо точно знать, сколько времени требуется для реализации того или иного процесса, за что отвечает менеджер проекта (это его прямые обязанности).

На этапе планирования важно быстро и качественно разбить процесс на подзадачи, разработав четкую структуру управления. Как результат – четкая и понятная иерархия, где каждый элемент занимает свое логичное место. Сам по себе подход не очень гибкий и достаточно сложный в применении, ведь изменение отдельного элемента (например, продолжительность какой-то локальной задачи) серьезно влияет на весь проект в целом. Но если цели идентичны, важно качество, а задачи цикличны – Диаграмма Ганта позволяет выстроить эффективную систему управления на каждый день.

Метод критического пути

Данный инструмент несколько напоминает механизмы плана Диаграммы Ганта, однако метод критического пути чуть более сложен в реализации – применять дольше труднее. Основной принцип строится на выявлении приоритетов (самых важных задач проекта) и построения минимального по срокам маршрута достижения цели. Этапы жизненного цикла проекта делятся на отдельные подзадачи и комбинируются согласно важности.

В ходе выполнения повышенное внимание уделяется приоритетным задачам, которые в первую очередь влияют на сроки реализации проекта.

Поэтому такой метод критического пути подходит для небольших и средних по величине команд и малого бизнеса. Чтобы контролировать процесс и следить за этапами, важно видеть небольшое число заинтересованных сторон проекта для быстрой коммуникации: только в этом случае работа с методом эффективна и возможна в принципе.

Six Sigma

Отдельно следует выделить философию Six Sigma. «Шесть Сигм» трудно назвать отдельной методикой, тем не менее, можно сделать оптимальную связку процессов управления, дополнив ею базовые принципы Agile. В рамках такой концепции можно работать поэтапно, задействовав следующий алгоритм:

1. Define (определение): разработка содержания проекта, учет сроков и целей с высокой вероятностью их достижения;
2. Measure (измерение): подготовка перечня метрик, согласно которым будет определяться успех проекта. На самом деле, эти параметры и являются основой философии реального управления Six Sigma;
3. Explore (исследование): выявление механик достижения целей – учитываются сроки, бюджет, финансы и возможности команды;
4. Develop (разработка): этапы выполнения проекта по разработанному плану;
5. Control (контроль): своего рода, сбор, анализ данных и факторов для последующего улучшения внутри проекта.

Проекты и их реализации в рамках философии «Шесть Сигм» – это нацеленность на качество в долгосрочной перспективе заранее. Методика подходит для больших команд, работающих на конкурентных рынках. Six Sigma пользуются такие компании, как Motorolla, Toyota и т.д.

Данная организация проекта достаточно просто внедряется в легкие и интуитивно понятные инструменты управления —например, в некоторые корпоративные мессенджеры.

Выводы

Как управлять проектами – важный вопрос для любого бизнеса, вне зависимости от его сферы, специфики, личного видения, базы, области и размера команды. Если масштабы разработки невелики и задачи просты, вы вполне можете отдать предпочтение Waterfall или Диаграмме Ганта.

Если же присутствует более сложная структура управления и амбициозные цели, ваш выбор – концепция Agile с инструментами, созданными на ее основе (Scrum и Six Sigma).

Работаете в удаленном формате и привлекаете фрилансеров? Оптимально отдать предпочтение технологии Canban. А для быстрого решения сложных задач достойным выбором может стать Метод критического пути. Выбор, мониторинг и контроль за вами.