Управление удаленными сотрудниками: как выстроить работу сотрудников

Время прочтения: мин.

В этой статье мы рассматриваем 5 фактов об управлении удаленной командой. Мы дадим советы, которые помогут в контроле удаленной работы, обсудим, как организовать рабочее время сотрудников, их мотивацию и контроль выполнения поставленных задач. Все это поможет как бизнесу, так и каждому отдельному участнику команды достичь большей результативности в задачах.

Управление удаленными сотрудниками стало важной частью современного бизнеса. Это связано с рядом преимуществ: сотрудники могут трудиться там, где им удобно, а работодатели экономят на аренде офиса. Тем не менее удаленная работа предъявляет свои требования к управлению командой.

На первый взгляд, кажется, что управлять удаленной командой легко — у вас есть чаты, программное обеспечение для управления проектами, рабочие созвоны и т.д. Однако чем меньше вы видите своих сотрудников, тем сложнее управлять ими.

Чем коллеги занимаются весь рабочий день? Как они справляются с поставленными задачами? Как мотивировать сотрудников, если на них действуют такие отвлекающие факторы, как ремонт у соседей, отключение электричества или интернета? Все эти вопросы становятся сейчас все более и более актуальными.

В нашей компании организована работа и офисных, и удаленных сотрудников. Настроенные процессы позволяют не беспокоиться о вопросах выше, вести все общение через наш бизнес-мессенджер и управлять вовлеченной командой сотрудников. Благодаря приложению Compass участники и удаленных, и офисных команд сфокусированы на работе, создают напоминания о задачах, пользуются чат-ботами, а руководитель видит статистику по действиям в рабочем пространстве и сам может находиться на удаленке, контролируя компанию из дома.

В статье мы выделили 5 фактов о настройке управления удаленной командой:

Интеграция удаленного сотрудника в команду.
Установление четких целей и ожиданий.
Настройка коммуникации.
Повышение вовлеченности.
Поддержка мотивации и чувства общности в удаленной команде.

Ниже рассмотрим эти аспекты управления удаленной командой и приведем примеры, как решаются вопросы такого сотрудничества в команде, которая занимается разработкой бизнес-мессенджера Compass.

Факт 1: Интеграция удаленного сотрудника в команду

Управление удаленной командой требует внимания к каждому участнику, независимо от того, где он находится. Каждый сотрудник имеет свои ожидания от удаленной работы. Некоторые предпочитают работать в определенное время или в определенной атмосфере.

Важно заранее обсудить организационные вопросы относительно рабочего графика, рабочего места, инструментов и общения. Это позволит настроить работу нового сотрудника так, чтобы она соответствовала ожиданиям руководителя и команды, и все чувствовали себя комфортно.

Грамотный онбординг

Прежде чем сотрудник приступит к выполнению рабочих задач, познакомьте его с корпоративной культурой и внутренними процессами. Во всех компаниях есть свои особенности и система управления, поэтому важно дать новичку время приспособиться.

В этом помогут инструкции или чек-листы, на которые можно опереться в первые дни, а также помощь коллег-менторов, которые уже проходили этап онбординга. Даже находясь дома, сотрудник будет чувствовать ориентир в первые дни на рабочем месте, и это придаст ему уверенности в работе и общении с коллегами.

Назначение ментора

Назначить ментора на первое время особенно важно для удаленных сотрудников, чтобы новичку было легче адаптироваться. Старший коллега из отдела поможет преодолеть скованность в первые дни. К ментору сотрудник сможет обращаться в моменты неуверенности: правильно ли понята задача или сообщение руководителя в общем чате, верно ли определено время на достижение цели, нужны ли дополнительные ресурсы в проект.

Факт 2: Установление четких целей и ожиданий

Управление удаленной командой требует установления четких целей и ожиданий для сотрудника. Когда каждый член команды понимает свою роль и цели, работа становится более организованной и результативной. Ниже — несколько важных аспектов, связанных с установлением целей и ожиданий для сотрудников, работающих из дома.

Установление четких сроков и дедлайнов

Удаленным сотрудникам необходимо знать, когда они должны завершить свою работу и предоставить результаты. Это поможет поддерживать рабочую дисциплину и обеспечивать выполнение задач в срок.

Некоторые компании используют инструменты для трекинга целей или вводят правила отчетности по дедлайнам: к примеру, в бизнес-мессенджере Compass можно создать чат для управления проектом, написать стратегию с дедлайнами и каждый день обновлять ее, визуально отмечая, что уже сделано.

Гибкость и адаптация

В процессе управления удаленными сотрудниками важно быть гибким и готовым адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам. Иногда требуется пересмотреть приоритетность задач и сроки их выполнения из-за новых условий.

Работая дома, например, можно столкнуться не только с грохотом перфоратора у соседа, но и с отключением электричества. Когда это случается в офисе, в курсе по умолчанию все. Когда это случается у удаленного сотрудника – знает только он, поэтому возникает необходимость в создании общего чата отдела, где сотрудники смогут предупреждать всю команду о произошедших форс-мажорах. Таким образом, все будут в курсе проблемы и скорректируют все задачи при необходимости.

Факт 3: Настройка коммуникации

При управлении удаленной командой важно наладить эффективное общение людей на расстоянии. Взаимодействие и обмен информацией между сотрудниками играют ключевую роль в достижении общих целей. Казалось бы — что может быть проще? Ведь сегодня созданы удобные инструменты для быстрой коммуникации. Однако есть несколько факторов, которые следует учесть при организации общения в вашей команде.

Открытость и прозрачность

Руководителю важно делиться информацией о стратегических решениях, обновлениях и изменениях, которые могут повлиять на работу компании. В этом помогут регулярные встречи с командой, включая и офисных, и удаленных сотрудников. На встречах можно обсудить текущее положение дел в проекте, корпоративную культуру и планы на будущее. Это помогает создать доверие и понимание, особенно среди удаленных сотрудников, ведь они меньше всего видятся с коллегами.

Открытость и прозрачность внутри команды также могут создаваться с помощью таких инструментов, как планы на день от каждого сотрудника, отчеты по итогам дня, промежуточное информирование об изменении приоритетов задач. Здорово, когда с первого взгляда видно, кто чем занят: например, если сотрудники всегда сообщают коллегам по отделу в общий чат, что отсутствуют — на обеде или взяли выходной.

Способы коммуникации

Некоторые компании по-прежнему используют электронную почту для внутреннего общения, другие предпочитают регулярные видеоконференции или чаты. В команде Compass сотрудники общаются внутри собственного корпоративного мессенджера. Личные переписки в сторонних приложениях не смешиваются с рабочими переписками в Compass. Это позволяет удаленным и офисным сотрудникам общаться так, как если бы они сидели за одним рабочим столом.

Учет часовых поясов

Если в команде работают сотрудники из разных часовых поясов, необходимо учесть этот фактор при установлении коммуникации. Согласуйте рабочие часы и находите компромиссы, чтобы обеспечить эффективное сотрудничество.

Факт 4: Повышение вовлеченности

Повышение вовлеченности сотрудников поможет обеспечить эффективность и результативность их работы как из офиса, так и из дома. Об этом мы уже писали раньше в статье, а ниже рассмотрим несколько ключевых моментов.

Определение ролей и зон ответственности

Важно четко определить роли и зоны ответственности каждого члена команды. Это поможет избежать неопределенности в распределении задач и ситуации, где два сотрудника выполняют одновременно одну и ту же работу. Каждый участник команды должен знать, какую роль он играет и что от него ожидается.

Например, при разработке приложения создается новая фича. Удобно для ее тестирования создать отдельный чат, в самом начале которого прописать, какая группа тестировщиков за какую платформу отвечает. В комментариях для каждой платформы указать ответственных сотрудников и план их действий. И даже если вся команда тестирования находится на удаленке в разных городах, такой подход обеспечивает слаженность действий — как если бы они находились в одном офисе.

Общение внутри команды

Руководитель должен обращать внимание на общение внутри команды – как офисных, так и удаленных сотрудников. В этом поможет предоставление возможностей для встреч, обучения, тренингов или менторства. Здесь можем привести пример, как настроить отслеживание движения по целям.

Сотрудники отделов Compass каждый день встречаются на видеосозвонах, чтобы рассказать, что уже достигнуто и что будет сделано за день. Это позволяет каждому участнику команды видеть картину происходящего у других и чувствовать темп движения, а обсуждение дает понимание, что напряжения учитываются.

Поддержка и обратная связь

Регулярная обратная связь от руководителя помогает удаленному сотруднику понять свои сильные и слабые стороны. Оценивая работу сотрудника, руководитель дает ему рекомендации и оказывает ценную поддержку. Этот процесс важен для поддержания вовлеченности и мотивации удаленной команды.

Дополнительно укрепить связь между удаленным сотрудником и руководителем могут ежедневные отчеты по задачам, которые сотрудник закрывает в соответствии с планом на день. В конце такого отчета можно подвести краткий итог дня: написать, какие задачи были выполнены с легкостью, а какие вызвали затруднения. Таким образом, ментор или руководитель сразу придут на помощь и своевременно предотвратят простой по задачам.

Факт 5: Поддержка мотивации и чувства общности в удаленной команде

Важным аспектом управления удаленными сотрудниками является поддержка высокого уровня мотивации и связей в команде. Рассмотрим несколько ключевых факторов, которые помогут обеспечить мотивацию и поддерживать общение в удаленной команде.

Поддержка командного духа и сотрудничества

При наличии удаленных сотрудников в компании особенно важно развивать и поддерживать командный дух, атмосферу взаимопомощи. Но иногда пользу может принести и атмосфера соперничества. Руководитель может стимулировать сотрудников к взаимодействию, соревнованиям, совместным проектам и обмену опытом. Это можно осуществить через совместные онлайн-мероприятия, командные проекты, конкурсы или общие обучающие программы.

Признание достижений

Находясь на удаленке, сотрудник ограничен в живом общении с коллегами. В офисе руководитель может случайно увидеть подчиненного после закрытия им успешной сделки и похвалить его на ходу. Удаленная команда лишена таких случайностей. Лучшая стратегия для руководителя — целенаправленно выделять и отмечать успехи команды, отмечая достижения, к примеру, на общих созвонах. Это поможет поддерживать мотивацию и чувство общности в команде.

Поощрение развития сотрудников

Предоставление развивающих возможностей удаленным сотрудникам способствует их профессиональному росту и мотивации. Руководитель может организовывать вебинары, онлайн-курсы или менторские программы, которые помогут сотрудникам развивать свои навыки и повышать свою эффективность. Удаленным работникам не захочется менять компанию с корпоративной культурой, в которой есть условия для роста.

Регулярное общение, поддержка командного духа, признание достижений являются основными пунктами, которые помогут создать эффективную и сильную команду на удаленке.

Итоги

Работа на удаленке может обеспечить компании немало преимуществ. Среди них — возможность привлечь таланты из разных уголков страны и мира, экономия на аренде офиса, большая гибкость как для сотрудников, так и для компании. Все это возможно благодаря организации удаленной работы для сотрудников. Главное — сделать все необходимое, чтобы удаленка была эффективной.

Важно помнить, что управление удаленной командой предполагает не только использование специальных инструментов и методов работы. Не менее важно создавать атмосферу взаимного доверия и уважения — независимо от того, где находятся ваши сотрудники.

Каждый руководитель, команда и компания уникальны. То, что работает для одних, может не работать для других. Поэтому важно экспериментировать, адаптироваться и постоянно учиться. Надеемся, что наши советы помогут вам на этом пути.

Eсли вам нужно организовать общение и процессы в удаленной команде, мессенджер Compass создан специально для этого. В Compass есть:

возможность создавать неограниченное число команд под каждый проект или компанию;
чат-боты для автоматизации задач;
профиль-карточка сотрудника, где можно указать должность и название отдела;
гибкие настройки доступов;
команда поддержки, которая поможет с переездом из другого мессенджера и настройкой удаленной работы для вашей компании.