Инструменты управления бизнесом: рекомендации и сервисы

Бизнес – это, прежде всего, система. От того, насколько слаженно она работает, зависит успех всего предприятия, а значит и прибыль, и зарплаты сотрудникам, и общее развитие. 

Качество работы системы, в свою очередь, зависит от того, как настроены бизнес-процессы. В этой статье мы поговорим об инструментах управления, которые позволяют настроить бизнес-процессы и обеспечить бесперебойную работу всего предприятия.

Зачем настраивать бизнес-процессы

Настройка бизнес-процессов – это важный шаг в управлении бизнесом. Он позволяет:

• оптимизировать человеческие и финансовые ресурсы компании;
• повысить его эффективность и улучшить качество предоставляемых товаров и услуг;
• высвободить время для решения стратегических вопросов развития бизнеса.

Инструменты управления бизнес-процессами помогают автоматизировать многие задачи, такие как: 

• управление заказами;
• учет финансов;
• работу с персоналом и клиентами и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов дает возможность: 

• быстро и точно обрабатывать информацию;
• принимать решения на основе точных данных;
• улучшать качество работы вашего бизнеса.

Настройка бизнес-процессов зависит от того, на каком этапе находится развитие вашей компании. Когда вы только начинаете свое дело, часть операций можно выполнять в полуручном режиме, например, с помощью инструментов Google Drive. Но с развитием компании становится понятно, что нужно автоматизировать и какие процессы необходимо изменить. Далее можно переходить к выбору соответствующих профессиональных инструментов.

{{cta_banner}}

Правила и рекомендации по управлению бизнесом

Управление и крупным, и малым бизнесом – это сложный процесс, который требует знаний и навыков. Однако, если вы хотите успешно управлять своей компанией, необходимо следовать определенным правилам и рекомендациям.

Начать необходимо с базы, а именно важно иметь четкую стратегию развития бизнеса, которая включает в себя:

• цели и задачи вашей компании на ближайшие 5-10 лет;
• прописанное позиционирование компании;
• подробное описание целевой аудитории продуктов;
• просчитанные возможности и риски.

Это поможет вам выбрать правильные инструменты управления бизнесом. К сожалению, даже у компаний, работающих на рынке более 10 лет нет четкой стратегии развития и без нее нет и понимания, что будет с бизнесом завтра.

Когда есть понимание, кому и что вы продаете, а также каких целей планирует достичь компания, можно выбирать инструменты, необходимые для автоматизации бизнес-процессов. К ним относятся:

• CRM-системы;
• сервисы управления командой;
• сервисы бухгалтерского и складского учета;
• сервисы аналитики.

Автоматизация процессов снижает риск ошибок, повышает эффективность работы, а также позволяет сосредоточить свое внимание на развитии бизнеса.

Важный вопрос, который нельзя выпускать из виду – это качество обслуживания клиентов. Отслеживать этот параметр помогают:

• опросы;
• отзывы;
• мониторинг звонков.

Важно понимать, что работа с клиентами напрямую влияет на успех вашего бизнеса.

И помните о развитии персонала. Обучение и развитие сотрудников – это ключ к успеху вашей компании. Необходимо создавать условия для профессионального роста и развития сотрудников, чтобы они могли лучше выполнять свои задачи и достигать поставленных целей.

Инструменты автоматизации бизнеса

Инструментов автоматизации процессов в бизнесе существует сотни. Есть даже сервисы, решающие узкоспециализированные задачи. Но чаще всего и в крупном, и в малом бизнесе можно встретить следующие сервисы управления бизнес-процессами:

Корпоративные мессенджеры

Корпоративные мессенджеры – это программное обеспечение для обмена сообщениями, которое позволяет сотрудникам компании общаться между собой без риска утечки информации. Это важно для организации эффективной работы, так как мессенджеры позволяют быстрее решать рабочие вопросы и повышают производительность сотрудников. С их помощью можно создать: 

• закрытые чаты для обсуждения рабочих вопросов;
• видеоконференции;
• групповые звонки.

Корпоративные мессенджеры решают множество задач, что делает работу в команде более удобной.

Compass

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Compass — это отечественный корпоративный мессенджер, который позволяет сотрудникам обмениваться сообщениями, файлами и документами внутри компании. Работа идет в изолированном от информационного шума пространстве, что повышает продуктивность команды. Помимо переписки, с помощью Compass можно:

• совершать аудио- и видеозвонки;
• вести ветки обсуждений к сообщениям (комментарии);
• ставить напоминания;
• управлять доступами участников;
• создавать несколько рабочих пространств (если есть несколько бизнесов или проектов);
• ставить напоминания;
• просматривать статистику активности и рабочего времени;
• добавлять сотрудника в несколько чатов сразу;
• удалять уволенных сотрудников из всех чатов в один клик.

Из плюсов мессенджера пользователи отмечают:

• широкий функционал мессенджера;
• интуитивно-понятный интерфейс;
• гибкие настройки конфиденциальности;
• высокий уровень безопасности переписки;
• отзывчивую техподдержку.

К минусам системы можно отнести:

• отсутствие веб-версии приложения;
• отсутствие встроенного фоторедактора для работы со скриншотами.

VK Teams

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

VK Teams – это мессенджер, с функциями общения и совместной работы от одноименной социальной сети. С его помощью можно: 

• переписываться;
• обмениваться файлами;
• проводить видеоконференции

и решать другие задачи корпоративного общения.

К плюсам мессенджера относят:

• возможность вести треды;
• возможность ставить реакции на сообщения;
• возможность интеграции с собственной CRM.

Среди минусов пользователи выделяют:

• на тарифе «Для малого и среднего бизнеса» отсутствует возможность интеграции со сторонними сервисами;
• отсутствует бесплатный тариф для теста мессенджера.

CRM-системы

CRM (Customer Relationship Management) – это система управления отношениями с клиентами, которая позволяет управлять всей информацией о них, а также выявлять их потребности и отслеживать предпочтения. 

CRM влияет на бизнес-процессы, связанные с: 

• продажами;
• непосредственным обслуживанием клиентов;
• маркетингом. 

С помощью CRM можно настроить аналитические отчеты, необходимые для планирования и развития бизнеса. Часто системы управления отношениями с клиентами предоставляют бесплатные версии, которые позволяют протестировать их возможности перед полноценным внедрением в компанию.

AmoCRM

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

AmoCRM – это одна из наиболее популярных программ на российском рынке, которая используется для управления взаимоотношениями с клиентами, а также для отслеживания продаж и маркетинга.

К ее плюсам пользователи относят:

• хорошо проработанный и понятный интерфейс;
• широкую функциональность;
• возможность интеграции с большим количеством сторонних сервисов.

Из минусов можно выделить:

• ориентированность только на продажи;
• невозможность добавить свои элементы во внутреннюю аналитику системы;
• наличие только облачных решений.

Как и любая другая программа, AmoCRM имеет свои преимущества и недостатки. Однако, если речь идет о системах управления, то AmoCRM является одним из самых популярных и эффективных инструментов, который может помочь в управлении бизнесом.

Bitrix24

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Bitrix24 – это тоже наш продукт, российский, предназначенный для управления проектами и задачами в реальном времени. Он включает в себя все элементы и функции, необходимые для управления процессами, такими как: 

• планирование; 
• отслеживание задач; 
• обмен файлами. 

И многое другое. Bitrix24 позволяет не только управлять отношениями с клиентами, но и организовать работу команды.

К плюсам системы относят:

• многофункциональность;
• возможность работы с документами внутри сервиса;
• возможность интеграции с другими сервисами, включая социальные сети.

Из минусов выделяют:

• сложный функционал, требующий отдельного обучения сотрудников по работе с программой;
• для настройки и управления требуется привлечение специалиста.

Megaplan

Megaplan CRM – это приложение по управлению отношениями с клиентами с давней  историей. Но как и любая система, она обладает своими особенностями, сильными и слабыми сторонами.

К плюсам Megaplan относят:

• возможность бесплатного использования до 10 пользователей и до 100 клиентов;
• простой и понятный интерфейс;
• возможность строить воронки продаж.

К минусам относят:

• низкие возможности интеграции со сторонними сервисами;
• слабую аналитику;
• периодическое подписание системы.

Онлайн-бухгалтерия

Сервисы онлайн-бухгалтерии – это удобный инструмент для ведения учета и отчетности в бизнесе. Они позволяют автоматизировать процесс учета, сокращая время на выполнение рутинных задач. Чем выше уровень автоматизации, тем более эффективным становится ведение бизнеса и тем более времени остается на стратегическое планирование. Бухгалтерия – это один из первоочередных процессов, подлежащих автоматизации при росте предприятия. Мы собрали 3 наиболее популярных сервиса онлайн-бухгалтерии, которые помогут вам вести учет и принимать правильные решения для развития вашего бизнеса.

Контур.Эльба

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Контур.Эльба – это удобный сервис онлайн-бухгалтерии, который помогает предпринимателям управлять своими финансами. Она предлагает множество функций для управления проектами, персоналом и оборотами. С его помощью вы можете: 

• вести учет доходов и расходов;
• начислять зарплату сотрудникам;
• рассчитывать налоги;
• отправлять отчеты в госорганы. 

И многое другое.

К плюсам системы относят:

• простой и понятный интерфейс;
• хорошая техподдержка;
• возможность задать сложный вопрос эксперту.

Из минусов выделяют:

• некоторые пользователи отмечают, что тарифы в Эльбе не самые низкие по сравнению с конкурентами.

Мое дело

«Мое дело» - это сервис онлайн-бухгалтерии и управления финансами для среднего и малого бизнеса. 

К его плюсам относят:

• наличие более 2000 форм нетиповых документов;
• возможность интеграции с собственной программой «Мой склад»;
• очень удобный интерфейс.

Среди минусов выделяют не самую низкую стоимость.

Кнопка

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Сервис «Кнопка» – это платформа для автоматизации бухгалтерского учета и отчетности. Он помогает предпринимателям и компаниям управлять своими финансами и упрощает процесс сдачи отчетности. В сервисе «Кнопка» вы сможете: 

• вести бухгалтерский учет;
• рассчитывать зарплату;
• отправлять отчетность в налоговую и другие органы. 

К плюсам системы относят:

• наличие всего необходимого функционала для ведения бухгалтерии ИП;
• возможность сверки с налоговой;
• резервное копирование данных.

Из минусов выделяют:

• сложности с синхронизацией данных с 1С;
• не самый удобный интерфейс.

Системы складского учета

Системы складского учета – это инструменты, которые помогают автоматизировать процессы складского хозяйства. Они позволяют: 

• вести учет товаров;
• контролировать остатки;
• обрабатывать заказы.

Выполнять другие задачи по учету и перемещению товаров.

Анализ данных, полученных из этих систем, является эффективным инструментом для принятия решений в бизнесе. Он позволяет выявлять узкие места и оптимизировать процессы логистики.

Большое количество инструментов для складского учета позволяет выбрать наиболее подходящий для вашего бизнеса. В первую очередь, стоит обратить внимание на функциональность и удобство использования.

Мой склад

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Система складского учета «Мой склад» позволяет автоматизировать рабочий процесс и достичь высоких показателей эффективности. Она помогает: 

• управлять запасами;
• контролировать отгрузки;
• принимать заказы. 

Система позволяет отслеживать движение товаров и вести учет складских операций. Для начала работы необходимо зарегистрироваться и настроить систему под свои потребности. Как происходит рабочий процесс, зависит от функционала программы и настроек.

К плюсам системы относят:

• удобный и понятный интерфейс;
• интеграцию с онлайн-бухгалтерией «Мое дело»;
• выгодные тарифы.

Из минусов пользователи выделяют:

• отсутствие шаблонов для продаж;
• недостаточный функционал для крупных компаний.

1С: управление торговлей

«1С Управление торговлей» – это система складского учета, которая позволяет владельцам бизнеса автоматизировать процессы учета и управления товарами. С ее помощью можно: 

• вести учет всех операций на складе;
• контролировать движение товаров;
• оптимизировать процессы работы склада всей организации.

К плюсам системы относят:

• удобство работы с первичной документацией;
• высокий уровень точности складского учета.

Среди минусов выделяют:

• сложность настройки и внедрения;
• необходимость платить за обновления системы.

Системы аналитики рекламы

Системы аналитики рекламы помогают бизнесу вести эффективный контроль над рекламными кампаниями. Благодаря этим системам можно анализировать данные о трафике, конверсиях и других метриках, чтобы определить, какие рекламные каналы работают лучше всего и какие нуждаются в улучшении. 

У систем аналитики рекламы есть возможность: 

• сегментировать аудиторию; 
• определять целевую аудиторию;
• оценивать эффективность рекламных кампаний. 

Это позволяет бизнесу достигать своих целей и улучшать свои слабые стороны.

Alytics

Alytics - это система аналитики, которая позволяет вашему сайту собирать данные о поведении пользователей и анализировать их. С помощью Alytics вы можете: 

• проводить детальный анализ поведения пользователей на вашем сайте;
• сравнивать его с данными Google Analytics и других систем аналитики. 

К плюсам системы относят:

• данные отображаются в реальном времени;
• высокие возможности по интеграции с другими сервисами;
• хорошая техподдержка.

Из минусов выделяют:

• сложность настройки;
• отсутствие тарифы с бесплатным периодом.

Callibri

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Calibri – это система анализа рекламных кампаний, которая помогает отслеживать доходы и расходы, принимать решения на основе сильных показателей выполнения и анализа данных. Calibri обладает  бесплатным пробным периодом.

К плюсам системы относят:

• отзывчивую техподдержку;
• информативные отчеты;
• удобную настройку.

Среди минусов выделяют:

• интерфейс, требующий привыкания;
• ограниченные возможности интеграции.

Roistat

Roistat - это система, которая поможет вам анализировать рекламные кампании и принимать решения в моменте. Она сэкономит вам много времени и даст сбалансированную систему данных, которую смогут понять все руководители.

К плюсам системы относят:

• простой и понятный интерфейс;
• подробные отчеты;
• высокие возможности интеграции с другими сервисами.

Из минусов выделяют:

• высокую стоимость;
• сложность настройки интеграций;
• долгое ожидание ответа от техподдержки.

Заключение

Автоматизация бизнес-процессов — это необходимый элемент роста компании. Инструменты автоматизации процессов ускоряют принятие решений, что положительно сказывается на развитии бизнеса. Современный рынок способен предоставить решения по автоматизации бизнес-процессов практически во всех сферах и для любых компаний, начиная от маленьких ИП и заканчивая крупными госкорпорациями. Кто не автоматизирует, тот проигрывает конкурентную гонку.

‍