Диаграмма Ганта: как и где построить, шаблоны и примеры

Время прочтения: мин.

Чтобы управлять задачами и сроками, распределять нагрузку на проектах, используют разные инструменты. Один из них — диаграмма Ганта. Рассказываем, что такое диаграмма Ганта, как ее построить, делимся шаблонами и примерами.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования и управления проектами. Это график, на горизонтальной оси которого отмечают действия, на вертикальной оси — продолжительность их выполнения.

Если объяснять проще: слева задачи, справа — их длительность. Чаще всего такой инструмент используют, чтобы визуализировать процесс работы над проектом и контролировать ход выполнения всех мероприятий по проекту.

Создателем этого инструмента является Генри Гант — специалист в сфере менеджмента. В 1910 году он решил построить диаграмму, чтобы организовать работу на производстве. В дальнейшем инструмент назвали в его честь.

Из чего состоит диаграмма

Диаграмма Ганта состоит из нескольких элементов:

Список задач или действий. В левой части Gantt Chart — название диаграммы на английском языке — указывают список мероприятий или задач, с которыми предстоит работать на проекте.
Шкала времени. В правой части создают временную шкалу, на которой с помощью цвета отмечают определенное количество ячеек, чтобы обозначить время выполнения задач по проекту.
Сроки. Рядом со списком задач проекта перед шкалой времени можно наглядно продемонстрировать сроки: указать дату начала и дату окончания действий.
Ответственные. Возле сроков указывают сотрудника, ответственного за выполнение конкретной задачи.
Вехи. Это контрольные точки. В отличие от обычных задач, вехи не могут быть растянутыми на неделю или месяц. Это точки, которые фиксируют важные моменты в работе, например, время окончания большого этапа работы. С их помощью удобно расставлять приоритеты.
Зависимости. Действия могут быть взаимосвязаны друг с другом. Зависимости нужны, чтобы это показать. Например, одна задача может блокировать любую другую. Связи представлены в виде стрелок, которые проводят от одной задачи к другой.

Допустим, вам нужно разработать маркетинговую стратегию. Сначала вы планируете список задач для реализации этой цели, затем переносите их на график, ставите сроки выполнения и вехи, назначаете ответственных, указываете зависимости. В итоге должна получиться такая диаграмма Ганта ↓

Существует несколько типов зависимостей между задачами:

Окончание-начало — следующая задача зависит от предыдущей.
Окончание-окончание — задачи нужно закончить одновременно.
Начало-начало — действия нужно начать одновременно.
Начало-окончание — действие нельзя начать, пока не завершится предыдущая задача.

Если вы хотите поставить зависимость от одной задачи к другой, выбирайте ту задачу, от которой нужно провести взаимосвязь. В нашем примере на одном из этапов мы ставим цели по методике SMART. То есть составляем цели по определенным критериям, чтобы сделать их более конкретными. Дальше нам нужно разработать к каждой цели гипотезы. То есть действуем в такой последовательности: ставим цель → разрабатываем гипотезы.

В этом случае мы выбираем действие «Первая SMART-цель» → от него проводим зависимость к действию «Гипотезы по первой цели». Выбираем тип зависимости «окончание-начало». Это означает, что только после завершения работы со SMART-целью, мы переходим к разработке гипотез.

Преимущества и недостатки

Преимущества

➕ Визуализация процесса работы. График отображает порядок выполнения задач, что упрощает планирование и управление дедлайнами по проекту. С его помощью можно продемонстрировать план проекта инвесторам, партнерам, некоторым сотрудникам — разработчикам или менеджерам.

➕ Упорядочивание действий. На диаграмме видно, как связаны действия, что за чем нужно выполнять, как задачи влияют друг на друга. Таким образом проще координировать работу сотрудников. Это пригодится во всех сферах: и в маркетинге, и в строительстве, и в дизайне, и в разработке.

➕ Контроль нагрузки. Диаграмма Ганта позволяет правильно распределить нагрузку еще на этапе планирования проекта. Дальше можно контролировать сроки. Если кто-то из сотрудников не справляется, удается быстро реагировать и перераспределять ресурсы. Это увеличивает эффективность команды, упрощает управление проектами.

➕ Обнаружение критического пути. Бывает так, что от нескольких действий зависит продолжительность проекта, поэтому их важно выполнять вовремя. Последовательность таких задач называют критическим путем проекта. Gantt Chart помогает обнаружить действия, которые влияют на общую продолжительность задач и проекта.

Недостатки

➖ Сложно использовать на больших проектах. Чем больше действий и зависимостей, тем сложнее реализовать управление графиком. Также его трудно читать. Сотрудники могут запутаться в дедлайнах и действиях по проекту. Это один из самых существенных минусов диаграммы Ганта.

➖ Сложность освоения. Чтобы создать Gantt Chart в первый раз понадобится время. Особенно, если работать в онлайн-сервисах, в которых много дополнительных функций. Строить диаграмму в блокноте будет значительно проще, но и возможности в таком случае очень ограничены.

➖ Обновления. Если в процессе работы меняются планы или ответственные, сдвигаются сроки или появляются новые зависимости, диаграмму проекта нужно перестраивать. Это значит, что даже мелкие изменения в планах или дедлайнах приведут к необходимости перестраивать весь график проекта. Это усложняет процесс управления проектами.

Для каких задач нужна диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта является распространенным инструментом планирования больших целей, составления графика работ. Диаграммы Ганта можно использовать, чтобы создавать дорожные карты. Они нужны, чтобы отобразить крупные этапы проекта, без детального списка действий. Примеры дорожных карт можно увидеть в нашей статье.

Диаграмма Ганта поможет в разработке сервисов и программного обеспечения, в строительной и образовательной сферах, PR и недвижимости. Она полезна для планирования и визуализации последовательных задач, то есть этот инструмент подходит для классического метода управления проектами — Waterfall.

Использовать диаграмму Ганта удобно и на Agile-проектах, особенно в сочетании с другими инструментами, например, с канбан-досками. Подробнее узнать о том, что такое Agile, можно в нашей статье.

Gantt Chart подходит для планирования и управления личными задачами. Например, помогает спланировать строительство дома, организацию мероприятия и т.д.

Как создать диаграмму Ганта

1. Написать список действий

Чтобы построить диаграмму Ганта, в самом начале нужно составить список действий по проекту. Для этого берут цель и дробят ее на задачи, используя декомпозицию. Декомпозиция — это метод, который помогает из большой непонятной цели сделать список понятных небольших задач. Подробнее о декомпозиции можно прочитать здесь.

Насколько сильно дробить цели, решать вам. Важно, чтобы в итоге появился план проекта — список пошаговых действий, которые переносят на диаграмму. Например, нам нужно построить дом. Список действий по этой цели будет следующий:

Разработать проект
Посчитать расходы
Получить разрешение на строительство
Сделать фундамент
Выгнать стены
Сделать крышу
Провести отделочные работы

Шаги по строительству дома можно легко перенести на график уже в таком виде. Или для каждого этапа составить подробный список задач. В нашем примере диаграмма Ганта построена в таблице, хотя есть и другие способы, о которых мы расскажем дальше.

2. Определить сроки

Теперь по каждому действию устанавливаем даты начала и окончания работы. Сроки отмечают с помощью временной шкалы. Для этого закрашивают ячейки, соответствующие времени выполнения действия. Дополнительно рядом с самим действием иногда добавляют столбцы. В них указывают даты начала и завершения работ.

3. Поставить зависимости

В нашем примере не получится начать строительство, пока мы не получим на него разрешение. Значит, от разрешения нужно провести зависимость к следующему этапу. Это позволяет добиться представления о том, какие действия зависят от других. На листе бумаге добавить взаимосвязь легко: достаточно провести стрелку от одного действия к другому. В онлайн-сервисах также есть специальная функция для обозначения взаимосвязей между задачами. Чтобы показать, что они зависят друг от друга, обычно нужно указать это в настройках задачи. Но в таблицах сложно отобразить взаимосвязи. Поэтому если проект большой и в нем много зависимостей, для управления им лучше использовать онлайн-сервисы. В Microsoft Project, Kaiten, Gantt Pro, Libreoffice Calc можно показывать взаимосвязи.

4. Поставить вехи

Вехи — совокупность действий, от которых зависит длительность всего проекта. В нашем случае таким действием является получение разрешения. Если этот процесс затянется, придется двигать все этапы строительства. Вехи, как и зависимости, — это специальная функция в онлайн-сервисах. В таблицах добавление вех невозможно реализовать.

5. Назначить ответственных

Напротив действий прописывают их исполнителей или ответственных. Это зависит от того, как построена работа в компании. В нашем случае все действия по строительству курирует прораб, за разработку проекта ответственен архитектор, а за документы и расчет расходов — помощник. Вносим эти данные в таблицу.

6. Следить за актуальностью данных

В дальнейшем остается только обновлять данные, если будут происходить любые изменения на проекте. В программах при изменении сроков продолжительность задач на графике меняется автоматически. В таблицах менять длительность нужно вручную. Хотя если использовать инструмент «Диаграммы», длительность будет меняться автоматически. Об этом способе мы расскажем дальше. Шаблон диаграммы Ганта →

Сервисы для создания диаграммы Ганта

Диаграмму Ганта можно строить на бумаге, или в онлайн-сервисах, таблицах. У каждого способа есть плюсы и минусы, о которых мы уже частично рассказали выше.

Microsoft Excel

В Microsoft Excel есть два варианта, как настроить Gantt Chart:

в табличном виде;
в виде графика.

Первый способ

Построить график в табличном варианте проще, если нет опыта работы в Excel. В левой части таблицы составляем список задач, сроки, ответственных, а в правой части делаем временную шкалу — подписываем в ячейках дни, недели или месяцы.

Дальше закрашиваем ячейки, соответствующие нужной задаче в соответствии с их длительностью. Например, действие «разработать проект» вы планируете выполнять в течение февраля, марта и апреля. Тогда напротив этого действия заливаем цветом ячейки, соответствующие этим месяцам. И так по каждому действию.

Второй способ

Второй вариант — создать именно диаграмму Ганта в Excel. Для этого выполните четыре шага:

Добавьте данные. Откройте Excel → выберите шаблон «Пустая книга» → укажите данные: в первом столбце — список действий, во втором столбце — дату начала, в третьем — длительность выполнения действия. Например, вы строите диаграмму для планирования выхода на маркетплейс. Пишем первое действие — «анализ маркетплейсов». Указываем дату начала — 0, длительность — 5 дней. Так пишем действия и ставим дату по каждой задаче.
Добавьте диаграмму. Нужно преобразовать наши значения в линейчатую диаграмму. Сначала выделите диапазон ячеек — только данные, без названий столбцов → далее выберите вкладку «Вставка» → «Диаграммы» → среди всех гистограмм найдите линейчатую диаграмму с накоплением.
Преобразуйте диаграмму. Пока на графике непонятная визуальная последовательность действий. Это можно исправить, оставив только отображение длительности действий. Нажмите правой кнопкой мыши по одному из рядов данных, который отображает значение даты начала (по умолчанию будет выделен голубым цветом) → выберите функцию «Формат ряда данных» → найдите вкладку «Заливка и границы». Теперь удалите заливку и границы. Сейчас диаграмма показывает все, что необходимо, но ее можно улучшить.
Сделайте удобный формат. Пока действия находятся в неправильной последовательности, то есть от последнего к первому. Нужно изменить порядок. Нажмите правой кнопкой рядом со списком действий → «Формат оси» → поставьте галочку напротив поля «Обратный порядок».

Так выглядит диаграмма Ганта, построенная по описанной выше инструкции.

Преимущество Excel заключается в том, что здесь можно сделать всю работу достаточно быстро. Минусы у такого подхода тоже есть: не получится указать взаимосвязи и вехи.

Шаблон в Excel →

Google Таблицы

Здесь также можно создать табличный вариант графика или отобразить план работы с помощью инструмента «Диаграмма». В первом случае создаем таблицу по такому же принципу, что и в Excel.

Во втором случае действуем так:

Выделяем диапазон данных → «Вставка» → «Диаграмма». Появляется сайдбар. В поле «Вид диаграммы» выбираем нужный нам вариант: линейчатую диаграмму, обязательно с накоплением.
Кликаем по ряду диаграммы, который выделен голубым цветом → устанавливаем «Прозрачность заливки» на 0%.

Диаграмма готова. Здесь работать проще, чем в Excel: не нужно менять формат оси, удалять границы. Минус в том, что также не получится указывать зависимости и вехи.

Шаблон в Google Таблицах →

Microsoft Project

В программе Microsoft Project чуть больше возможностей, чем в Excel. Например, здесь можно добавлять взаимосвязи и вехи. В MS Project основная часть действий ведется во вкладке «Задачи». В программе можно создать задачу, установить дату ее начала и окончания, длительность, назначить ответственных и отметить ресурсы. Ресурсы в программе — это расходы, материальные ценности, задействованное оборудование и сотрудники.

В Microsoft Project можно выполнить декомпозицию проекта: добавить основные этапы, затем добавить к ним подзадачи. Когда вы вносите данные о длительности задач и датах, справа автоматически появляется диаграмма Ганта. Как только все задачи внесены, она готова. Остается только добавить взаимосвязи этапов проекта.

Для этого откройте задачу → перейдите во вкладку «Предшественники» → укажите номер нужного действия → выберите тип зависимости. Или выделите зависимые действия → откройте раздел «Задачи» → перейдите во вкладку «Планирование» → нажмите «Связать выделенные задачи».

Преимущество программы в том, что здесь значительно больше возможностей, чем в Google Таблицах. Недостаток в том, что все функции MS Project не так просто освоить, придется обучаться и привыкать к интерфейсу.

Kaiten

Kaiten — популярный российский сервис для управления проектами. Это инструмент планирования, который подходит для составления диаграмм. Здесь есть канбан-доски, скрам-доски, учет рабочего времени. Диаграмма Ганта — отдельный модуль, который недоступен на бесплатном тарифе, но его можно подключить при оплате тарифа Standart.

В Kaiten есть все необходимые функции для построения диаграммы: шкала времени, взаимосвязи, вехи. Можно распределять ресурсы, назначать ответственных и при этом еще вести учет рабочего времени по проекту. Особенность сервиса в том, что здесь можно управлять проектами на одном экране. Например, поместить несколько досок на рабочий стол.

Главное преимущество онлайн-сервиса — это наличие всех необходимых возможностей для создания диаграммы Ганта. Так как Kaiten является продуктом российских разработчиков, пользователи могут не переживать о возможных блокировках, потере данных, способах оплаты.

Gantt Pro

Gantt Pro — продукт зарубежных разработчиков, который позволяет работать с диаграммой. Здесь меньше модулей, чем в Kaiten. Есть канбан-доски, учет времени, но нет, например, User Story mapping — визуализации пользовательских историй.

Здесь понятный интерфейс. Даже если видишь сервис в первый раз, легко сориентироваться в контекстном меню. Соответственно, построить диаграмму Ганта онлайн тоже несложно.

В Gantt Pro есть возможность работать с несколькими проектами одновременно. Функция «Портфель проектов» позволит размещать несколько диаграмм Ганта на одном экране.

Gantt Pro — это понятный инструмент для управления проектами. Здесь можно указывать взаимосвязи, вехи, задачи и подзадачи. Есть шаблоны диаграмм для разнообразных сфер бизнеса. У Gantt Pro можно выделить несколько минусов:

когда вы быстро что-то делаете, Gantt Pro подвисает на несколько секунд;
если нужно отменить какое-то действие, Gantt Pro долго обрабатывает эту операцию;
это зарубежный продукт, есть риск что в какой-то момент он перестанет работать.

Как внедрить диаграмму Ганта

Когда в компании начинают использовать новые инструменты, руководители сталкиваются с сопротивлениями сотрудников. Чтобы внедрение диаграммы Ганта прошло безболезненно, подготовьте команду.

В первую очередь расскажите сотрудникам о преимуществах их работы с диаграммой Ганта, чтобы они могли понять свои выгоды от использования нового инструмента:

Концентрация на важных задачах. Сотрудники могут отслеживать критический путь, то есть последовательность задач, которые влияют на время реализации проекта. Они знают, сколько времени займет выполнение всех действий и чья работа зависит от них. Поэтому у них появляется желание концентрироваться на важных делах, укладываться в сроки, установленные на проекте.
Прозрачность рабочих процессов. Когда понятно, какие задачи связаны, какие в работе, какие завершены, к каким совсем скоро нужно переходить, это позволяет повысить фокус.
Контроль обновлений. Если в реализации проекта что-то поменялось, сотрудники это сразу заметят. Например, в Gantt Pro есть история изменений для отслеживания обновлений в режиме реального времени.

Дальше вы должны выбрать любую программу. Покажите ее сотрудникам, проведите презентацию, расскажите, чем она удобна. Создайте инструкции по использованию программы на вашем проекте, проведите онбординг. Это поможет сотрудникам разобраться, как сделать диаграмму Ганта и каким образом в ней работать.

Желательно показать команде все функции сервиса лично, например, провести тренинг. В процессе обучения можно не только продемонстрировать сервис, но и ответить на вопросы сотрудников о всех особенностях нового инструмента.

Постройте график, отметьте участников, начните понемногу переводить работу в новый формат. Спрашивайте коллег, насколько им удобно работать. Если есть небольшие трудности, помогите с ними разобраться. Например, проведите дополнительное обучение, если у кого-то не получается разобраться в использовании диаграммы Ганта. Главное — не игнорировать проблемы, а работать с ними, чтобы расположить сотрудников использовать новые методы.

Подытожим

Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами. Это график, на горизонтальной оси которого обозначают список этапов и задач по проекту, на вертикальной оси — длительность их выполнения. Горизонтальная столбчатая диаграмма состоит из списка действий, хронологии проекта, взаимосвязей, вех, ответственных и дедлайнов.
Для чего используются такие графики: для планирования проектов в разных сферах бизнеса. К примеру, в IT, продажах, онлайн-школах и т.д. Для создания дорожных карт также часто используется диаграмма Ганта.
С помощью диаграммы Ганта работают с личными целями, чтобы планировать и визуализировать большие проекты. Это помогает контролировать сроки. Например, диаграммы Ганта позволяют планировать строительство домов, организацию мероприятий.
Как построить график Ганта: составьте список действий, распишите для них даты, обозначьте зависимости и вехи. Перенесите информацию на бумагу или в онлайн-сервис. Назначьте ответственных. Обновляйте информацию, если на проекте что-то меняется.
Приложения для построения диаграммы Ганта: Libreoffice Calc, Microsoft Project, Kaiten, GanttPro. Также можно создать график в таблицах.
Прежде чем внедрять этот инструмент, подготовьте команду. Расскажите сотрудникам о преимуществах этого инструмента, покажите процесс работы над проектом, проведите онбординг. В этом случае каждый член команды будет работать с новым инструментом намного эффективнее, а бизнес-процессы будут идти в соответствии с графиком.