Декомпозиция задач: виды, примеры и инструкция по выполнению

Суть декомпозиции 

Декомпозиция — это дробление большой задачи, цели или проекта на подзадачи, которые помогут добиться нужного результата. Допустим, автору нужно написать книгу. Чтобы понимать, с чего начать и в какой последовательности выполнять все действия, эту задачу делят на этапы. Для каждого этапа прописывают свой список подзадач.

В случае с созданием книги декомпозиция задач будет выглядеть так:

Цель — создание книги

1. Подготовка к созданию книги

• Анализ цели и идеи
• Сбор информации
• Проработка целевой аудитории

2. Подготовка черновика

• Продумать сюжет
• Описать персонажей
• Проработать тезисный план по главам

3. Создание черновика

• Написать черновик
• Добавить диалоги
• Вычитать черновик, найти несостыковки, опечатки

4. Оформление чистовика

• Верстка документа
• Добавить нужные ссылки, благодарности

5. Отправка на проверку редактору

Таким образом с помощью декомпозиции задач большую туманную задачу получилось разделить на понятные составляющие. Поскольку декомпозиция упрощает работу с задачами, ее применяют не только в работе, но и в жизни для личных задач. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Декомпозицию используют для сложных задач, когда работа выполняется в несколько этапов. Например, необходимо разработать мобильное приложение или программу. Это объемная цель. Чтобы ничего не упустить, ее разделяют на конкретные задачи, а их — на подзадачи. Таким образом получается пошаговый план по разработке приложения.

Декомпозицию не используют, если задачу можно выполнить в один или два шага. Допустим, нужно составить отчет по продажам за сентябрь. Руководитель отдела продаж собирает статистику и заполняет отчет. Тут все просто, не нужно прописывать пошаговый план, чтобы заполнить отчет.

Зачем нужна декомпозиция

Декомпозиция помогает решить сразу несколько задач:

• разложить сложную цель на этапы или уровни, чтобы спланировать, как достичь цели;
• упростить работу над сложным проектом;
• успеть сделать поставленные задачи к дедлайну;
• определить очередность задач и их количество;
• оценить фронт работ, так вы сможете понять, сколько потребуется времени для выполнения каждой подзадачи;
• понять, возможно ли выполнить задачу в задуманный срок и сколько для этого нужно ресурсов: сотрудников, денег, техники и т.д.

Методы декомпозиции часто используют команды, которые работают по Agile. Задача фреймворка Agile состоит в том, чтобы добиться гибкости в выполнении рабочих задач. 

Для этого цель или проект разбивают на задачи и подзадачи — декомпозируют, затем из них составляют список — бэклог. Задачи из бэклога берут в работу, но выполняют их не в строгой последовательности. При необходимости их меняют местами, удаляют или добавляют новые. 

Этот подход ускоряет сам процесс работы и позволяет быстро приспосабливаться к новым условиям. Больше узнать о фреймворке Agile можно здесь. 

Принципы декомпозиции задач

Чтобы получить желаемый результат, то есть достичь цели или выполнить задачу, нужно соблюдать принципы декомпозиции:

1. Переходить от общего к частному. То есть ставим большую цель, разбиваем ее на задачи, каждую отдельную задачу раскладываем на подзадачи.
2. Делить задачи нужно по общему признаку: по срокам, исполнителю или смыслу. В примере про создание книги задачи распределены по смыслу: подготовка черновика, его создание, подготовка чистовика. 
3. Дробить задачи в пределах необходимого. Допустим, существует большая задача — нужно подготовить черновик. Непонятно, какие действия нужно совершить, чтобы ее выполнить. Поэтому делим ее на такие подзадачи: продумать сюжет, описать персонажей, создать тезисный план глав. Дальше делить подзадачи на более мелкие действия не нужно, так как алгоритм их выполнения прост и понятен.
4. Подзадач должно хватать, чтобы выполнить задачу. Если нет какого-то действия, которое необходимо для завершения работы, его нужно добавить.
5. Описывать действия подробно. Такой принцип означает: если составить план без конкретики, потом будет сложно вспомнить, какие действия вы имели в виду. 
6. Ставить сроки, временные ограничения. Это поможет распланировать время выполнения задачи. В процессе работы получится контролировать время, оставшееся до дедлайна.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Виды декомпозиции

Разделять цель на мелкие действия можно разными способами. Подходящие способы декомпозиции подбирают в зависимости от самой задачи, сроков ее выполнения. Разработать сайт, запустить франшизу, сдать отчет в налоговую — абсолютно разные задачи, поэтому для них подходят разные виды декомпозиции.

Есть вертикальная и горизонтальная декомпозиция. 

• У горизонтальной каждый следующий шаг зависит от предыдущего. К горизонтальной относятся поэтапная, одношаговая и декомпозиция измеримых показателей.
• У вертикальной задачи могут быть связаны друг с другом, их можно выполнять параллельно. К вертикальной относятся дерево целей и ментальные карты. 

Дерево целей

Дерево целей — это задачи для достижения цели, оформленные в виде схемы. Главная цель обособлена, от нее вниз расходятся задачи и подзадачи. Поскольку иерархическая структура задач напоминает ветви дерева, методика получила именно такое название.

Этот способ используют, чтобы визуализировать задачи, которые не зависят друг от друга. Их можно выполнять параллельно, или назначить несколько ответственных для разных уровней декомпозиции. Пример декомпозиции на рисунке ниже.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Интеллект-карты

Интеллект-карты или ментальные карты напоминают дерево целей, так как задачи тоже расходятся от главной цели, будто ветви дерева. Но в этом случае ответвления расположены по бокам от цели, а еще задачи могут быть связаны между собой. Такой вариант подходит, когда нужно реализовать проект со взаимосвязями между подзадачами. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Поэтапная декомпозиция

Если задачи нужно выполнять одну за другой, используют поэтапную или пошаговую декомпозицию. Допустим, нужно сделать ремонт в доме: поменять проводку, выровнять стены, поклеить обои. 

Эти задачи нужно будет выполнять в строгой последовательности. Поэтому такая декомпозиция представляет набор последовательных действий. Так как третий шаг нельзя выполнить одновременно с первым шагом или после него, в этом случае используют пошаговую декомпозицию цели.

Одношаговая декомпозиция

Такой метод применяют, когда не могут построить сразу весь путь к достижению цели. Поэтому сначала ставят первую задачу и пишут список подзадач к ней. Когда все выполнили, ставят вторую задачу и пишут следующий список подзадач. И так, пока не добьются цели. 

Благодаря такой схеме удается планировать задачи только на краткосрочную перспективу, поэтому он не подходит для долгосрочных целей. Давайте рассмотрим такой способ декомпозиции на примере ниже.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Декомпозиция измеримых показателей

Если цель связана с цифрами, можно использовать декомпозицию измеримых показателей. В этом случае задачи обозначают цифрами. Например, нужно накопить за полгода 600 000 рублей. Тогда задачи в этом случае выглядят так:

1. Отложить 200 000 ₽ за первые 2 месяца.
2. Отложить 300 000 ₽ за следующие 2 месяца.
3. Отложить 300 000 ₽ за следующие 2 месяца.

Методика SMART

SMART — это методика, при которой главная цель должна быть:

• S — specific — конкретной и понятной;
• M — measurable — измеримой;
• A — achievable — достижимой;
• R — relevant — релевантной;
• T — time bound — ограниченной по времени.

Тогда цель «увеличить продажи» будет обозначена более конкретно.

✔️ Цель: увеличить продажи на 15% за счет новой стратегии продвижения к 31 октября 2024 года, чтобы использовать прибыль на модернизацию производства.

Задачи по ней тоже должны быть понятными. 

✔️ 1 задача: разработать 50 гипотез о продвижении компании к 1 мая 2024 года, чтобы найти эффективные инструменты продвижения.

В таком случае цели и задачи получаются не абстрактными, а конкретными, к ним можно привязать KPI сотрудников, здесь сразу есть дедлайны. Это позволит работать с задачами более эффективно. Ведь чем детальнее прописаны действия, тем меньше путаницы в задачах.

Как использовать декомпозицию целей в командной работе

Декомпозиция целей помогает синхронизировать работу команды, держать сфокусированность на результате и выстроить прозрачную систему работы. С ее помощью удается контролировать сроки, быстро реагировать на возникающие трудности в выполнении задач. 

Вести декомпозицию удобно в корпоративном мессенджере. Для каждой масштабной цели создают отдельный чат, добавляют всех сотрудников, которые будут вовлечены в процесс декомпозиции. Назначают ответственного — человека, который будет ежедневно отправлять в чат отчеты по движению к цели. Ответственный вместе с командой проводит декомпозирование, после чего ежедневно отслеживает прогресс по задачам и публикует отчеты.

Допустим, компания собирается запускать франшизу. Руководитель назначает Ивана Ивановича ответственным по запуску. Иван Иванович создает чат «Запуск франшизы», добавляет участников. Команда прописывает ключевые задачи, разделяет их на подзадачи, а Иван Иванович каждый день отправляет в чат отчет по прогрессу задач. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Вся команда может следить за прогрессом. Project manager видит, как работает команда, укладываются ли сотрудники в сроки, сколько времени было потрачено и сколько запланировано для выполнения задач. Если процесс работы затягивается, он может это вовремя увидеть и принять меры, например, передать часть срочных задач другим сотрудникам.

Обратная декомпозиция цели

Когда цель раскладывают на задачи и подзадачи, не обязательно идти от начала к концу, то есть из точки А в точку Б. Можно прийти из точки Б в точку А, то есть сделать обратное декомпозирование. Речь идет о том, что в обоих случаях мы разделяем большую и сложную задачу на подзадачи, только делать это можно как с начала, так и с конца.

К примеру, если мы хотим запустить франшизу, нам нужно, чтобы люди о ней узнали. Это значит, что необходимо запустить рекламу, а для этого нужен сайт. Чтобы люди зашли на сайт и поняли, в чем преимущества франшизы, необходимо изучить целевую аудиторию. А еще люди заходят увидеть ценность нашего предложения, для этого нужны цифры, значит следует составить финансовый план и бухгалтерскую документацию. Это невозможно сделать без аудита вашего бизнеса. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Декомпозиция ежедневных задач

Декомпозицию можно провести даже для планирования работы сотрудников. Например, нужно оптимизировать сайт. Для этого SEO-специалист выполняет около десяти задач. Он расписывает эти задачи, делает их одну за другой. 

Чтобы руководитель мог отслеживать работу SEO-специалиста, удобно вести планирование в корпоративном мессенджере. Для этого создают чаты для каждого отдела, в которые сотрудники ежедневно отправляют отчеты о движении к цели. Так выглядит отчет SEO-специалиста в чате отдела маркетинга в корпоративном мессенджере.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Таким образом декомпозирование помогает руководителям отслеживать прогресс по задачам, чтобы в случае необходимости успеть перераспределить ресурсы. Также это делает работу отдела прозрачной, так как все сотрудники в курсе задач друг друга.

Как сделать декомпозицию

Брайан Трейси — мотивационный оратор и автор книги «Достижение целей» — предлагает свою методику, как реализовать декомпозирование целей за десять шагов:

1. Сформулировать задачу или цель.
2. Подробно ее описать.
3. Перечислить список выгод при достижении желаемого результата.
4. Определить, с какими ресурсами и возможностями будете двигаться к цели. 
5. Определить, сколько времени нужно выделить для достижения результата.
6. Изучить, какие могут быть трудности и проблемы на пути к результату.
7. Собрать данные о том, что именно понадобится для выполнения задач, используя дополнительные материалы.
8. Написать список людей, которые помогут в достижении целей.
9. Подробно описать конечный результат.
10. Написать список задач в порядке приоритета.

Все шаги предполагают не просто деление большой цели на более мелкие задачи. Этот алгоритм включает элементы анализа, позволяет оценить ресурсы, риски и сроки.

Инструменты для декомпозиции

Самую простую поэтапную декомпозицию можно делать хоть в блокноте, хоть в Excel или Word. Для создания дерева целей и интеллект-карт есть специализированные сервисы:

• Miro
• Mind Meister
• MindOnMap
• Wireflow
• XMind

Чтобы отслеживать сроки выполнения задач и распределять нагрузку также используют диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта позволяет визуализировать последовательность выполнения задач. Самый простой вариант диаграммы можно построить в Google Таблицах или Excel. Или используйте специализированные сервисы для управления проектами: Gantt Pro, Online Gantt.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Оценка результата

Чтобы измерить эффективность достижения цели, используют KPI — ключевые показатели эффективности. Все показатели делятся на четыре вида:

• количественные — сколько получили денег, новых заявок, подписчиков и т.д;
• качественные — как увеличилась лояльность покупателей или узнаваемость бренда;
• срочные — насколько экономится время работы над задачами; 
• целевые — достигли ли выполнения поставленной задач.

Чтобы оценить эффективность, нужно прописать KPI для каждой задачи и главной цели. Например, KPI для аналитики или SEO-оптимизации сайта могут быть количественными: увеличить конверсию на 10%, снизить стоимость лида до 150 ₽, увеличить ROI на 15%. KPI для написания книги могут быть целевыми. Цель выполнена, если есть готовая книга.

Распространенные ошибки

Есть 6 ошибок, которые чаще всего допускают в процессе декомпозирования:

1. Делают полную декомпозицию длительной или глобальной цели. Допустим, компания решила запустить продвижение своего продукта. Нет смысла расписывать все задачи на год вперед. Можно разбить цель только на этапы, чтобы прописывать задачи по каждому этапу по мере приближения к цели. Этого будет достаточно, чтобы достичь цели.
2. Придерживаются плана, даже если он не эффективен. Если не удается добиться нужных показателей продвижения на первом и втором этапах, дальнейшие задачи лучше пересмотреть и поменять стратегию.
3. Не анализируют список задач. Важно убедиться, что действия не противоречат друг другу, и на каждую подзадачу отведено достаточно времени.
4. Не назначают ответственного. Если в команде нет проджект-менеджера, все равно необходимо выбрать сотрудника, который будет контролировать достижение цели.
5. Не учитывают внешние факторы. Стоит учитывать риски, которые могут возникнуть в любой момент. Вы должны быть готовым к тому, что что-то пойдет не так. Поэтому в алгоритме Брайана Трейси есть пункт про изучение сложностей.
6. Дробят простые цели. Действия, которые можно сделать в один шаг, нет смысла раскладывать на более мелкие составляющие. Вы дольше будете заниматься прописыванием действий, чем их реализацией.

Чек-лист: что запомнить про декомпозицию целей

1. Декомпозиция — что это? Простыми словами это можно описать как дробление слишком большой задачи, цели, всего проекта или работы на мелкие задачи, которые помогут добиться нужного результата. То есть декомпозиция это разделение очень сложного дела на простые и понятные маленькие действия.
2. Декомпозиция поможет спланировать работу по сложному проекту. Она помогает понять, какие дела можно делегировать, повышение скорость работы сотрудников. Декомпозиция позволяет распределить ресурсы, расставить приоритеты, уложиться в сроки, сделать командную работу более прозрачной.
3. На самом деле есть несколько способов, как провести декомпозицию: поэтапно, в один шаг, с помощью дерева целей, интеллект-карт, по методу SMART. Цель можно разделить на подзадачи в блокноте, Excel или специализированных сервисах: Miro, Mind Meister, MindOnMap, Gantt Pro, Online Gantt. Здесь удобно делать декомпозировать что угодно, вне зависимости от того, сколько уровней у нашей цели.
4. Как декомпозировать задачу. В первую очередь сформулируйте и подробно опишите цель → перечислите список выгод → составьте список ресурсов для реализации цели → определите время для ее достижения → выпишите риски → соберите данные → составьте список исполнителей → составьте список задач в порядке приоритета → список крупных задач разделите на более мелкие подзадачи.
5. Несколько советов, которые помогут не допускать ошибок. Стоит помнить, что цель должна быть четко обозначена, не стоит дробить на задачи простую цель. Также важно учесть внешние факторы. Еще необходимо назначить ответственного, менять свой план, если не удается достичь основных KPI. Глобальную цель разбивают на этапы, ее части расписывают по мере необходимости.