Треугольник управления проектами: как и зачем использовать

В чем суть треугольника управления проектами

Треугольник управления проектами — это модель тройственной ограниченности. Она означает, что есть три элемента, которые необходимо учесть при планировании и в процессе управления проектом:

1. время
2. стоимость, или бюджет
3. содержание, или масштаб

Это ключевые факторы, которые влияют на качество выполнения задач и успех проекта. Например, вам нужно сделать редизайн упаковки товара. Чтобы спланировать такую работу, необходимо учесть три элемента:

• какое количество времени вы потратите на разработку нового дизайна;
• сколько потребуется денег на оплату работы дизайнеров;
• какие будут требования к содержанию проекта, то есть каким должен быть новый дизайн упаковки, что нужно для его разработки.

{{cta_banner}}

Допустим, менеджер проекта планирует потратить на редизайн месяц, но в процессе становится ясно, что из-за неучтенных задач растет объем работы. Из-за этого сроки выполнения работ увеличиваются на неделю, растут расходы на зарплату дизайнерам.

В таком случае из-за нескольких дополнительных задач нарушается один элемент треугольника — масштаб или содержание. За ним меняются остальные, то есть бюджет и сроки. Если вы собираетесь сохранить треугольник, нужно детально планировать проект и учитывать обстоятельства, влияющие на каждый параметр треугольника.

Треугольник управления проектами позволяет установить все ограничения в сроках выполнения задач, в их стоимости и объеме работ. С помощью правильного и детального планирования проекта управляют этими факторами, чтобы сбалансировать треугольник.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Качество проекта — это дополнительная характеристика, которая является центром треугольника. Одной из целей работы с треугольником является возможность управлять всеми элементами, поддерживая качество проекта. Поэтому иногда такой инструмент называют по-другому — треугольник качества. Если сломать треугольник, качество просочится наружу, то есть из-за разрыва треугольника и дисбаланса трех сторон снижается качество проекта.

Элемент «время»

Время — это одна из вершин или сторон треугольника, которая обозначает общую продолжительность проекта. Когда нужно планировать работу, руководитель проекта должен поставить сроки по задачам, затем длительность самого проекта. Запланированное время работы может меняться из-за внешних и внутренних обстоятельств.

Ошибки проджект-менеджеров и руководителей, которые чаще всего приводят к неправильному расчету времени выполнения работ:

• ставить минимальные сроки выполнения задач, в которые не укладываются сотрудники, из-за чего общая продолжительность проекта затягивается;
  
  
• не учитывать внешние факторы, например, задержку поставки сырья, из-за которой потребуется больше времени на производство товара;
  
  
• не учитывать зависимости между задачами, когда нельзя начинать следующую задачу до завершения предыдущей;
  
  
• неправильно распределять задачи, из-за чего происходит выгорание сотрудников и приходится снижать уровень нагрузки на них;
  
  
• не учитывать кадровые перестановки, увольнения, из-за которых приходится сдвигать дедлайны.

Элемент «стоимость»

Стоимость — это весь бюджет проекта. Чтобы просчитать стоимость проекта, складывают все затраты на выплаты налогов и зарплат, закупку товара, сырья, аренду помещений. Стоимость проекта может значительно меняться из-за внешних аспектов, так как растет курс валют, меняется стоимость товара у поставщиков и т.д.

Ошибки, которые чаще всего влияют на расчет стоимости проекта:

• некорректное планирование бюджета, когда не учитываются все статьи расходов;
• неучтенные риски, внешние аспекты, которые влияют на бюджет;
• рост расходов из-за неправильного планирования объема работы.

Элемент «содержание»

Содержание, объем или масштаб — это требования к проекту, а также задачи, результаты, KPI. Если изменить содержание, изменится стоимость и продолжительность проекта. Допустим, изначально при планировании проекта нужно было разработать сайт, состоящий из пяти разделов. Потом решили добавить еще три раздела, то есть изменили одну сторону треугольника — содержание проекта. Из-за этого срок выполнения работ и их стоимость выросла, то есть нужна корректировка треугольника — двух других его сторон.

Ошибки, которые чаще всего приводят к изменению содержания проекта:

• увеличение объема, то есть масштаба проекта, и появление дополнительных функций;
• дополнительная работа, правки, которые не учли при планировании.

Взаимосвязи треугольника управления проектами

Все элементы треугольника зависят друг от друга. Взаимосвязи между ними бывают двух разновидностей:

1. Прямая пропорциональность. В этом случае из-за увеличения одной вершины треугольника увеличивается другая. Например, если увеличивается содержание или объем проекта, растет его стоимость или сроки. Допустим, решили добавить новые функции в сервис, на их разработку нужно выделить дополнительное время и деньги.
   ‍
2. Обратная пропорциональность. В таком случае если уменьшить одну из сторон треугольника, приходится увеличивать другую. Допустим, нужно сократить срок выполнения проекта. Чтобы треугольник сошелся, придется изменить один из двух других элементов управления проектом. Например, увеличить бюджет, так как нужно нанять дополнительных сотрудников, чтобы быстрее выполнить задачи.
   

Зачем использовать треугольник управления проектами

Проектный треугольник позволяет отследить взаимосвязь между объемом, сроками, стоимостью проекта. С его помощью можно найти баланс главных характеристик, чтобы получить требуемый результат без потери качества. Представьте, что вы планируете работу над запуском аккаунтов компании в социальных сетях. Вы хотите оставаться в рамках бюджета — 100 000 ₽. Остальные параметры — сроки проекта, объем — приходится подстраивать под стоимость.

Если бы вы могли увеличить сумму затрат, можно было бы быстро запустить аккаунты, заполнить их контентом, подключить рекламу. Но бюджет строго ограничен, поэтому увеличивают другие стороны треугольника. В нашем примере растягивают сроки, чтобы не увеличивать бюджет. Содержание проекта также подстраивают под бюджет: в аккаунтах планируют публиковать посты и сторис, так как для этого достаточно нанять одного специалиста. В таком случае не придется тратить деньги на закупку оборудования для съемки видеороликов.

Таким образом, треугольник проекта всегда помогает выбирать оптимальный вектор развития компании, распределять ресурсы в зависимости от исходных данных. Проектный треугольник — это инструмент, который помогает не просто планировать работу, а управлять ограничениями и рисками на проекте.

Для любого проекта составляют определенный набор требований, по которому вы сможете контролировать результат. Например, приложение для доставки продуктов должно быть удобным для пользователей, а для этого важно тщательно продумать интерфейс приложения. Для разработки приложения для доставки продуктов и тестирования интерфейса нужны деньги и время.

Поэтому руководители или менеджеры проектов могут определить задачи, прописать сроки и расходы, стратегии управления проектом, чтобы донести информацию об ограничениях до заказчика. Это позволит оценить, какие ресурсы нужны для работы, как на них можно влиять, меняя характеристики треугольника.

Как использовать проектный треугольник в Agile, Waterfall

Проектный треугольник часто используют и в классической методике Waterfall, и в гибких методологиях управления проектами, например, Agile, Scrum, Kanban или Six Sigma.

В методике Waterfall детально планируют реализацию проекта:

• описывают все задачи проекта от первого до последнего этапа;
• назначают исполнителей на каждом этапе;
• ставят сроки;
• описывают, каким должен быть результат на каждом этапе работы, какие нужны ресурсы;
• оценивают бюджет каждого этапа.

В этом случае стороны треугольника жестко зафиксированы, из-за этого его также называют железным. Железный треугольник означает, что ни один из аспектов треугольника нельзя менять. Например, есть ограниченный бюджет, план проекта и сроки, это нельзя изменить.

Гибкие методологии управления проектами отличаются тем, что план работ можно менять, поэтому и треугольник получается более гибким. Допустим, компания разрабатывает мобильное приложение, использует методику Agile — управление проектами на основе спринтов.

Разработчики составляют список задач — бэклог, но сами задачи могут менять местами. Работу выполняют спринтами:

• разработали одну функцию → протестировали → запустили;
• разработали вторую функцию → протестировали → запустили;
• разработали третью функцию → протестировали → запустили.

Поэтому на Agile проектах сроки и бюджет планируют сразу, а содержание — поэтапно, то есть составляют список задач, требований и результатов в каждый спринт. В Agile классический треугольник не работает, здесь используют золотой треугольник. Его называют золотым, потому что этот метод предполагает возможность идти на компромиссы, чтобы не страдало качество и производительность проекта.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как управлять проектным треугольником

Есть три способа управлять треугольником:

1. Проводить анализ. Изучать, что необходимо для реализации проекта, какие факторы влияют на три стороны треугольника.
   ‍
2. Рассказывать про ограничения треугольника. Заказчик и все заинтересованные стороны должны знать про ограничения проекта, поэтому нужно говорить им о том, как сокращение сроков или бюджета влияют на содержание проекта.
   ‍
3. Контролировать проект. В процессе работы нужно отслеживать, как двигается работа, следить за дедлайнами, бюджетом и объемом проекта. Для этого удобно использовать дорожные карты — схемы для визуализации этапов работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Дорожная карта показывает ход выполнения задач, ответственных, сроки. С ее помощью удобно контролировать, удается ли вовремя выполнять задачи, укладываться в бюджет, достигать поставленных целей. Дорожную карту можно построить с помощью сервисов Kaiten или GanntPro.

Также проектным треугольником управляют, влияя на каждую сторону треугольника. Для управления сроками нужно:

1. Выполнить декомпозицию проекта. Для этого делят большую цель на маленькие задачи, прописывают план работы над проектом. Чем более детальным будет план, тем больше вероятность учесть все риски и сложности, что помогает уложиться в сроки.
   
   
2. Определить все ресурсы, необходимые для выполнения работы. Это также позволяет понимать, какие трудности могут возникнуть в процессе работы и оценить, если необходимо больше ресурсов.
   
   
3. Распределить задачи в порядке приоритета, чтобы выполнить в первую очередь самые срочные. Или контролировать те задачи, от которых зависит продолжительность проекта — так называемый критический путь проекта.
   
   
4. Использовать инструменты управления проектами, например, канбан-доски, дорожные карты, диаграммы Ганта.
   
   
5. Проводить мониторинг процесса работы, чтобы вовремя замечать, если что-то идет не так и есть риск того, что придется сдвигать сроки.

Для управления стоимостью проекта:

1. Обозначают все статьи расходов до начала проекта.
2. Исследуют возможности сокращения расходов.
3. Разрабатывают финансовый план, детализируют расходы по каждой задаче, распределяют деньги в порядке приоритетности.
4. Выполняют мониторинг проекта, чтобы постоянно контролировать затраты.

Для управления содержанием или объемом проекта:

1. Прописывают стандарты качества, чтобы обозначить ожидания от результатов. Для этого заполняют технические задания, брифы.
2. Ставят цели проекта, KPI, назначают ответственных для каждой задачи.
3. Проводят постоянное обучение команды.
4. Контролируют результаты по каждой задаче, проверяют KPI в процессе работы.

Примеры проектных треугольников

Строительная сфера

Давайте разберем действие треугольника на примере строительной компании. Допустим, компания строит дома из бруса. На строительство одного дома уходит 3 месяца, бюджет стандартного дома — 5 миллионов рублей. Если руководитель хочет сократить сроки работ, ему придется увеличить бюджет или уменьшить объем работ.

Так как для изменения одной из вершин треугольника нужно менять и остальные. Это можно сделать путем увеличения штата сотрудников, что отразится на бюджете. Или убрать часть работ, например, установку перил и водосточной системы.

Разработка веб-сервиса

Компания разрабатывает программное обеспечение: мобильное приложение для доставки продуктов. Заказчик устанавливает срок — 4 месяца, при бюджете в 1 миллион рублей. Команда разработчиков изучает техническое задание, разрабатывает план работ, определяет срок, бюджет.

Проведя разбивку треугольника, становится ясно: чтобы завершить проект к нужной дате, необходимо увеличить бюджет, так как нужно задействовать больше людей, поэтому такая работа будет стоить на 500 000 рублей больше. Есть и другие варианты: должны быть увеличены сроки работы над продуктом на 1 месяц или нужно сократить содержание проекта, то есть убрать часть функций.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Запуск магазина

Предприниматель собирается открывать магазин. Очень важно, чтобы через 1 месяц магазин начал работу. При этом бюджет ограничен — 100 000 рублей на ремонт и столько же на покупку мебели. Так как бюджет ограничен, предпринимателю приходится делать ремонт своими силами.

Он составляет план работ, пишет список материалов, инструментов, мебели. Чтобы сбалансировать стороны треугольника, предпринимателю приходится жертвовать другими переменными — содержанием и качеством. То есть просто покрасить стены, но не штукатурить их, купить б/у мебель вместо новой. Таким образом треугольник помогает управлять бюджетом и сроками.

Подытожим: что такое проектный треугольник

1. Треугольник управления проектами — это три ограничения, которые важно учесть при планировании и в процессе работы над проектом: стоимость и время, содержание или масштаб. Треугольник показывает зависимости между этими тремя ограничениями. Они важны, так как влияют на качество реализации проекта.
   ‍
2. Все три параметра треугольника зависят друг от друга. Взаимосвязи бывают двух типов: прямая и обратная пропорциональность. В случае прямой пропорциональности из-за увеличения одной вершины треугольника увеличивается другая. При обратной пропорциональности из-за увеличения одной стороны приходится сокращать одну или несколько других, чтобы треугольник сошелся.
   ‍
3. С помощью проектного управления проджект-менеджеры (project-managers) могут установить взаимосвязи между сроками, стоимостью и объемом проекта. Это значит, что с помощью этой модели находят баланс среди трех характеристик проекта. Это необходимо для контроля результата без потери качества.
   ‍
4. Как треугольник влияет на планирование и реализацию задач: он может помочь управлять ограничениями и рисками. Это инструмент, который применяют руководители проектов и менеджеры. Его используют, чтобы понять, как изменение одной характеристики повлияет на остальные, находить возможные проблемы в реализации задач и доносить информацию до всех заинтересованных лиц: руководителей, клиентов, исполнителей.