Команда проекта: собираем Dream Team

Время прочтения: мин.

Что такое команда проекта? Это группа людей, объединенных общей задачей в виде выполнения большой совместной работы. Понятие может показаться очевидным, но здесь важную роль играют методы и инструменты управления рисками. Если коллектив не реализует цель, то понесет убытки, что недопустимо в рамках бизнеса.

Суть эффективного управления командой проекта

Главная задача руководителя проекта в части производительности — сформировать условия эффективной работы команды проекта. Что это значит:

у работы есть четкие цели и спланированные этапы со сроками;
задачи распределены равномерно, в наличии все необходимые ресурсы;
управление командой проекта требует минимум затрат, каждый точно понимает свою роль;
коллектив мотивирован, работает на результат;
конфликты разрешаются мирно, внутри группы дружественная атмосфера.

Подобные группы имеют больше шансов достичь успеха при общих с конкурентами исходных данных. Да, в зависимости от масштабов проекта необходимо прикладывать разные усилия, но общие принципы одинаковы и для корпораций, и для гаражных стартапов.

Малоопытные предприниматели не всегда понимают, почему менеджер должен знать управленческие правила. Ведь для конкретного проекта можно собрать спецов, дать им задание и просто ждать результата — они же профессиональные работники, точно разберутся.

Иногда действительно так происходит, но тогда все организационные функции ложатся на плечи исполнителей. Если у них нет навыка самоорганизации, то в итоге срываются сроки, цели не достигаются, а компания терпит убытки. А если навык есть, они тратят свое время не на выполнение задач, а на организацию процессов.

У руководителя команды есть ряд стандартных, но важных задач:‍

1. Повышение продуктивности. Деятельность команды может состоять из сотен тонкостей и преград, в том числе — психологических. Руководитель проекта может полностью их устранить, «зарядив» команду на результат. Это одна из важнейших задач любого лидера — вдохновлять и мотивировать команду.‍

2. Сплоченность коллектива. Вне зависимости от сложности проекта и длительности, важно прививать команде ценности открытости и взаимопомощи. Важно, чтобы люди не строили вокруг себя стен и шли друг другу навстречу. Составьте список ценностей команды перед началом работы и соберите обратную связь со всех участников. Подробнее про сплочение команды читайте его здесь.‍

3. Распределение нагрузки. Руководитель проекта помогает распределять ресурсы в команде. Участники команды будут работать эффективнее, если на работе нет завалов и проблем с нагрузкой.

В книгах по организационной структуре проекта встречаются ассоциации коллектива с живым существом. Чтобы организм чувствовал себя хорошо, ему нужны одновременно и уход, и тренировки. Люди, которые точно знают основные цели проекта и роли каждого «винтика», получают удовлетворение от работы и не чувствуют давления, способны ставить рекорды продуктивности ежемесячно.

Структура команды проекта и роли участников

Члены проектной команды — это группа, которая объединена общей целью, но каждый отдельный участник проекта может выполнять совершенно уникальные функции. Ведь циклы проекта сильно отличаются друг от друга — согласование, юридическое оформление, дизайн, переговоры с подрядчиками, лабораторные испытания и т.д.

Между членами команды необходимо построить «мосты» — здесь и выходит на сцену талант руководителя.

Вне зависимости от размера и сложности проекта, команда не работает без четырех ключевых персонажей:

1. Заказчик

Устанавливает форму результата и принимает его в конце. Другие участники команды являются по отношению к заказчику исполнителями.

2. Проджект-менеджер

Или проект-менеджер, менеджер проекта — как угодно. Связующее звено между заказчиком и остальными членами группы в команде. По сути, руководитель. Он распределяет роли, решает конфликты, передает требования клиента. Планирование проекта осуществляет тоже менеджер.

3. Бизнес-аналитик

Не всегда в составе команды проекта присутствует отдельный бизнес-аналитик. Иногда его роль выполняет проджект-менеджер, или бизнес-задачи делятся между несколькими специалистами. Вспомним Стива Джобса, который на заре Apple был и бизнес-аналитиком, и руководителем, и исполнителем в одном лице. Аналитики проекта оценивают конкурентов, сильные и слабые стороны собственного продукта, ситуацию на рынке и т.д.

4. Исполнители

Например, дизайнеры, копирайтеры, специалисты по разработке, маркетологи — это все исполнители. Реализация проекта и достижение цели напрямую зависят от слаженных действий команды «в поле».

Иногда в команде проекта есть тестировщики и менеджеры по качеству — они проверяют результаты работы исполнителей и, если что-то не так, возвращают на доработку.

Состав бывает:

Постоянным. Ключевые члены команды входят, как правило, в постоянный состав — это ядро компании, отвечающее за реализацию наиболее значимой части поступающих задач проекта. Сюда относят руководителей отделов, ведущих экспертов, инженеров высшей категории и т.д.

Временным. Временные члены проектной команды могут быть наняты под конкретный заказ на короткий срок.

Если в компании есть оба типа персонала, то такой коллектив называют смешанным. Баланс в одной команде должен поддерживать проджект-менеджер. О том, как управлять удаленной командой, мы писали в другой статье.

Формирование команды проекта: полезные советы

На этапе формирования команды каждый руководитель решает, какого стиля он будет придерживаться:

авторитарный режим, когда не допускается ни шаг в сторону от намеченных планов;
методика менторства, где пути достижения тоже обозначены, но лидер больше мотивирует сотрудников, а не просто раздает приказы;
стратегия делегирования, когда задачи по управлению бизнес-проектом почти целиком передаются подчиненным, при этом руководитель отвечает только за общее направление развития и менеджмент.

В целом, каждый вариант эффективен — подбор зависит от специфики проекта. Создание проектной команды — основа. Задача не решится без человеческих усилий. Поэтому даем несколько полезных советов:

Разбивайте на части

Чтобы команда успешно реализовала поставленную цель, выстраивайте поэтапный подход. Даже грандиозное строительство гидроэлектростанции становится вполне реализуемым, когда есть подробный план, в каком порядке и как заливаются бетонные блоки.

Организуйте место для общения

Потоки документов и данных по ходу выполнения поставленных задач должны двигаться без задержек и искажений. И чем меньше каналов связи, тем проще будет работать. Для проектной работы хорошо подойдет корпоративный мессенджер — команда легко сфокусируется на работе.

Создайте нужные чаты

Не стоит все вопросы обсуждать в одном чате — это создает хаос в обсуждениях и усложняет работу над проектом. Распределите все ключевые процессы и отделы по чатам, чтобы создать легкую навигацию. Например, это могут сделать такие чаты:

Стратегия — для обсуждения общей стратегии команды;
Work чат — чат, где все приветствуют друг друга в начале рабочего дня и отписываются по завершению;
Приемная дизайна — чат, куда все в едином формате отравляют задачи для дизайнеров;
Отчеты — общий чат для отчетности;
Цель – [название] — чат для работы над конкретной целью в рамках проекта;
Тестирование iOS — для тестов отдела iOS, и т.д.

Установите правила

Закрепите режим общения (например, с 9:00 до 22:00), введите стандарт отчетов, порядок начала дня и завершения. Общепринятые форматы и правила помогают членам команды быстро понимать друг друга и не нагружать мозг в рабочем потоке. Прочитайте нашу статью с правилами корпоративных чатов.

Не берите на себя слишком много

Успех формирования проектной команды зависит во многом от умения руководителя делегировать задачи и доверять подчиненным.

Установите точки контроля

Не нужно уходить в микроменеджмент и контролировать каждый шаг команды. Достаточно установить точки для синхронизации — например, по закрытию задачи, готовности макетов и т.д.

Проявляйте терпение

Руководитель, вне зависимости от важности итогов проекта, должен обладать гибкостью. Не всегда работа идет по плану: лучшим решением в таком случае станет не наказание, а поддержка и мотивация.

Обращайте внимание на soft skills

Технические знания и профессионализм играют важную роль, но нельзя забывать о навыках работы в коллективе. Если человек ведет себя токсично, не считается с интересами других или сторонится совместной работы, это отрицательно скажется на сплоченности команды. Открытые, позитивное мыслящие люди помогают команде двигаться вперед. Иногда они ценнее даже самого крутого специалиста, не умеющего вести диалог с другими.

От теории к практике

Неважно, кто является заказчиком проекта — физическое или юридическое лицо, какие стратегические вопросы приходится решать в процессе, какое количество людей в коллективе. Рассмотрим следующие практические советы — в помощь руководителю на любом уровне:

Внедрите правило ежедневной отчетности

Человеку свойственно лениться. Многие рассуждают так: зачем тратить силы сегодня, если дедлайн только на следующей неделе. В итоге нагрузка распределяется неравномерно, страдают и сроки проекта, и качество. Но когда есть правило ежедневных отчетов, появляется мотивация, и член команды активнее берет ответственность за свои задачи.

Проводите дейли встречи

Это краткие технические совещания в начале рабочего дня, синхронизирующие команду. Выполнением проекта группа будет заниматься куда продуктивнее, если знает ТЗ, сроки, последние изменения. В этой среде хорошо подходит техника Scrum.

Давайте положительную обратную связь

Иначе говоря — хвалите. Наличие обратной связи культивирует общую вовлеченность — каждый член команды чувствует себя замеченным и важным.

Распишите риски

Составьте список слабых мест вашего плана: цели труднодостижимы из-за коротких сроков, внутри команды проекта есть слабые звенья с низкой квалификацией, объемы ресурсов ограничены, поэтому важно экономить и т.д. Когда проблемы перед глазами, легче сформировать «план Б» на случай неудачи.

Составляйте понятную стратегию по цели

Во-первых, они должны правильно формулироваться — на понятном всем языке, чтобы команда не задавала лишних вопросов. Когда стратегия находится в открытом доступе и обновляется каждый день, команде проще планировать задачи и ресурсы, а руководителям — отслеживать прогресс и продумывать риски.

Во-вторых, возьмите за правило публиковать отчеты по достигнутым результатам с упоминанием всех, кто участвовал в проекте. Это полезно для мотивации и осознания, какой путь уже пройден. Можно сделать это в общем чате корпоративного мессенджера.

В управлении проектами хорошо помогает визуализация — это упомянутый выше способ организации Scrum, а также Kanban-доски, диаграммы Ганта, тайм-трекеры и т.д. Главное, чтобы план не был перенасыщенным и слишком сложным, не путал людей в обязанностях.

Отрабатывайте ошибки

Даже при отлаженной и эффективной работе команды остается шанс на поражение. Учитесь на просчетах, не игнорируйте их. Почитайте про цикл Деминга, чтобы понять эту философию лучше. Полезно вносить все кейсы с ошибками в отдельный гайд с популярными ошибками. Это поможет команде учиться на ошибках и не повторять их вновь.

Управляйте конфликтами

Вражда между сотрудниками — страшный сон бизнесмена. В то же время, продуктивные конфликты помогают команде развиваться — не умалчивать, не проходить мимо, высказывать свое мнение. Объясните команде, как вести спокойную аргументированную дискуссию, как использовать критическое мышление.

Если конфликт уже вышел из-под контроля, не стоит силой подавлять его — помогите членам команды разобраться в ситуации и найти решение. Извлеките уроки из конфликта, соберите обратную связь с участников:

Что стало отправной точкой конфликта?
Как я повлиял на его развитие?
Что мне можно было сделать, чтобы конфликт не развился?

Заключение

Подведем итоги:

1. Умелая организация команды — ключевой навык руководителя. В таком коллективе повышаются продуктивность и ответственность, снижается текучка кадров, лучше адаптируются новые сотрудники, а у старых появляется возможность реализовать потенциал.

2. У каждого проекта есть свой строго определенный состав участников, но в большинстве случаев в процессе участвуют заказчик, менеджер проектов, бизнес-аналитик и исполнители. В расширенной версии списка появляются эксперты по качеству и тестированию.

3. Состав бывает постоянным, временным и смешанным. Руководитель может управлять системой через строгую авторитарную иерархию, менторство или делегирование. Есть еще один вариант — поддержка, когда лидер только указывает цель, а исполнители проявляют творчество на пути к ней.

4. Чтобы построить рабочую систему, необходимо делить задачи команды на части, уметь делегировать, вовремя давать обратную связь, проявлять терпение, учиться на ошибках и решать конфликты еще на стадии их зарождения.

5. Полезные инструменты в управлении командой — ежедневные отчеты, дейли встречи, контроль рисков проекта и визуализация целей. Важно не забывать про качество коммуникации между сотрудниками, так как результат проекта во многом зависит от скорости передачи информации и принятия решений.