Жизненный цикл проекта: как его пройти, ничего не упустив

Этапы жизненного цикла проекта

Рассмотрим основные фазы жизненного цикла проекта и их значение.

Инициация проекта

Первый этап жизненного цикла, на котором обсуждаются идея проекта, цели и задачи. На этом этапе:

• проводят исследования;
• определяют ресурсы и примерный бюджет;
• рассчитывают экономическую и финансовую целесообразность;
• продумывают преимущества и выгоды от проекта;
• просчитывают и взвешивают риски;
• учитывают требования заинтересованных лиц (заказчиков или партнеров);
• предполагают, какой будет объем работ и сроки проекта;
• назначают ответственных.

В результате на фазе инициации происходит либо запуск проекта в работу, либо отказ от него.

Если принимается решение о реализации, то инициативная команда составляет устав проекта или соглашение. В нем фиксируют цели проекта, концепцию, миссию, риски и другие аспекты проекта, перечисленные выше. Благодаря уставу члены команды осознают, для чего работают в глобальном смысле. После завершения проекта, опираясь на устав, удобно сравнить итоги и оценить результат.

Значение этапа

Несмотря на то, что эта часть проекта требует наименьших усилий в контексте всего жизненного цикла, от нее зависит старт и существование проекта в целом.

Для успешного развития проекта важно:

• Правильно сформулировать цели и задачи проекта. Для этого подходит система SMART, о которой расскажем далее.
• Поставить понятные сроки и верно рассчитать объем работ. Вносить коррективы можно, но все же проект не должен постоянно увеличиваться. От этого зависит сумма затрат и расходование ресурсов любого проекта.
• Предположить все возможные риски и форс-мажоры. Нужно подумать, стоят ли они того. Если что-то во время проекта пойдет не так, вы должны быть к этому готовы. В начале проекта в работу и процессы изменения вносить легче всего.

Этап планирования

Предыдущая фаза жизненного цикла – это суть проекта, общие положения, обоснование его необходимости. На этапе планирования нужно как можно детальнее и понятнее расписать все шаги по реализации проекта.

Для успеха проекта на этапе планирования важно предпринять следующие действия:

1. Руководством проекта должна быть составлена дорожная карта, то есть пошаговая и подробная инструкция и путь к главной цели.
2. Разбить глобальные цели и задачи на более мелкие, то есть декомпозировать их.
3. Собрать участников проекта, то есть подобрать необходимых специалистов, исполнителей. Каждый должен четко понимать, за что он отвечает. Поэтому нужно закрепить за всеми свои задачи и адекватно оценить уровень нагрузки.
4. Определить конкретные сроки по разным задачам.
5. Рассчитать бюджет и риски. Фаза планирования позволяет подробно просчитать бюджет, распределить ресурсы и минимизировать риски по каждой задаче.

Доступ к плану проекта с прописанными ролями и сроками должен быть у всех участников команды. Понимание, кто и за что отвечает, будет не только у менеджера проекта, но и у всего коллектива.

Значение этапа

Не очень опытные команды иногда пропускают этап планирования и не составляют детальный план проекта. Будто и так все понятно.

Но разработка планирования – важная ступень, на нее опирается следующая фаза – фаза реализации. Без плана команде будет сложно решить какую-либо задачу, отслеживать прогресс. План является ориентиром команды проекта.

Если проект готовится для клиента компании, то для него тоже будет полезно создать и представить план, где прописаны конкретные этапы работы над заказом. Такой документ способствует общему пониманию задач и прозрачному сотрудничеству.

Этап исполнения

Самый трудоемкий этап жизненного цикла. На этот период приходится пик деятельности всей команды и траты ресурсов. В процессе выполнения задач менеджер отслеживает сроки, расходование бюджета, согласовывает выполненные задачи.

В ходе выполнения работ команда подводит промежуточные результаты, проводит короткие совещания, следит за прогрессом. При этом коллектив должен быть сплоченным и мотивированным. Ясная и прозрачная коммуникация поможет сплотить команду и позволит более оперативно решать задачи.

Такое общение можно организовать, установив для работы команды корпоративный мессенджер. Например, в Compass под каждый проект можно создавать отдельный чат. Это позволяет структурировать работу и не путаться в задачах.

{{Попробовать Compass}}

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Слаженное взаимодействие – один из факторов эффективности команды.

Значение этапа

Здесь могут возникнуть неожиданные проблемы, и можно вернуться на фазу планирования, чтобы скорректировать дальнейшие действия. Но управление изменениями не должно касаться глобальной цели проекта или миссии. В противном случае проект подвергнется серьезному пересмотру и трате еще больших ресурсов.

Например, на стадии реализации выяснилось, что один сотрудник не справляется с разработкой сайта в срок. Менеджер проекта, ориентируясь на план, может либо скорректировать сроки, либо отправить на подмогу сотруднику коллегу.

Этап контроля и мониторинга

Важнейшие этапы жизненного цикла, которые проходят одновременно – исполнение и контроль. Контроль выполнения позволяет не пропустить возможные проблемы и вовремя обратить внимание на внештатную ситуацию или быстро найти ошибку.

Значение этапа

Данная фаза подразумевает управление командой, корректировку задач, контроль исполнения задач. Руководителю сложно держать полную картину в голове, поэтому удобно использовать специальные инструменты для управления проектом. Далее приведем примеры способов, которые можно использовать на разных стадиях.

Этап завершения

Завершение работ – это фаза жизненного цикла, на которой продукт уже готов, и надо оценить успешность проекта, провести учет и подготовить закрывающую документацию.

Завершить проект не всегда значит с ним попрощаться. Например, компания разработала сайт, передала клиенту и дальше с сайтом начинает работать служба поддержки. То есть работа в рамках проектного сотрудничества заканчивается, но продолжается и проводится в другом виде. Например, стороны заключают договор на оказание услуг.

Значение этапа

После завершения каждого проекта важно подвести итоги, провести оценку результатов работы и сделать выводы на будущее. Руководство проекта отвечает на такие вопросы:

• как проект проходил через различные фазы?
• в соответствии с уставом проекта удалось ли достичь целей?
• насколько эффективна была работа команды?
• как были соблюдены сроки работы и бюджет?
• какие были ошибки в управлении и как их избежать?

На фазе завершения с командой следует обсудить:

• какие были трудности в процессе выполнения проекта?
• что предпринять, чтобы в следующем проекте не допустить проблемы?

На этой стадии важно не только учесть минусы, но и отметить плюсы. Получение похвалы и бережной обратной связи дает команде стимул и заряд на будущее.

Методологии управления проектами

В момент начала работы над проектом, необходимо определить, какие модели управления следует использовать. Рассмотрим две наиболее популярные.

Waterfall (вотерфол)

С английского «водопад» – каскадная модель. Структура жизненного цикла проекта представляет собой лестницу или последовательное выполнение задач. То есть команда переходит от одной фазы к другой только после завершения предыдущей. Это относится ко всем процессам внутри цикла. Задачи не меняют, продукт разрабатывают постепенно.

Метод удобен и логичен, но подходит только для процессов управления проектом с четкой и простой системой. Например, для небольших команд, которые работают в одной и той же нише – специализируются на разработке сайтов для интернет-магазинов.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Agile (аджайл)

Метод Agile часто используют компании в области IT. Это итеративная модель – команда создает продукт итерациями, то есть повторяет шаги. Количество итераций не ограничено.

Модель предполагает гибкость процессов управления и включает в себя несколько конкретных техник, таких как Scrum или Kanban (о них в следующем разделе).

Один из важных принципов системы – гибкость – подразумевает, что в процессе выполнения задач, команда может изменять их, исправлять ошибки во время работы, постоянно дорабатывать продукт.

Например, такой подход актуален при разработке приложения. Команда делает релиз «сырого» продукта, исправляет его, добавляет новые функции, получает отзывы пользователей и выпускает обновление. И снова готовится к запуску следующей версии приложения.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Инструменты для эффективного управления проектами

Для успешной реализации проекта на разных этапах жизненного цикла лучше применять специальные инструменты и способы, которые облегчают работу менеджера и команды.

Метод SMART

На фазе инициации бизнес-проекта важно правильно поставить цель. Для этого подходит известная методика SMART.

Расшифруем аббревиатуру, цель проекта:

• Specific – конкретная.
• Measurable – измеримая.
• Achievable – достижимая.
• Relevant – актуальная.
• Time bound – ограниченная по времени.

Цель – завести канал компании в соцсети – по SMART звучит так: завести канал компании и к 1 сентября 2024 года набрать 5000 подписчиков.

SWOT – анализ

При обсуждении концепции проекта важно обсудить его целесообразность. Здесь удобно применить SWOT-анализ. Нужно оценивать проект, используя четыре критерия:

• Strengths – сильные стороны.
• Weaknesses – слабые стороны.
• Opportunities – возможности.
• Threats – угрозы.

Изучите и оцените жизнеспособность проекта с помощью анализа и посмотрите, как использовать возможности и сильные стороны, а также нивелировать слабые стороны и снизить вероятность угроз.

Матрица RACI

Для распределения обязанностей в процессе планирования проекта применяется матрица RACI. Способ нужен для того, чтобы каждый участник понимал свою зону ответственности и задачи не были размыты.

RACI тоже аббревиатура, она означает, что в коллективе должны быть сотрудники со следующими ролями:

• Responsible – ответственный.
• Accountable – утверждающий.
• Consulted – консультирующий.
• Informed – информируемый.

Использование инструмента полезно для обеспечения полноценной и гармоничной работы команды. Когда в коллективе есть люди всех четырех категорий, то каждый обладает необходимой информацией о ходе проекта. Вся команда становится более стрессоустойчивой во время возможной внештатной ситуации.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта используется для управления и контроля за проектами. Работать с ней можно уже на стадии планирования и организации работы команды.

Это график выполнения задач. По горизонтальной оси – задачи, по вертикальной – временная шкала. Также указываются дополнительные элементы: ответственные, зависимости.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Инструмент подходит, если структура жизненного цикла каскадная, задачи и условия не меняются.

Scrum

Scrum – подход к управлению проектами в методологии Agile. Один из главных терминов подхода – спринт.

Спринт – короткий цикл на этапе выполнения проекта, длящийся 1-4 недели. Во время спринта команда решает одну или несколько задач. Итог спринта – продукт с определенными функциями.

После выполнения поставленных задач по результатам спринта задачи и цели проекта могут меняться.

Kanban

Другой способ управления проектами – Kanban, в его основе тоже лежит система Agile. Проект представляет собой канбан-доску с колонками, где расписаны задачи.

Эта визуальная техника – вся команда видит, что находится в работе, какие задачи завершены и предстоят.

Для руководства и управления проектами Канбан полезен благодаря наглядности протекающих процессов и адаптивности к возможным изменениям.

Жизненный цикл проекта на примере запуска блога

Компания X решает запустить собственное медиа и обращается в диджитал агентство Y.

Инициация

Y начинают этап инициации проекта: проводят исследования, применяют SWOT-анализ, узнают у клиента примерный бюджет и примеряют его для реализации проекта по запуску медиа.

По результатам этой фазы стало понятно, что бюджет и ресурсы X не позволяют запустить проект такого масштаба. Было принято решение от него отказаться.

Но Y предлагают X запустить блог компании, что требует меньше вложений, но принесет гораздо больше пользы. Y формулируют SMART-цель, в которой ставят дедлайн, планируют применить SEO-оптимизацию и увеличить трафик на сайт.

Общие положения и договоренности фиксируются в уставе. Начинается следующий этап.

Планирование

На стадии планирования формируют команду проекта. В нее приглашают редакторов, авторов, SEO-специалистов, разработчиков, дизайнеров. Руководитель проекта распределяет роли в команде, используя матрицу RACI.

Составляется детальный план, определяются контрольные точки.

Исполнение

Руководитель выбирает систему Agile, так как в процессе реализации проекта постоянно корректируются задачи. Одну тему добавляют, другую убирают.

Контроль

Руководитель контролирует проект, используя технику Канбан и специальный сервис (это может быть Trello или Kaiten).

Для оперативного решения задач команда общается в корпоративном мессенджере.

Завершение

Завершающая фаза в этом проекте – это достижение цели, указанной в уставе. То есть запущен блог, он достиг определенных показателей, результатов. У этого проекта нет четкого окончания, работа и выпуск статей продолжается.

Итоги

Жизненный цикл проекта – это последовательность этапов реализации любого проекта. Он состоит из пяти фаз: инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение.

Коротко о задачах на этапах:

• инициация – подготовка проекта, определение концепции, формирование цели;
• планирование – создание детального плана, назначение исполнителей;
• исполнение – реализация проекта;
• контроль – мониторинг реализации проекта с использованием техник менеджмента;
• завершение – итоговый отчет о результатах, оценка эффективности.

Деление на этапы жизненного цикла способствует пониманию значения каждого этапа. Пропуск одного из этапов ставит под угрозу весь проект.

Несмотря на то, что любой проект проходит одинаковые фазы, руководители могут использовать разные модели жизненного цикла и подходы к управлению. Какую модель выбрать будет зависеть от специфики проекта.

Модель Waterfall лучше подходит для проектов с четкой системой и отработанными процессами. Методология Agile хорошо ложится на проекты, подверженные изменениям, где нужно быстро получить результат. Например, на разработку приложений.

Чтобы облегчить прохождение этапов жизненного цикла, полезно использовать специальные инструменты для управления проектами.