Срыв сроков проекта: причины и решения этой проблемы

Время прочтения: мин.

На этапе планирования проекта кажется, что все сроки идеально выверены и каждую задачу получится сделать вовремя. Но в процессе работы появляются трудности: сначала сдвинули дедлайн по одной задаче, затем по другой.

Времени на выполнение последних задач уже не остается и приходится выбирать: то ли сдвигать срок сдачи проекта, то ли пожертвовать качеством, но выполнить работу вовремя.

Разбираем причины срыва сроков и методы, которые помогут избежать распространенных ошибок при планировании и реализации проекта.

Причина №1: отсутствие прозрачной коммуникации команды

Работа над проектом разделена на этапы, которые выполняют разные люди. Бывает так, что команды, которые выполняют разные задачи, не синхронизированы между собой. Поэтому сотрудники не знают о дедлайнах друг друга, что мешает сдавать работу вовремя.

Допустим, нужно сделать презентацию продукта. Сначала нужно выстроить структуру презентации, затем написать текст и в конце разработать дизайн. За каждую задачу отвечают разные исполнители.

Руководитель составил структуру презентации и закрыл задачу в таск-трекере. Он думает, что копирайтер, который составляет текст, увидел это и приступил к своей части. Но копирайтер пропустил уведомление и не начал работу вовремя.

Из-за таких ошибок в общении приходится сдвигать дедлайны по задачам или выполнять работу в сжатые сроки.

Решение проблемы

Необходимо выстроить прозрачное взаимодействие сотрудников на каждом этапе работы. Для этого выполните 3 шага:

1. Назначьте ответственного. Выберите сотрудника, который будет контролировать реализацию проекта. Обычно для этого назначают менеджера проекта. Он ставит задачи и следит за сроками, принимает работу у исполнителя и передает ее следующему сотруднику.

2. Проработайте структуру отчетов. Создайте систему отчетов, чтобы менеджеру проектов и исполнителям было проще следить за сроками. Отчеты можно оформить в виде чек-листов со списком задач и датами их выполнения.

Система отчетов работает так: менеджер проекта присылает в командный чат чек-лист с этапами и сроками → по мере выполнения работы исполнители отправляют в чат отчет, в котором отмечен прогресс по задачам. Это упрощает контроль выполнения проекта.

3. Проводите собрания, чтобы получить информацию о рисках и сроках. Менеджер не может проконтролировать все риски только при помощи отчетов. Нужно проводить встречи, на которых сотрудники могут детально обсудить, как продвигается выполнение работ.

Причина №2: не учтены потери времени при согласовании задач

Промежуточные результаты работы, как правило, нужно согласовывать с заказчиком проекта. Без этого финальный результат может получиться не таким, какой нужен. Поэтому придется вносить правки в проект, то есть тратить на задачу дополнительное время.

Без согласований обойтись нельзя, а с ними выполнение задач затягивается. Сотрудникам приходится ждать обратную связь, иногда даже слишком долго.

К проблемам с согласованием могут привести два обстоятельства:

1. Не установлены сроки согласования. Сотрудник отправляет задачу руководителю на проверку. Сотрудник ожидает, что руководитель успеет посмотреть ее и дать ответ в течение дня. Но у проверяющего весь день расписан, а на следующий день он забыл об этом вопросе. Руководитель вспомнил о задаче только на третий день.

Такая задержка повлияет на срок выполнения одного этапа, но следом может потянуть за собой необходимость сдвигать дедлайны по другим заданиям.

2. Не заложено время для правок. Сотрудники могут не заложить в срок выполнения задачи время на внесение правок. Допустим, дедлайн по работе — десятого числа и специалист отправляет результат на согласование тоже десятого числа. Заказчик отвечает через день, сотрудник два дня вносит правки — вот и приходится сдвигать сроки.

Даже если сотрудник отправит задачу девятого числа, есть риск не уложиться в срок. Кругов согласований может быть несколько, поэтому важно отводить на правки несколько дней.

Решение проблемы

1. Добавить согласования и работу по ним в план работы над проектом. Помимо сроков по задачам нужно прописать сроки для внесения правок. Если согласование происходит внутри команды, можно заложить на этот процесс чуть меньше времени. Если взаимодействуете с заказчиком, нужно выделять на это чуть больше времени.‍

2. Выбрать и назначить ответственного. Менеджер проекта или другой ответственный сотрудник должен следить за согласованиями, напоминать заказчику или руководителю о необходимости проверить задачу.‍

3. Рассказать сотрудникам о том, как строится работа по проекту. Сотрудники должны знать о том, сколько времени отводится на задачу и сколько — на внесение правок. Допустим, если на создание презентации отводят 10 дней, то из них 3 дня закладывают на согласование, а 7 — на основную часть работы.

Причина №3: похожие задачи выполняют по несколько раз

В небольших командах сотрудники понимают, с какими задачами сталкиваются их коллеги. Когда коллектив большой или компания работает удаленно, никто не в курсе, чем занимаются другие люди.

В таких случаях бывает, что сотрудники долго решают задачу, которую перед этим выполнили их коллеги. Если бы команды обменивались опытом, они сэкономили бы время.

Например, отделу продаж поручили провести вебинар, чтобы обучить клиентов использовать продукт компании. Сотрудники много времени потратили на организационные вопросы: подбирали и тестировали платформу, выбирали оборудование, создавали презентацию. Пришлось изменить дату проведения вебинара.

В отделе продаж не знали, что в прошлом месяце другой отдел уже проводил вебинар. У команды было нужное оборудование, они уже подобрали платформу для проведения онлайн-встречи. У руководителя PR-отдела было несколько презентаций продукта, которые можно было использовать на вебинаре.

Если бы сотрудники воспользовались помощью коллег, не пришлось бы сдвигать дату проведения вебинара.

Решение проблемы

1. Создать общее пространство для хранения документов. Например, в облачном хранилище можно создать папки для каждого отдела, куда сотрудники будут добавлять документы и презентации. Можно собрать базу знаний, в которой информация и файлы будут рассортированы.

2. Разработать структуру чатов компании. Чтобы сотрудники могли обмениваться опытом, можно создать командные чаты для отделов и общие — для всей компании.

Причина №4: неправильно распланирована работа команды

Обычно владелец продукта ставит задачу и передает ее руководителям отделов. Затем руководители распределяют задачи по сотрудникам.

Руководитель понимает, что он хочет получить, а сотрудники — что нужно сделать. Но ни руководитель, ни сотрудники не видят всю картину.

Время реализации задач может затягиваться из-за того, что команда не видит весь путь из точки А в точку Б.

Решение проблемы

1. Делайте декомпозицию задач. Говорят, что слона нужно есть по кусочкам. Действительно, важно разбивать большие задачи на подзадачи. Затем ставить сроки и назначать ответственных сотрудников. Это поможет увидеть, какие этапы нужно пройти на пути к цели.

2. Используйте удобные сервисы для декомпозиции. Можно использовать специальные сервисы, в которых легко наглядно отображается приоритетность задач. Так все в команде смогут увидеть зависимости между этапами работы.

Например, так выглядит декомпозиция задач в Teamly

3. Определяйте приоритетность задач. Когда менеджер проекта составляет список дел, он может назначать их приоритетность. Тогда сотрудники будут понимать, какие задачи самые важные, и будут выполнять их в первую очередь.

Подытожим

Есть 4 причины, из-за которых команда может срывать сроки выполнения проекта.

1. Отсутствие прозрачности в команде. Такую проблему можно решить с помощью проджект менеджера, который будет контролировать сроки выполнения задач. Дополнительно можно внедрить систему отчетов.

2. Потери времени при согласовании задач. Стоит добавить согласования в план работы над проектом и прописать для них сроки.

3. Похожие задачи в командах выполняют по несколько раз. Нужно создать базу знаний и сделать общие чаты, в которых сотрудники смогут обмениваться опытом и информацией.

4. Неправильное планирование. Стоит выполнять декомпозицию задач в удобных сервисах. Это поможет определить приоритетность задач и показать взаимосвязи между ними, чтобы сотрудники понимали, что нужно выполнять в первую очередь.