Главная
/
Блог
/
Как быть?
/
Боюсь, что делаю недостаточно: как планировать рабочий день, чтобы успевать максимум

Боюсь, что делаю недостаточно: как планировать рабочий день, чтобы успевать максимум

Время прочтения: мин.
20
.
02
.
24

Компас, есть вопрос. Я много читаю про продуктивность и самоорганизацию. Что-то из рекомендаций удается применять, и я вижу, что это действительно работает. Однако, как бы я ни старался организовать свой день, меня все равно преследует ощущение, что я делаю недостаточно. 

Я работаю удаленно и сам планирую свой день. Нередко я оказываюсь в ситуации, когда планы расходятся с реализацией: хочу закрыть 10 задач, а получается только 2. Я то ли слишком оптимистичен в оценках временных затрат, то ли много времени трачу непродуктивно. 

Может быть, есть какие-то лайфхаки, как планировать так, чтобы все успевать?

Макс
веб-дизайнер

Знакомая ситуация. Одно дело – изучить методики эффективного планирования. Другое дело – увидеть ощутимый результат от их применения. Команда Compass частично работает в удаленном формате. Поэтому мы особенно много внимания уделяем тому, как организовать работу, чтобы все успевать и при этом не быть перегруженными и не заниматься микроменеджментом.

По нашим наблюдениям, если сотрудник регулярно испытывает тревожность из-за задач, тут одно их трех:

  • Он неверно оценивает временные затраты на их выполнение
  • Он пропускает этап приоритезации
  • Он испытывает тревожность, которая ничем не обоснована

Первый случай – боль перфекционистов. Именно им чаще всего хочется закрыть задачу максимально быстро, поэтому при планировании они могут закладывать на ее решение неадекватно мало времени. 

Решение: разбить все задачи на небольшие подзадачи. Мы про это написали хорошую статью. Определить, сколько времени уйдет на решение микрозадачи, проще, чем оценивать весь проект. Затем нужно просто сложить время на решение всех микрозадач и выделить под них время в календаре. При этом важно учитывать данные исследований: человек может работать продуктивно не больше 4 часов в день. 

Второй случай – боль прокрастинаторов. Большие и на первый взгляд сложные задачи хочется отложить на потом. Когда «потом» наступает, выясняется, что времени недостаточно.

Решение: планировать задачи нужно в порядке их важности – от большего к меньшему. Все самое срочное и важное стоит поставить в календарь на ближайшее время. Даже если не получится успеть сделать все запланированное, будет сделано хотя бы самое важное.

Третий случай, увы, не так прост, как может показаться на первый взгляд. Повышенная тревожность может требовать помощи психолога. Если вы замечаете в себе гнетущее чувство проблем и неудач, не смотря на то, что все в целом в порядке, лучше проконсультироваться со специалистом.

Решение: найти специалиста по когнитивно-поведенческой терапии, например.

Мы много пишем про тайм-менеджмент, поэтому рекомендую также почитать, как успешно планировать дела и как не утонуть в делах на удаленке.

Станислав Бондарчук
Руководитель отдела продаж

Комментарий Compass

Скажем честно: грамотное планирование – это навык, который нужно оттачивать. 

Руководителям и рядовым сотрудникам в повседневной работе часто приходится лавировать между операционкой и стратегически важными задачами. Звонки и письма от коллег, запросы от клиентов, непредвиденные происшествия отвлекают. Не всегда, даже имея четкий план действий, можно к концу рабочего дня вычеркнуть из него все пункты. Что уж говорить про случаи, когда планирование хромает.

Вот пять самых распространенных проблем в области планирования. Рассказываем, какие методики их решения существуют. 

Проблема 1. Нет времени планировать

Когда задач так много, что нет времени поднять голову, кажется, что все что можно сделать — просто решать их по мере поступления. Эта простота обманчива. Модель, при которой задач больше, чем сил на их решение, ведет к выгоранию сотрудника. Кроме того, она крайне нестабильна. Любой форс-мажор, например, внезапная болезнь, могут привести к срыву сроков и соответствующим потерям. 

Решение:

Делегируйте. Иногда лучшее, что можно сделать – передать задачи другим людям, которые выполнят их быстрее или лучше. Это позволит сэкономить время, а в некоторых случаях и деньги. Если в штате компании нет подходящих сотрудников, можно обратиться на аутсорс. Кстати, про делегирование у нас тоже есть полезная статья

Проблема 2. Задач слишком много, и непонятно, с какой начать

Согласно принципу Парето, 80% результатов достигаются за счет 20% работы и, наоборот, 80% работы приводят только к 20% результатов. 

Это означает, что вы можете работать эффективнее и успевать больше, если определите 20% дел, которые приносят наибольшую эффективность, и уделить больше времени им.

Решение:

Расставьте приоритеты с помощью Матрицы Эйзенхауэра. Этот метод тайм-менеджмента позволяет выделить самые важные задачи, чтобы сфокусироваться на них. 

Для этого нарисуйте сетку из четырех ячеек. Первый ряд – задачи под тегом «Важно», второй ряд – «Не важно». Первый столбик – «Срочно», второй столбик – «Не срочно». 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Теперь распределите все задачи по ячейкам. Когда вы узнаете, что является важным и срочным, выполняйте эти задачи в первую очередь. Что касается дел, которые важны, но не срочны, запланируйте их на потом. Срочные, но неважные задачи можно делегировать. Оставшиеся задачи можно исключить из списка, пока они не станут срочными или важными.

Делимся парочкой книг, которые помогут разобраться с планированием:

  1. «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев». Брайан Моран, Майкл Леннингтон
  2. «Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту». Пэт Никерсон, Алек Маккензи
  3. «Гибкий тайм-менеджмент. Как быть максимально производительным во времена тотального выгорания». Фабьен Оликар

Проблема 3. Много времени уходит на обдумывание каждой задачи

Частое явление: план есть, но работать по нему сложно, потому что каждая отдельная задача требует своего плана. Микропланирование может съесть львиную долю отведенного на работу времени.

Решение:

Используйте метод быстрого планирования. Его придумал известный мотивационный спикер Тони Роббинс. Метод заключается в том, чтобы перед началом любого дела задать себе три простых вопроса: 

  • Чего я действительно хочу?
  • Какова моя цель?
  • Что мне нужно сделать?

Ответы позволят составить четкий план действий по решению каждой задачи. 

Проблема 4. Сложно заставить себя взяться за работу

Бывает и так, что есть четкий план действий и понимание, как его реализовать. Но просмотр видео с котиками или чтение новостей отвлекают от работы.

Решение: 

Используйте технику Pomodoro или 52/17. 

Тайм-менеджмент по технике Pomodoro предполагает деление рабочего времени на 25-минутные блоки с 5-минутными перерывами между ними. Именно такое деление времени применялось в кухонных таймерах в форме помидора, которые были распространены в конце 80-х. 

Эта стратегия помогает заставить себя работать над задачей, а не отвлекаться, так как на работу выделяется ограниченный промежуток времени. Котиков можно будет посмотреть в перерыве — мозг будет ожидать запланированную «награду».

Техника 52/17 отличается от Pomodoro временными интервалами. Здесь на работу выделяется 52 минуты. На перерыв – 17 минут. 

Проблема 5. Всё спланировано, но я забываю заглядывать в план

Нередкая проблема. Можно все записать и распланировать, а потом забыть. Или забыть, где это записано.

Решение:

Используйте инструменты, которые помогают отслеживать эффективность и контролировать расход времени. Для этого можно использовать тайм-трекеры, приложения для контроля продуктивности, планировщики задач. Так вы сможете посмотреть на свой рабочий процесс «со стороны».

Если есть необходимость напоминать себе о том, что нужно еще что-то сделать, используйте инструменты с функцией отправки напоминаний. Например, в мессенджере Compass в напоминание можно превратить любое сообщение. Это удобно, когда какое-то сообщение нужно обдумать, но на это нет времени прямо сейчас.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Итоги

Чтобы планировать рабочий день и при этом успевать сделать все запланированное, важно:

  • Научиться делегировать 
  • Браться в первую очередь за важные и срочные задачи, а остальные откладывать или передавать тому, кто делает их быстрее
  • Использовать техники быстрого планирования и тайм-менеджмента
  • Применять в работе приложения и инструменты для учета времени и создания напоминаний

Попробуйте Compass

Знакомая ситуация?

Скачайте корпоративный мессенджер для управления командой
Попробуйте мессенджер, который приведёт в порядок рабочее общение.
Узнать больше

Книга по теме

Попробуйте Compass

Скачайте корпоративный мессенджер для управления командой
Узнать больше
Ссылка на скачивание Compass для компьютера скопирована