Боюсь, что делаю недостаточно: как планировать рабочий день, чтобы успевать максимум

Комментарий Compass

Скажем честно: грамотное планирование – это навык, который нужно оттачивать. 

Руководителям и рядовым сотрудникам в повседневной работе часто приходится лавировать между операционкой и стратегически важными задачами. Звонки и письма от коллег, запросы от клиентов, непредвиденные происшествия отвлекают. Не всегда, даже имея четкий план действий, можно к концу рабочего дня вычеркнуть из него все пункты. Что уж говорить про случаи, когда планирование хромает.

Вот пять самых распространенных проблем в области планирования. Рассказываем, какие методики их решения существуют. 

Проблема 1. Нет времени планировать

Когда задач так много, что нет времени поднять голову, кажется, что все что можно сделать — просто решать их по мере поступления. Эта простота обманчива. Модель, при которой задач больше, чем сил на их решение, ведет к выгоранию сотрудника. Кроме того, она крайне нестабильна. Любой форс-мажор, например, внезапная болезнь, могут привести к срыву сроков и соответствующим потерям. 

Решение:

Делегируйте. Иногда лучшее, что можно сделать – передать задачи другим людям, которые выполнят их быстрее или лучше. Это позволит сэкономить время, а в некоторых случаях и деньги. Если в штате компании нет подходящих сотрудников, можно обратиться на аутсорс. Кстати, про делегирование у нас тоже есть полезная статья. 

Проблема 2. Задач слишком много, и непонятно, с какой начать

Согласно принципу Парето, 80% результатов достигаются за счет 20% работы и, наоборот, 80% работы приводят только к 20% результатов. 

Это означает, что вы можете работать эффективнее и успевать больше, если определите 20% дел, которые приносят наибольшую эффективность, и уделить больше времени им.

Решение:

Расставьте приоритеты с помощью Матрицы Эйзенхауэра. Этот метод тайм-менеджмента позволяет выделить самые важные задачи, чтобы сфокусироваться на них. 

Для этого нарисуйте сетку из четырех ячеек. Первый ряд – задачи под тегом «Важно», второй ряд – «Не важно». Первый столбик – «Срочно», второй столбик – «Не срочно». 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Теперь распределите все задачи по ячейкам. Когда вы узнаете, что является важным и срочным, выполняйте эти задачи в первую очередь. Что касается дел, которые важны, но не срочны, запланируйте их на потом. Срочные, но неважные задачи можно делегировать. Оставшиеся задачи можно исключить из списка, пока они не станут срочными или важными.

Делимся парочкой книг, которые помогут разобраться с планированием:

1. «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев». Брайан Моран, Майкл Леннингтон
2. «Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту». Пэт Никерсон, Алек Маккензи
3. «Гибкий тайм-менеджмент. Как быть максимально производительным во времена тотального выгорания». Фабьен Оликар

Проблема 3. Много времени уходит на обдумывание каждой задачи

Частое явление: план есть, но работать по нему сложно, потому что каждая отдельная задача требует своего плана. Микропланирование может съесть львиную долю отведенного на работу времени.

Решение:

Используйте метод быстрого планирования. Его придумал известный мотивационный спикер Тони Роббинс. Метод заключается в том, чтобы перед началом любого дела задать себе три простых вопроса: 

• Чего я действительно хочу?
• Какова моя цель?
• Что мне нужно сделать?

Ответы позволят составить четкий план действий по решению каждой задачи. 

Проблема 4. Сложно заставить себя взяться за работу

Бывает и так, что есть четкий план действий и понимание, как его реализовать. Но просмотр видео с котиками или чтение новостей отвлекают от работы.

Решение: 

Используйте технику Pomodoro или 52/17. 

Тайм-менеджмент по технике Pomodoro предполагает деление рабочего времени на 25-минутные блоки с 5-минутными перерывами между ними. Именно такое деление времени применялось в кухонных таймерах в форме помидора, которые были распространены в конце 80-х. 

Эта стратегия помогает заставить себя работать над задачей, а не отвлекаться, так как на работу выделяется ограниченный промежуток времени. Котиков можно будет посмотреть в перерыве — мозг будет ожидать запланированную «награду».

Техника 52/17 отличается от Pomodoro временными интервалами. Здесь на работу выделяется 52 минуты. На перерыв – 17 минут. 

Проблема 5. Всё спланировано, но я забываю заглядывать в план

Нередкая проблема. Можно все записать и распланировать, а потом забыть. Или забыть, где это записано.

Решение:

Используйте инструменты, которые помогают отслеживать эффективность и контролировать расход времени. Для этого можно использовать тайм-трекеры, приложения для контроля продуктивности, планировщики задач. Так вы сможете посмотреть на свой рабочий процесс «со стороны».

Если есть необходимость напоминать себе о том, что нужно еще что-то сделать, используйте инструменты с функцией отправки напоминаний. Например, в мессенджере Compass в напоминание можно превратить любое сообщение. Это удобно, когда какое-то сообщение нужно обдумать, но на это нет времени прямо сейчас.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}