Виды планирования: как успешно планировать дела

Время прочтения: мин.

Одна из важнейших областей жизни человека — это планирование. Без четкой дисциплины и пошагового руководства к действию сложно добиться высокого результата в любой сфере: работа, учеба или хобби. При этом далеко не каждый, кто хочет построить амбициозные цели на жизнь, задумывается о планировании, которое в паре с упорной работой и приводит к значимым результатам.

В этой статье разберем, что такое планирование, какие у него есть основные виды и принципы, чем оно может быть полезно, а также представим 10 действенных советов, которые помогут развить навыки планирования на предприятии или в повседневной жизни.

Подробнее про планирование и его виды

Планирование — это процесс создания пошагового порядка действий, который должен привести к поставленной цели в долгосрочной перспективе. Ключевое здесь то, что изначально можно определить финальный результат и только потом пытаться разбить его на мелкие, более простые и понятные шаги. Фактически план нужен для того, чтобы упростить и ускорить достижение конкретной цели.

Стратегические планы могут создаваться в разных областях, включая повседневную жизнь, учебу, работу или бизнес. Планирование:

детализирует и упрощает основные сложные процессы;
позволяет посмотреть на бизнес-процессы под другим углом;
улучшает качество выполнения каждой определенной задачи в рамках плана;
помогает (метод анализа планирования) предугадать потенциальные сложности и понять, как их решать заранее.

Уникальная особенность планирования заключается в том, что оно может быть нацеленным на разные задачи и потребности конкретного человека или компании. Поэтому существуют разные виды, методы и инструменты планирования. Чаще всего выделяют следующие основные виды планирования:

По срокам достижения результата: оперативное планирование или текущее планирование (ежедневное), краткосрочное планирование (до 1 года), среднесрочное планирование (1-5 лет) и долгосрочное планирование (5 лет и более).
По обязательности: директивное планирование (имеющее строгие ограничения) и индикативное планирование (рекомендательное).
По степени охвата: общее (может охватывать всю жизнь или весь бизнес и обычно делится на сферы), частичное (охватывает конкретную узкую задачу).
По изменению базовой информации: жесткое (невозможно изменить изначальную направленность плана), гибкое (легкое изменение любых вводных данных и ресурсов).
По объектам планирования: целевое (установка определенных метрик для всей организации), программное (более детальное планирование по шаблону в рамках схожих проектов организации), действий (поиск и определение конкретных действий).

Все виды планирования так или иначе реализуются в рамках стратегии развития определенной области, которую компания или человек выбрал для себя.

Этапы и принципы планирования

Чтобы различные виды и методы планирования были эффективны в не зависимости от ситуации и области воздействия, необходимо соблюдать ряд принципов. Они включены практически в любой тип планирования и помогают достичь видимого результата за минимальное время. Можно выделить следующие основные принципы планирования:

Принцип целенаправленности. Все действия имеют отношение к конечной цели планирования.
Принцип рациональности. Делать только то, что важно и что дает видимый результат (способствует развитию) за адекватное количество потраченного времени и ресурсов.
Принцип непрерывности и системности. Жесткая структура плана, которая постоянно обновляется.
Принцип гибкости. План должен быть способен быстро адаптироваться под окружающую среду в повседневной жизни или в рамках организации.
Принцип своевременности. Делать задачи в нужное время: не раньше и не позже.
Принцип точности. Устанавливать не условные, а количественные показатели, которые необходимо достичь.
Принцип контроля и фиксации. Важно постоянно наблюдать за ходом планирования в организации, компании или в повседневной жизни и документировать основные достижения или провалы.

Тем не менее, чтобы приступить к планированию, недостаточно изучить все виды, выбрать наиболее удобный инструмент, а также помнить про все принципы. Важнейшей частью любого плана является его структура и все этапы. Планирование состоит из:

Постановки целей и задач. Выявляется результат, которого необходимо достичь. Результат превращается в цель, цель в задачи по развитию.
Сбора информации и выбора оптимального варианта действий. Далее проводится поиск нужной информации для разработки плана (какие инструменты будут использоваться, какие сложности имеются, какое есть количество материальных, трудовых, финансовых ресурсов, структурных подразделений предприятия если речь идет о бизнесе). Затем производится общая оценка плана, рассматриваются его виды и выбирается самый оптимальный вариант его реализации.
Детального проектирования самого плана. На этом этапе составляется долгосрочный план на бумаге (его суть): прописываются все пункты, задачи, сроки.
Реализации. Воплощение в жизнь каждой задачи планирования.
Мониторинга и контроля. Регулярная проверка качества выполнения плана, сроков, оценка реального влияния на план внешней и внутренней среды.
Оценки результатов. Насколько хорошо и быстро был достигнут результат, какие ошибки были допущены.

Теперь предлагаем рассмотреть наиболее важные и действенные советы, которые помогут каждому человеку перейти от теории к практике планирования и кратно повысить эффективность своей работы.

Общие советы по планированию

Советы этой категории помогут любому человеку повысить свою эффективность вне зависимости от его сферы деятельности.

Совет 1: Выберите нужные инструменты и подготовьтесь к планированию

Первое и фундаментальное правило планирования — это подготовка. Прежде чем начать строить большие стратегические планы, необходимо понять: чего именно вы собираетесь достичь и для чего это нужно.

Исходя из контекста, сначала подберите удобные для вас основные инструменты и виды планирования. Существует множество методик и инструментов, которые помогают организовать время, держать себя в тонусе и правильно выстроить сам план. О некоторых инструментах тайм-менеджмента мы рассказывали в одной из наших статей. И только после этого можно приступать к непосредственному планированию, а затем и реализации. Возможность использования разных инструментов тайм-менеджмента даст больше возможностей для развития.

Без должной подготовки и правильного подбора инструментов у вас может не получиться грамотно организовать свое время, создать реалистичный план и получить достаточно мотивации для его регулярной реализации.

Совет 2: Формируйте текущие планы как можно точнее

Точность — один из главных параметров успешного планирования. Опытные руководители уверены, что достижение результата — это не только упорная работа. Всегда важно ставить четкие, выполнимые, количественные (или качественные) цели, поскольку только в таком случае вам будет понятно, как разбить их на шаги и приступить к действиям.

Например, человек ставит перед собой цель выучить английский язык в течение одного года. В таком случае постановка абстрактных целей ни к чему не приведет. Неправильная цель: заниматься 2 раза в неделю по часу или начать понимать разные виды текстов уровня B2.

С таким подходом человек просто будет учить язык для галочки и в скором времени бросит это занятие, поскольку у него нет видимых количественных ориентиров результата и, соответственно, мотивации на их достижение. В таком случае итоговую цель крайне сложно разбить на шаги и следовать им. Нужен четкий план.

Правильное определение целей: «До 31 декабря 2024 года я сдам экзамен на уровень С1. Для этого до конца года мне необходимо знать: 3000 слов, 25 основных грамматических правил, понимать на слух любые английские видео на YouTube. Для этого, в свою очередь, необходимо просматривать по 10 видео в неделю, изучать 1 правило, учить 100 слов каждый день и т. д.».

В этом случае одна конкретная измеримая цель с датой делится на 5-10 подзадач, которые нужно также разделить на более мелкие действия. В результате получается еженедельный пошаговый план к достижению понятной, измеримой цели, который имеет множество деталей и важных аспектов.

Совет 3: Проводите регулярный анализ ваших действий

Каждую неделю, месяц или квартал вам следует проводить глубокий анализ ваших действий и корректировать реализацию плана и распорядок дня. Оцените:

что у вас получается, а что нет?
в чем может быть проблема?
слишком сложные задачи, неудобные инструменты реализации, отвлекают другие факторы?
что способствовало продуктивной работе, а что препятствовало?

Ответив на текущие вопросы, вы сможете понять, был ли значимый прогресс за анализируемый период времени.

Если текущий процесс планирования не помогает вам сдвинуться с одной точки и повысить свою эффективность, пытайтесь корректировать план действий или текущий распорядок дня. После нескольких месяцев проб и ошибок вы освоите сущность планирования и подберете собственный ритм работы.

Совет 4: Разбейте рабочую неделю на разные направления деятельности

Одним из самых необычных и интересных способов планирования является ранжирование рабочей недели по дням. Можно сказать, что каждый день с понедельника по пятницу человек обладает разным уровнем энергии и мотивации. Поэтому следует распределить и скомпоновать задачи разного типа, уровня сложности и ответственности на определенный временной период.

Понедельник — не самый активный и продуктивный день. После выходных рабочая энергия только начинает накапливаться. Поэтому открывать неделю следует с более базовых и простых задач (например, административные задачи, работа с документами), а также постановки основных целей на неделю, чтобы повысить уровень мотивации.
Вторник и среда — самые энергичные дни недели. В это время лучше всего выполнять наиболее сложные и ответственные задачи, которые требуют максимального фокуса, работы головой. Также вторник и среда отлично подходят для «мозгового штурма» и генерации новых идей.
Четверг — энергия начинает убывать по мере приближения выходных. Поэтому в этот день следует отдавать предпочтение не сфокусированной монотонной работе, а разным личным встречам, партнерствам, общению с командой или полезными людьми. В этот день просто необходимо выстраивать связи и получать новые контакты.
Пятница — зачастую является самым непродуктивным днем на неделе. Этот день стоит использовать для рефлексии, а также работы над самыми базовыми задачами, такими как ответы на электронные письма, звонки, внутрифирменное планирование и т. д. Также, например, можно посещать разные мероприятия, которые непосредственно могут повысить уровень ваших знаний.

Совет 5: Автоматизируйте рутинные процессы

Проанализируйте ваши действия за длительный период. Если среди ваших дел есть обязательные рутинные задачи, которые важны, но не особо вписываются в ваш план развития и только отнимают время, их можно попробовать автоматизировать. В том числе с помощью разных инструментов управления или планеров.

Например, вы можете использовать приложения для планирования, которые автоматически копируют ваши выполненные задачи и заново ставят их на следующую неделю. Вам остается только корректировать собственный план.

Рабочий пример: освойте разные полезные программы, такие как автоматическая рассылка электронных писем для клиентов или маркетинговых кампаний. Это крайне выгодно с точки зрения экономии времени.

Используйте корпоративные мессенджеры, в которых есть функция отправки отложенных сообщений-напоминаний. Автоматические уведомления помогут в нужное время напоминать коллегам о встречах, звонках или рабочих дедлайнах. А вы не потратите лишнее время на рассылку и будете держать в голове меньше неважной информации.

‍{{Перейти на сайт}}

Совет 6: Визуализируйте задачи

План, составленный на бумаге в письменном виде, хоть и помогает последовательно достигнуть поставленной цели, не всегда является достаточно проработанным. Сложно заметить мелкие детали или неточности заранее. В определенный момент реализации плана они могут поставить под угрозу само достижение целей.

Чтобы не произошло данного сценария, важно заранее не просто прописать план действий, но и рассмотреть его под разными углами. С этой задачей справляется визуализация.

Этот метод универсален. Вы можете нарисовать на листе бумаги свою главную цель (любую), с помощью линий отвести от нее основные задачи, которые далее дробятся и формируются в блоки. Каждая задача может быть так или иначе связана с другой, и вы это увидите графически. Также можно визуально отобразить последовательность действий и количество необходимых для выполнения каждой задачи ресурсов. Здесь все зависит от степени детализации плана и взгляда человека. Присутствует простор для творчества.

Как только все детали плана действий появятся у вас перед глазами не в формате пунктов, а в более наглядном и понятном виде, вы сможете точно оценить реализуемость плана:

как задачи могут быть связаны между собой?
не наслаиваются ли задачи и разные показатели друг на друга?
есть ли схожие дела, которые дублируются и отнимают лишнее время?
есть ли необходимое количество ресурсов для реализации плана в конкретный промежуток времени?

Графическое составление плана поможет вам лучше структурировать всю информацию, оптимизировать и усовершенствовать план на всех этапах его реализации. С помощью визуализации вы, как правило, сможете сделать процесс планирования более эффективным и скомпоновать задачи по времени и области реализации так, чтобы они были объективно выполнимыми.

Ваш тактический и долгосрочный план точно даст видимый результат. Вы научитесь определять различные «подводные камни» планирования и ускорите работу в любом направлении.

Совет 7: Награждайте себя

Мотивация играет важную роль в планировании. Человек может выбрать хорошую цель, детально проработать долгосрочный, краткосрочный и среднесрочный план, начать его реализовывать, а через некоторое время просто потеряет мотивацию и забросит его.

Дело в том, что видение финального результата является краткосрочным. Оно может заряжать на работу только в самом начале. Со временем из-за однообразных и рутинных действий в рамках планирования мы мысленно уходим от финального результата и утопаем в повседневных проблемах. Наш мозг больше не связывает финальную цель и текущие задачи. Это значит, что мотивация пропадает: «Зачем стараться, если текущие действия заметно не приближают итоговый результат?».

Чтобы избежать этого, необходимо выстроить систему промежуточных целей. За достижение некоторых промежуточных целей следует награждать себя. Покупайте вещи, ходите в рестораны, развлекайтесь и отдыхайте. Не бойтесь новых эмоций. Только таким образом мозг постоянно будет держаться в тонусе и мотивировать организм на работу, чтобы получить «награду» чаще.

Советы по планированию на рабочем месте

Эти базовые советы помогут лучше спланировать рабочее время и повысить показатели эффективности коллектива в рамках достижения поставленных целей организации.

Планируйте каждый рабочий день

Планирование является важным элементом координации деятельности предприятия. Оно напрямую влияет на работу структур бизнеса, подразделений и всех подчиненных. Чтобы повысить эффективность работы коллектива, руководитель должен внедрить одно простое правило: сотрудникам следует начинать каждый рабочий день с планирования.

Чтобы в рамках предприятия начать работать максимально продуктивно, каждый сотрудник должен уделять 5 минут времени на планирование оперативных задач в самом начале рабочего дня. В рамках такого планирования можно использовать рабочие советы:

прописывать задачи разного уровня в завершенном виде (не «нужно сделать рассылку сообщений, а «email рассылка готова — 100 сообщений»);
делить крупные задачи на временные интервалы (максимум 2 часа на 1 задачу), так фокус на работе будет сохраняться гораздо лучше, а процесс работы не будет казаться долгим.

Этот метод поможет повысить качество и количество сделанной сотрудником работы. Это называется четкое оперативно-производственное планирование. Коллектив сможет успевать выполнять гораздо больше задач того или иного уровня за то же рабочее время, что и раньше. И деловые показатели развития организации, которые являются основой деятельности предприятия, непременно вырастут.

Подводите итоги рабочего дня

Конец рабочего дня — не повод, чтобы расслабиться, а лучший момент для подведения определенных итогов проделанной работы. Проще всего это сделать с помощью визуальных индикаторов.

Сотрудники возвращаются к своим утренним планам и возле каждой выполненной задачи ставят галочки. Возле невыполненных задач — крестики. Подобный отчет вместе с рефлексией (ответы на вопросы: что не получилось сегодня и почему/есть ли рост продуктивности или снижение и т. д.) является неотъемлемым. Он в том числе передается руководителю предприятия, который таким способом отслеживает личные показатели своих подчиненных.

При этом сам сотрудник сможет эффективно рефлексировать и оценивать свой рабочий процесс, свои успехи и неудачи, быстрее добиваться оперативных, плановых показателей, а также учиться на своих ошибках.

{{/mobile}}‍

Создайте чат для целевого планирования

Организовать планирование деятельности внутри бизнеса и рабочего коллектива проще всего в предназначенных для таких задач корпоративных мессенджерах.

В корпоративном мессенджере удобно создавать отдельные чаты планирования для определенных и общих целей, а также процессов. Это может быть реализовано в несколько шагов:

Создается специальный чат под цель или процесс.
Ответственное лицо проектирует и расписывает поэтапный и пошаговый план достижения поставленной цели и утверждает его с руководством.
У каждой задачи прописываются четкие сроки, даты ее выполнения (дедлайны).
Для каждой задачи отмечаются зоны ответственности среди сотрудников (личные или групповые).
Ответственное лицо на ежедневной основе делает отчет по прогрессу в рамках задачи, отмечая разные показатели и проставляя галочки на выполненных действиях.

С помощью такой удобной и прозрачной системы:

у всех сотрудников вырабатывается ответственность за результат (как личная, так и коллективная);
руководитель может отслеживать процесс и прогресс работы;
сотрудники избавляются от лишних вопросов и стресса по поводу дедлайнов.

Подведем итоги

Планирование должно так или иначе присутствовать в жизни каждого человека. Мы выстраиваем процесс планирования еще со школы: когда делать домашнюю работу, в какой ВУЗ поступать, где искать работу. Вот только такое бессознательное и нерегулярное планирование является непрактичным и не даст видимых результатов.

Чтобы человек смог взять контроль над своей жизнью и успешно развиваться в нужном направлении (работа, учеба, хобби), нужно перестроится из бессознательного состояния планирования в осознанное. Это можно сделать, используя правильные инструменты, следуя всем этапам и советам жизненного, а также рабочего и финансового планирования. Только в таком случае вы научитесь управлять своей жизнью и почувствуете прогресс в любой сфере.