Как организовать работу: советы для менеджеров

И офлайн, и онлайн формат работы требуют продуманной организации. Но на удаленке это сделать ещё сложнее — организовать себя и сотрудников для работы бывает сложнее из-за того, что отсутствует физический контроль, как в офисе. 

Чтобы работать эффективно, в том числе на удаленке, следует соблюсти несколько правил планирования. О них рассказываем в статье ниже.

{{cta_banner}}

Что происходит, если не организовывать работу

Снижение фокуса и прокрастинация

Ориентироваться в хаосе куда сложнее. И куда проще запутаться в большом количестве информации, которая никак не систематизирована. В результате вы не понимаете за какие задачи браться в первую очередь. Это порождает прокрастинацию и снижает фокус на важных задачах. 

Пример: руководитель отдела продаж не контролирует выполнение менеджерами плана систематизировано, откладывая процесс на потом. В конце месяца, когда нужно подводить итоги и определять достижение KPI сотрудникам, приходится искать массу информации по чатам. Это занимает гораздо больше времени, чем регулярный и систематический учет.

Срыв дедлайнов

Когда работа не организована должным образом, приоритетность выстраивается хаотично. В массе информации сложно правильно оценить, сколько времени потребуется для выполнения задачи. В итоге сотрудник или менеджер тратит больше времени, чем планировалось, не успевая к назначенному сроку.

Пример: у отдела бухгалтерии стоит множество задач разной степени приоритетности. Главным приоритетом должна быть оплата клиентских счетов. Но так как задач очень много и не ведется учет, бухгалтерия решает срочные задачи по мере их поступления. В результате о некоторых счетах забывают, что вызывает недовольство клиентов.

Убытки для компании

Проблемы с организацией делают рабочие процессы медленными. Это отрицательно сказывается на прибыли компании. Могут уйти клиенты или упущены возможности для масштабирования бизнеса. 

Пример: отсутствие системности в планировании маркетингового агентства привело к тому, что сотрудники не понимают, как достичь стратегического результата. Вместо этого они выполняют тактические действия вроде написания постов. Но без стратегии результата достичь практически невозможно и недовольные клиенты уходят.

Как менеджеру организовать свое время

Фиксировать все

Частая ошибка — думать, что точно все запомнишь. К сожалению, это не так. И мелкие, но важные задачи могут совсем «вылететь из головы». Поэтому важно учитывать все. Учет можно вести в абсолютно разных форматах:

Таск-менеджеры

Удобно, потому что большинство таск-менеджеров имеют мобильную версию. Так что смартфон практически все время под рукой. Во многих таск-менеджерах можно установить напоминания или даже несколько на нужное время. А еще в них довольно легко редактировать свои планы, когда они поменялись. Из минусов — если не подключать уведомления, то есть риск забыть о том, что недавно вы скачали себе это полезное приложение. 

Бумажные планеры

Отличный способ запомнить то, что нужно сделать. В отличие от смартфона, бумажный планер не разрядится. А еще записывать на бумаге полезно, так как мышечную память никто не отменял. Недостатком метода является то, что при корректировке планов нельзя быстро смахнуть и удалить задачу, как в таск-менеджере. Придется зачеркивать и писать заново. Или воспользоваться простым карандашом и ластиком.

Таблицы в Excel

Вариант для тех, кому проще воспринимать информацию в таблицах. Здесь не сделаешь систему напоминаний, но зато информация представлена наиболее наглядно. Удобство метода в том, что таблицу можно кастомизировать как хочешь, без ограничений и покупок платной подписки на функции. Здесь можно выбрать то, что подходит именно вам и вести учет дел в удобном формате. 

Внедрять напоминания

Даже если вы записали все свои дела, нет никакой гарантии, что вы об этом не забудете.Удобно, когда можно настроить напоминания о важных встречах или дедлайнах. Это можно сделать в календаре. Или же настроить уведомления в корпоративном мессенджере Compass. Он помогает сфокусироваться на работет  в отдельном пространстве свободном от инфошума. Также в мессенджере удобно работать с командой: он будет напоминать о важном не только вам, но и вашим коллегам.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Устраивать короткие перерывы

Чтоб не перегружать мозг информацией и длительное время сохранять концентрацию, рекомендуем внедрять короткие перерывы на 5-10 минут. Это поможет снять накопившееся напряжение и отдохнуть. К тому же это позволяет выйти из операционной деятельности и посмотреть на задачу стратегически. 

Одним из популярных методов частых перерывов является способ «помодоро», разработанный Франческо Чирилло. Его суть заключается в особом ритме работы: 25 минут концентрации на работе и 5-10 минут отдыха. После 4-6 повторов рекомендуется сделать перерыв в 15-20 минут. В магазинах приложений достаточно много программ, которые предлагают таймер именно по такому методу. 

Анализировать время

Чтобы лучше и точнее организовывать свою работу, попробуйте замерить, сколько у вас уходит времени на разные задачи. Спустя некоторое время вы поймете, какое время у вас занимают те или иные дела. Это поможет точнее планировать свой день и рассчитывать загрузку с меньшими ошибками. Умение правильно рассчитать время поможет легче укладываться в дедлайны и выполнять задачи эффективнее. 

Замерить время можно по-разному. Например, вы можете поставить секундомер, пока занимаетесь задачей, а затем записать, сколько времени затратили. Или скачать приложение-таймер, которое будет отслеживать вашу рабочую активность. 

Избегать рутины

Если вам сложно планировать и организация собственного времени вызывает у вас скуку и желание отложить это занятие «на потом», сделайте процесс интересным. Неплохим вариантом будет устроить себе челлендж на выполнение всех запланированных дел. А за выполнение устроить себе приятный отдых или сделать покупку. Подумайте, как еще можно геймифицировать планирование, чтобы оно было для вас привлекательным.

Как организовывать время подчиненных 

Ответственность руководителя — не только раздать задачи сотрудникам, но и проконтролировать их выполнение. На удаленке это сделать сложнее, ввиду того, что работник отсутствует физически. Ниже поделимся оптимальными способами организации работы удаленных сотрудников. 

Планерки в формате видеозвонка

Регулярные созвоны помогут фиксировать задачи и подводить итоги. Кроме того, это налаживает общение в команде и формирует чувство общности команды. Дополнительно планерки — это возможность понять эмоции сотрудников и проговорить межличностные вопросы, которые сложно решить в переписке. 

Не обязательно делать планерки длинными, расходуя рабочее время. Вы можете разделить отчетные встречи и созвоны для того, чтобы просто пообщаться. 

Сообщения-отчеты

В режиме удаленки не всегда понятно, чем сотрудник занимается в течение дня. И если ваша деятельность предполагает полную занятость, важно понимать, на что расходуются рабочие часы. Здесь можно внедрить систему коротких отчетов в формате маркированного списка. Утром сотрудник присылает краткий список своих задач и целей на день, а вечером отправляет перечень того, что успел сделать. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Это поможет руководителю быть в курсе дел своих подчиненных и легче оценивать общую эффективность работы.

Отдельное рабочее пространство

Большое количество компаний используют для постановки задач популярные мессенджеры вроде Telegram и WhatsApp*. Но проблема в том, что помимо рабочих задач сотрудник сталкивается в этих программах с личными чатами и развлекательными каналами. Это отвлекает от работы. В результате сотрудник тратит свое время не на выполнение задач, а на просмотр развлекательного контента или общение с друзьями. 

*принадлежит Meta, признана экстремистской и запрещена в России

Чтобы избежать подобного, следует создать для работников отдельное пространство, которое будет защищено от внешнего информационного шума. Отличным примером является корпоративный мессенджер Compass, который предназначен сугубо для рабочих задач. 

В Compass можно удобно разбить проекты и отделы по разным чатам по принципу «1 чат — 1 проект», чтобы не запутаться. Кроме того, под отдельным сообщением можно развернуть ветку комментариев для обсуждения. Так в чате не будет путаницы. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Правила успешного планирования

Регулярность

Планирование можно сделать привычкой, которая будет работать на вас автоматически. Так же, как и чистка зубов утром и вечером. Но для того, чтобы отточить навык, нужна регулярность. Стихийные проявления организации могут скорее запутать, чем помочь. К тому же важно придерживаться одного-двух методов, а не пытаться совместить сразу несколько. Иначе это только усилит хаос. 

Декомпозиция

Большая цель с множеством процессов непонятна для мозга и вызывает прокрастинацию. Чтобы этого избежать, делите большие планы на небольшие задачи. На выполнение одной задачи не должно уходить более двух часов. Работая такими мини-спринтами, вам будет проще направлять фокус на работу. А мозг не будет перегружаться.

Понимание результатов

Каждый инструмент планирования, который вы используете, должен давать результат. И важно понимать, что вы получаете от того или иного метода. Если ваш мозг не осознает, зачем это делать, мотивировать себя на планирование будет достаточно сложно. 

Один из вариантов — выписать себе результаты применения определенного метода планирования. Желательно описать это с точки зрения позитивных эмоций и долгосрочных перспектив. Тогда мотивации придерживаться планирования будет намного больше.

Сила воли

Сила воли — навык, который можно и нужно развивать. Способность контролировать себя и свои желания способна привести вас к желаемым результатам не только в работе, но и в жизни. Прокачивать силу воли можно разными способами. Например, изучить соответствующую литературу на эту тему. Или же отслеживать свои желания и анализировать их с логической точки зрения, управляя собой и принимая решения разумом. 

Что вы получаете, развивая навыки планирования и организации

Способность к дисциплине

Вы становитесь все менее подверженными импульсивным желаниям и умеете себя контролировать. Благодаря этому вам легче добиваться поставленных целей в работе, а также вести к этим целям сотрудников. 

Профилактика выгорания

Когда у вас выстроена организация времени и планирование, ваш отдых систематизирован также, как и работа. Благодаря регулярным перерывам и способности к самоконтролю, риск выгорания снижается. Выгореть в хаосе процессов, когда ничего не понятно и мозг находится в стрессе, куда проще. 

Вы больше успеваете

Когда каждой задаче отведено свое время и вы знаете, сколько нужно на нее потратить, планировать день становится намного легче. Благодаря порядку можно успеть намного больше, если правильно расставить приоритетность. 

Заключение

• Навык самоорганизации и организации работы сотрудников необходим для работы успешного менеджера. 
• Одним из наилучших способов концентрации является отдельное рабочее пространство. Например, корпоративный мессенджер Compass. 
• Наличие навыков самоорганизации значительно повышает шансы добиться поставленной цели.
• Правила организации процессов, которые следует соблюдать: регулярность, декомпозиция, понимание результатов и сила воли. 
• Если не организовывать рабочее пространство и свое время, повышается риск выгорания. Чтобы работать продуктивно продолжительное время, следует упорядочить процессы.