Как все успевают успешные люди?

Время прочтения: мин.

Стив Джобс сказал: «Самый ценный ресурс, который у нас есть, – это время». Как все успевать? Несмотря на ускорение жизни, социальные сети и невероятный темп, в сутках по-прежнему 24 часа. Ответим на важные вопросы – как люди все успевают, как планировать задачи в течение дня и за счет чего можно увеличить вашу продуктивность.

Советы: как все успеть?

Планирование и распорядок дня

Начать нужно с наиболее важного – научиться планировать свое время с утра или накануне вечером. Очень часто многие из нас осознают, что день подходит к концу, а его цели не были выполнены и дел остается еще много. Вы понимаете, что каждый день совершаете определенные действия, но все равно загоняете себя в цейтнот.

Причина может быть простой – отсутствие грамотного планирования. Успешные люди заранее планируют свой день, составляя буквально поминутное расписание.

Когда в плане есть четкий список дел с указанием времени начала, времени конца и продолжительности действия, вы занимаетесь решением локальных задач в погоне за достижением финальной цели. Вы работаете по заданному алгоритму, завершая все дела вовремя. На словах не сложно – вы просто готовите план и следуете ему. Однако на практике грамотное планирование – это тоже искусство, которому вам нужно научиться, чтобы изменить вашу жизнь.

Вот несколько рекомендаций:

Составляйте на новый день список дел накануне. Для этого можно использовать обычный блокнот с ручкой, текстовый редактор в телефоне, специализированное приложение для мобильных устройств или компьютера;
Вы должны настроиться на формирование привычки в своей жизни: как правило, на это требуется время – 21 день. Через 3 недели вы сможете привыкнуть планировать рабочий день. В результате, заблаговременное составление списка дел станет такой же нормой, как, например, чистить зубы по утрам;
Добавьте в свою библиотеку профильную литературу в сфере тайм-менеджмента. Кевин Круз, Майкл Уилсон, Стивен Кови – это авторы обязаны появиться на ваших книжных полках для грамотного управления временем. Учитель у других людей, которые преуспели в планировании времени. Такие книги помогут ответить на важные вопросы – «правильно ли начинается мой рабочий день» и «насколько оптимален мой график».

Постановка целей

Успешные люди успевают все, так как они точно знают, чего хотят. Как вы думаете, какую задачу проще выполнить – без конкретных метрик, либо грамотно оцифрованную с явными числовыми параметрами? Выбор всегда останется за вторым вариантом.

Есть один секрет: чем больше цифр будет в вашем плане, тем проще его выполнять. Это могут быть временные рамки (минуты, часы) или же конечные значения (штуки, килограммы, страницы, рубли).

Ваш мозг будет нацелен на измеримый результат, если он будет знать все необходимые заранее. Важно научиться трансформировать свои мысли в конкретные результаты, чтобы успевать делать много и качественно. Простой пример: осуществить обзвон базы (15 клиентов) к 15:00 с целью заключить 5 новых договоров.

Категории задач

Чтобы успевать больше, как успешные люди, необходимо научиться выставлять приоритеты дел. Это очень важно, ведь вы тратите разный объем времени и ресурсов на разные задачи, степень важности которых также отлична друг от друга.

Здесь на помощь приходит самый обыкновенный алфавит: каждой категории задач назначается своя буква, в зависимости от приоритетов в разрезе дня, недели, месяца или даже года.

Рассмотрим принципы такого ранжирования:

Категория «А»: наиболее важная задача, выполнение которой обеспечивает до 80% результата. Это самый серьезный приоритет, ведь его выполнение (или не выполнение) напрямую влияет на конечный результат;
Категория «Б»: тратить время на это можно только в случае выполнения задачи из категории «А». Решение данного вопроса оказывает умеренное воздействие на совокупную цель;
Категория «В»: это легкие и приятные задачи, которые нас отвлекают от рутины – встречи с друзьями, выезд на природу, корпоративы и т.д. Их нужно сделать, чтобы оставаться в тонусе, однако отказ от реализации не влияет на ваше будущее и не способно изменить вашу жизнь;
Категория «Г»: это то, что можно делегировать в любое время. Если вы чувствуете, что какие-либо задачи не влияют на личностный рост, их выполнение можно поручить другим. Например, отправка писем на почте, замена воды в кулере и т.д. Так можно сэкономить свои силы для задач из категорий «А», «Б» и «В»;
Категория «Д»: это то, от чего можно в принципе отказаться без чувства вины. Так называемые хронофаги, о которых мы расскажем далее.

Необходимо расставлять приоритеты дел – это один из основных секретов управления, позволяющих более четко следовать дневному плану компании.

Здесь же можно рассказать о важности декомпозиции: умении разбивать большие задачи на более мелкие. Это помогает быстрее и качественнее планировать свободное время и достигать целей.

Например, задачу «Привлечь 10 новых клиентов» можно разбить на отдельные подзадачи, каждая из которых должна быть выполнена:

Обновить базу клиентов;
Провести созвон с коллегой из отдела продаж;
Внести коррективы в скрипт;
Отправить новый скрипт менеджерам;
Собрать фидбек;
Сделать рассылку базы между менеджерами;
Получить отчет.

Вы действительно легче и быстрее выполните основную задачу, последовательно реализовав каждый новый ее элемент отдельно. Это важно для любых целей, поэтому умение декомпозиции все равно придется развивать – овладеть им хотят многие.

Время на отдых и спорт

Люди, которые ничего не успевают, обычно очень торопятся. При этом они часто забывают об отдыхе и занятиях спортом. Как правильно организовать перерыв и обеспечить отдых? Следует помнить о принципе смены деятельности: если вы работаете за компьютером, в перерывах важно успеть сделать зарядку или совершить прогулку. Можно овладеть разными техниками растяжки или гимнастики – так мы получаем не только физическую активность, но и отдых для мозга.

Смена деятельности во время отдыха может быть полезна и эффективна – этот совет важен и входит в ТОП секретов управления временем.

Что же касается спорта, здесь дело не только в отдыхе. Тот, кто находит время на активность в течение недели, совершенствуется не только физически, но и умственно. Ведь во время занятий спортом вырабатывается глюкоза, что позитивно влияет на нейроны мозга. Такой неочевидный, но важный секрет продуктивности.

Пробежка после работы, тренажерный зал каждый вечер, просто фитнес – все это важные полезные привычки, которые помогут все успевать. Каждый успешный человек может сказать окружающим – я занимаюсь спортом и могу сказать, что это действительно важно.

Режим дня

Мало кто знает, что время засыпания и пробуждения также влияет на эффективность человека. Ранний отход ко сну – это не только более качественное восстановление, но и решение вопроса недосыпания, в целом. Если с утра вы полны энергии, значит, планировать день будет проще – хватит сил и настроя на все необходимое.

В конце концов, спать лучше не менее 7-8 часов в сутки: это простая физиология, заложенная природой. Никогда не бывает успеха, если вы засыпаете на своем рабочем месте.

В какой-то момент жизни все люди начинают осознавать необходимость качественного отдыха и сна. Вы сразу оцените эффект, начав вовремя ложиться спать и рано вставать – именно такой образ жизни ведет успешный человек. А грамотный бизнесмен сделает еще больше для того, чтобы просыпаться бодрым и мотивированным.

Успевать читать

Читать книги по тайм-менеджменту – еще один способ все успевать и систематизировать свою деятельность в жизни. Задайте себе вопрос: как часто вы читаете, кто ваш любимый автор и сколько времени вы уделяете данному занятию?

Рецепт чемпионов и студентов-отличников – читать не менее 30 минут в день. Благодаря этому они успевают сделать значительно больше.

Почему мы говорим об эффективности чтения:

Автор книги всегда закладывает смысл в свое произведение. Анализ прочитанного систематизирует знания и тренирует ум. Особенно если говорить про такое направление литературы, как тайм-менеджмиент – прочитав такую книгу, вы будете знать больше;
Чтение – время наедине с собой. В эти часы вы можете размышлять над вопросом, как себя лучше организовать и как развить способность успевать больше;
Многие люди читают вместе со своими детьми, с ранних лет закладывая любовь к чтению и способность извлекать суть из прочитанного.

Называя 15 секретов управления, любой эксперт уделит особое внимание чтению тематических книг, предлагая проверенные списки. А ежедневные минуты, проведенные за книгой – это самый ценный совет в любое время.

Хронофаги, с которыми мы живем

Хронофаги или так называемые «пожирателях времени» – цикличные действия, не приносящие абсолютно никакой пользы для жизни. Наверняка, с утра вам хочется зайти в социальные сети, посмотреть несколько серий любимого сериала перед сном, поболтать с коллегами после обеденного перерыва.

Казалось бы, сделать это занимает всего одну минуту, но на самом деле в разрезе дня хронофаги отнимают уйму времени, так как их слишком много. В результате, вы можете потратить несколько часов на бесцельное изучение новостной ленты в Телеграмме и просмотр видео на Youtube, бездумно разбрасываясь драгоценным временем.

Какие привычки помогут минимизировать влияние хронофагов на вашу продуктивность, вместе с этим экономя время? Есть пара рекомендаций:

Начать работать с хронофагами

Важно поставить перед собой цель – научиться осознавать наличие таких факторов и придумать методику работы с каждым из них. Простой пример – вы начали серфинг в интернете. Возможный выход– установить таймер на 5, 10 или 15 минут. Так вы научитесь отсекать хронофаги ил станете уделять им значительно меньше времени. Работает простое правило: если ты запланировал время заранее, влияние хронофага будет меньше;

Замещать хронофаги более полезными и интересными вариантами

Например, человек принимает решение – лучше я проведу время с моей семьей, чем проведу вечер за игрой в танки. Иногда это жестко, но таким образом вы минимизируете влияние бесполезных раздражителей. В конечном итоге, вы поймете, что это того стоило.

Очищение информационного пространства

Фокус на реализации запланированных дел без отвлекающих факторов – важный и эффективный элемент тайм-менеджмента. Речь идет о нашей рабочей среде: если вы хотите эффективно работать, важно обеспечить здоровое окружение. Простой пример: общаясь с коллегами в Телеграмме в рамках рабочего процесса, мы постоянно отвлекаемся на новостные паблики, личные сообщения от друзей и акции от любимых брендов. Это по-настоящему проблема, решить которую хотят многие.

Решение такое же простое – использование корпоративного мессенджера, который может изменить ситуацию полностью.

Например, в корпоративном мессенджере Compass человек увидит только важные и срочные дела, касающиеся исключительно рабочего процесса. Это позволит оптимизировать свои действия и ускорить выполнение задач. А еще здесь удобно работать с чек-листами: нет ничего проще, чем написать список дел на завтра с четкими временными рамками, а затем выполнять важные дела по легкому и отлаженному алгоритму.

Из этого инструмента можно сделать идеальное пространство для работы, задействовав привычные форматы общения.

А в одном из отдельных чатов вполне можно организовать планирование. Это и есть тот самый список на новый день, который помогает все успеть и быть продуктивным. Создаем отдельное рабочее пространство, где ничего не отвлекает от работы и достижения цели.

Простые рекомендации

Как стать успешным человеком? Все основное понимание можно быстрее всего получить из базовых рекомендаций тех, кто уже добился успехов в бизнесе, практикуя успешный тайм-менеджмент:

Создавайте оптимальные условия работы, формируя правильные цели. Их легче достигать, если никто и ничто не станет отвлекать вас от сути. Порой мы сами бездумно ставим себя в условия, которые негативным образом влияют на продуктивность
Правило пятиминутки: если задача занимает не более 5 минут, в этом случае сделать ее нужно прямо сейчас. Будет хуже отложить выполнение на неопределенный срок. Если же вы заняты и не можете начать, следует зафиксировать задачу и вернуться к ней позже;
Организуйте «день доделок». Если вы откладываете регулярно, именно в этот день можно закрыть внушительный объем накопившихся задач. Все получится значительно быстрее, если нацелится на это. Лишь для задач из категории «А» данное правило не применимо;
Хвалите и поощряйте себя. Мы любим награды, поэтому личной похвалы будет хватать для мотивации. К сожалению, мы позволяем себе это крайне редко;
Первым делом решайте самые большие и сложные задачи: так план на день будет постоянно выполняться, как и у любой другой успешной личности, знающей данное правило. Если вы его примените, успех не заставит себя ждать;
Избавьтесь от вредных привычек в жизни или уделяйте им меньше внимания, сохраняя свое время. О том, как вести здоровый образ жизни, написано много книг. Так вы даете возможность организму работать лучше.

Совокупность тех простых советов, что мы рассмотрели выше – реальные рекомендации успешных людей. Они находят эти моменты важными и значимыми. Например, Билл Гейтс уделяет повышенное внимание постановке целей и четким формулировкам. А Павел Дуров является сторонником здорового образа жизни и заботится о качестве своего сна.

Выводы

Начать все успевать значительно легче, чем кажется. Займитесь планированием и созданием распорядка дня. Распределите задачи по категориям важности, найдите то, что можно делегировать. Ставьте конкретные цели, занимайтесь спортом в свободное время, не забывайте про отдых. Много читайте, избавьтесь от хронофагов и вредных привычек. Хвалите себя и награждайте за ощутимые результаты.

Как понять, что вы все делаете правильно? Человек сразу увидит, что происходит оптимизация: завершенных задач станет больше и появится чувство удовлетворенности как от процесса, так и результата. Появятся позитивные эмоции от тех целей, которых вы достигли.