Повышение эффективности работы сотрудников: 17 советов

От чего зависит эффективность работы

На эффективность работы сотрудников влияет множество факторов, вот некоторые из них:

• профессионализм и квалификация человека, его опыт;
• логичность бизнес-процессов и их прозрачность;
• правильная постановка задач от руководства и контроль их выполнения;
• уровень мотивации сотрудника, его вовлеченность в работу;
• соблюдение режима труда и отдыха, профилактика «выгорания».

Другими словами, эффективность работы зависит не только от личных качеств и навыков человека, но во многом – и от действий самой компании.

{{cta_banner}}

Ошибки управления, которые приводят к снижению эффективности работы

Когда новые сотрудники приходят в организацию, они, как правило, «заряжены» на результат, высоко мотивированы, хотят развиваться и зарабатывать. Но определенные ошибки управления могут привести к тому, что эффективность их работы со временем окажется сниженной.

Во-первых, это могут быть организационные ошибки:

• управленческий штат раздут, на одного сотрудника может приходиться несколько руководителей;
• структура компании непрозрачна, а бизнес-процессы – запутаны;
• высокий уровень бюрократии, сложные процедуры согласования вопросов;
• есть ошибки при делегировании и распределении нагрузки в команде.

Во-вторых, это ошибки планирования и контроля:

• нет сформулированной стратегии развития компании и ее главных целей, либо они не донесены до рядовых сотрудников;
• отсутствуют четкие критерии эффективности и KPI для каждого члена команды, нет системы оценки качества работы;
• неграмотная постановка задач – без четких целей, сроков и образа результата;
• не налажена система планирования работы, задачи поступают стихийно и они не связаны с главными целями компании;
• слабый или, наоборот, чрезмерный контроль со стороны руководства.

В-третьих, это коммуникационные ошибки и неправильная работа с персоналом:

• не проводится мотивации персонала, нет инструментов для вовлечения сотрудников в работу;
• отсутствуют или не налажены коммуникации между сотрудниками;
• руководители компании дистанцированы от подчиненных, отсутствует взаимопонимание между руководством и работниками;
• нет системы обучения и обмена опытом внутри команды, нет общей базы знаний;
• корпоративная среда носит негативный характер, в коллективе иногда возникают стихийные конфликты, которыми сложно управлять.

Чтобы повысить эффективность работы сотрудников, вам нужно наладить такую работу организации, которая позволит им проявить свои лучшие качества и достичь высоких результатов. Это комплексный вопрос, который требует системного подхода.

В основе такого системного подхода – выстраивание культуры качественных коммуникаций между всеми членами команды. Открытая коммуникация между сотрудниками поможет и на этапе стратегического планирования, и при создании оптимальных бизнес-процессов, при постановке конкретных задач и контроле их выполнения, и уж тем более – при мотивации и вовлечении персонала в работу.

Удобный и простой инструмент для внедрения культуры открытых коммуникаций – корпоративный мессенджер Compass.

Принципы: как повысить эффективность работы сотрудников

Рассмотрим три главных принципа, как повысить эффективность работы команды. Системный подход в управлении эффективностью стоит на трех китах – прозрачных и понятных процессах, грамотном целеполагании и правильной работе с персоналом.

Принцип 1. Создайте простую и понятную структуру организации, сделайте бизнес-процессы прозрачными

1.1. Сформулируйте главную цель работы компании и донесите ее до рядовых сотрудников

Членам команды это нужно, чтобы понять цель своей индивидуальной работы. Так они смогут свериться с общим вектором и долгосрочными планами предприятия, правильно расставить приоритеты.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

1.2. Создайте простую и понятную структуру компании, которая соответствует поставленной цели

В идеале, визуализируйте ее. В Compass, например, структура может быть визуализирована за счет системы чатов – для каждого отдела создается свой чат с сотрудниками.  

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

1.3.  Максимально облегчите бизнес-процессы, сделайте их прозрачными для всех

Члены команды должны понимать свою роль в процессе и то, какие действия они должны совершать. Например, для каждого крупного процесса можно создать отдельный чат в корпоративном мессенджере.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

1.4. Равномерно распределите рабочую нагрузку между сотрудниками, все что можно — делегируйте

Руководитель должен знать, у кого и сколько рабочего времени на какие задачи уходит, и распределять новые задачи между работниками с учетом текущей занятости.

В равномерной загрузке команды может помочь метод OKR (Objective Key Results). Согласно этому методу сотрудники определяют свои ближайшие цели, разбивают их на конкретные шаги с датами и регулярно, например, раз в неделю, высылают руководителю итог работы.

В корпоративном мессенджере эту информацию можно отправлять прямо в чат. Тогда не только руководитель будет видеть статус по задачам, но и все сотрудники отдела будут погружены в общий контекст работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

1.5. Упростите процесс согласования вопросов

В корпоративном мессенджере согласование можно проводить очень быстро – попросите сотрудников вместе с вопросом присылать варианты решений. Варианты должны быть пронумерованы. Тогда руководителю достаточно будет зайти в чат и поставить одну цифру. Он может, например, ехать в лифте и в это время согласовывать необходимые вопросы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Принцип 2. Создайте эффективную систему планирования и контроля

2.1. Четко формулируйте задачи и критерии качества работы

Ставьте задачи максимально конкретно – с инструкциями, сроками и описанием необходимого результата. Качественное выполнение задач поможет сотрудник поднять свою мотивацию и, как следствие, свою продуктивность.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2.2. Просите сотрудников давать обратную связь по новым задачам

Лучше всего, если подчиненные будут это делать письменно. Такая рефлексия позволит им в спокойной обстановке подумать над проектом и путями его реализации, задать интересующие вопросы.

2.3. Организуйте системный, но ненавязчивый контроль за работой сотрудников

Например,  попросите их регулярно скидывать в чат корпоративного мессенджера промежуточные итоги работы. Контроль должен быть такой, чтобы не отвлекать членов команды от рабочего процесса. В идеале сотрудник сам должен оценить свою эффективность и написать руководителю об этом.  

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2.4. Обязательно давайте обратную связь по выполненной работе

Это поможет значительно повысить продуктивность команды. Ведь если сотрудник знает, что он эффективно работает, то это повышает уровень его мотивации и «заряжает» на дальнейшие достижения. А если что-то идет не так, то у подчиненного есть возможность быстро скорректировать свои действия и исправить ошибки.

Сотрудникам нужна и позитивная обратная связь и конструктивная критика от руководителя. А обратная связь от подчиненных позволит менеджеру понять, что важно для коллектива и какие проблемы сейчас есть.  

Принцип 3. Наладьте работу с персоналом и создайте культуру открытых коммуникаций

3.1. Грамотно отбирайте кандидатов

Для повышения эффективности работы компании надо формировать команду с учетом корпоративных ценностей и установок, принятых в организации.

3.2. Договоритесь с сотрудниками о правилах внутренних коммуникаций

В эффективной компании все сотрудники открыты для обратной связи, делятся мнением и опытом, активно участвуют в обсуждениях.

При использовании корпоративного мессенджера можно договориться о том, что, например, все рабочие вопросы обсуждаются в соответствующих чатах. Кратко вопрос обозначается в самом комментарии, а все подробности уводятся в тред – отдельную ветку обсуждений под комментарием.  

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3.3. Поддерживайте связь между руководителем и сотрудниками

Если руководитель будет открыт к коллективу, это позволит членам команды лучше понимать логику работы и принципы принятия решений в компании. Кроме того, одному человеку, даже если это топ-менеджер, иногда сложно найти решение. А поддержка и опыт команды могут помочь в этом. Вы должны быть на связи с коллективом по наиболее важным вопросам в организации.  

В Compass руководитель всегда находится в одном информационном пространстве с подчиненными и может поучаствовать практически в любом обсуждении. А смайлы от руководителя позволят команде ощущать его вовлеченность в общие процессы.  

3.4. Формируйте и развивайте корпоративную культуру внутри компании

Корпоративная культура – это эмоциональная энергия, которой заряжен весь коллектив. Она влияет на результаты работы каждого сотрудника. Это может быть энергия сплоченности, трудолюбия и доброжелательности. Эффективность сотрудников, которые чувствует себя частью сплоченного коллектива, как правило, очень высока, ведь они готовы трудиться на благо общего дела.

Способов создания корпоративной культуры множество – это уникальная неповторимая среда организации. Можно проводить тимбилдинги, совместные мероприятия или, например, спортивные челленджи, а результаты и фото – высылать в чат Compass.  

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3.5. Занимайтесь мотивацией сотрудников, вовлекайте их в жизнь компании

Мотивация может быть материальной и нематериальной. Материальная часть, как правило, привязывается к KPI, а нематериальная – может иметь самые разные формы.

Замотивированный сотрудник будет по определению более продуктивным, поэтому не стоит игнорировать любые возможности для нематериальной мотивации. Вот что это может быть:

• благодарность и публичная похвала, например, отправьте в чат несколько теплых слов сотруднику за выполненную задачу – в следующий раз он возьмется за работу с удовольствием;  
• геймификация работы и конкурсы с необычными призами, например, походом в кино или абонементом в спортзал;
• выделение лучших сотрудников по разным параметрам – объему продаж, количеству клиентов в работе, скорости реакции на проблему клиента и так далее.  

3.6. Поддерживайте соревновательный дух команды

Вам необходимо создать такую атмосферу работы, при которой сотрудники будут по-доброму соревноваться друг с другом, и тянуться за лидерами. Производительность труда в такой атмосфере сильно повышается.

Для отдела продаж, например, это может быть отправка в чат Compass сообщений:

• по совершенным sales-действиям в течение дня – это могут быть звонки и встречи с клиентами, отправка коммерческих предложений;  
• по совершению первых трех продаж за день;
• по выполнению плана продаж и так далее.    

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3.7. Постоянно обучайте сотрудников, создавайте базу знаний

Уровень профессионализма напрямую влияет на эффективность работы человека. Существует множество способов обучения сотрудников — самообразование, онлайн-курсы, профильные мероприятия и семинары, а также коучинг и наставничество с разбором рабочих кейсов. Хорошо обученная команда будет работать намного эффективнее коллектива с базовыми навыками.

Создать корпоративную базу знаний можно прямо в корпоративном мессенджере — просто создайте отдельный чат и отправляйте в него документы. Они будут храниться там столько, сколько необходимо компании. А удобный поиск по названиям и типам файлов позволит быстро отыскать нужное.

3.8. Продумайте систему адаптации новых сотрудников

Когда новые работники приходят в компанию, им важно быстро сориентироваться в структуре организации, ее процессах и своих обязанностях. Человек должен понимать, с чего начать работу и к кому можно обращаться с вопросами.

В Compass, например, в карточках сотрудников есть необходимая для «новеньких» информация — имя и фамилия, должность, отдел, статус «в отпуске» или «на больничном», его фотография. Так новому человеку будет проще сориентироваться в структуре компании, он быстрее познакомится с коллегами.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Какие стратегии управления повышают эффективность работы сотрудников

Все бизнесы очень индивидуальны. И система повышения эффективности работы сотрудников, конечно, должна учитывать организационные особенности предприятия. В зависимости от того, на каком этапе развития находится компания, у нее могут быть разные стратегии управления. И системы мотивации персонала для повышения эффективности их работы тоже могут отличаться.  

Существуют пять основных стратегий управления сотрудниками:

1. Предпринимательская стратегия, в основе которой лежит удовлетворение требований заказчиков фирмы. В компании с такой стратегией для мотивации сотрудников используется четкое целеполагание и постановка максимально конкретных задач.
2. Стратегия динамического роста -  она актуальна на этапе становления компании, когда создается фундамент для развития компании. Цели и задачи формулируются с ориентацией на будущее. При мотивации сотрудников акцент делается на качестве выполненных задач. Им гарантируется достойная оплата, есть перспектива карьерного роста.
3. Стратегия прибыльности: ее основная цель — сохранение и увеличение прибыли компании. В этом случае используется сильный управленческий контроль, сотрудники мотивируются при помощи выставления четких KPI.
4. Циклическая стратегия, при которой все процессы направлены на выживание компании. Чтобы остаться на рынке, предприятие максимально снижает все издержки. Мотивация персонала в этом случае напрямую привязывается к результатам их работы.
5. Стратегия ликвидации – в этом случае планируется продажа компании с извлечением максимальной выгоды. Все усилия направлены на избегание убытков и удержание компании от краха. Мотивация персонала отходит на второй плана. Оплата работы осуществляется – только за результат.  

Сильнее всего повышают эффективность работы сотрудников первые три стратегии – предпринимательская, динамический рост и стратегия повышение прибыльности. В этих случаях для мотивации, как правило, используются разные инструменты – материальные и не материальные.

Циклическая стратегия и стратегия ликвидации, как правило, подразумевают значительное сокращение издержек. В этом случае возможности для мотивации персонала, конечно, сокращаются. И эффективность их работы может оказаться сниженной.

Как составить план по повышению эффективности работы сотрудников

Управление эффективностью сотрудников подразумевает, что компания регулярно занимается ее оценкой и предпринимает действия для изменения ситуации в лучшую сторону. Хорошим инструментом для этого является план по повышению эффективности.

Такой план составляется для каждого сотрудника индивидуально. Обычно он содержит следующие поля:

• информация о сотруднике – ФИО и должность;
• текущий уровень эффективности, значения его KPI;
• плановый уровень, которого надо достигнуть;
• план действий по увеличению эффективности со сроками выполнения;
• подписи сотрудника и руководителя.

План повышения эффективности может включать элементы обучения, коучинга, наставничества, самообразования и другие шаги, которые зависят от причин низкой продуктивности сотрудника. В критических случаях, когда эффективность крайне низкая, в него также могут включаться штрафные санкции – что произойдет, если нужная продуктивность не будет достигнута.  

Такой план, в идеале, нужно составлять совместно с сотрудником, а не «спускать» его «сверху». Для того чтобы он оказался реалистичным и действительно полезным, его лучше составлять в процессе открытого диалога между руководителем и подчиненным.  

Итоги

Системность в управлении компанией, регулярная оценка уровня продуктивности сотрудников и составление плана по ее улучшению помогут руководителю ответить на вопрос, как повысить эффективность работы персонала.

Для вдохновения и поиска нестандартных подходов можно использовать опыт известных компаний. Например, в Airbnb сотрудники могут размещать на рабочем месте своих домашних животных. На заводах Peugeot сверхурочные часы добавляются к отпуску работника.

Комплексное управление эффективностью сотрудников и креативное мышление обязательно приведут компанию к нужному результату.