7 лучших способов повышения личной и командной эффективности в работе

Как быть, если каждый день сотрудников отвлекают то неисправная техника, то коллеги с «пойдем кофе пить», то новая соцсеть (старые соцсети тоже отлично справляются с этой ролью)? Кажется, временных затрат в таком случае не миновать. А время — деньги.

Значит, чтобы повысить эффективность, нужно свести к минимуму отвлекающие факторы и выстроить систему работы, не без помощи специального софта.

Читайте в материале о том, что еще мешает эффективности сотрудников и какие есть способы, кроме денежной мотивации, чтобы настроить команду на мегарабочий лад. Это необходимо знать, чтобы не сливать бюджет и лучше распределять ресурсы.

Что крадет эффективность на работе: посмотреть врагу в лицо

1. «Воры внимания»

Помимо очевидных факторов вроде низкой квалификации работника или хронической прокрастинации, эффективности команды угрожают «воры внимания». Проще сказать, отвлекающие условия.

Так, согласно исследованиям интернет-журнала «Зарплата», 40% работников (из 1790 опрошенных) считают, что посторонние занятия отнимают у них 1-2 часа от рабочего дня, а 15% тратят более 2 часов (!)

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Учитывая, что после отвлечения внимания нужно время и дополнительные усилия на концентрацию, неэффективные часы на работе увеличиваются. И в пятницу вечером, или в выходной приходится закрывать задачи, которые «неожиданно» накопились.

А виной всему скроллинг новостных лент, частые совещания и созвоны по любому поводу, серфинг в интернете и, куда же без нее, рефлексия над своими неудачами в работе (целых 3% отводят рабочее время для этой задачи). Отвлекают членов команды и поломанная техника.

2. «Делаю, что хочу»: нет приоритизации в задачах

Хаос в выполнении задач — еще один вор эффективности. Если сотрудник делает только те задачи, которые для него наиболее легкие и приятные, он может откладывать более значимые для проекта в целом или застрять на мелких тасках. Хуже того — пропустить все дедлайны. А всё потому, что не расставил задания в порядке важности.

{{cta_banner}}

3. Распределять задачи только по опытным профессионалам

Если ваш дизайнер делает 5 обложек в блог, 3 презентации и 4 обложки для видео в неделю, сдает всё почти без правок — это эффективный дизайнер. Но это не дизайнер, которому стоит увеличить нагрузку.

4. Культура секретов и сплетен в команде

Как показало свежее исследование офисных работников США и земледельцев в маленькой африканской деревне — сплетни имеют огромное влияние на карьеру, корпоративную культуру и межличностное общение («The impact of gossip, reputation, and context on resource transfers among Aka hunter-gatherers, Ngandu horticulturalists, and MTurkers»).

Показателен случай 2019 года, когда владелец инвестиционной компании, израильтянин, Джейкоб Агам подал иск против французского банка BNP Paribas. Он обвинял банк в антисемитизме и клевете: банк распустил слух, что Джейкоб не выполнял финансовые обязательства перед банком. Как итог, компания предпринимателя потеряла много сделок. Джейкоб Агам потребовал возмещения ущерба на сумму €1 млрд.

Более того, 58% россиян испытывают раздражение от сплетен на работе, согласоно опросам «Работа.Ру». А раздраженные сотрудники, очевидно, не самые эффективные члены команды.

7 способов повышения эффективности в команде

Отвлекайтесь правильно

Если и отвлекаться от рабочих задач, то делать это с умом. Есть несколько эффективных практик для переключения внимания:

• Чередовать сложные и простые задачи. Попробуйте начать рабочий день со сложных задач, а вечер оставьте под простые таски.
• Правило 25 минут. Или метод Pomodoro. Выполняя задачи, включите таймер, который поможет чередовать периоды концентрации и отдыха в работе. В таймере Shtab, например, можно задать периоды, которые удобны для вас. 35 минут сфокусированной работы сменяются 5 минутами законного короткого отдыха (лучше разминки и зарядки), снова работа 35 минут, и перерыв 20 минут. И так до конца рабочего дня.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

• Отвлекитесь на полезное. Можно почистить кофемашину в офисе, полить цветы, протереть стол и с новыми мыслями возвращаться к работе.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Растите кадры, не нагружайте только профи

Нагружать задачами в команде только профессионалов, значит, обрекать их на выгорание. Не стоит перегружать сотрудника доп. задачами только потому что он высококвалифицированный. Лучше взять, например, начинающего дизайнера на помощь и делегировать задачи ему. Тем самым, вы будете выращивать таланты и кадры внутри компании, а ценные и профессиональные сотрудники не будут выгорать и как следствие покидать компанию.  

Расставьте приоритеты

Когда вы знаете приоритеты в задачах, вы держите рабочие процессы под контролем и не тратите время на размышления в духе «за какую задачу взяться». Есть масса методов для приоритизации, вот 3 самых популярных:

Метод Moscow

Это аббревиатура:

• must-have — обязательно должно быть сделано
• should-have — должно быть сделано
• could-have — могло бы быть сделано
• won't-have — не должно быть сделано

ABCDE

Самая важная задача под буквой A — если вы отмените ее, могут быть серьезные последствия. Не поедете на встречу с партнерами, забудете подписать документы о сотрудничестве — потеряете очевидные выгоды для компании. Задачи B тоже важны, но если их отменить, то явных негативных последствий не будет. Задачи D можно делегировать, а о E можно вообще забыть и вообще избавиться от них.  

Матрица Эйзенхауэра

Эта матрица делит все задачи на 4 квадранта:

• Квадрант I — для срочных и важных задач
• Квадрант II — для менее критичных задач
• Квадрант III — для тасков с низким приоритетом
• Квадрант IV — для несрочные и неважных задач

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Наведите порядок в целях и задачах

Разработайте стратегию компании. На ее основе вы можете ставить цели, создавать и вести проекты, выполнять задачи в специальном софте. В нем вы можете разделять работу ваших отделов (например, бухгалтерии, маркетинга, продаж и производства), филиалов и направления деятельности. С помощью ролей и гибких отчетов вы как руководитель будете в курсе того, кто и над какой задачей работает.

По мере выполнения задач вы и ваши коллеги можете перетаскивать карточки по статусам и ничего не потерять.

В карточке задачи можно указать все необходимые характеристики задачи, прикрепить документы и другие файлы, отметить коллегу и написать по задаче в комментариях. А с уведомлениями вы и ваши сотрудники не забудут отправить документы курьером, нарисовать схему или отредактировать драфт статьи.

Обеспечьте прозрачную работу

В рамках отдела вы можете настроить прозрачную работу, когда все видят, над чем в данный момент работают коллеги, сколько времени они на это тратят. Это будет мотивировать сотрудников тоже выполнять свою часть работы, вовремя закрывать задачи. За счет этого, вы уменьшите слухи и сплетни, что кто-то не так делает свою работу, не справляется с задачами и т. д.

Вся информация о работе отображается в автоматических отчетах: сколько задач в работе, сколько завершено, среднее время на задачу, общее время на проект.

На их основе вы сможете распределять трудозатраты, чтобы не было перегруженных или незанятых сотрудников.

Давайте и принимайте фидбэк

Это лучше делать чаще чем раз в полгода, пока предмет обратной связи не потерял свою актуальность. Работу над ошибками и недочетами лучше проводить оперативно, а вовремя сказанная похвала придаст больше мотивации в моменте, чем постфактум.

Обратная связь подпитывает производительность команды, согласно исследованию Gallup «Employee Engagement vs. Employee Satisfaction and Organizational Culture». Главное — давать ее грамотно. Попробуйте формат сэндвича: подчеркните позитивные аспекты работы, добавьте объективной критики и завершите фидбэк похвалой.

Пример: Заказчики остались довольны сайтом, для которого ты делал дизайн. Но будет здорово, если сможешь чаще писать мне, как продвигается работа и какие возникают вопросы, чтобы я мог тебе помочь заранее, а не в день сдачи проекта. Надеюсь, дальше мы настроимся и будем работать в комфортном темпе для всей команды.

Также как и делиться фидбэком, важно его принимать. Поощряйте вопросы сотрудников по проекту, выделяйте время для обсуждения общих вопросов и спрашивайте мнение по распределению нагрузки — всё это позволит команде чувствовать себя значимыми и услышанными.

Повышайте вовлеченность

Эффективные сотрудники вовлечены в работу компании. А компании, которые активно мотивируют сотрудников, по данным Achievers, получают на 27% больше прибыли, на 50% больше продаж, на 50% более высокую лояльность клиентов и на 38% выше продуктивность.

Как можно повысить вовлеченность? Разработайте и внедрите основы well-being в компании: приемлемые условия труда, комфорт, life-work balance. Еще одна составляющая — делегируйте сотрудникам важные задачи и полномочия. Это повысит чувство значимости на работе у члена команды. Введите систему поощрений и наград за достижения в работе.

Вместо вывода: как понять, насколько команда эффективна

Представим, что вы начали перманентно следовать правилам выше. А как понять, насколько команда действительно стала эффективнее? Сводные отчеты в Shtab покажут как общие сведение по команде, план-фактные показатели и статистику по каждому члену команды за любой выбранный вами период. На основе этого вы поймете, насколько улучшилась работа.

Качество работы вам покажут KPI, куда входят требования к конечному продукту; опросы и рейтинговые шкалы. Повышение вовлеченности сотрудников, увеличение прибыли — еще одни важные показатели того, что вы движетесь в правильном направлении.