Советы по тайм-менеджменту
Советы этой группы нацелены на обычную, повседневную жизнь. Самые важные правила организации жизни помогут добиться результатов в любой сфере деятельности: работа, учеба, хобби, бизнес и т. д.
Совет 1: Определите, когда вы наиболее продуктивны
Внутренние биоритмы организма являются фундаментом тайм-менеджмента. Дело в том, что каждый человек наиболее активен и мотивирован работать в определенное время суток. «Жаворонкам» комфортно работать утром. «Совам» — во второй половине дня и даже ночью.
Перед тем как использовать тайм-менеджмент (любую технику или совет), человеку необходимо прислушаться к себе и определиться: в каком диапазоне времени его организм готов к бурной деятельности. От этого напрямую будет зависеть не только ваша продуктивность, но и само желание действовать и развиваться.
С физиологией не поспоришь. Если человек «жаворонок», он физически не может активно и мотивированно работать в вечерние часы. За 3 часа работы вечером «жаворонок» может сделать существенно меньше работы, чем за те же 3 часа утром в свой пик продуктивности.Однако все это не так страшно, как может показаться на первый взгляд. При желании всегда можно перестроить свой биоритм под более удобный временной промежуток активности. Вам понадобится только немного времени и упорства.
Совет 2: Будьте последовательны
Человеческий мозг не приспособлен решать и контролировать несколько абсолютно разных приоритетных задач и направлений одновременно. Большинство людей не предрасположены к многозадачности в силу физических и психологических особенностей мозга.
Если выбрать несколько направлений для развития и пытаться преуспеть в каждом, то вам банально не будет хватать времени и сил выполнить каждую задачу качественно и в срок. Теряется фокус. В таком случае многозадачность может существенно понизить уровень производительности человека и замедлить рабочий процесс.
Поэтому следует сначала сфокусировано проработать одну задачу и только потом приступать к следующей. Также не следует разрываться по диаметрально противоположным направлениям работы в одно время.
Совет 3: Делите большие задачи на части
Больше и многоплановые задачи всегда пугают своим объемом. Зачастую человек просто не знает, с чего начать и как «подступиться» к важному делу. Из-за этого появляется психологическая преграда и отторжение. Мы вечно откладываем «на завтра» крупную задачу, которая с каждым днем все больше демотивирует и заставляет также халатно относиться даже к другим, более простым и не затратным по времени делам. Самодисциплина начинает разрушаться.
Чтобы этого не допустить, можно воспользоваться психологическим приемом и разделить крупную задачу на небольшие компоненты. Если сделать четкий пошаговый план выполнения обширного дела, которое будет состоять, например, из 10 маленьких задачек, наш мозг не заметит очевидных сложностей и начнет постепенно вовлекаться в процесс, по очереди выполняя одну задачу за другой. Так, незаметно вы доберетесь до финального результата.
Совет 4: Грамотно делегируйте свои повседневные задачи
Существует распространенное мнение, что делегировать текущие задачи можно только в рамках работы. Например, руководитель передал подчиненному задачу, которую не успевает сделать сам.
Тем не менее, это не всегда так. Оказывается, даже рутинные задачи можно делегировать. И для этого не обязательно быть, например, чьим-то руководителем. Если у вас скопилось множество срочных дел, а вам некогда сходить в магазин или погулять с собакой, то все это просто можно передать другим людям. Например, заказать еду с доставкой на дом или воспользоваться службой по выгулу собак. Всё это — позволяет больше успевать в течение дня.
Совет 5: Научитесь правильно «расписывать» свой день
Если вы решите плотно заняться тайм-менеджментом и первым делом распишите каждый рабочий день на почасовые задачи, это не даст видимого результата. Дело в том, что собственное время тоже нужно уметь планировать грамотно. Есть 2 проблемы:
- неправильная расстановка конкретных задач в плане;
- разделение взаимодополняемых задач.
Сложно с головой углубиться в конкретную задачу, если приходится постоянно отвлекаться, менять виды деятельности и переключаться с одного рабочего дела на другое. Составляйте расписание осознанно.
Например, в день у руководителя 2 встречи, каждая из которых длится по часу. Одна встреча в 9 утра, другая в 10:40 утра. В итоге между звонками перерыв, который длится всего 40 минут. Этого может не хватить, чтобы качественно углубиться в какую-либо другую задачу. Такой прерывистый график не способствует продуктивности. Старайтесь выстраивать свой список дел без «окон». Так, чтобы на каждый вид деятельности отводилось достаточно времени.
Также внутри дневного плана вы можете группировать похожие по смыслу важные задачи и стараться выполнять их одновременно. Например, следует выделить одно время для ответа на деловые электронные письма и телефонные звонки, а не делать это в разные временные промежутки или дни. Когда вы работаете над связанными задачами, мозг быстрее адаптируется к похожим действиям и выполняет их более четко и быстро. Таким образом, вы можете сэкономить свое время.
