Тайм-менеджмент: советы по эффективному управлению временем

Советы по тайм-менеджменту

Советы этой группы нацелены на обычную, повседневную жизнь. Самые важные правила организации жизни помогут добиться результатов в любой сфере деятельности: работа, учеба, хобби, бизнес и т. д.

Совет 1: Определите, когда вы наиболее продуктивны

Внутренние биоритмы организма являются фундаментом тайм-менеджмента. Дело в том, что каждый человек наиболее активен и мотивирован работать в определенное время суток. «Жаворонкам» комфортно работать утром. «Совам» — во второй половине дня и даже ночью.

Перед тем как использовать тайм-менеджмент (любую технику или совет), человеку необходимо прислушаться к себе и определиться: в каком диапазоне времени его организм готов к бурной деятельности. От этого напрямую будет зависеть не только ваша продуктивность, но и само желание действовать и развиваться.

С физиологией не поспоришь. Если человек «жаворонок», он физически не может активно и мотивированно работать в вечерние часы. За 3 часа работы вечером «жаворонок» может сделать существенно меньше работы, чем за те же 3 часа утром в свой пик продуктивности.Однако все это не так страшно, как может показаться на первый взгляд. При желании всегда можно перестроить свой биоритм под более удобный временной промежуток активности. Вам понадобится только немного времени и упорства.

Совет 2: Будьте последовательны

Человеческий мозг не приспособлен решать и контролировать несколько абсолютно разных приоритетных задач и направлений одновременно. Большинство людей не предрасположены к многозадачности в силу физических и психологических особенностей мозга. 

Если выбрать несколько направлений для развития и пытаться преуспеть в каждом, то вам банально не будет хватать времени и сил выполнить каждую задачу качественно и в срок. Теряется фокус. В таком случае многозадачность может существенно понизить уровень производительности человека и замедлить рабочий процесс.

Поэтому следует сначала сфокусировано проработать одну задачу и только потом приступать к следующей. Также не следует разрываться по диаметрально противоположным направлениям работы в одно время.

Совет 3: Делите большие задачи на части

Больше и многоплановые задачи всегда пугают своим объемом. Зачастую человек просто не знает, с чего начать и как «подступиться» к важному делу. Из-за этого появляется психологическая преграда и отторжение. Мы вечно откладываем «на завтра» крупную задачу, которая с каждым днем все больше демотивирует и заставляет также халатно относиться даже к другим, более простым и не затратным по времени делам. Самодисциплина начинает разрушаться.

Чтобы этого не допустить, можно воспользоваться психологическим приемом и разделить крупную задачу на небольшие компоненты. Если сделать четкий пошаговый план выполнения обширного дела, которое будет состоять, например, из 10 маленьких задачек, наш мозг не заметит очевидных сложностей и начнет постепенно вовлекаться в процесс, по очереди выполняя одну задачу за другой. Так, незаметно вы доберетесь до финального результата.

Совет 4: Грамотно делегируйте свои повседневные задачи

Существует распространенное мнение, что делегировать текущие задачи можно только в рамках работы. Например, руководитель передал подчиненному задачу, которую не успевает сделать сам. 

Тем не менее, это не всегда так. Оказывается, даже рутинные задачи можно делегировать. И для этого не обязательно быть, например, чьим-то руководителем. Если у вас скопилось множество срочных дел, а вам некогда сходить в магазин или погулять с собакой, то все это просто можно передать другим людям. Например, заказать еду с доставкой на дом или воспользоваться службой по выгулу собак. Всё это — позволяет больше успевать в течение дня.

Совет 5: Научитесь правильно «расписывать» свой день

Если вы решите плотно заняться тайм-менеджментом и первым делом распишите каждый рабочий день на почасовые задачи, это не даст видимого результата. Дело в том, что собственное время тоже нужно уметь планировать грамотно. Есть 2 проблемы: 

• неправильная расстановка конкретных задач в плане;
• разделение взаимодополняемых задач.

Сложно с головой углубиться в конкретную задачу, если приходится постоянно отвлекаться, менять виды деятельности и переключаться с одного рабочего дела на другое. Составляйте расписание осознанно.

Например, в день у руководителя 2 встречи, каждая из которых длится по часу. Одна встреча в 9 утра, другая в 10:40 утра. В итоге между звонками перерыв, который длится всего 40 минут. Этого может не хватить, чтобы качественно углубиться в какую-либо другую задачу. Такой прерывистый график не способствует продуктивности. Старайтесь выстраивать свой список дел без «окон». Так, чтобы на каждый вид деятельности отводилось достаточно времени.

Также внутри дневного плана вы можете группировать похожие по смыслу важные задачи и стараться выполнять их одновременно. Например, следует выделить одно время для ответа на деловые электронные письма и телефонные звонки, а не делать это в разные временные промежутки или дни. Когда вы работаете над связанными задачами, мозг быстрее адаптируется к похожим действиям и выполняет их более четко и быстро. Таким образом, вы можете сэкономить свое время.

Советы по управлению рабочим временем

Эта группа советов поможет организовать конкретно рабочее время, стать эффективнее и повысить как личные деловые показатели, так и выстроить работу целой команды.

Совет 1: Выстройте четкое планирование на каждый день, неделю, месяц

Залог успешной и продуктивной работы внутри большого коллектива — четкая постановка целей и задач. Каждый сотрудник выполняет лишь небольшую, но важную часть работы, которая в конечном счете приводит к достижению глобальных целей компании.

Чтобы у сотрудников не было «расфокуса», а было только четкое видение личных задач, важно проработать с каждым подчиненным его индивидуальный план работы. Если каждый сотрудник будет знать свои глобальные и мелкие задачи на месяц, неделю и день, то он сможет более сфокусировано и оперативно их выполнять.

Самое большое внимание следует уделить ежедневному планированию. Каждому сотруднику следует прописывать рабочий план на день в уже совершенном виде (не «Собираюсь подписать 3 контракта», а «Подписал 3 контракта»). В конце дня важно отметить все выполненные дела. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Только в этом случае сотрудники смогут стать наиболее продуктивным и будут иметь возможность в индивидуальном порядке детально отслеживать свою результативность. Каждый наглядно сможет изчать свой прогресс: 

• что не получилось сегодня и почему?
• сколько задач было «закрыто» на прошлой неделе и сколько планируется закрыть сегодня?
• мы видим рост продуктивности или снижение?

Совет 2: Используйте корпоративные инструменты  

Чтобы повысить эффективность работы целого коллектива, важно правильно организовать деятельность каждого сотрудника. Зачастую это достигается с помощью единых удобных и функциональных пространств для общения, в которых работает весь коллектив. Например, сегодня наиболее сбалансированный и популярный инструмент для бизнес-коммуникации — это корпоративные мессенджеры.

Такие приложения, благодаря своему богатому функционалу, станут ультимативными инструментами по тайм-менеджменту на рабочем месте. Корпоративные мессенджеры позволяют:

• полностью избавиться от лишнего информационного шума и хаоса в чатах, а также разделять рабочие и личные переписки (чтобы не отвлекаться на новости, личные сообщения, паблики с развлечениями и не тратить время зря);
• отслеживать продуктивность команды — например, мессенджер Compass есть профили сотрудников, в которых отображается подробная статистику активности по дням, среднее время ответа и т.д.;
• создавать отдельные чаты и пространства под все текущие цели и задачи.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Совет 3: «Уходите в поток» для решения больших задач

Если вы столкнулись с очень объемной и сложной рабочей задачей, то следует грамотно распределить свое время для ее выполнения. Многие задачи требуют большой фокусировки. При этом у сотрудника, помимо основного дела, есть еще масса «мелких» задач и отвлекающих факторов, которые отрывают его от главного фокуса и не дают качественно завершить задачу.

В случае, если вы понимаете, что не справляетесь с большим поручением, целесообразно будет применить тактику «потока». Вам необходимо примерно понять, сколько сфокусированного рабочего времени понадобится на большую задачу. После чего следует отключить все уведомления, предупредить коллег, отложить все дела и бросить силы на выполнение задачи.

Также можно попробовать установить дедлайн, который в разы меньше реального. Ваша задача — постараться выполнить все дела в укороченный срок. Например, сделать за день большую задачу, которую раньше вы растягивали на 3-4 дня. Такая методика сильно повысит количество выполненных задач.

Техники тайм-менеджмента

В этом разделе будут представлены некоторые техники, инструменты и методы тайм-менеджмента, с помощью которых можно стать в разы продуктивнее.

Техника 1: Матрица Эйзенхауэра

Данная техника связана не столько с планированием, сколько с приоритетностью задач.  Этот инструмент тайм-менеджмента зародился еще в прошлом веке благодаря словам президента США Дуайта Эйзенхауэра. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». На основе смысла высказывания немного позже удалось разработать систему тайм-менеджмента. 

Чтобы выяснить, по какому принципу можно определить срочность, важность и приоритетность всех текущих дел и задач, необходимо применить на практике данную технику. Суть в том, что все дела разделяются на 4 фундаментальные группы:

• Срочные и важные. Данные задачи нужно делать в первую очередь. К ним относятся горящие дедлайны, кризисы, форс-мажоры, внештатные ситуации.
• Важные и несрочные. Эти действия или задачи необходимо запланировать на обозримое будущее и не откладывать их в долгий ящик. Это может быть обучение, личностный рост и развитие, создание годовых отчетов. 
• Срочные, но неважные. Такие срочные задачи лучше всего делегировать. Например, прочтение корпоративной электронной почты, написание характеристик, создание пропусков для сотрудников и т. д. При этом такие задачи не обязательно всегда будут связаны с рабочим процессом. 
• Неважные и несрочные. Подобные несрочные дела можно вычеркнуть из вашего планера. Они имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Например, просмотр социальных сетей.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Техника 2: Pomodoro

Одна из самых популярных методик сконцентрированной работы. Техника Pomodoro (или по-русски: метод помидора) позволяет найти баланс между полной фокусировкой над той или иной задачей и кратковременным отдыхом. Благодаря чему продуктивность повышается в разы.

Суть в том, чтобы запустить таймер на 25 минут и неотрывно работать. Затем разрешается отдохнуть, но только три или пять минут. На этом этапе можно посмотреть короткое видео, «зависнуть» в социальных сетях или поиграть с собакой. Далее все по новой. Таких циклов должно быть 4. В итоге получится около 2 часов работы (и всего менее 20 минут перерыва). После этого разрешается отдохнуть 15 минут или полчаса.

Подобные инструменты для тайм-менеджмента нацелены на то, чтобы выполнять задачи быстро и более продуктивно здесь и сейчас. 25 минут — очень короткий промежуток времени, который сможет отработать любой человек. Считается, что именно первые полчаса человек работает наиболее сосредоточено, вовлеченно и эффективно. Поэтому те, кто используют подобную тактику работы, моментально замечают результат.

В том числе, существуют и схожие техники, которые рассчитаны на более длительный период работы. Например, методика 90/30. 90 минут работы и 30 минут отдыха.

Техника 3: 18 минут

Эта система тайм-менеджмента нацелена на то, чтобы помочь человеку правильно организовать собственный день, а также постоянно отслеживать личный прогресс. Инструмент помогает ответить на вопросы: «Все ли я делаю правильно? Двигаюсь ли я в верном направлении?». Вам нужно ежедневно тратить 18 минут на следующие действия:

• Каждое утро необходимо посвятить 5 минут планированию. Определитесь с четкими задачами на этот день. Сделайте так, чтобы они были реальными. Не завышайте, но и не занижайте планку. 
• Каждый рабочий час в течение дня (8 часов — 8 минут) посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали свое рабочее время. 
• Вечером необходимо 5 минут выделить на оценку собственных действий: что узнали за сегодня, чего достигли, какие были проблемы, как их избежать в будущем.

Итого: 10 минут обязательного времени, 8 минут дополнительного. Данный метод помогает научиться рефлексировать и замечать собственные успехи и ошибки в повседневных делах и планировании времени в целом.

Техника 4: Правило 1-3-5

Данная техника расширяет предыдущую и помогает решить один из важнейших вопросов тайм-менеджмента: «Как не завышать и не занижать планку по выполненным задачам в день, чтобы оставаться наиболее продуктивным и эффективным?». Эту проблему можно решить достаточно быстро.

Суть в том, что человек должен распланировать свой день и составить список задач: 

• 1 большую;
• 3 средние;
• 5 маленьких.

Именно такой объем задач считается выполнимым. Вы объективно будете понимать, что поработали достаточно продуктивно: не переработали и не упустили весь день.

Этот инструмент позволяет решить проблему переживаний по поводу ежедневной продуктивности. Ведь многие по началу ставят физически невыполнимые цели на день, а потом расстраиваются, что не могут их достичь. 

В итоге, как правило, многим кажется, что они работают недостаточно упорно и много, начинают винить себя в этом. Это, в свою очередь, приводит к демотивации и быстрому выгоранию.

Техника 5: Интеллект-карты

Эта техника будет особенно полезна визуалам. В центре листа бумаги (или в специальной компьютерной программе) необходимо написать цель или конкретную задачу. Она в свою очередь визуально с помощью линий разбивается на мелкие подзадачи или области действия. 

Получается что-то похожее на генеалогическое древо. От центра ответвляются ключевые мысли, которые необходимо разделить на подпункты. Подзадачи также могут разбиваться на еще более мелкие дела. В итоге получается очень четкая и структурированная информация.

В результате вы получите наглядный план: в каких областях, с помощью каких ресурсов и как именно следует действовать, чтобы выполнить задачу или достичь цели.

Подведем итоги

Практически каждый человек изначально запрограммирован на работу и собственное развитие. У кого-то это получается лучше, у кого-то — хуже. Советы и техники тайм-менеджмента лишь помогают человеку вывести качество его деятельности на новый уровень. 

Эффективный тайм-менеджмент — это не волшебная таблетка, которая может сделать человека успешным, а инструмент, при правильном применении которого любой сможет быстрее добиться поставленных целей.

Использование техник тайм-менеджмента поначалу может показаться непривычным. Однако все равно можно сказать, что если на регулярной основе включить несколько инструментов по тайм-менеджменту в ваш распорядок дня, со временем вы привыкните, адаптируетесь к новому темпу жизни, научитесь эффективно управлять временем и почувствуете личностный прогресс.