10 советов, чтобы оставаться эффективным на удаленке

Удаленная работа кажется идеальной. Чтобы она действительно была такой, ее важно правильно организовать. Иначе можно отвлечься и потерять продуктивность, или, наоборот, уйти в работу 24/7 и выгореть. Делимся проверенными приемами, которые позволяют сохранить эффективность вне офиса.

В 2023 году количество удаленных вакансий в России увеличилось до 6,7%. Такие данные приводит «Хэдхантер». В пандемийном 2021 году этот показатель был равен 5,7%. Это значит, что тренд на работу из дома сохраняется, а спрос на удаленщиков растет. 

По мере того, как гибридный и удаленный форматы работы становятся более распространены, бизнес перестает привязывать эффективность сотрудников к рабочему времени. Теперь на первый план выходят результаты их работы, которые могут выражаться в разных KPI, то есть ключевых показателях эффективности. 

Для сотрудника это создает дополнительные сложности, которые на первый взгляд могут быть незаметны. Например, если KPI не привязаны к рутинным ежедневным задачам, об этих задачах легко забыть. В случаях, когда нет определенного рабочего графика, легко сбить режим дня, что скажется на продуктивности. Если не разграничить рабочее время и личное, отвлекающих факторов станет так много, что о работе можно забыть. При этом личная жизнь также пострадает.

Предлагаем план из 10 пунктов, который поможет найти здоровый баланс.

{{cta_banner}}

Начните с планирования

Пункт 1. Наладьте режим дня

Ничто не съедает время так сильно, как отсутствие распорядка дня. 

Работать в офисе означает придерживаться режима. При переходе на работу из дома сохранить режим сложно. 

Чтобы быть эффективным, распорядок дня придется организовывать самостоятельно. В противном случае можно быстро устать от хаоса и выгореть.

Регулярность рутинных действий делает день предсказуемым. Она снимает тревожность и позволяет сохранять баланс между работой и личной жизнью.

Как это сделать:

• Определите, какие действия необходимо сделать до начала рабочего дня, чтобы чувствовать себя готовым к работе. Это может быть прогулка, чашка кофе, завтрак.
• Выделите в рабочем времени определенные промежутки для перерывов и обеда. 
• Создайте план регулярных дел. Например, по вторникам и четвергам, один из рабочих перерывов посвящен йоге, а по понедельникам и средам – чтению.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Пункт 2. Откажитесь от многозадачности

Работать в режиме многозадачности по силам далеко не каждому, и такая работа может стать причиной стресса. Если в многозадачности нет высокой необходимости, лучше сосредоточить свое внимание на одной задаче и не распылять его.

Как это сделать:

• Распределите задачи по уровню важности и срочности. Определите для каждой задачи время, которое вы можете ей уделить.
• Максимально сосредоточьтесь на той задаче, которую выполняете, и старайтесь на отвлекаться на другие. 

Пункт 3. Работайте в состоянии потока

В психологии состоянием потока называется ощущение, которое человек испытывает в моменте своей наивысшей продуктивности. Это состояние, когда все мысли и действия сфокусированы на решении одной задачи. Даже самые продуктивные люди могут работать в состоянии потока не более 4-5 часов в день. Чтобы войти в него, необходимы внешние и внутренние стимулы.

Как это сделать: 

• Выделите себе время для продуктивного отдыха до того, как приступить к работе. Например, в документальном фильме  «Внутри ума Билла: Декодирование Билла Гейтса» было показано, как основатель Microsoft создавал свои самые яркие идеи. Для этого он максимально отвлекался от работы и проводил время в размышлениях. 
• Используйте для важных задач время своей наивысшей продуктивности. 
• Отключите все уведомления и удалите все раздражители. Продуктивной работе мешают сообщения из социальных сетей, яркий свет, который падает на экран компьютера, сильные запахи и громкие звуки.
• Поставьте перед собой важную задачу и определите, в чем ее ценность. Бессмысленный труд не вдохновляет, поэтому важно настроить себя на достижение цели.
• Сфокусируйтесь на выполнении одной задачи, отложив все остальные.
• Подумайте о том, чем вы можете вознаградить себя, когда закончите рабочий день.

Пункт 4. Используйте блочное планирование

Блочное планирование – это система, при которой похожие задачи группируются в блоки и выполняются последовательно в рамках работы над одним блоком. Блочное планирование – это не многозадачность, так как работать нужно над каждой задачей поочередно, а не одновременно.

Так как блок состоит из максимально похожих друг на друга задач, на переключение между ними не нужно тратить дополнительные усилия. 

Например, в один блок можно поставить все задачи по написанию продающих писем. В этом случае не нужно переключаться на сторонние сервисы, что само по себе требует времени. Не нужно отвлекаться на звонки и уведомления, а также перенаправлять внимание на другой вид деятельности. Такой подход позволяет максимально сократить отвлекающие факторы и сосредоточиться на упорядоченном решении однотипных задач.

Как это сделать:

• Разделите задачи на блоки. Например, можно поделить их по времени на выполнение: мелкие (15-30 мин), средние (до 2 часов), большие (от 2 часов).
• Приоритезируйте блоки задач и запланируйте их в календаре. Мелкие задачи, которые не требуют умственных затрат, лучше планировать на время низкой продуктивности, например, под конец рабочего дня.
• После того, как задачи запланированы, работайте по порядку с задачами из одного блока. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Организуйте рабочий процесс

Пункт 5. Делайте перерывы

Перерывы – залог продуктивной работы. Они помогают перезагрузить мозг. 

Когда мы работаем в офисе, достаточно выйти за кофе, поговорить с коллегами или выйти из кабинета в переговорную. Этих минут достаточно, чтобы отвлечься. В работе из дома мы часто забываем о необходимости отрываться от компьютера. Важно сделать перерывы частью режима дня.

Как это сделать:

• В рутину можно ввести пятиминутки для физической разминки.
• Перерывом может быть любое действие, которое позволяет переключиться, например, погладить кота или полить цветы.
• Используйте планировщики задач с функцией напоминания (например, Todoist) для того, чтобы делать перерывы через определенные промежутки времени. 

Пункт 6. Создайте ритуал, как заканчивать рабочий день

Когда мы работаем в офисе, мы выключаем компьютер и уходим домой. Работа на удаленке незаметно размывает границу между концом рабочего дня и началом личных дел. Можно и не заметить, как привычка сидеть за компьютером стала частью ежедневной рутины. Это прямой путь к снижению продуктивности. 

Чтобы создать ощущение, что рабочий день закончился, можно ввести в распорядок дня ритуал, который будет об этом напоминать. 

Как это сделать:

• Наводите порядок в комнате или удалить все временные файлы на компьютере.
• Вычеркивайте все дела из списка на сегодня
• Составляйте список дел на завтра.
• Проверяйте календарь и почту.
• Отключайте все рабочие устройства.
• Переодевайтесь в другую одежду.
• Выходите на прогулку.

Пункт 7. Договоритесь о правилах взаимодействия в команде

Работа из дома ограничивает общение с командой. Когда коллега в офисе не отвечает на письмо, можно подойти к нему или позвонить на рабочий номер. В удаленном режиме так не сделать, и это может повышать уровень тревожности.

Важно заранее обговорить правила взаимодействия команды. Например, в какое время можно отправлять электронные письма, как долго ждать ответа в бизнес-мессенджере, когда можно назначать встречи.

Как это сделать:

• Договоритесь о регулярных встречах один на один.
• Запланируйте регулярные командные встречи на одно и то же время.
• Установите основные часы работы, во время которых сотрудники должны быть на связи.
• Организуйте каналы в корпоративном мессенджере для совместных обсуждений.

Пункт 8. Используйте приложения для эффективной работы

Отправить сообщение в мессенджере быстрее, чем по электронной почте. Видеозвонок может быть более эффективным, чем переписка. Современные инструменты помогают общаться быстро и просто — максимально используйте их в своей работе.

Как это сделать:

• Настройте рабочее пространство в Compass. Бизнес-мессенджер бесплатен для команд до 10 человек. Он помогает наладить сфокусированное рабочее общение. В мессенджере можно создавать групповые чаты, ставить напоминания, настраивать роли в команде, совершать звонки и многое другое.
• Используйте инструменты для видеоконференций. Самые популярные – Zoom и Google Meets. Для видеозвонков можно использовать мессенджер Compass.
• Интегрируйте рабочие инструменты в единую систему. Например, Google Workspace позволяет каждому пользователю вместе с почтой завести пространство для хранения файлов. Мессенджер Compass может быть интегрирован с другими рабочими приложениями.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Сделайте свою работу приятной

Пункт 9. Создайте удобное место для работы

Это может быть незаметным на первый взгляд, но работать в офисе проще, потому что он изначально оборудован для рабочих целей. Чтобы сделать домашний офис таким же удобным, купить качественные стол и стул недостаточно. Важно превратить рабочую зону в отдельное пространство.

Как это сделать:

• Отделите рабочее пространство от пространства дома: здесь должна быть своя мебель и вещи, которые относятся только к работе. Важно иметь возможность «покинуть офис» и расслабиться в домашней атмосфере.
• Используйте систему хранения для того, чтобы убрать в конце рабочего дня все, что напоминает о работе.

Пункт 10. Привяжите свои результаты к целям, а не ко времени

Чтобы работать продуктивно, необходимо любить то, что делаешь, и видеть в этом смысл. Поэтому важно ориентироваться на результаты работы, а не на потраченное время. 

Если привязывать задачи не к цели, а ко времени, можно быстро растерять запал. Например, когда выделяешь на решение задачи определенное количество часов и не успеваешь, это может спровоцировать стресс. Когда выделяешь больше часов, то работа просто растянется, и время будет потрачено неэффективно.

Как это сделать:

• Когда планируете ежедневный график, ставьте цели на день. Вместо того, чтобы запланировать 3 часа на какую-то задачу, лучше поставить цель.
• Следите за тем, чтобы работа не превратилась в гонку, чтобы успеть уложиться в отведенное время. 

Заключение

Работа в удаленном формате может принести много удовольствия и позволит сэкономить время, если правильно ее организовать. Чтобы сделать это, пригодится не только личная мотивация, но и проверенные временем приемы:

• Соблюдайте режим дня.
• Планируйте рабочее время и откажитесь от многозадачности.
• Установите время перерывов и окончания рабочего дня.
• Выработайте правила общения в команде и используйте удобные инструменты для него.
• Создание рабочее место, в котором будет приятно находиться.
• Ставьте цели и достигайте их.