Матрица RACI

Время прочтения: мин.

Что такое RACI-матрица

RACI-диаграмма, также известная как RACI-матрица или матрица распределения обязанностей — это диаграмма, которая используется в управлении проектами для отображения ролей и зон ответственности в задачах.

Этот метод помогает избежать «размывания ответственности», ситуации, которая может возникнуть, когда роли и обязанности в команде определены не четко. В результате неверной формулировки задач становится неясным, кто отвечает за правильный ход работы, кто за ее выполнение, и кто несет ответственность за достижение целей проекта.

Основы RACI-метода

Перед командами часто встает вопрос эффективного управления проектами. Именно поэтому они обращаются к инструментам, при помощи которых можно четко определить зоны ответственности в процессе. С помощью RACI-матрицы команды могут легко обозначать полномочия каждого участника.

RACI-матрица позволяет четко определить каждого члена команды в контексте задачи путем присвоения ролей. Буквы в аббревиатуре RACI определяют уровень ответственности каждого участника проекта в рамках выполнения конкретной задачи:

««Ответственный» (Responsible), «Утверждающий» (Accountable), «Консультант» (Consulted) и «Информируемый» (Informed)»

Разберем подробнее каждую из этих ролей:

R — «Responsible», ответственный за работу — это исполнитель задания. В каждой команде должен быть хотя бы один сотрудник с ролью R.

A — «Accountable», это тот, на ком лежит ответственность за выполненную исполнителем работу. A-участник обычно назначает задачу и последним проверяет результат работы перед тем, как она будет считаться выполненной. В команде может быть только один участник с ролью A.

Важно понимать, что A-роль может выполнять не только PM. В некоторых случаях выполнять функции A-участника может и сотрудник из R-команды. Однако важно удостовериться, что люди из разных команд не разделяют одну зону ответственностей.

C — «Consulted» или «Consult before doing», человек с этой ролью «консультирует до исполнения». C-участник — это специалист, к которому можно обратиться за информацией в рамках его компетенции. C-участник не имеет прямого отношения к выполнению задачи, он выполняет роль эксперта в рабочей области и дает рекомендации для исполнителя.

‍I — «Informed» или «Inform after doing», «информируемый по исполнении». I-участники следят за ходом работы, но при этом не анализируют ее результаты. I-роль предполагает от сотрудника своевременную реакцию на завершение каждого этапа работы и перехода к следующему.

Эти роли помогают четко распределить задачи и обязанности, создавая ясное понимание, кто принимает ключевые решения, кто отвечает за их выполнение, и кто должен быть в курсе процесса. Это упрощает коммуникацию в команде, снижает риски непонимания и способствует более эффективному управлению проектами и задачами.

В чем разница между R и A в RACI

Участники с ролями «Responsible» и «Accountable» оба ответственны за выполнение задачи, но в чем тогда разница между их обязанностями?

Так как выполнение работы назначается на сотрудника с ролью R, его ориентиром и главной обязанностью будет выполнение поставленной задачи. Если в R-отделе больше одного человека, то ответственность за работу может нести вся R-команда.

A-роль предполагает, что ориентиром сотрудника будет не выполнение задачи, а конечный результат. Зону ответственности A-участника можно назвать зоной «большей задачи отдельной задачи». Сотрудник с A-ролью делает отчет о выполненной работе и принимает соответствующие меры, если ее цели не были достигнуты.

Разновидности RACI-матрицы

Методология RACI довольно пластична и может интегрироваться в работу самых разных проектов. Существуют также и другие матрицы назначения ответственности, в основе которых лежит RACI-модель.

Матрица RASCI (или RASCI) — это вариация матрицы RACI, в которой добавляется еще одна роль. В модели RASCI буква S обозначает «Supportive» (Поддерживающий). Эта роль включает в себя всех, кто помогает R-участнику с выполнением работы, но при этом поддерживающий член команды не несет ответственности за результат.

RACIQ — к ролям в RACI-матрице добавляется Q — «Quality». Сотрудник с ролью Q оценивает результаты работы в соответствии с заявленным в заказе или плане уровнем качества.

Матрица RACI-VS представляет собой RACI с двумя дополнительными ролями: «Verifier» и «Signatory». Сотрудники с этими ролями принимают готовый продукт по критериям приемки и согласовывают его передачу в эксплуатацию.

RACIO (или CAIRO-матрица) – к обычной RACI добавляется O (Out of the loop). Этот вариант RACI интересен тем, что условно обозначается участник, которого быть в работе не должно.

Аббревиатура матрицы DACI расшифровывается как «Driver» (Водитель/Ведущий), «Approver» (Утверждающий), «Contributor» (Участник), «Informed» (Информирующий). В этой структуре на роль водителя (Driver) обычно назначается проектный менеджер или лидер, который направляет команду к успешному выполнению проекта.

RAPID-матрица состоит из таких ролей-действий как: «Recommend» (Рекомендовать), «Agree» (Соглашаться), «Perform» (Выполнять), «Input» (Подавать информацию), «Decide» (Принимать решение). R-участник начинает процесс, предлагает конкретный план действий, в то время как роль Decide имеет окончательное слово в том, как двигаться дальше. Остальные роли соответствуют другим остальным составляющим оригинального RACI.

Некоторые из этих разновидностей RACI-матрицы сложно назвать полноценными вариациями оригинального метода. Например, RACIO и RACIQ функциональном плане представляют собой незначительные модификации RACI, но могут подойти как более удобные варианты для отдельных коллективов.

Где используется RACI-матрица

Прежде всего отметим, что RACI-матрицы применяются по всему миру на самых разных уровнях работы. Этот метод можно применять как для управления отдельными процессами в рамках одного коллектива, так и для ведения крупных проектов международного уровня. Рассмотрим подробнее, в каких случаях можно использовать RACI-матрицу:

1. Управление проектами В большинстве случаев матрица RACI используется на этапе планирования проекта. Это самый подходящий момент для создания матрицы — внедрение ее в ходе работы может нарушить темпы ее выполнения и спровоцировать недопонимания.

2. Управление бизнес-процессами Матрица RACI помогает определить, кто в организации отвечает за отдельный бизнес-процесс. Это облегчает структурирование процессов, а также помогает избежать недоразумений внутри команды.

3. Стратегическое планирование При принятии стратегических решений в организации, матрица RACI может определить, кто участвует в процессе принятия решений, кто принимает окончательное решение и кого следует информировать о результатах.

4. Координация команды В командах, где несколько участников могут иметь разные роли и задачи, матрица RACI уточняет, кто за что отвечает — это способствует более координированным взаимодействиям в коллективе.

5. Внедрение изменений При внедрении изменений на любых уровнях организации, например, в бизнес-процессах и проектах, матрица RACI может помочь сотрудникам понять, какие роли и ответственности будут изменены и кто будет вовлечен в процессы изменений.

6. Управление качеством Матрица RACI может использоваться для контроля качества задач и процессов, определяя, кто отвечает за проверку и одобрение результатов работы. Она помогает установить ясные стандарты и ожидания в отношении выполнения задач и достижения целей проекта.

Это лишь некоторые из возможных сфер применения RACI. RACI-матрица — это универсальная модель, которая подойдет для любого вида работы, где можно выделить 4 основных функции.

Как составить RACI-матрицу

Составление таблицы ролей и обязанностей в рамках проекта или отдельных бизнес-процессов проходит в определенной последовательности. Создание RACI- матрицы включает себя следующие этапы:

1. Идентификация задач и активностей

Для начала необходимо обозначить все задачи, активности и этапы проекта или бизнес-процесса, для которого создается RACI-матрица. Эти данные вписываются в таблицу по вертикали.

2. Определение ролей

Далее для каждой задачи или активности надо определить, какие роли или категории ответственности будут применимы. По горизонтали в таблицу записываются все участники команды под названиями должностей, которые они занимают, например, контент-менеджер, дизайнер, тестировщик.

3. Заполнение матрицы

После формирования таблицы можно перейти к ее заполнению. Начинать прежде всего стоит с распределения R и A-ролей. Связано это с тем, что, по методологии RACI, для каждой задачи необходим исполнитель и ответственный за результат работы. В то время как C и I-позиции опциональны, что отражает их положение в самой аббревиатуры — в последнем слоге.

4. Обсуждение и согласование

После заполнения матрицы проводится совещание или обсуждение с участниками команды, чтобы убедиться, что роли и ответственности распределены правильно и все могут приступить к работе. На этом этапе также в случае необходимости можно вернуться к прошлым пунктам и внести коррективы.

5. Распространение и использование

Затем нужно распространить готовую RACI-матрицу среди участников проекта, чтобы каждый сотрудник мог иметь представление о том, какую роль и в каких процессах он выполняет.

6. Мониторинг и обновление

В течение работы над проектом или бизнес-процессом регулярно проводится мониторинг. При необходимости проводится обновление RACI-матрицы и внесение в таблицу новых задач.

Основные ошибки при составлении RACI-матрицы

Даже четкое следование вышеизложенному плану не всегда предотвращает разного рода недочеты. Чаще всего при составлении матрицы RACI встречаются следующие ошибки:

1. Отсутствие R A-участников Каждая задача должна иметь своего отдельного исполнителя. В другом случае, согласно RACI, работа не может быть выполнена. Когда у задачи отсутствует ответственный A, работа не может считаться выполненной. Если в конечной таблице для какой-либо задачи не определены R или A-участники, то неверно понимается суть RACI-метода.

2. Избыток R-ролей на одну задачу На комплексные задания допускается назначение нескольких исполнителей. Однако чем больше людей отвечают за выполнение одной задачи, тем менее четко определена зона ответственности каждого участника. Лучше всего ситуация в таблице выглядит так: одна задача — один исполнитель. При этом сложные задачи можно разделять на несколько подзадач.

3. Избыток I и C-ролей Информирование большого числа людей может создать избыточный поток информации и ухудшить эффективность коммуникации. Необходимо убедиться, что осведомлены о ходе выполнения задачи только те, кто действительно должен получать эти данные. То же самое относится к C-ролям: консультирование у большого числа экспертов может привести к избыточным коммуникациям и смешению информации.

4. Отсутствие мониторинга в работе матрицы Проекты и бизнес-процессы постоянно развиваются, и в процессе работы могут возникать новые задачи. Поэтому важно регулярно пересматривать матрицу, обновлять роли и зоны ответственностей, чтобы она всегда соответствовала актуальному состоянию проекта.

5. Несогласование матрицы с другими участниками Разработка матрицы должна быть коллективным процессом. Несогласованная матрица может привести к недопониманию и конфликтам в команде, что в конечном итоге может повлиять на выполнение задач и достижение целей проекта.

6. Указание PM’а как A на всех позициях Хотя PM обычно играет важную роль в проекте, назначение его как ответственного на каждой задаче может привести к тому, что большие решения и обязанности сосредотачиваются только на одном лице. Это может привести к перегрузке PM и снижению качества выполненной работы.

7. Группировка нескольких ролей в одной клетке матрицы Хотя иногда возможны исключения, например, при коллективном выполнении задачи, чаще всего каждая задача должна иметь одного ответственного. Частое применение сочетаний AR и CI говорит о неверном освоении инструмента RACI.

8. Использование имен вместо ролей Это может быть не только неудачным, но и неэффективным решением, поскольку при изменениях в составе команды или перераспределении задач документ с именами быстро устаревает и становится неактуальным.

Примеры RACI-матриц

Далее рассмотрим несколько сценариев, чтобы увидеть на практике, как RICA-матрицы помогают распределять задачи в команде.

К примеру, представим, что команде нужно составить слайды для предстоящей презентации, которую проведет менеджер по маркетингу. Для выполнения этой задачи выделим следующих специалистов: менеджер проекта (PM), менеджер по маркетингу (MM), копирайтер, креативный директор (CCO) и дизайнер. В RACI-матрицы их роли будут выглядеть примерно таким образом:

Подобную таблицу можно составить как в Excel, так и в специальных приложениях для управления планированиями. Однако внедрить RACI-модель можно и в корпоративном мессенджере. Compass предоставляет такую возможность при помощи создания отдельных чатов под каждый процесс и указания ролей для участников команды.

Плюсы и минусы RACI-методологии

Как и у любого другого инструмента планирования, у RACI есть свои достоинства и недостатки. Приведем основные из них.

Преимущества RACI

Четкость в распределении ролей

Матрица RACI позволяет четко определить, кто ответственен за выполнение задачи, кто принимает решения, кто консультирует и кто должен быть информирован. Такой подход вносит ясность в распределении обязанностей.

Координация работы

RACI способствует более эффективной координации работы команды, поскольку каждый сотрудник знает свою роль и обязанности. Это помогает избежать пересечений и дублирования работ.

Повышение эффективности каждого сотрудника

Благодаря четкому распределению ролей и обязанностей, проекты могут выполняться быстрее и качественнее. Каждый член команды знает, что от него ожидается, и может сосредоточиться на своей работе.

Прозрачность в коммуникации

Матрица RACI способствует прозрачной коммуникации в команде. Она также обеспечивает легкость встраивания новых участников в команду, поскольку они могут быстро понять, какие роли уже заняты и какие задачи выполняются.

Недостатки RACI

Ограниченность деталями

Одним из недостатков RACI-метода является его ориентированность на детали. RACI-матрица фокусируется на конкретных задачах и ролях, но не предоставляет обзора всей работы на уровне проекта. Такое ограничение может привести к потере общей картины и невозможности оценить взаимодействие различных аспектов проекта.

Разрастание матрицы

При попытке охватить все задачи и роли в рамках проекта, RACI-матрица может значительно разрастаться. Это может сделать ее сложной для управления и ухудшить понимание ролей и ответственности в команде. Более того, при любом изменении проекта необходимо будет вносить массу изменений в матрицу, что увеличит риск ошибок и затруднит ее актуализацию.

Ограниченность в адаптации

Матрицы RACI ограничены в своей способности адаптироваться к изменениям и нуждам проекта в реальном времени. Это означает, что при изменении обстановки или целей проекта матрица может стать устаревшей. Для обеспечения более гибкого управления проектом требуется более адаптивный инструмент.

Приведенные недостатки RACI-матрицы во многом устраняются либо путем использования модификаций RACI, либо при помощи внедрения других инструментов для работы над проектом.

Заключение

В заключении, матрица RACI — это мощный инструмент планирования, который помогает PM и командам эффективно управлять задачами в проектах. Примеры использования матрицы RACI демонстрируют, насколько простой и легко адаптируемой она может быть в различных ситуациях. Матрица не только позволяет принимать решения по распределению нагрузки на сотрудников, но и способствует лучшей коммуникации, исключает путаницу в распределении полномочий.

Матрица RACI представляет собой мощный инструмент, который способствует ясному определению ролей и обязанностей в команде. Прозрачность в распределении ответственностей позволяет избежать путаницы, а также ускоряет рабочие процессы.

RACI-матрица оказывается особенно эффективной в ситуациях, где рабочий процесс разделен на задачи, и где необходимо обеспечить четкое взаимодействие различных ролей.

RACI-метод пластичен в применении, а потому может быть внедрен в работу разных коллективов. Чтобы расширить возможности RACI, PM может рассмотреть возможность комбинирования этого метода с другими инструментами управления проектами для достижения наилучших результатов. Поэтому, несмотря на свою простоту, матрица RACI остается незаменимым инструментом для успешного управления проектами и командами.