Дерево целей: как сфокусировать сотрудников на главном

Время прочтения: мин.

Грамотное планирование важно для успеха любого бизнеса. От того, насколько точно руководитель выберет стратегическую цель компании, а затем разобьет ее на задачи и подзадачи, приоритизирует их и распределит между сотрудниками, во многом зависит итоговый результат работы. Дерево целей – это метод, который как раз помогает в таком стратегическом планировании. Из статьи вы узнаете, как его составить и использовать на практике.

Суть метода дерево целей

Дерево целей – это удобный и наглядный метод планирования. Он позволяет организовать работу компании таким образом, чтобы действия каждого сотрудника были направлены на достижение главной цели бизнеса. Кроме того, дерево помогает расставлять приоритеты в задачах и находить самый короткий путь при движении к результату.

Визуально этот инструмент представляет собой схематичное перевернутое дерево. В его основании – на стволе – указывают главную цель бизнеса. От него расходятся ветви, на которых прописывают тактические цели компании, а затем разбивают их на задачи и подзадачи – конкретные шаги.

Это удобный способ планирования: все цели, подцели и задачи организации размещают на схеме в виде перевернутого дерева

Дерево целей – один из способов декомпозиции задач. Оно позволяет составить логичный и последовательный план достижения главной цели, разделить работу над большой задачей на блоки и визуализировать промежуточные этапы.

Метод фокусирует команду на тех шагах, которые быстрее всего приведут компанию к нужному результату. Это полезно для мотивации сотрудников: они не только сверяют свои планы с общей схемой, но и понимают, каков их вклад в общее дело.

Авторы дерева целей – Чарльз Черчмен и Рассел Акофф – ввели это определение еще в 1957 году. С тех пор метод не теряет свою актуальность: его успешно применяют компании во всем мире.

В каких сферах его можно применять

Дерево целей – универсальный способ планирования. Его можно использовать и в работе, и в личной жизни:

Стратегическое управление компанией. Метод помогает визуализировать движение к главной цели бизнеса. На дереве можно указать, как главная метрика компании, например, прибыль, зависит от подцели – повышения среднего чека или количества лидов.

Управление проектами. Дерево целей можно применять в работе над отдельными проектами или при решении единичных проблем бизнеса. Это может быть, к примеру, создание сайта или разработка нового каталога.

Достижение личных целей. С помощью этого метода составляют еще и планы работ над персональными задачами человека, к примеру, «выучить английский язык», «похудеть на пять килограммов» или «повысить свой доход на 20%».

Этот инструмент позволяет «разложить» на конкретные шаги даже самые абстрактные цели и мечты.

*Пример дерева целей для человека, который хочет научиться играть на гитаре*

Особенности дерева целей

У метода есть несколько важных отличительных особенностей:

Иерархия целей. Задачи и цели более высокого уровня определяют действия, указанные на нижних ступенях схемы. Все шаги – логичны и последовательны, одно вытекает из другого. От сложных комплексных задач мы переходим к понятным простым пунктам.

Связь всех элементов. Дерево показывает взаимосвязи между целями компании и теми действиями, которые нужно выполнить для их достижения. «Случайных» элементов в этой схеме нет.

Наглядность. Инструмент объединяет весь комплекс целей и тактических задач компании в рамках одной наглядной схемы. Если дерево не перегружено деталями, то любой сможет в нем разобраться.

Таким образом, дерево целей – это достаточно простой и удобный метод планирования, который можно использовать для решения практически любых задач и в работе, и в жизни.

Отличия от других методов

В бизнесе существует достаточно много инструментов целеполагания. Вот наиболее популярные из них:

Дорожная карта проекта – это документ, в котором отражены основные этапы работы над проектом, их сроки и ответственные люди. Для его построения используют разные форматы: маршруты, диаграммы Ганта, таблицы, интеллект-карты или канбан-доски.

Бэклог задач – это общий список дел, которые команде нужно выполнить для достижения главной цели. Помимо сути самой задачи в бэклоге, как правило, указывают еще и ее приоритет. Чаще всего бэклог применяют в рамках методологии Agile для так называемого гибкого управления проектами.

Матрица Эйзенхауэра – это метод, который позволяет разбить все задачи человека на четыре основные категории в соответствии с их важностью и срочностью. Инструмент помогает приоритизировать ваши действия и понять, что лучше сделать самому, а что – делегировать.

Главное отличие этих методов от дерева целей – в способе построения и указания связей между задачами и действиями. В дорожной карте проекта все шаги расставляются в хронологическом порядке – по мере очередности их выполнения. В бэклоге задач и в матрице Эйзенхауэра связи между пунктами не указывают вообще.

Таким образом, дерево целей – это один из немногих инструментов, в котором наглядно видно, как цели, задачи и процессы связаны между собой. Из схемы понятно, как мы придем к результату, и почему именно так, а не иначе.

Существуют еще методики, которые помогают сформулировать цели так, чтобы повысить вероятность их выполнения: например, SMART и OKR. Акцент в этих инструментах делают не на связях между задачами, а на том, как их лучше описать.

Метод SMART хорошо дополняет дерево целей. Если все цели и задачи на схематичном дереве указать в соответствии с правилами SMART, то его эффективность возрастет.

К примеру, для постановки цели по методу SMART она должна быть достижимой, ограниченной во времени, измеримой, значимой и конкретной. То есть вместо цели «пройти курс игры на гитаре» правильнее будет сказать «выучить пять песен на гитаре к концу этого года». А желание «почаще читать книги» лучше сформулировать так: «прочитывать по одной художественной и одной бизнес-книге ежемесячно».

Первая формулировка – достаточно абстрактная, вторая – более четкая, из нее ясно, что именно и когда нужно сделать для достижения результата, с чего начинать.

Чем полезно дерево целей

Помимо очевидной пользы – возможности составить пошаговый план работ и приоритизировать их – у процесса построения дерева целей есть и другие важные преимущества.

*Дерево целей дает бизнесу множество плюсов*

Ясность и прозрачность целей

Метод помогает концентрироваться на главном: основная цель всегда находится на вершине схемы, а значит перед глазами. Все управленческие решения и процессы можно сверять с деревом целей – это повысит их эффективность.

Согласованность действий

Зачастую разные отделы компании работают несогласованно: за множеством рутинных задач легко потерять ключевые ориентиры. Дерево целей поможет сонастроить действия сотрудников – они начнут двигаться в одном направлении, работать более слаженно.

Коллективная ответственность

Благодаря схематичному дереву каждый член команды видит, как его часть работы связана с большой целью компании, и понимает свою роль в бизнесе. Это мотивирует и повышает чувство собственной ценности.

Гибкость в решениях

Дерево целей позволяет охватить сразу несколько способов решения задачи и предусмотреть разные сценарии развития событий. Так в случае изменения внешней ситуации, ваша команда сможет понять, как скорректировать свои планы для достижения нужного результата.

Отсечение лишних действий

Методика позволяет найти самый короткий путь к нужному результату, отказаться от лишних и непродуктивных операций и сократить время решения задачи. Каждый элемент дерева целей неслучаен – этот подход можно использовать для проверки целесообразности ваших действий.

Защита от прокрастинации

Дерево целей срабатывает на психологическом уровне: общая картина с конкретными этапами снимает страх перед громоздкой и, на первый взгляд, недостижимой целью. Начать выполнять объемную и расплывчатую задачу гораздо сложнее, чем запланировать небольшие, но простые, понятные и регулярные шаги по направлению к глобальной цели.

Структура дерева стратегических целей

Рассмотрим подробнее, из каких элементов состоит дерево целей, и разберем процесс построения такой схемы на реальном примере.

Ствол или основание дерева

У основания дерева – на стволе или корнях – размещают главную цель, которой должна достичь команда. Если метод используют для компании в целом, то тут указывают стратегическую цель бизнеса. Это большая и амбициозная задача, которая обычно ставится на 5-10 лет вперед.

Важный момент: стратегическая цель обязательно должна перекликаться с миссией компании. Она – источник вдохновения и мотивации для всей команды. Это может быть цель, к примеру, «стать пиццерией №1 в городе» или «стать лучшей дизайн-студией области по отзывам клиентов».

Стволом дерева целей могут служить не только миссия или главная цель бизнеса, но и менее крупные вопросы: реализация нового проекта или решение важной проблемы.

Рассмотрим пример: компания «Альфа» хочет увеличить прибыль бизнеса на 30% в течение следующего года. Составим для нее дерево целей.

Крупные ветви

От основания дерева целей расходятся большие ветки – это масштабные тактические задачи или подцели, которые направлены на выполнение стратегии. Как правило, они ставятся на срок 3-5 лет и зачастую соответствуют основным направлениям работы или крупным бизнес-процессам.

Рекомендуется выбирать 5-10 таких тактических целей. Если их будет больше, есть риск размыть фокус или запутаться в деталях.

Рассмотрим пример: для компании «Альфа», которая хочет увеличить прибыль, можно выделить три основные подцели – увеличение продаж, снижение расходов и уменьшение долговой нагрузки. Именно их мы укажем на больших ветвях дерева.

Побеги ветвей

От крупных ветвей дерева отходят небольшие побеги – это подзадачи, которые необходимы для достижения цели. Как правило, их ставят на срок до одного года.

Подзадачи надо сформулировать максимально четко: указать время выполнения, ответственных и критерии положительного результата – несколько показателей, по которым вы поймете, что задача выполнена хорошо. Иногда здесь же указывают и необходимые ресурсы.

Рассмотрим пример: для больших тактических задач компании «Альфа» подзадачами могут служить пункты ниже.

Для увеличения объема продаж:

провести аудит отдела продаж;
дополнительно обучить продавцов;
установить новые KPI – изменить систему мотивации на более действенную;
проанализировать рынок и конкурентов;
изменить маркетинговую стратегию;
найти новые рынки и каналы продаж.

Для сокращения издержек:

найти более дешевых поставщиков сырья;
получить скидки за оптовые заказы;
модернизировать производство;
провести оценку сотрудников;
привязать уровень их зарплаты к выполнению KPI.

Для уменьшения долговой нагрузки:

погасить кредиты, которые можно закрыть досрочно;
остальные – рефинансировать на более выгодных условиях;
найти новые источники, из которых можно получать средства, к примеру, сдать склад в аренду.

Листья

От каждой малой ветви дерева целей отходят листья – это простые единичные действия, которые позволят выполнить задачу. У каждого такого шага необходимо указать ответственного и сколько именно рабочего времени потребуется для его исполнения.

‍Рассмотрим пример: для подзадачи «провести обучение продавцов» действия будут – «составить программу тренинга», «найти помещение», «пригласить участников». А для задачи «найти более дешевых поставщиков» единичные шаги – это «составить сравнительную таблицу производителей сырья», «связаться с наиболее подходящими из них» и «обсудить условия сотрудничества».

*Часть дерева целей из примера про компанию «Альфа»*

Как составить дерево целей

Чтобы создать дерево целей, надо сформулировать желаемый результат и после этого ответить на вопрос: «Что нужно сделать для его достижения?». Так крупная цель разбивается на подцели или большие тактические задачи, далее они дробятся на мелкие подзадачи, а те – на конкретные действия.

Уровней дерева целей может быть и больше, если этого требует ваша ситуация. Например, между крупными тактическими задачами и подзадачами можно выделить еще одну промежуточную ступень.

Понять, что цель можно больше не дробить, достаточно просто. Если вы дошли до единичных конкретных действий, которые человек может выполнить за день, неделю или месяц, то ваш план готов.

Лайфхак: если вы не знаете, как определить шаги, которые приведут вас к нужной цели, попробуйте использовать альтернативный инструмент – дерево проблем. В основании такого дерева указывается главная проблема, а на ветвях и листьях – ее причины. Такое дерево может служить подготовительным инструментом для составления основного плана работ.

Например, для проблемы «невыполнение плана продаж» причинами могут служить пункты «появился новый активный конкурент», «сотрудникам отдела продаж не хватает знаний» или «у нашей продукции нет важных для клиента преимуществ».

Конечно, прежде чем составлять эту схему, стоит провести анализ рынка: изучить конкурентов, пообщаться с клиентами, узнать их боли и потребности.

Принципы построения дерева целей

Чтобы метод принес максимальную пользу, следует использовать несколько основных принципов:

Дерево целей строится сверху вниз – по принципу «от общего к частному». Задачи первого уровня определяют шаги на нижних ступенях.
Элементы на одном ярусе при этом должны быть независимы друг от друга.
На нижнем уровне указывают только простые единичные действия.
Шаги к цели не должны противоречить друг другу по смыслу или по времени.
Лучше использовать краткие формулировки и не перегружать схему деталями.
Для каждой подцели нужно указать время выполнения, критерии качества результата и ответственного, а также необходимые ресурсы.

Здорово, если все дерево целей получится разместить на одном листе. Так оно будет более наглядным и понятным для команды. Но чаще всего документ получается объемным. В этом случае для каждого уровня лучше использовать свое цветовое обозначение – так порядка в структуре будет больше.

Дерево целей – это не «статичный» инструмент. Менеджмент предприятия должен его актуализировать: обновлять раз в несколько месяцев, отмечать прогресс и текущие результаты. Если что-то идет не по плану, то придется корректировать шаги.

Примеры дерева целей

Рассмотрим несколько примеров дерева для разных типов целей: глобальной задачи бизнеса, реализации проекта и улучшения процесса.

При разработке дерева целей для всей компании в основании обычно указывают амбициозную задачу, которая соотносится с миссией бизнеса и соответствует видению руководителя. На примере ниже – схема достижения такой цели для команды, которая занимается внутренним туризмом: организует пешие походы на Алтай.

*Пример дерева целей для туристической компании*

Дерево целей удобно применять при реализации проекта. Ниже приведен пример для компании, которая производит и продает дизайнерскую одежду. В качестве цели проекта тут выступает открытие нового флагманского шоурума.

*Пример дерева целей для шоурума дизайнерской одежды*

Дерево целей также можно использовать для решения проблемы или улучшения процессов в компании. Ниже – пример такой схемы для медицинского центра, который хочет поднять качество обслуживания.

*Пример дерева целей для медицинского центра*

Для наглядности примеры были приведены в сокращенном формате: без нижнего уровня с конкретными действиями и без подробностей – KPI, сроков, ресурсов и ответственных. При разработке дерева целей для реальной задачи бизнеса эти моменты лучше указать.

Инструменты для разработки дерева целей

Для построения дерева целей можно использовать карандаш и лист бумаги либо простейшее приложение, например, Paint или Power Point. То есть подойдет любая графическая программа.

Но есть и другие способы составить дерево целей, например:

Интеллект-карты. Это приложения, которые помогают визуализировать планы, построенные по иерархическому принципу. К ним относятся Miro и Mindmeister, а также LucidChart, EDrawMax и SmartDraw.

Канбан-доски. Это удобный сервис для распределения задач по нескольким уровням. К этому классу относится, например, Trello и Weeek.

Таблицы. В некоторых случаях дерево целей можно представить в табличной форме. В этом помогут два сервиса – Excel и Google Таблицы.

*Для построения дерева целей можно использовать интеллект-карты, к примеру, Miro*

Коротко о главном

Что это за инструмент. Дерево целей является простым и удобным методом, который позволяет эффективно планировать работу компании. Он помогает сфокусировать внимание и усилия каждого сотрудника на главных задачах бизнеса и в итоге быстрее достигать результата.

Как он выглядит. Инструмент представляет собой схематичное дерево, в основании которого размещают главную цель. От нее расходятся ветви – крупные подцели или тактические задачи. Их, в свою очередь, разбивают на микрозадачи и конкретные действия, которые необходимы для достижения нужного результата. Таким образом, этот метод помогает декомпозировать крупную цель на набор небольших взаимосвязанных и понятных шагов.

Что он дает. Команда, которая использует в своей деятельности дерево целей, более мотивирована. У нее четкие ориентиры и хорошо согласованные действия. Каждый человек при этом имеет чувство коллективной ответственности, ведь он понимает свой вклад в общее дело. Подход могут использовать разные отделы компании: высший менеджмент, маркетинг, продажи.

Как его составить. Процесс построения схемы дерева достаточно прост: надо выбрать цель и разбить ее на подцели, задачи и действия. Затем указать ответственных, время выполнения и критерии качества результата, оценить необходимые ресурсы. Если сразу не получается разработать и сформулировать шаги, используйте альтернативный инструмент – дерево проблем. Оно облегчает поиск решения.

‍Как использовать. Инструмент будет эффективен, если сотрудники компании будут сверять с ним свои планы. Для ежедневного использования схему дерева можно разместить на страницах вашего внутреннего сайта либо выбрать удобное место в офисе. Также не стоит забывать, что дереву целей нужно периодическое обновление.