Организационная структура предприятия: как выбрать нужный тип системы управления командой

Цели и задачи организационной структуры

Цель оргструктуры компании — увеличить эффективность бизнеса, так как именно этот инструмент позволяет сонастроить работу разных подразделений. Организационная структура предприятия также важна для достижения стратегических целей компании.

Какие задачи она выполняет:

1. ‍Помогает определить функции и роли. Разграничение обязанностей позволяет сотрудникам понимать свои задачи и способствует более эффективному выполнению работы.‍
2. Улучшает коммуникации. Четкая структура обеспечивает возможности для быстрой коммуникации между различными уровнями управления и отделами. Дополнительно для этого применяются программы и другие инструменты, например, корпоративный мессенджер.‍
3. Синхронизирует команды. Структура помогает успешно синхронизировать действия различных подразделений, чтобы они работали как единый механизм. Это способствует достижению общих целей компании.‍
4. Оптимизирует управление ресурсами. Создание оргструктуры необходимо, чтобы максимально эффективно распределить ресурсы и избежать дублирования работы.‍
5. Помогает предотвращать конфликты. Оргструктура позволяет предотвращать конфликты внутри компании, поскольку каждый знает свои полномочия.

Кроме того, организационные структуры нужны, чтобы быстро реагировать на изменения внешней среды, увеличивать продуктивность работы и лояльность сотрудников.

Типы организационных структур

Горизонтальная

В горизонтальной структуре есть только один руководитель, остальные сотрудники — исполнители. К примеру, предприниматель открывает магазин одежды и нанимает продавцов. Все продавцы находятся в подчинении только у собственника бизнеса, других руководителей у них нет. Так работает горизонтальная структура.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества:

• чем меньше уровней управления, тем легче обмениваться информацией;
• компания может быстрее реагировать на изменения внешней среды;
• сотрудники больше вовлечены в работу и заинтересованы в том, чтобы получить хороший результат.

Недостатки:

• сотрудники могут испытывать стресс из-за большого объема задач;
• учредителю может быть сложно контролировать все самостоятельно и одному принимать решения.

Вертикальная

Вертикальная структура — иерархическая модель с несколькими уровнями управления. В такой структуре четко определены роли и обязанности руководителей и сотрудников, структура подчинения.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Плюсы:

• сотрудникам понятно, что входит в их зону ответственности и контроля;
• когда в компании созданы структурные подразделения, отделы, у сотрудников есть специализация на определенных задачах;
• с вертикальной структурой легче управлять масштабированием компании.

Минусы:

• информация должна проходить через несколько уровней: учредителя, руководителей, сотрудников;
• сложнее внедрять новые инструменты, принимать решения и адаптироваться к изменениям внешней среды.

Перечислим основные виды организационной структуры вертикального типа.

Линейная

Линейная структура — самый простой способ организации работы компании. У сотрудников есть только один руководитель, который дает им задания и контролирует выполнение рабочих задач. Например, если у учредителя есть несколько заместителей, каждый из них управляет несколькими командами, это и есть линейная структура.

В линейной или иерархической структуре обычно больше всего решений принимаются учредителем компании. Основная часть ответственности на нем, а не на его помощниках.

Такая структура отличается простотой:

• каждый сотрудник понимает, кому подчиняется;
• не нужно согласовывать действия с несколькими руководителями, что способствует повышению скорости принятия решений.

У линейной структуры есть некоторые недостатки. Она подходит только для небольших компаний. Если в организации больше 50 человек, нужны проектные менеджеры, директора и их заместители.

Такой тип организационной структуры можно использовать для небольшого бизнеса, где просто нет ресурса и надобности заниматься сложной системой управления.

Например, предприниматель открыл строительный магазин, после этого еще один. У каждого магазина есть директор, которому подчиняются все сотрудники. Деятельность директоров контролирует учредитель. Людей не так много, чтобы запутаться в организации работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Функциональная

Функциональная структура предполагает разделение на отделы или подразделения, у которых есть руководители. Главные отличия от линейной структуры:

• решения принимают руководители подразделений, а не учредитель;
• коммуникация происходит горизонтально — между подразделениями, а не сверху-вниз, как в линейной.

Допустим, в компании есть директор по продажам и директор производства. Первый отвечает за отдел продаж, второй — за цех и производственный отдел. За счет этого все сотрудники понимают порядок подчиненности. При этом специалисты производственного отдела могут запросить информацию в отделе продаж, так как все подразделения в функциональной структуре взаимодействуют друг с другом.

Такой вариант подходит для малого и среднего бизнеса, его используют даже на заводах. У учредителя меньше ответственности, так как основная часть работы на руководителях направлений, отделов. Поэтому функциональная структура может разгрузить учредителя.

Самое главное преимущество такой системы — эффективная работа компании. Все руководители специализируются на конкретных задачах, которые соответствуют их опыту и профессиональным навыкам. У учредителя же может не хватать необходимых компетенций, чтобы разобраться сразу во всем.

Но в этом же и недостаток структуры: без сильных и опытных управленцев есть риск совершить критические ошибки. Например, директор производства может неправильно выстроить систему управления качеством. Предприятие выпустит продукцию с браком, клиенты будут недовольны.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Линейно-функциональная

Линейно-функциональная структура — совмещение двух предыдущих методов управления компанией. Здесь, как и в функциональной структуре, есть разделения на отделы и направления, и у каждого свое руководство. Только еще появляются дополнительные линейные руководители.

К примеру, директор разрабатывает маркетинговую стратегию, вместе с руководителем отдела планирует ее реализацию. Дальше руководитель отдела маркетинга ставит задачи подчиненным и отслеживает результат.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущество оргструктуры в том, что есть четкая иерархия и распределение обязанностей. Директора и руководители подразделений разделяют нагрузку, что позволяет лучше планировать и контролировать процесс работы.

Такая структура управления негибкая, ее трудно внедрить, если у компании постоянно появляются новые направления деятельности или меняются внешние факторы. Поэтому оргструктуру в основном используют крупные промышленные предприятия и государственные организации. Например, для IT-компаний важно быстро реагировать на инновации и перестраивать работу — линейно-функциональная структура будет мешать развитию бизнеса.

Матричная

Матричная структура — линейно-функциональная система управления, которую дополняют руководители проектов. То есть у сотрудников одновременно сразу несколько начальников.

К примеру, в компании есть отдел разработки. Команда A подчиняется руководителю отдела Олегу и менеджеру проекта Алексею. Есть команда B, которая подчиняется руководителю отдела Олегу и менеджеру проекта Анне.

Разработчики выполняют свои задачи, их реализацию и сроки контролирует проджект менеджер. Руководитель проекта при этом занимается административными задачами: формирует документы, отчеты и другие материалы, обеспечивает комфортные условия труда.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Есть несколько видов матричных оргструктур: сильные, слабые и сбалансированные. В сильных больше всего полномочий у менеджеров проектов, а в слабых — у руководителей подразделений. Сбалансированная уравновешивает их ответственность за проект. Подробнее изучить виды матричных структур можно в нашей статье.

Матричная структура является одним из лучших вариантов для процесса управления IT-компаниями, любыми проектными командами. Она позволяет разгрузить руководство высшего уровня. При этом все сотрудники взаимодействуют друг с другом, что позволяет быстро принимать управленческие решения и реагировать на изменения внешней среды.

Дивизиональная

Дивизиональная организационная структура не относится ни к горизонтальному, ни к вертикальному типу. Это модель управления, при которой организация разделена на отдельные, самостоятельные подразделения или дивизионы. Каждый филиал работает как отдельная единица с собственным бюджетом, ресурсами и целями, но все же подчиняется общему центру управления.

Например, в крупной многонациональной корпорации General Electric есть компании в сферах здравоохранения, энергетики, авиации и т. д. Каждая организация работает как отдельный бизнес, но при этом они все подчиняются общей корпоративной стратегии.

В целом дивизиональные структуры подходят компаниям, которые работают в различных отраслях или городах, странах. Это позволяет им оставаться конкурентоспособными на разных рынках, обеспечивает гибкость.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Есть разные типы дивизиональных оргструктур:

• Рыночная — для каждого рынка создают отдельную компанию.
• Товарная — для каждого продукта формируют отдельное подразделение.
• Региональная — подразделения создают для разных регионов.

Преимущество дивизиональной структуры в том, что дивизионы могут быстро реагировать на изменения в своих сегментах рынка. При этом бывает трудно согласовать интересы разных филиалов, и между ними возникает сильная конкуренция.

Как выбрать организационную структуру

Чтобы понять, какая оргструктура управления подходит для бизнеса, нужно оценить свои возможности. Например, компания состоит из восьми человек. Не стоит усложнять жизнь сотрудникам и выстраивать дивизиональную структуру. Скорее всего, в этом случае идеально подойдет горизонтальная структура.

Пока в компании немного сотрудников — это лучший вариант. Просто составьте схему подчинения, опишите обязанности членов команды. На первое время этого будет достаточно.

Как только коллектив начнет увеличиваться, а потребности бизнеса — меняться, можно выстраивать новую схему управления. Для этого опишите:

1. Сколько членов команды и управленцев есть сейчас и кого планируете нанимать в ближайшее время. Какие есть планы по поводу карьерного роста сотрудников.
2. Какие команды и управляющие нужны, чтобы организовать работу.
3. Обязанности учредителя и задачи, которые будут под его контролем. От этого в первую очередь зависит способ управления предприятием. Допустим, структуру выбирают, чтобы разгрузить руководство. Тогда это должна быть функциональная, а не линейная схема управления.
4. Особенности компании, планы по ее масштабированию в соответствии со стратегией бизнеса.

Проанализируйте, нет ли лишних должностей, особенно среди управленцев. Здесь требуется искать баланс, чтобы и не перегрузить сотрудников работой, и не назначить слишком много руководителей. Ведь это усложнит процесс принятия решений.

Когда вы опишите все перечисленные пункты, станет ясно, какой вариант оргструктуры следует выбрать для бизнеса. Главное правило в этом случае — не усложнять работу организации созданием лишних подразделений.

Мы составили шаблон, какие модели организационной структуры подходят для разных типов бизнеса. На него можно опираться при выборе типа оргструктуры.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как разработать организационную структуру: пошаговая инструкция

Представим, что вы выбрали вид организационной структуры. Теперь следует ее правильно построить и описать. Не стоит копировать шаблон из интернета, важно учесть особенности бизнеса. Для создания организационной структуры нужно соблюдать пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Определите стратегию

Создание организационной структуры может начинаться с разработки стратегии, если ее еще нет. Стратегия развития компании — это долгосрочный план действий, который нужен, чтобы добиться основных целей. Она определяет, в каком направлении развивается организация и за счет чего это будет достигнуто.

Чтобы построить стратегию, нужно:

1. Изучить рынок, конкурентов и общие тенденции отрасли. Используйте инструменты для исследований. Например, PEST-анализ — оценку политических, экономических, социальных, технологических факторов. Можно провести SWOT-анализ — оценить сильные и слабые стороны предприятия, внутренние и внешние возможности и угрозы.
2. Определить, какое место вы хотите занять на рынке.
3. Выбрать миссию. Она описывает основную роль компании в обществе, ее цели, способы их достижения.
4. Описать ценности — корпоративные принципы и нормы, которые определяют поведение работников и формируют корпоративную культуру.
5. Поставить конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные во времени цели, которые будут направлять деятельность компании. Это можно сделать с помощью методики SMART.
6. Разработать детальный план, который поможет достичь поставленных целей. Прописать этапы, ресурсы, ответственных и сроки.

Шаг 2. Определите основные бизнес-процессы

Построение организационной структуры невозможно без структурирования бизнес-процессов. Бизнес-процессы — это определенная последовательность действий, которая приводит к нужному результату.

Чтобы описать главные бизнес-процессы, нужно:

1. Перечислить все действия, которые выполняются в вашей компании: от продаж и маркетинга до производства и доставки.
2. Разделить их на категории. К примеру, описать операционные процессы, связанные с созданием товаров или услуг. Отдельно составить список функций управления: планирования и контроля, решения сложностей. Описать процессы, которые поддерживают работу компании: найм, учет налогов, ведение финансовых вопросов и т. д.
3. Создать схемы, которые отображают зависимости бизнес-процессов. Это поможет лучше понять, как все они взаимосвязаны, какие ресурсы и финансы для них нужны.
4. Записать все процессы в форме документов или инструкций, чтобы они были доступны всем сотрудниками.
5. Установить KPI — ключевые показатели эффективности. Они нужны для мониторинга процессов.

Шаг 3. Определите зоны ответственности и способы взаимодействия сотрудников

Чтобы организационная структура компании всегда была эффективной, необходимо четко определить зоны ответственности каждого сотрудника и способы их взаимодействия. Тогда все члены команды будут понимать свои задачи — это способствует эффективной коммуникации и координации действий в компании.

Начните с описания должностей, которые необходимы для функционирования вашего бизнеса. Укажите основные задачи, должностные обязанности и ожидаемые результаты для каждой роли.

Присвойте их конкретному сотруднику, учитывайте его навыки и опыт. Убедитесь, что каждый член команды понимает свои обязанности и то, как его работа влияет на общие результаты компании.

Шаг 4. Нарисуйте схему

На основе стратегии, описанных бизнес-процессов и зон ответственности составьте схему подчинения. Определите, как различные отделы и команды будут сотрудничать для достижения общих целей. Отобразите связи между руководством и отделами на схеме, например, с помощью пунктирных линий. Это поможет сотрудникам понять, к кому обращаться за советом или за помощью в решении проблем.

Шаг 5. Проанализируйте схему и нарисуйте повторно

Для построения эффективной организационной структуры нужно внимательно изучить схему, найти и исправить ошибки.

Для этого оцените, насколько равномерно распределена нагрузка на руководителей. Иначе получится, что на ком-то слишком много задач, а на ком-то — мало. К примеру, у одного из заместителей гендиректора в подчинении 3 отдела, а у другого — 6.

В этом случае нужна более сбалансированная нагрузка. Можно по-другому распределить подразделения или нанять еще одного заместителя. Далее обязательно следует нарисовать схему заново, исправив ошибки.

Проследите за тем, чтобы из-за сложной структуры на предприятии не было длительного цикла принятия решений. Для этого оцените, не слишком ли много руководителей между учредителем и сотрудниками. Чем меньше звеньев в цепочке принятия решений, тем лучше.

По мере роста компании оргструктуру необходимо пересматривать. Допустим, если вы открываете новые подразделения в разных регионах, возможно, придется переходить из функциональной в дивизиональную структуру.

Шаг 6. Опишите схему и организуйте работу

В формировании организационной структуры важно, чтобы все сотрудники понимали, что она обозначает. Сделайте описание схемы организационной структуры в форме документа. Это поможет более детально отобразить процессы взаимодействия в команде и обязанности персонала.

Установите эффективные каналы общения внутри организации, подумайте об использовании современных инструментов для взаимодействия команды. Например, ежедневные встречи помогут сотрудникам разных отделов свободно получать данные о результатах работы всех команд.

Для прозрачного общения в компании и взаимодействия отделов удобно использовать корпоративный мессенджер. В мессенджере команды обмениваются информацией, отправляют отчеты по задачам, контролируют KPI и сроки. В сервисе есть функции, которые помогают структурировать общение:

• пространства для разных команд;
• треды, которые позволяют вынести обсуждение вопроса в отдельную ветку комментариев;
• личные и групповые чаты;
• видеоконференцсвязь для проведения собраний на 1000+ участников;
• статистика активности пользователей.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Итог

В статье разобрали, что такое структура предприятия, какие элементы и типы систем управления существуют. Организационная структура — схема, которая описывает, как в компании распределяют обязанности и ресурсы, кто кому подчиняется. Характеристики организационной структуры: иерархичность, распределение обязанностей и наличие подразделений.

Любая структура образуется на этапе создания фирмы, но ее можно менять и перестраивать по мере развития компании. Основные виды структур, каждый из которых подходит для определенного вида бизнеса:

1. Горизонтальная — самая простая структура. Здесь есть только один начальник, все сотрудники подчиняются ему.

2. Вертикальная — это вид иерархических структур, в которых несколько линий подчинения. Выделяют 4 подвида таких систем управления:some text

1. Линейная — структура, которую стоит использовать только для небольших компаний или ИП. Здесь все решения принимает учредитель и спускает их сверху вниз.
2. Функциональная — такая структура подходит компаниям с высоким уровнем квалификации специалистов, для малого и среднего бизнеса.
3. Линейно-функциональная — оргструктура для крупных промышленных компаний и государственных организаций. Представляет собой симбиоз предыдущих двух видов схем.
4. Матричная — структура для IT, консалтинга и строительных предприятий.

3. Дивизиональная — четкая система управления, которая подходит для крупных компаний, работающих в разных отраслях и регионах.

Для создания оргструктуры нужно начать с определения стратегии развития предприятия. Далее описать бизнес-процессы и зоны ответственности, составить схему и нормативные документы. Не стоит усложнять структуру вашего бизнеса, особенно на начальном этапе его развития.

Эффективная оргструктура дает понимание, как работает организация, кому подчиняются отделы и сотрудники. Это такой же важный инструмент менеджмента, как бизнес-план или бизнес-модель. Поэтому стоит обратить внимание на создание системы управления еще на этапе формирования бизнеса.