Как организовать удаленную работу: советы для эффективного управления командами

Решения для организации дистанционной работы команды

Перейдем к конкретным советам, которые помогут наладить удаленный формат работы. Руководитель сможет управлять командой без тревоги, а сотрудники смогут эффективно решать рабочие задачи.

Подключите инструменты для удаленной командной работы

Нужно определиться с программами для совместной работы. Руководитель должен отслеживать бизнес процессы, а сотрудникам надо понимать и вовремя выполнять свои задачи.

Таск трекеры

Таск трекеры – программы для управления проектами – подойдут, когда нужно ставить задачи и контролировать процесс. Например, можно использовать для работы технику Kanban. Это способ визуализации рабочего процесса с помощью досок с задачами. Вся команда видит поставленные задачи, текущие задачи и завершенные задачи. Канбан реализована в таких трекерах, как Kaiten или Trello.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Еще для управления работой удаленной команды используют другую технику – диаграмму Ганта. Здесь удобно контролировать выполнение задач по времени и наблюдать прогресс проектов в целом. Эта техника реализована, например, в трекере GanttPRO.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Корпоративные мессенджеры

Общаться по электронной почте может быть неудобно – это не самый быстрый способ коммуникации. Мессенджер же полезен не только когда нужно оперативно связаться с коллегой, он может стать настоящим виртуальным офисом для бизнеса на удаленке. В корпоративном мессенджере нет информационного шума. В нем можно общаться с командой, не отвлекаясь на личные переписки и новостные каналы, и создавать чаты под отделы и проекты.

{{Попробовать Compass}}

Внедрите процессы контроля

На примере корпоративного мессенджера Compass мы расскажем, как организовать удаленную работу команды и какие внедрить процессы контроля и правила для общения.

Отдельные чаты под разные процессы

Одно из самых важных правил, которое избавит всех от путаницы и структурирует информацию: один чат – один процесс. Создать чат под отдел маркетинга, конечно, удобно, но работа любого отдела состоит из десятков процессов. Чтобы удаленные сотрудники не запутались в темах, создайте чаты по процессам.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кроме того, отдельный чат удобно создать, когда нужно запускать объемный проект. Например, можно сделать чат под рекламную кампанию и сосредоточить в нем все процессы по разработке и реализации проекта.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Обсуждение каждой задачи по проекту переходит в треды (комментарии). Таким образом, в одном чате обсуждение каждого большого вопроса собрано в отдельном месте. Чат не перегружен бессистемным общением, а информацию легко найти.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Такое структурирование процессов делает выполнение задач понятным и комфортным для каждого сотрудника компании и экономит время и силы.

Руководителю также удобно контролировать удаленную команду, видя действия сотрудников в каждом процессе.

Чат приветствия

Чтобы перевести сотрудников в виртуальный офис, создайте чат check-in. В начале рабочего дня нужно сделать свое фото и прислать в чат, а после завершения дня написать об уходе. Также будет полезно написать о времени обеда или непродолжительного отсутствия.

Если сотрудники работают в определенном графике работы, допустим, в отделе продаж, то руководитель и другие коллеги будут видеть, кто сейчас доступен. Плюс такой отчет показывает доверие руководителя и не нервирует людей, как программы на устройствах сотрудников с учетом рабочего времени.

В мессенджере Compass можно также отслеживать вовлеченность и активность всех сотрудников.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

На удаленке сотрудникам бывает трудно поддерживать контакт. Статистика покажет, как они реагируют друга на друга, как часто ставят реакции, комментируют и переписываются.

Планирование дня

Для управления и контроля удаленных сотрудников предложите им составлять план каждое утро. Сотрудники должны присылать план руководителю отдела в начале рабочего дня. При удаленной работе грамотное планирование приносит пользу команде – сотрудники концентрируются на задачах и больше успевают.

Правила планирования для эффективной работы:

• Дробить задачи на более мелкие и отводить на них не более двух часов. Это позволяет выполнять задачи сфокусированно.
• Писать задачи в совершенном виде. Когда сотрудники пишут, что уже что-то сделано, у них больше стимула этого достичь.
• Отметить в конце дня, что в итоге сделано, а что – нет.

В конце дня после выполнения задач важно отрефлексировать свой день. К отчету можно добавить, что было хорошо, а что можно улучшить.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Благодаря таким отчетам сотрудники сами видят свой прогресс или ошибки, а руководитель может вовремя заметить проблему и, если нужно, прийти на помощь.

Сформируйте базу знаний

База знаний – это кладезь информации, сборники документов, которые помогут сотрудникам легче ориентироваться в работе. Приведем примеры.

Онбординг для новичков

Сформируйте подобную базу для новых сотрудников. Она станет для них опорой на период адаптации, и они смогут быстрее приступить к задачам.

Например, для отдела продаж собирайте в базу материалы по скриптам, возражениям и частым ошибкам, обучающие вебинары.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

В целом введение системы онбординга с назначением наставника полезно, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно в коллективе с первых дней. Ментор рассказывает о процессах и правилах работы компании, сотрудники задают вопросы для понимания своих задач, знакомятся с коллегами. Такая адаптация придаст новеньким уверенности и избавит руководителя в дальнейшем от необходимости дополнительного внимания и контроля.

Удачи и ошибки

Документируйте удачные и неудачные кейсы компании. В процессе работы они станут своеобразным обучающим материалом и опытом, которым сотрудники могут воспользоваться в дальнейшем.

Документы для рутины

У удаленных сотрудников из разных отделов должен быть доступ к документам, которые необходимы им в ежедневной рабочей рутине. Например, логотипы в разных форматах, брендбук, типовой договор, реквизиты компании и, если позволяют полномочия, электронная подпись или печать.

Такие доступы делают процесс удаленной работы более прозрачным и не таким зависимым от руководителя.

Объединяйте команду

Еще один из минусов удаленной работы – отсутствие контакта и поддержки. Это приводит к демотивации и выгоранию. Чтобы сплотить сотрудников и показать им их ценность в команде, предпримите следующие шаги.

Делитесь стратегией

Необходимо проводить ежемесячные стратегические созвоны по видео с коллективом. Рассказывайте о стратегии и планах компании и связывайте их с задачами сотрудников. Важно, чтобы удаленные сотрудники понимали, что их работа ведет компанию к достижению глобальных целей.

Давайте обратную связь

Публично хвалите сотрудников за успехи. Обязательно отмечайте конкретные удачные моменты и не используйте общих фраз. Это дает положительный стимул и позволяет мотивировать сотрудников на дальнейшие достижения.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Если вы заметили, что сотрудник не справляется, дайте бережную обратную связь, написав в личные сообщения.

Руководителю в том числе тоже стоит выделить время для получения фидбэка от сотрудников. Во-первых, чтобы узнать об ощущениях от работы в целом, можно обсуждать несрочные задачи, нагрузку, интересы и планы.

Во-вторых, фидбэк нужно получить после обсуждения проектов, при постановке задач, чтобы понять, как, кто понял свою роль и задачи.

Создавайте неформальные чаты

Удаленный формат не способствует неформальному общению, создайте его сами. Общие шутки, мемы, увлечения и обмен опытом сближают людей. К тому же, будет возможность объединить и познакомить сотрудников из разных отделов.

Примеры тем:

• спортивный челлендж;
• флудилки с мемами для специалистов в разных сферах;
• поздравления с днем рождения;
• обмен опытом для руководителей из разных отделов.

Введите правила общения

Личные переписки отличаются от общения в корпоративном чате. Для экономии времени, формирования самостоятельности и взаимного уважения будет полезно прописать для сотрудников правила общения:

• При запросах к руководителю сотрудники должны формулировать проблему и предлагать свои решения, а не ждать его от руководителя.
• В своей карточке в мессенджере каждый сотрудник прописывает свою должность и время для связи. Все в команде должны уважать время отдыха коллег.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чек-лист для успешной удаленной работы команды

1. Для управления удаленной командой нужно решить, какими сервисами будете пользоваться. Это могут быть таск трекер и корпоративный мессенджер.
2. Внедрите процессы контроля в мессенджере.
3. Создайте отдельный чат под каждый процесс и проект.
4. Вместо отслеживания времени с помощью программ на устройствах, попросите сотрудников писать о начале, завершении рабочего дня и перерыве в специальный чат.
5. Покажите сотрудникам, как правильно организовать свой день, и научите грамотно планировать.
6. Сформируйте базу знаний для онбординга новичков, сборники с кейсами компании и необходимыми документами для работы.
7. Объединяйте команду, созванивайтесь по видеосвязи раз в месяц, делитесь стратегией, регулярно давайте обратную связь и поддерживайте.