Как организовать удаленную работу: советы для эффективного управления командами

Страхи на этапе организации удаленной работы

Все находят примерно одинаковые положительные стороны удаленной работы, например, возможность в течение дня выделить время, чтобы сделать какие-то личные дела. Но страхи и опасения у руководителей и сотрудников разные. Рассмотрим, с какими проблемами удаленной работы сталкиваются участники команды.

{{cta_banner}}

Проблемы руководителя

Перед руководителем встают такие вопросы: как управлять удаленной работой команды? Как контролировать сотрудников на удаленке? Он опасается, что без должного контроля эффективность работы снизится.

На этапе формирования удаленной команды или перевода сотрудников на дистанционный формат работы нужно выбрать:

• инструменты для удаленной работы, то есть подключить сервисы и программы;
• настроить процессы и разработать правила.

Проблемы сотрудника

Из красивого мира соцсетей мы знаем, что для организации удаленной работы нужен только ноутбук. Но на деле из-за отсутствия офисного рабочего места у удаленных сотрудников теряется сфокусированность на задачах. Плюс у сотрудников могут быть отвлекающие факторы в виде личных переписок, домашних дел и родственников за спиной. Все это действительно может снижать продуктивность удаленной работы.

Минимум, который сотрудникам нужно сделать для выполнения работы вне офиса:

• организовать себе рабочее пространство дома или в коворкинге;
• на время работы попросить домашних не отвлекать или договориться на конкретные часы, когда им необходимо уйти из дома.

Решения для организации дистанционной работы команды

Перейдем к конкретным советам, которые помогут наладить удаленный формат работы. Руководитель сможет управлять командой без тревоги, а сотрудники смогут эффективно решать рабочие задачи.

Подключите инструменты для удаленной командной работы

Нужно определиться с программами для совместной работы. Руководитель должен отслеживать бизнес процессы, а сотрудникам надо понимать и вовремя выполнять свои задачи.

Таск трекеры

Таск трекеры – программы для управления проектами – подойдут, когда нужно ставить задачи и контролировать процесс. Например, можно использовать для работы технику Kanban. Это способ визуализации рабочего процесса с помощью досок с задачами. Вся команда видит поставленные задачи, текущие задачи и завершенные задачи. Канбан реализована в таких трекерах, как Kaiten или Trello.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Еще для управления работой удаленной команды используют другую технику – диаграмму Ганта. Здесь удобно контролировать выполнение задач по времени и наблюдать прогресс проектов в целом. Эта техника реализована, например, в трекере GanttPRO.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Корпоративные мессенджеры

Общаться по электронной почте может быть неудобно – это не самый быстрый способ коммуникации. Мессенджер же полезен не только когда нужно оперативно связаться с коллегой, он может стать настоящим виртуальным офисом для бизнеса на удаленке. В корпоративном мессенджере нет информационного шума. В нем можно общаться с командой, не отвлекаясь на личные переписки и новостные каналы, и создавать чаты под отделы и проекты.

{{Попробовать Compass}}

Внедрите процессы контроля

На примере корпоративного мессенджера Compass мы расскажем, как организовать удаленную работу команды и какие внедрить процессы контроля и правила для общения.

Отдельные чаты под разные процессы

Одно из самых важных правил, которое избавит всех от путаницы и структурирует информацию: один чат – один процесс. Создать чат под отдел маркетинга, конечно, удобно, но работа любого отдела состоит из десятков процессов. Чтобы удаленные сотрудники не запутались в темах, создайте чаты по процессам.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кроме того, отдельный чат удобно создать, когда нужно запускать объемный проект. Например, можно сделать чат под рекламную кампанию и сосредоточить в нем все процессы по разработке и реализации проекта.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Обсуждение каждой задачи по проекту переходит в треды (комментарии). Таким образом, в одном чате обсуждение каждого большого вопроса собрано в отдельном месте. Чат не перегружен бессистемным общением, а информацию легко найти.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Такое структурирование процессов делает выполнение задач понятным и комфортным для каждого сотрудника компании и экономит время и силы.

Руководителю также удобно контролировать удаленную команду, видя действия сотрудников в каждом процессе.

Чат приветствия

Чтобы перевести сотрудников в виртуальный офис, создайте чат check-in. В начале рабочего дня нужно сделать свое фото и прислать в чат, а после завершения дня написать об уходе. Также будет полезно написать о времени обеда или непродолжительного отсутствия.

Если сотрудники работают в определенном графике работы, допустим, в отделе продаж, то руководитель и другие коллеги будут видеть, кто сейчас доступен. Плюс такой отчет показывает доверие руководителя и не нервирует людей, как программы на устройствах сотрудников с учетом рабочего времени.

В мессенджере Compass можно также отслеживать вовлеченность и активность всех сотрудников.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

На удаленке сотрудникам бывает трудно поддерживать контакт. Статистика покажет, как они реагируют друга на друга, как часто ставят реакции, комментируют и переписываются.

Планирование дня

Для управления и контроля удаленных сотрудников предложите им составлять план каждое утро. Сотрудники должны присылать план руководителю отдела в начале рабочего дня. При удаленной работе грамотное планирование приносит пользу команде – сотрудники концентрируются на задачах и больше успевают.

Правила планирования для эффективной работы:

• Дробить задачи на более мелкие и отводить на них не более двух часов. Это позволяет выполнять задачи сфокусированно.
• Писать задачи в совершенном виде. Когда сотрудники пишут, что уже что-то сделано, у них больше стимула этого достичь.
• Отметить в конце дня, что в итоге сделано, а что – нет.

В конце дня после выполнения задач важно отрефлексировать свой день. К отчету можно добавить, что было хорошо, а что можно улучшить.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Благодаря таким отчетам сотрудники сами видят свой прогресс или ошибки, а руководитель может вовремя заметить проблему и, если нужно, прийти на помощь.

Сформируйте базу знаний

База знаний – это кладезь информации, сборники документов, которые помогут сотрудникам легче ориентироваться в работе. Приведем примеры.

Онбординг для новичков

Сформируйте подобную базу для новых сотрудников. Она станет для них опорой на период адаптации, и они смогут быстрее приступить к задачам.

Например, для отдела продаж собирайте в базу материалы по скриптам, возражениям и частым ошибкам, обучающие вебинары.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

В целом введение системы онбординга с назначением наставника полезно, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно в коллективе с первых дней. Ментор рассказывает о процессах и правилах работы компании, сотрудники задают вопросы для понимания своих задач, знакомятся с коллегами. Такая адаптация придаст новеньким уверенности и избавит руководителя в дальнейшем от необходимости дополнительного внимания и контроля.

Удачи и ошибки

Документируйте удачные и неудачные кейсы компании. В процессе работы они станут своеобразным обучающим материалом и опытом, которым сотрудники могут воспользоваться в дальнейшем.

Документы для рутины

У удаленных сотрудников из разных отделов должен быть доступ к документам, которые необходимы им в ежедневной рабочей рутине. Например, логотипы в разных форматах, брендбук, типовой договор, реквизиты компании и, если позволяют полномочия, электронная подпись или печать.

Такие доступы делают процесс удаленной работы более прозрачным и не таким зависимым от руководителя.

Объединяйте команду

Еще один из минусов удаленной работы – отсутствие контакта и поддержки. Это приводит к демотивации и выгоранию. Чтобы сплотить сотрудников и показать им их ценность в команде, предпримите следующие шаги.

Делитесь стратегией

Необходимо проводить ежемесячные стратегические созвоны по видео с коллективом. Рассказывайте о стратегии и планах компании и связывайте их с задачами сотрудников. Важно, чтобы удаленные сотрудники понимали, что их работа ведет компанию к достижению глобальных целей.

Давайте обратную связь

Публично хвалите сотрудников за успехи. Обязательно отмечайте конкретные удачные моменты и не используйте общих фраз. Это дает положительный стимул и позволяет мотивировать сотрудников на дальнейшие достижения.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Если вы заметили, что сотрудник не справляется, дайте бережную обратную связь, написав в личные сообщения.

Руководителю в том числе тоже стоит выделить время для получения фидбэка от сотрудников. Во-первых, чтобы узнать об ощущениях от работы в целом, можно обсуждать несрочные задачи, нагрузку, интересы и планы.

Во-вторых, фидбэк нужно получить после обсуждения проектов, при постановке задач, чтобы понять, как, кто понял свою роль и задачи.

Создавайте неформальные чаты

Удаленный формат не способствует неформальному общению, создайте его сами. Общие шутки, мемы, увлечения и обмен опытом сближают людей. К тому же, будет возможность объединить и познакомить сотрудников из разных отделов.

Примеры тем:

• спортивный челлендж;
• флудилки с мемами для специалистов в разных сферах;
• поздравления с днем рождения;
• обмен опытом для руководителей из разных отделов.

Введите правила общения

Личные переписки отличаются от общения в корпоративном чате. Для экономии времени, формирования самостоятельности и взаимного уважения будет полезно прописать для сотрудников правила общения:

• При запросах к руководителю сотрудники должны формулировать проблему и предлагать свои решения, а не ждать его от руководителя.
• В своей карточке в мессенджере каждый сотрудник прописывает свою должность и время для связи. Все в команде должны уважать время отдыха коллег.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чек-лист для успешной удаленной работы команды

1. Для управления удаленной командой нужно решить, какими сервисами будете пользоваться. Это могут быть таск трекер и корпоративный мессенджер.
2. Внедрите процессы контроля в мессенджере.
3. Создайте отдельный чат под каждый процесс и проект.
4. Вместо отслеживания времени с помощью программ на устройствах, попросите сотрудников писать о начале, завершении рабочего дня и перерыве в специальный чат.
5. Покажите сотрудникам, как правильно организовать свой день, и научите грамотно планировать.
6. Сформируйте базу знаний для онбординга новичков, сборники с кейсами компании и необходимыми документами для работы.
7. Объединяйте команду, созванивайтесь по видеосвязи раз в месяц, делитесь стратегией, регулярно давайте обратную связь и поддерживайте.