10 советов, как настроить идеальную удаленку и не потерять эффективность

Почему бизнес все еще боится хоум-офиса

Перевести работу в режим хоум-офис — это радикальное изменение. И совершенно нормально, что такие крупные перемены пугают. Страх неизвестности и нового непредсказуемого опыта касается не только бизнеса — мы испытываем то же самое и в личной, и в бытовой жизни.

Рассмотрим самые популярные страхи подробнее.

Сопротивление переменам

Стабильность — это что-то знакомое и понятное. Привычная система, которая работает по проверенным правилам и нормам. Менять систему — значит переписывать регламенты и пересматривать все процессы. А это требует времени, сил и других ресурсов, из-за чего переход на удаленку постоянно хочется отложить.

Страх, что контролировать процессы будет труднее

Дома много отвлекающих факторов — семья, питомцы, развлечения, бытовые дела. Руководители закономерно опасаются, что сотрудники будут отвлекаться и увиливать от задач, и никто не сможет это проконтролировать. Многие используют специальные приложения, чтобы отслеживать работу команды, но сотрудников такая «слежка» может отпугнуть.

Опасение, что работа не будет такой же продуктивной

Этот страх вытекает из предыдущего. Руководители боятся, что без должного контроля команда расслабится и потеряет эффективность. Когда человек находится в домашней обстановке, ему сложно вовремя настроиться на рабочий лад и отдать приоритет задачам.

Убеждение, что дистанционная коммуникация — это неудобно

Руководители часто уверены, что без живого взаимодействия сотрудники разучатся друг друга понимать и договариваться. Общение исключительно по переписке только усиливает такое впечатление. Кажется, что общаются не живые люди, а аватарки.

Страх, что процессы затянутся

В офисе сотрудники могут встретиться лично и на месте обсудить любые вопросы по задаче. На удаленке каждую встречу нужно планировать заранее, выбирать удобное для всех время, подключаться в приложении для связи. Обсуждать работу только в переписке не всегда удобно — сложные вопросы придется расписывать подробно. Это отнимает много времени и затягивает решение задач.

Все опасения руководителей обоснованы, но любая проблема решаема. Если с самого начала правильно наладить процессы, команда не столкнется с такими барьерами.

Вот программа-минимум.

Правила для эффективного перехода на удаленку

Правило №1. Выстраивайте новую экосистему со своими нормами и регламентами

Перед «переездом» из обычного офиса в домашний проработайте схему ключевых бизнес-процессов. Полностью адаптируйте прежнюю систему под дистанционный формат. Затем выберите оптимальные инструменты для каждого процесса.

Допустим, в компании устоялся конкретный алгоритм принятия решений:

1. Сначала ключевые сотрудники обсуждают задачу в переговорной.
2. Затем все предложения и идеи вносят на доску.
3. После проводят общее голосование за оптимальное решение.

Для хоум-офиса систему нужно перестроить: установить нормы для онлайн-подключения, выбрать онлайн-доску вместо обычной, определить систему дистанционного голосования.

Остальные процессы перестраиваются по такой же логике.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Каждой схеме требуется свой регламент. Стоит оформить каждый в документе и опубликовать все в одном месте, чтобы команда смогла быстро найти информацию.

Мы недаром начали именно с коммуникации. Ей нужно уделить особое внимание. Общение внутри команды — фундамент, на котором строятся все основные бизнес-процессы. И хорошо, если в нем найдется место не только деловым вопросам, но и неформальным разговорам — это укрепляет команду и повышает вовлеченность.

В офисе сотрудники могли встречаться у кулера или за чашкой кофе, обсуждать дела по дороге из офиса. На дистанционке прежние каналы коммуникации можно реализовать с помощью разных чатов. Например, чатов с новостями, вебинарами, благодарностями или обычных болталок.

Правило №2. Разработайте грамотную систему онбординга

Чтобы новый сотрудник быстрее разобрался в процессах и влился в команду, нужно обеспечить его всеми регламентами и информацией о работе с самого начала. Например, вы нанимаете менеджера по продажам.

В отдельном документе собираете все скрипты, инструкции, пароли, информацию для отработки возражений, обучающие материалы — и предоставляете новичку доступ. Также полезно сделать дополнительный файл с навигацией по остальным рабочим папкам.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Правило №3. Выберите оптимальный софт для удаленной коммуникации

Приложений для удаленного общения много. Нужно внимательно изучить их функционал и выбирать тот, что лучше всего отвечает потребностям бизнеса.

Обычно удаленным командам нужны мессенджер, приложение для онлайн-конференций, системы для контроля задач по проектам. Конечный набор зависит от отрасли бизнеса, характера процессов и потребностей команды.

Главный совет: ориентируйтесь на понятные продукты, чтобы не тратить время на адаптацию и обучение и не добавлять команде стресса.

Хороший корпоративный мессенджер поможет настроить коммуникацию в команде.

{{Попробовать Compass}}

Правило №4. Продумайте структуру всех процессов

Есть универсальное решение — привычная многим иерархическая структура. Большую и сложную задачу нужно разделить на несколько этапов, а выполнение каждой мелкой задачи контролировать с помощью системы мини-отчетов.

Посмотрим на примере отдела продаж. Допустим, команда ведет основную коммуникацию в корпоративном мессенджере. В каком алгоритме нужно действовать:

• создать отдельное пространство для работы над задачей;
• создать в пространстве по тематическому чату для каждого отдельного процесса — например, для новостей, отчетов, согласования и обсуждения результатов;
• общаться в чатах по принципу «один вопрос — одно сообщение», чтобы информация не смешивалась;
• вести обсуждение деталей по отдельным темам в комментариях под сообщениями, чтобы важная информация не затерялась.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чтобы структурировать процессы более эффективно, можно подключить календари и фиксировать в них дедлайны по задачам и ответственных за результат.

Правило №5. Внедрите систему ежедневного планирования

План на день помогает грамотно определить приоритетность задач и удерживать фокус на их выполнении. Его можно публиковать в отдельном чате. Для каждой задачи стоит установить конкретные временные рамки — это держит мозг в тонусе и помогает концентрироваться.

Кроме того, важно писать и закрывающие планы в формате мини-отчета. Емко и по делу: что из запланированного удалось выполнить, а что — нет, и как добиться лучшего результата в следующий раз. Такие мини-отчеты помогают сотрудникам отслеживать ежедневный прогресс, учат самостоятельности и анализу.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Правило №6. Организуйте систему обратной связи

В офисе руководитель видит каждого сотрудника, может уловить перемены в настроении по выражению лица, интонации, поведению. В дистанционном поле есть только переписка, и этого недостаточно, чтобы понять состояние команды. Поэтому удаленным руководителям нужно уделить особое внимание обратной связи.

Сразу определите, как будете собирать фидбек. Есть несколько вариантов, например:

• опросы об изменениях или общем настроении;
• регулярные созвоны, на которых команда может высказать мнение по какому-то вопросу, задаче, результатах.

При этом оставайтесь досягаемым для сотрудников, позвольте им писать вам о проблемах или изменениях напрямую.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Правило №7. Вовлекайте команду в общее дело

Есть несколько проверенных инструментов, которые эффективно прокачивают вовлеченность сотрудников в процессы. Вот несколько:

1. Брейнштормы

Совместные обсуждения рабочих задач отлично работают на сплоченность. Кроме того, это приводит к новым интересным идеям. Для сотрудников это возможность лучше узнать коллег и руководство, понять, как они думают, найти точки соприкосновения.

2. Наставничество

Очень полезно выработать систему, в которой более опытные сотрудники делятся знаниями с новичками. Это сплочает коллектив, позволяет выстроить эффективную коммуникацию и способствует быстрому погружению новых людей в процессы.

3. Геймификация

Игровые элементы поднимают настроение и повышают вовлеченность. Можно использовать, что угодно — значки, баллы, таблички, соревнования между командами. Но внедрять геймификацию нужно в разумных пределах, чтобы она не отвлекала коллектив от первостепенных задач.

4. Акцент на миссии бизнеса

Люди стремятся стать частью чего-то большого и важного. Если бизнес планирует масштабироваться, укреплять позиции на рынке и быть по-настоящему полезным потребителям, ему нужна сильная команда, которая искренне верит в общее дело. Поэтому почаще напоминайте сотрудникам о вашей миссии и вдохновляйте их крупными целями.

Правило №8. Дайте команде свободу

Опасаясь, что в режиме хоум-офис сотрудники быстро расслабятся и потеряют эффективность, руководители стараются сделать все, чтобы этого не допустить. Поэтому усиленно контролируют каждый шаг, строго следят за соблюдением рабочих часов, мониторят присутствие. Возникает ощущение слежки и недоверия, которое только раздражает.

Кроме того, такой подход бесполезен. Если человек хорошо справляется с работой, соблюдает сроки, вливается в процессы, заботится об общих успехах коллектива — не имеет значения, отвлекся ли он лишний раз на кофе или разговор с домашними. Обращайте больше внимания на итоговый результат вместо микроменеджмента.

Правило №9. Поощряйте инициативу

Чтобы сотрудники делились идеями и предлагали новые решения, нужно создать подходящую для этого среду. Поощряйте инициативу, спрашивайте мнение команды на созвонах и в чатах. В общем, проявляйте заинтересованность.

Правило №10. Будьте полноценной частью экосистемы

Многим руководителям кажется: все, что от них требуется — создать нормы и правила и попросить остальных им следовать. Этого недостаточно. Если вы ждете от сотрудников вовлеченности и активного участия, проявляйте их сами:

• пишите в общие чаты;
• подключайтесь к брейнштормам;
• поощряйте хорошие результаты;
• с интересом относитесь к фидбекам;
• показывайте преданность делу собственным примером.

Так вы объедините команду вокруг себя и создадите прочный сплоченный коллектив, что особенно важно в удаленном формате.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Итоги: как перенести рабочий офис на дом и не потерять эффективность

1. Создайте четкие регламенты и обеспечьте беспрепятственный доступ к информации для всех сотрудников.
2. Выберите удобный софт для удаленной коммуникации.
3. Поощряйте инициативу сотрудников, серьезно относитесь к их мнению.
4. Не ждите, что вовлеченность в команде появится сама собой. Побуждайте сотрудников к участию, работайте на сплоченность.
5. Станьте полноценным участником процесса, показывайте преданность делу собственным примером.