Бюджет проекта: примеры, шаблоны, инструкция по составлению

Время прочтения: мин.

Прежде чем запустить проект, следует понять, сколько денег на него придется потратить. Для этого составляют бюджет проекта. Он помогает проанализировать риски и рентабельность проекта, просчитать риски. Рассказываем, как выбрать тип бюджета исходя из особенностей проекта, как рассчитать бюджет.

Бюджет проекта: суть

Что такое бюджет проекта

Бюджет проекта — это подробный финансовый план, который описывает все предполагаемые расходы, связанные с реализацией конкретного проекта. Он нужен для эффективного управления ресурсами и контроля затрат на протяжении всего проекта.

Допустим, мы хотим запустить корпоративный блог. До начала проекта нужно посчитать, сколько будет стоить разработать сайт, выполнить дизайн, нанять команду, наполнить блог контентом. Можно заложить сумму наугад, к примеру, 350 000 ₽, но не факт, что в эту сумму получится уложиться.

Поэтому сначала изучают статьи расходов, оценивают, сколько денег необходимо на каждую, затем считают сумму. Получается отчет или документ, в котором описаны основные расходы проекта, отражены затраты за весь период его реализации:

*Такой документ позволит контролировать бюджет проекта на каждом этапе работы*

Шаблон расчета бюджета

Неправильно составленный бюджет приводит к тому, что по мере реализации проекта появляются незапланированные расходы. Денег, которые мы по плану выделили на проект, не хватает. Приходится срочно искать средства, чтобы довести проект до конца.

Больше узнать об управлении бизнесом можно в Telegram-канале «Бизнесовочная». Предлагаем подписаться, чтобы регулярно получать полезные материалы для предпринимателей.

Из чего состоит бюджет проекта

Бюджет проекта — это общая информация о расходах. Бюджет проекта состоит из таких элементов:

1. Прямые расходы. Прямые расходы — это затраты, связанные с выполнением проекта. Обычно их делят на несколько категорий:

зарплата сотрудников, включая премии и бонусы;
стоимость необходимых материалов, инструментов, техники, сервисов и программного обеспечения;
оплата услуг подрядчиков, сотрудников на фрилансе.

2. Косвенные расходы. Структура бюджета проекта включает как прямые расходы, так и косвенные. Это затраты, которые не привязаны напрямую к конкретному проекту, но необходимы для его реализации:

аренда офиса и оплата коммунальных услуг;
зарплата бухгалтерии, юристов и других сотрудников, которые работают на нескольких проектах сразу;
закупка канцелярских принадлежностей для работы сотрудников офиса и т. д.

3. Риски. Каждый проект сопряжен с определенными рисками, которые могут привести к расходам вне плана. Для управления бюджетом создают резервные фонды — финансовую подушку, которая предназначена для покрытия неожиданно возникающих затрат. Допустим, если вырастет стоимость сырья или нужно будет нанять дополнительного сотрудника.

В зависимости от проекта учитываются другие статьи расходов, например:

Амортизация и износ. Иногда со временем оборудование или технику необходимо заменить или обновить, что стоит предусмотреть еще при бюджетировании проекта.

Оценка и обучение сотрудников. Чтобы успешно реализовать проект, может понадобиться периодически проводить оценку сотрудников и их обучение.

Допустим, при создании и ведении корпоративного блога можно отправлять авторов на курсы обучения. Кому-то нужно будет подтянуть умение писать кейсы, а кому-то — проработать навык визуального повествования.

Создание системы мотивации. Система мотивации — премии, компенсации, бонусы, которые учитываются в прямых и косвенных расходах. Но создание такой системы также требует расходов, которые важно предусмотреть в плане.

Юридические или нормативные издержки. Для соблюдения законодательства и нормативных требований могут потребоваться дополнительные расходы. Например, нужны деньги на получение разрешительных документов при реализации проекта. Бюджет должен включать такие статьи расхода.

Зачем нужен бюджет проекта

Бюджет проекта — инструмент, который показывает, куда мы движемся и сколько нужно денег для достижения целей. Он необходим по нескольким причинам:

Бюджет проекта обеспечивает возможность заранее узнать, сколько денег необходимо для выполнения различных задач проекта. Также он помогает провести оценку рентабельности проекта и отследить прогресс проекта.
Бюджет формируется, чтобы избежать неожиданных расходов. Когда мы заранее знаем, сколько будет стоить запуск проекта, легче справиться с неожиданными ситуациями и финансовыми трудностями.
После завершения проекта можно сравнить, совпадают ли реальные цифры с результатами планирования. Бюджет помогает проанализировать, что получилось хорошо, а что стоит оптимизировать в расходах будущих проектов.
Бюджет необходим, чтобы отслеживать, сколько денег уже потрачено и сколько осталось в любой момент времени. Это помогает избежать перерасхода денежных средств, контролировать затраты и предупреждать кассовые разрывы.
Когда у всей команды есть четкое понимание бюджета, сотрудники лучше работают вместе. Все знают свои роли и цели, так бюджет поможет поддерживать командный дух и мотивацию.

Типы бюджета проекта

Нет универсального способа составления бюджета проекта, так как существуют разные виды бюджетов, каждый из которых подходит для различных проектов.

Фиксированный бюджет

Этот вид бюджета проекта предполагает четко установленную сумму денег, которую выделяют на проект. Если расходы превышают эту сумму, возникают сложности. Такой бюджет получится составить для небольших и предсказуемых проектов, где нет дополнительных расходов и рисков.

Например, если digital-агентство разрабатывает сайт для заказчика, легко посчитать стоимость проекта. В него будет входить оплата каждого раздела сайта, подключения к сайту форм, CRM-системы и т. д. Маловероятно, что возникнут какие-то сложности, которые увеличат бюджет проекта.

Так как все расходы известны, иногда бюджет разработки сайта заказчик может посчитать сам с помощью встроенного калькулятора

Гибкий бюджет

Гибкий бюджет меняют в зависимости от того, как продвигается проект. Если возникает необходимость в дополнительных расходах, бюджет пересматривают и обновляют, перераспределяя деньги. Такой тип бюджета подходит для проектов, в которых много неопределенности и рисков. Например, его используют для управления разработкой новых продуктов.

Допустим, компания создает приложение для смартфона. Руководители просчитывают бюджет проекта, но во время разработки приложения возникает необходимость добавить ту или иную новую функцию, а на это нужны денежные средства.

Гибкий бюджет позволит компании быстрого реагировать на такие изменения. Например, если конкуренты запустят новую функцию, команда может перераспределить средства и перестроить бюджет, чтобы включить эту функцию в свой продукт.

На начальных этапах работы над новым продуктом трудно точно предсказать все затраты. В гибком бюджете предусмотрены резервы для непредвиденных расходов, например, для затрат на тестирование, маркетинг, разработку новых функций.

Преимущества гибкого бюджета:

С помощью такого бюджета проекта можно реагировать на отзывы и пожелания пользователей, клиентов или заказчиков.
Гибкий бюджет создает пространство для экспериментов. Когда команда видит, что для определенных функций понадобится больше времени и ресурсов, она может выделить средства на эксперименты с новыми идеями, которые помогут улучшить продукт.
Такой бюджет дает возможность компании реагировать на изменение внешних условий: появление новых конкурентов, изменение ситуации на рынке.

Но есть у этого метода и недостатки. В первую очередь, опасность перерасхода средств. Важно следить за тем, чтобы участники проекта не тратили деньги на неработающие гипотезы или ненужные функции для продукта. Поэтому при использовании гибкого бюджета компании следует регулярно анализировать текущие расходы, иначе прибыльность проекта будет под угрозой.

Комбинированный бюджет

Комбинированный бюджет сочетает стабильность фиксированного и пластичность гибкого бюджетов. Он позволяет проектной команде заранее утвердить базовые расходы, при этом оставляет возможность для изменений ввиду обстоятельств, которые меняются в ходе выполнения проекта.

Комбинированный бюджет, к примеру, подходит для строительного проекта. Метод также можно использовать для управления проектами IT-компаний. Для этого в процессе разработки нового продукта команде необходимо обозначить фиксированные расходы. Это могут быть затраты на зарплаты сотрудников, аренду офисных помещений, оборудование и лицензии на программное обеспечение.

В рамках проекта отдельно прописывают переменные расходы компании, которые могут меняться в зависимости от ситуации. В разработке продукта это могут быть расходы на тестирование, маркетинг, управление проектом или дополнительные фичи, которые понадобятся в ответ на обратную связь конечных потребителей.

К примеру, если в ходе тестирования выясняется, что пользователи хотят определенную функцию, эта статья бюджета должна быть гибкой, чтобы учесть дополнительные затраты на разработку.

Способы формирования бюджета проекта

Оценка по аналогии

Оценка по аналогии — это метод, который основан на сравнении проекта с уже завершенными похожими проектами. Например, если вы планируете запустить интернет-магазин, можно посмотреть, сколько стоил запуск интернет-магазина в прошлом.

Чтобы оценить бюджет проекта, следует:

Найти аналогичные проекты. Это могут быть как проекты компании, так и проекты других организаций.
Собрать данные о затратах. Стоит изучить, какое количество денег было потрачено на различные расходы: аренду, зарплаты, оборудование, реализацию мероприятий проекта и т. д.
Скорректировать расходы. Даже если проекты похожи, все равно следует учесть уникальные черты нового проекта. Например, мог измениться объем проекта, стоимость оплаты труда команды или поставки материалов.

Этот метод учитывает реальные данные, что делает его достаточно надежным. Но все же каждый проект уникален, поэтому приводить цифры с аналогичных проектов нужно внимательно.

Экспертная оценка

Это бюджет, который основан на мнении специалистов, имеющих опыт работы в аналогичных проектах. К примеру, чтобы понять стоимость разработки нового продукта в самом начале проекта, необходимо:

Собрать команду экспертов. В нашем примере к созданию бюджета проекта могут подключиться product owner, руководитель проекта или отдела разработки компании, менеджер проекта. Вместе они смогут собрать данные, прописать статьи расходов по проекту и учесть риски.
Обсудить все нюансы проекта. Каждый эксперт оценивает бюджет, делится своим опытом и дает рекомендации по тому, какие затраты могут возникнуть, как их лучше оптимизировать, как проводить управление проектом.
Учесть мнения экспертов и сделать выводы. Бюджет проекта никогда не совпадает у всех экспертов, поэтому важно взвесить все мнения и решить, какие расходы включить в бюджет.

Этот метод формирования бюджета основан на знаниях, опыте и поддержке людей, которые уже сталкивались с подобными проектами. Хотя оценкой проекта занимаются эксперты, даже они могут ошибаться, их оценки не всегда точны.

Метод «Снизу вверх»

Используя метод «Снизу вверх», бюджет проекта нужно формировать для каждой задачи. Затем складывают расходы по всем задачам и получают общий бюджет проекта.

Чтобы оценить бюджет проекта, важно:

Составить список задач. Сначала необходимо сделать декомпозицию: разбить проект на конкретные этапы работ и задачи.
Рассчитать затраты. После того как вы описали все задачи, рассчитайте, сколько денег потребуется для каждой из них. Для этого может понадобиться провести исследование и собрать данные: цены поставщиков, расценки на услуги или материалы, стоимость работ специалистов и т.д. Разные части проекта могут требовать разных объемов финансирования.
Сложить все расходы. Когда все затраты оценены, их складывают, чтобы получить общий бюджет проекта.

Преимущество метода в том, что он позволяет заранее предусмотреть детали и получить точные цифры. Подход особенно полезен для управления сложными проектами, которые состоят из большого количества задач и данных.

Метод «Сверху вниз»

«Сверху вниз» — метод, при котором устанавливают общую сумму бюджета, а затем распределяют ее на различные статьи расходов.

Как это сделать:

Установить общий бюджет. Нужно посчитать общий лимит, который мы можем потратить на проект. Обычно сумма зависит от того, сколько финансирования получил проект или сколько денег в него готовы вложить.
Распределить денежные средства. Далее необходимо понять, какие основные категории затрат нужны для успешного завершения проекта. На этом этапе работы можно определить, сколько денег пойдет на разработку, маркетинг, материалы и т. д.
Внести корректировки при необходимости. В процессе развития проекта, если мы увидим, что для каких-то категорий нужно больше средств, чем предполагалось, бюджет можно скорректировать.

Метод позволяет быстро установить категории расходов. Но в этом случае бюджет проекта может быть менее точным, так как метод не всегда учитывает детали, которые важны для завершения проекта.

Все методы имеют свои плюсы и минусы. Формируйте бюджет в зависимости от специфики проекта, его сложности, ограничений по времени и ресурсов. Иногда лучше комбинировать несколько методов, чтобы создать более гибкий и точный бюджет.

5 шагов, чтобы сформировать бюджет проекта

1. Поставить цели

Для оценки бюджета проекта в первую очередь стоит подумать о целях проекта. Определите, чего именно вы хотите достичь по проекту, это поможет рассчитать стоимость всех работ. Цели проекта должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Для этого при их описании используйте методику SMART.

Допустим, вы планируете разработать мобильное приложение. Если описать цель тремя словами, будет неясно, как понять, что достигли результатов проекта или к какому сроку их нужно достичь.

Если поставить цель по методу SMART, она станет более конкретной:

❌Разработать мобильное приложение

✔️Выпустить MVP мобильного приложения к 30 апреля 2025 года

Это позволит создать полную картину того, какой результат мы хотим получить. Это поможет в управлении бюджетом.

2. Определить время работы над проектом и расходы

Чтобы составить бюджет проекта, необходимо оценить время работы над ним. Для этого разбейте проект на этапы работы и посчитайте, сколько времени займет реализация каждого из них. Например, если вы разрабатываете продукт, оцените время на исследование, проектирование, производство и тестирование сервиса.

После оценки продолжительности проекта необходимо составить график проекта и затраты на каждом этапе работы. Составьте список всех ресурсов и задач, укажите их стоимость. Это могут быть оплата деятельности специалистов, аренды, программ, покупка оборудования и т. д.

Например, это можно сделать с помощью таблицы. С ее помощью просчитывают, сколько человеко-часов нужно для выполнения каждой задачи и сколько это будет стоить. Составляют такой план:

*Структура проекта и расходы по каждой задаче*

3. Оценить риски и внести в бюджет

На этапе подготовки бюджета важно обратить внимание на риски, которые могут повлиять на ваш проект. Непредвиденные ситуации и работы могут значительно увеличить бюджет. Например, задержка в поставке материалов или увольнение части сотрудников приводят к новым тратам: простоям, поиску новых сотрудников или поставщиков.

Соберите данные и оцените, какие риски могут возникнуть и как они могут повлиять на бюджет. Например, для анализа рисков используйте SWOT-анализ. После того как вы идентифицировали возможные риски, создайте бюджетный резерв. Это сумма денег, которую вы можете использовать в случае непредвиденных обстоятельств.

Обычно рекомендуют закладывать 10-20% от общей стоимости проекта в виде резервного фонда. Так, вы будете лучше подготовлены к неожиданным ситуациям и сможете избежать нехватки средств.

Больше данных о том, что делать для управления рисками можете найти в статье «Риск-менеджмент».

4. Определить общую стоимость проекта

Когда есть информация об этапах работы и затратах, следует определить общую стоимость проекта. Завершить расчеты следует так: сложите расходы для каждого этапа работы и каждой задачи. Учитывайте финансовый резерв на случай рисков, которые могут возникнуть в рабочих процессах. В результате получится общая сумма, которая поможет понять, сколько денег нужно выделить для успешного завершения проекта.

5. Согласовать бюджет

Последний шаг — презентация. Вы представляете бюджет заказчику, обсуждаете статьи расходов и суммы, корректируете план работ. Перед встречей убедитесь, что у вас есть все нужные материалы и данные: расчеты, отчеты, таблицы, исследования и прочую аналитику. Это поможет руководителю или заказчику быстрее понять, почему бюджет получается именно такой.

На встрече расскажите о каждом пункте бюджета. Объясните, какие расходы запланированы и почему, как они учитывают требования проекта. Дайте участникам возможность высказать свои мысли и задать вопросы. Возможно, кто-то заметит недочеты или предложит лучшие решения. Если все согласны с бюджетом, зафиксируйте это. Попросите всех участников подтвердить свое согласие письменно. Утвердите бюджет проекта.

Как управлять бюджетом проекта

Чтобы рассчитать уровень затрат, следует помнить о некоторых правилах для определения и ведения бюджета:

Регулярно отслеживайте затраты. Постоянно сравнивайте фактические расходы с первоначальным бюджетом. Процесс отслеживания бюджета проекта поможет понять, где вы не вписываетесь в план проекта и на каких этапах работы нужно срочно сократить расходы.
Обсуждайте бюджет с командой проекта. Убедитесь, что персонал владеет данными о том, какой бюджет у проекта.
Назначайте премии. Участники проекта договариваются не тратить денежные средства впустую. Чтобы мотивировать их, можно назначить премию за успешное попадание в установленный бюджет.
Установите приоритеты. Если бюджет ограничен, определите, какие задачи и ресурсы являются наиболее важными для работы над проектом. Это поможет вам решить, на чем можно сэкономить, а на чем нельзя.
Создайте резервный фонд. Это подушка безопасности, которая может спасти проект в случае возникновения рисков.
Анализируйте результаты. После завершения проекта проведите анализ, чтобы понять, насколько точно вы рассчитали бюджет. Этот опыт поможет в будущих проектах, чтобы вы могли заранее оптимизировать бюджет.

На основе этих правил, каждая сторона проекта должна выполнить свои задачи с учетом всех нюансов: руководители определяют и контролируют расходы, исполнители стараются не выходить за рамки установленных сумм.

Резюмируем

Бюджета проекта является детальным описанием расходов, связанных с реализацией конкретного проекта. Бюджет служит для того, чтобы заранее узнать, сколько денег нужно для выполнения различных задач проекта. Бюджет нужен для того, чтобы провести оценку рентабельности проекта и отследить прогресс проекта.
Бюджет бывает трех видов: фиксированный, гибкий и смешанный. Фиксированный — четко установленная сумма денег, которую выделяют на проект. Гибкий бюджет изменяют в зависимости от того, как продвигается проект и работа по нему. Этот подход особенно полезен для управления сложными проектами, которые состоят из большого количества задач и ресурсов. Комбинированный — такой бюджет будет позволять проектной команде заранее установить базовые расходы, но добавить и переменные расходы. Он оставит пространство для изменений ввиду обстоятельств, которые меняются в ходе выполнения проекта.
Для создания подробного бюджета проекта используется метод оценки по аналогии, а еще экспертная оценка, «снизу вверх», «сверху вниз». С их помощью удается представить общие траты любого проекта. Расходы при этом оценивают по-разному. Руководитель проекта составляет бюджет, основываясь на стоимости похожего проекта, мнении экспертов или суммируя расходы по всем этапам работы. Чтобы получить сбалансированный бюджет, расходы должны быть равны плановым показателям.
Вот как расчитать бюджет проекта: пошаговое руководство. Определите цель проекта по методике SMART. Рассчитайте время реализации проекта, разбив работу на этапы. Каждый этап проекта должен быть правильно спланирован, чтобы избежать непредвиденных расходов. Оцените ресурсы на каждом этапе работы, определите риски с помощью SWOT-анализа и заложите финансовую подушку. Также стоит обратить внимание на управленческие аспекты, которые могут внести новые расходы в проект. Сложите все расходы и сумму подушки. Стоит помнить, что бюджет может изменяться в зависимости от обстоятельств.