Что такое тендер: как принять участие в торгах и научиться побеждать

Время прочтения: мин.

Государственные корпорации, учреждения и, например, коммерческие компании постоянно пытаются найти исполнителей для разного вида работ. Это касается закупок товаров, сырья, организации рекламной кампании или выполнения ремонта и прочих видов услуг.

Под каждую из задач необходимо выбрать исполнителей, которые окажут нужную услугу хорошего качества за наименьшую сумму. Один из ключевых механизмов, который помогает организовать этот процесс и подобрать подходящих подрядчиков называется «тендер».

В рамках статьи рассмотрим подробнее слово тендер. Разберем, в чем особенности тендеров, как они работают, какие виды существуют. В том числе узнаем, как стать участником тендера и увеличить шансы на победу в торгах.

Что такое тендер простыми словами

Тендер — это процедура, в рамках которой одна организация (заказчик) объявляет конкурс между поставщиками за право выполнить определенный заказ. Например, осуществить поставку товаров или оказать услугу. Организация, которая объявляет тендер, оценивает информацию и различные предложения и выбирает наиболее подходящее с точки зрения качества и цены.

Например, государство или муниципалитет может объявить тендер на строительство больницы в регионе, а частная фирма — на поставку офисной мебели. Компании, участвующие в открытом тендере, предоставляют свои предложения, и заказчик выбирает победителя на основе заданных критериев. Победитель торгов получает контракт.

В законодательстве РФ термин «тендер» отсутствует. В официальной практике используется понятие «конкурентная закупка».

Важно отметить, что по законодательству РФ есть организации, которые обязаны проводить закупки отдельными партиями только через тендерные процедуры. В первую очередь это касается государственных и муниципальных учреждений, а также компаний с государственным участием. Тендеры в этом случае нужны для обеспечения прозрачности, снижения уровня коррупции и поддержки равных условий конкуренции.

Тендеры для коммерческих компаний необязательны, это лишь один из вариантов осуществления закупок.

В России процесс проведения тендера регулируется несколькими ключевыми законами:

1) Федеральный закон № 44-ФЗ — ориентирован на регуляцию закупок для госнужд.

2) Федеральный закон № 223-ФЗ — направлен на регуляцию закупок фирм с государственным участием, госкорпораций, монополизированных структур.

Зачем нужен тендер: его особенности и отличия

Тендер — важный элемент стимулирования конкуренции и рыночной экономики, поскольку позволяет заказчикам получать качественную и выгодную продукцию, а поставщикам помогает расширять возможности по реализации своего потенциала.

Для компаний-заказчиков тендеры могут быть полезны, потому что:

позволяют приобретать товары, услуги высокого качества по конкурентным ценам;
минимизируют уровень коррупции как на государственных, так и на коммерческих предприятиях, поскольку весь процесс прозрачен и формализован, существуют определенные правила;
благодаря ним можно изучить рынок, узнать, какие есть предложения, сформировать необходимую документацию, принять взвешенное решение;
можно контролировать все расходы: актуально для госкорпораций — так расходуются бюджетные деньги.

Для участников (поставщиков) тендеры обычно важны, поскольку:

можно начать участвовать в торгах и попытаться заполучить контракт от именитого заказчика, который иначе был бы недоступен;
можно повысить свою репутацию и имидж в глазах будущих клиентов.

Тендер — уникальный способ осуществления заказов и сделок, который отличается от обычной продажи товара. Хотя на первый взгляд кажется, что это не так. Главные отличительные особенности формы тендеров:

Какие виды тендеров встречаются

В тендерах могут участвовать компании, государственные корпорации, индивидуальные предприниматели, самозанятые и физические лица. Самое главное — выйти на специализированную площадку, собрать необходимый пакет документации и создать лучшее предложение.

При этом существует много разновидностей тендеров, которые имеют свои особенности. Например, поставщику для победы не всегда достаточно просто предложить самую низкую цену в короткие сроки. Многое зависит от типа тендера, в котором вы участвуете. Так, например, встречаются открытые и закрытые тендеры:

1) Открытые тендеры. Любая компания может участвовать в открытых тендерах. Достаточно лишь соответствовать требованиям заказчика. Основное преимущество таких тендеров — только высокая конкуренция и прозрачность процесса. Они подходят для организации какой-либо госзакупки, так как обеспечивают равные условия для всех участников.

2) Закрытые тендеры. Предполагают участие только определенных организаций, заранее приглашенных заказчиком. Это могут быть фирмы, уже зарекомендовавшие себя как надежные партнеры, которые прошли отбор. Второй вариант: отдельно компании, которые обладают необходимыми компетенциями и ресурсами и могут работать в этой сфере. Здесь важен опыт.

Закрытые тендеры часто используют крупные корпорации или государственные структуры для проведения торгов по стратегически важным товарам.

В том числе тендеры делятся на:

1) Коммерческие тендеры. Проводят частные компании для поиска поставщиков товаров или услуг.

В целом коммерческие тендеры — это закупки, которые менее регламентированы по сравнению с государственными.

2) Государственные тендеры. Проводят крупные и небольшие государственные организации, бюджетные и муниципальные учреждения за счет государственных средств. Именно поэтому этот процесс строго регулируется законодательством. Участие в закупках такого формата могут принимать любые компании, которые соответствуют установленным требованиям.

3) Тендеры для фирм с госучастием.

Согласно способу проведения закупок, тендеры бывают:

1) Аукционные тендеры. Называются так потому, что сам процесс напоминает аукцион, только в обратном порядке — побеждает тот, кто предложит наиболее низкое по стоимости предложение, при этом не потеряв в качестве. Чаще используются в строительных тендерах. В том числе есть похожая разновидность тендера — «Запрос котировок или цен». Отличие в том, что в этом случае время строго ограничено.

2) Конкурсные тендеры. Заказчики ищут подходящие тендеры и ориентируются в первую очередь на качество и уникальность предложения. То есть общие условия. Самая низкая цена здесь не в приоритете.

‍3) Электронные тендеры, в рамках которых приобретение товаров и услуг осуществляется у одного поставщика. Этот вид встречается реже.

Как проходит тендер — пошаговый план

Прежде чем рассмотреть, как стать участником тендера (поставщиком), важно понять, как работает этот процесс в общем. Выделим следующие этапы.

1. Подготовка технического задания и регистрация

Сначала государственная или коммерческая организация должна подготовиться к тендеру. Тендеры размещают на электронных площадках. Поэтому в первую очередь нужно зарегистрироваться на специальной электронной торговой площадке (ЭТП), где и проводятся торги.

Далее следует подготовить пакет документов и, самое главное, ТЗ для тендера в нужной форме. Например, больница планирует осуществить закупки на бюджетные деньги. Нужно приобрести 5000 шприцов.

Руководство создает ТЗ, в котором четко прописано, какими должны быть шприцы: качество, количество, материалы, объем и так далее. В том числе устанавливается стоимость, с которой будут начинаться конкурентные торги, а также, в случае необходимости, специализированные условия. Например, наличие лицензии у поставщика.

2. Изучение тендеров и подача заявок

Далее поставщики готовы принять участие в интересных тендерах. Они изучают ТЗ тендера, собирают необходимую документацию для заказа и подают заявку. Площадка, как независимая сторона, проверяет все заявки на сайте и может допустить или не допустить их на тендер.

3. Процесс аукциона

В определенное время все поставщики заходят на ЭТП и начинают предлагать свои суммы в онлайн-формате. Организатор торгов рассматривает все заявки. Заказчик определяет победителя так: либо выбирает контрагента, который предложил самую низкую стоимость, либо учитывает и другие важные для него критерии.

4. Проверка поставщика

В конце больница может проверить, соответствует ли поставляемый товар указанным критериям. Если заказчика все устраивает, то заключается договор.

Больше полезной информации о том, как развивать бизнес, устанавливать деловые связи с партнерами, сотрудниками и клиентами, выстраивать продуктивную работу, вы можете в Телеграм-канале «Compass Журнал». Подписывайтесь и не пропускайте контент!

Этапы тендера: как стать участником

Для того чтобы получить тендер, необходимо пройти несколько ключевых этапов, выполнить определенные задачи. Процесс может показаться сложным, особенно если вы участвуете впервые, но четкое понимание шагов и требований значительно упростит задачу. Если компания решила участвовать в тендере и стать поставщиком, то ей необходимо:

Создать банковский счет специально для участия в торгах.
Сделать электронную подпись. Так, у вас будет возможность оформить пакет документов, поскольку сегодня почти все тендеры проходят в онлайн-формате на специальных торговых площадках.
Произвести регистрацию в Единой информационной системе (ЕИС).
Выбрать конкретную площадку. Тендеры размещаются на специализированных платформах. Сначала необходимо провести регистрацию, а затем подать документы. Одна из основных в России площадок — zakupki.gov.ru.
Произвести поиск тендеров. Найти и выбрать наиболее интересные для вас предложения.
Внести залог на счет. Участник обязан вносить небольшую сумму (обеспечение) на свой специальный банковский счет, чтобы снизить риски для заказчиков. Эта сумма будет удерживаться до заключения контракта с заказчиком. Так организатор торгов будет понимать, что поставщик ознакомился с условиями тендера и готов его реализовать.
Собрать и предоставить необходимую для выбранного тендера документацию. Здесь все будет зависеть от тендера. В некоторых случаях в дополнении к основному пакету документов заказчик может обязать предоставить лицензию на определенную деятельность, информацию о характеристике товаров, уровне квалификации сотрудников и так далее.

В самом конце заказчик выбирает поставщика.

Теперь подробнее остановимся на ходе торгов и подачи заявки на тендер. Обычно, помимо какой-либо специфической информации, которая может зависеть от конкретного тендера, необходимо указывать следующие данные:

описание определенных особенностей и качеств продукта — например, можно указать, откуда именно будет поставляться товар, его основные характеристики, которые удовлетворяют требованиям заказчика;
согласие на предоставление услуг в соответствии с условиями заказчика;
для организаций — юридический адрес, название, ИНН;
для физлиц — полное имя, данные паспорта, ИНН, регистрационный адрес;
копии учредительных документов компании, предприятия или свидетельство о регистрации ИП;
выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
лицензии и прочие дополнительные документы, которые определяет заказчик.

Как повысить шансы на победу в тендере

Если предприниматель будет участвовать в тендерах с нуля, то первое время ему сложно завоевать доверие заказчиков и побеждать в выгодных аукционах на регулярной основе. У небольших предприятий, ИП или самозанятых нет связей, нужного количества ресурсов и денег, чтобы обходить конкурентов и предлагать самые выгодные цены и гарантии качества.

Однако даже в таком случае побеждать в тендерах можно. Главное — выбрать правильный подход, не охотится за самыми крупными и выгодными тендерами и не пытаться сбить цену тендерной поставки до минимума. Побеждать можно и по-другому, система торгов дает много разных возможностей. Рассмотрим несколько стратегий, которые помогут повысить шансы на победу.

1. Четко и без ошибок заполняйте документы при подаче заявки

Очень важно безошибочно заполнять всю документацию при подаче каждой заявки на тендер. В некоторых тендерах нужно лишь правильно подать заявку, и победа уже в кармане.

Например, встречаются ситуации, когда заявку подали всего два предпринимателя. Они оба соответствуют требованиям заказчика, однако один некорректно заполнил документы или не учел что-то. В результате заказчик заключает контракт со вторым участником по остаточному принципу.

2. Предлагайте самые интересные условия

Выиграть в тендере можно с помощью детального анализа ТЗ заказчика, а также предложений конкурентов. Достаточно изучить условия контракта, заметить какие-либо мелкие детали, которые не учли конкуренты. Допустим, можно предложить более быстрый срок доставки или включить бесплатную техподдержку, гарантию по продукту.

Возможно, именно эти аспекты наиболее важны для заказчика, и во время торгов он обратит внимание на это предложение. Например, даже несмотря на то, что у него будет не самая низкая цена.

3. Выбирайте небольшие тендеры

Если искать тендеры до миллиона рублей, то можно существенно повысить шансы на победу. Дело в том, что мелкие тендеры неинтересны крупным компаниям с большой базой ресурсов. Поэтому у индивидуального предпринимателя будет гораздо больше шансов победить в таких торгах.

4. Берите качеством и креативностью

Многие думают, что, например, если они не могут предложить самую низкую цену на этом тендере из-за определенных ограничений по ресурсам или опыту, то в борьбу можно даже не вступать. Однако это не совсем так. Важно лишь правильно выбрать вид тендера.

Начинающим предпринимателям с небольшим бюджетом лучше не участвовать в аукционных тендерах, где нужно предложить максимально низкую стоимость работы. Стоит ориентироваться на конкурсные, где важны какие-то другие характеристики.

5. Проанализируйте конкурентов

Конкурентная разведка — еще один инструмент для повышения шансов на успех. Изучите результаты предыдущих тендеров в вашей отрасли, проанализируйте:

какие компании побеждали;
какие условия они предлагали;
какие слабые места были у конкурентов.

Это поможет вам лучше понять, как скорректировать свое предложение для повышения конкурентоспособности и выбора плана действий.

6. Регулярно участвуйте в тендерах

Чем больше опыта участия в тендерах вы получите, тем легче будет разбираться в их тонкостях и нюансах. Даже если вы не смогли выиграть тендер с первого раза, каждое участие станет полезным опытом. Со временем вы сможете совершенствовать алгоритм своих действий и увеличивать шансы на победу.

5 самых распространенных ошибок участников тендеров

1. Несерьезное отношение к заявке

Участник тендера может несерьезно отнестись к заявке и ввиду своей неопытности и невнимательности, просто не суметь выполнить все требования. Техзадание от заказчика стоит читать максимально внимательно. Там бывают сноски и мелкие примечания. При первом беглом осмотре их можно не заметить и подумать, что такой контракт будет осуществить достаточно легко.

Однако на деле после заключения договора окажется, что компания не готова к исполнению обязательств и может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

2. Ошибки в документах

Одной из самых распространенных ошибок является невнимательное изучение условий тендера. Поставщики часто не уделяют должного внимания деталям, что приводит к недочетам в оформлении документов. Некоторые участники тендера предоставляют неполный комплект документов или неверно заполняют формы. Даже малейшая ошибка в заявке может стать причиной ее отклонения.

3. Неверно рассчитанная себестоимость

Помните, что принимать участие в тендерах в первую очередь нужно ради того, чтобы получить прибыль. Это главная задача предпринимателя. Однако некоторые участники забывают про это и просто стараются победить, не просчитывая собственные затраты. В итоге предлагают слишком низкую цену и уходят в большой минус. Всегда стоит заранее понимать для себя цену, ниже которой опускаться нельзя.

4. Победа любой ценой

Нередко встречаются ситуации, когда неопытные участники максимально занижают стоимость и пытаются забрать тендер любой ценой, просто чтобы получить первых заказчиков. Так делать не стоит, поскольку подобная тактика связана с большим количеством рисков. Помимо убытков и финансовых потерь, вы можете только навредить своей репутации.

Если же цель только в том, чтобы заполучить крупного и именитого заказчика и потом использовать этот кейс в маркетинговых целях — то производить демпинг цены можно. Однако делать это стоит крайне аккуратно, только при наличии опыта, квалифицированных специалистов и большой подушки безопасности, поскольку вы точно уйдете в минус.

5. Участие сразу же в двух и более тендерах одновременно

Многие начинающие участники подают сразу же несколько заявок на разные тендеры, чтобы повысить свои шансы на успех. Однако может произойти так, что придется осуществлять сразу же несколько заказов одновременно. Это нежелательная ситуация, особенно для тех, кто только начинает заниматься тендерами.

Это приведет к снижению качества работы. В результате можно просто не справиться с объемами работ и потерять репутацию.

Резюмируем

Торги в формате тендера — это во многом недооцененный и крайне перспективный инструмент для компаний, которые стремятся расширить свой бизнес и получить новые заказы.

Проводить тендеры выгодно всем. Во-первых, заказчикам, поскольку они позволяют осуществлять коммерческие закупки нужных товаров и услуг, например, прозрачно и по оптимальным ценам. И во-вторых, такая система дает раскрыться поставщикам и начинающим предпринимателям, которые могут брать заказы от любых компаний и нарабатывать свою базу клиентов.