Управленческий учет: как вести, чтобы эффективно развивать бизнес

Время прочтения: мин.

Чтобы понимать, как работает бизнес, нужно получать и анализировать информацию о его финансовом состоянии. Для этого и нужен управленческий учет: он помогает контролировать важные финансовые показатели компании.

В статье рассказываем, чем он отличается от бухучета, как его выстроить и какие виды отчетов использовать. Делимся шаблонами отчетов для управленческого учета и примерами их использования.

Управленческий учет: особенности, цели и задачи

Управленческий учет — это система контроля и анализа финансовых показателей, предназначенная для внутреннего использования в компании. Это не просто набор цифр и таблиц. Управленческий учет нужен руководителям, так как на основе этой информации они могут принимать решения о развитии бизнеса.

С помощью управленческого учета можно:

понять, сколько компания тратит или насколько эффективна торговля;
оценить рентабельность товаров или услуг;
понять, пользуется ли продукт спросом у пользователей;
сократить расходы всей компании или конкретных ее подразделений;
оценить уровень эффективности стратегии развития компании;
найти слабые места в бизнес-процессах и оптимизировать их.

То есть на основе данных и отчетов руководители могут принимать решения о том, как выстраивать ценовую политику или какие расходы стоит сократить.

Например, предприниматель продает на маркетплейсе 15 позиций бытовой химии. Ему нужно сократить ассортимент и сосредоточиться на самых рентабельных товарах. Для этого он анализирует стоимость и себестоимость товара, продажи, спрос. Затем оставляет 10 лучших позиций. За счет продажи самых рентабельных товаров увеличится прибыль.

Главная цель управленческого учета — предоставить руководителям информацию, которая поможет им в принятии важных решений. В примере выше с помощью информации о продажах товара предприниматель понял, какие позиции стоит убрать, а какие оставить, чтобы увеличить прибыль. Именно для этого и используют управленческий учет.

Различия бухгалтерского и управленческого учета

Часто бухгалтерский и управленческий учет путают. Но это два разных инструмента, которые решают разные задачи. Если кратко, то бухгалтерский учет в России нужно вести обязательно, так как с помощью таких данных ФНС начисляет налоги. Если не вести книгу учета доходов и расходов, не сдавать 6-НДФЛ по всем требованиям, компания получит штраф от налоговых органов.

Хотя объекты управленческого и бухгалтерского учета совпадают, у этих видов учета много отличий. Управленческий учет вести не обязательно, он нужен для удобства предпринимателя. Можно вообще ничего не фиксировать, кроме бухучета. Но есть риск, что из-за этого вы пропустите важные моменты:

на некоторые товары минимальный спрос, они просто пылятся на складе;
расходы на аренду выросли в несколько раз и уже съедают большую часть бюджета;
менеджеры слишком часто делают скидки и кладут деньги себе в карман.

Только управленческий учет поможет быстро заметить главные финансовые проблемы, чтобы продумать меры по их устранению.

Еще есть финансовый учет, который по сути ничем не отличается от управленческого. Те же самые показатели и отчеты, разве что информация подается более обобщенно. Еще ее предоставляют не руководителям компании, а внешним лицам: инвесторам, партнерам.

Все отличия управленческого и бухгалтерского учета коротко собрали в таблице:

Управленческий учет отличается от бухгалтерского прежде всего своими целями, регламентами по срокам и форме отчетов

Кто ведет управленческий учет

Выбор того, кто будет вести управленческий учет, зависит от особенностей бизнеса: специфики, размера и финансовых возможностей.

Предприниматель. В небольшой компании управленческий учет очень часто ведет собственник. У такого решения много недостатков:

Предприниматель не является профессионалом, и у него нет нужных знаний в области управленческого учета для расчета финансовых метрик. Он не знает нормы разных показателей.
У него слишком мало времени и не хватает ресурсов, чтобы вести учет самостоятельно, ведь обычно на нем еще много других дел. Уровень ответственности собственника бизнеса нельзя недооценивать.

Бухгалтер. Учет ведется бухгалтером в дополнение к его основным обязанностям. Знание бухучета и опыт работы с финансовыми метриками помогают вести управленческий учет более профессионально, чем это может сделать собственник бизнеса.

Но у бухгалтера не всегда хватает времени на это. Многое зависит от объема задач специалиста. В небольшом ИП бухгалтер вполне может вести и бухгалтерский, и управленческий учет.

Финансовый директор. В крупных компаниях финдиректор занимается финансовой стратегией и координирует работу бухгалтерии. Он может вести управленческий учет лично или контролировать работу финансистов.

Специалисты на аутсорсе. Компании любого размера могут использовать для ведения управленческого учета специалистов на аутсорсе. Таких сотрудников нанимают не разово, обычно компания работает с ними постоянно. В итоге они углубляются в специфику бизнеса и со временем разбираются в нюансах не хуже сотрудников в штате.

Узнать больше информации об управлении бизнесом можно в Телеграм-канале «Бизнесовочная». Подписывайтесь, чтобы изучить полезные инструменты для предпринимателей.

Виды управленческого учета

С учетом периода планирования разделяют два вида учета.

Текущий учет. Его основная задача: контроль текущей деятельности компании, анализ результатов и поиск проблем. Например, в конце месяца владелец интернет-магазина анализирует спрос на товары за последние два месяца и понимает, что закупить на следующие два месяца. В этом случае предприниматель ведет текущий учет.

Стратегический учет. Задача такого учета: составить план работы компании на год или несколько лет вперед. Например, компания хочет выйти на новый рынок. Чтобы выбрать рынок и определить направление развития бизнеса, нужно проанализировать состояние бизнеса, тенденции на рынке, особенности ниши в стране.

В зависимости от типа задач есть три вида учета.

Производственный. Введение управленческого учета помогает контролировать работу производства, анализировать его эффективность, затраты и принимать решения о том, какой товар выпускать или какие полезные технологии внедрять.

Маржинальный. Используют для анализа рентабельности товаров и услуг, определение точки безубыточности. Такой управленческий учет помогает оптимизировать расходы, принимать решения о ценообразовании и ассортименте.

Бюджетный. Бюджетирование используют, чтобы составить бюджет доходов и расходов. Бюджетный управленческий учет позволяет обеспечить финансовую стабильность компании.

Все эти виды управленческого учета могут дополнять друг друга. Это позволяет получить полную картину о работе бизнеса, чтобы руководители принимали решения, основанные на конкретных цифрах, а не на личных ощущениях.

Больше статей об учете финансов и выстраивании работы бизнеса можно читать в нашем блоге.

Методологии управленческого учета

Есть много методов управленческого учета, расскажем о трех основных:

Попроцессный учет. Затраты считают для отдельных производственных процессов. Такой метод учета используют в компаниях с массовым производством и небольшим количеством видов товаров.
Попередельный учет. Такой вариант применяют для учета затрат на производстве, где сырье проходит несколько этапов обработки. Например, метод применяют в нефтеперерабатывающей отрасли.
Позаказный учет. Затраты считают для каждого отдельного заказа или проекта. Эту методологию учета используют в компаниях с индивидуальным производством. Она подходит, если компания выпускает товар строго небольшими партиями или предлагает эксклюзивные услуги.

Методы учета выбирают в зависимости от особенностей компании: размеров, организационной структуры, целей.

Виды отчетов для управленческого учета

Отчетов для ведения управленческого учета много, рассмотрим три самых основных.

Отчет ДДС

Отчет о движении денежных средств — один из ключевых документов, который позволяет отследить поступление и расход денег за определенный период.

Его ведут для нескольких целей:

Отчет показывает, как компания генерирует и пользуется финансами, какой остаток денег на счету и есть ли риск кассовых разрывов.
Анализируя поступление и расход денег, руководитель может принять решение о привлечении инвестиций.
Отчет помогает обнаружить проблемы с ликвидностью, например, задержки в оплате клиентов. Благодаря этому вы можете продумать меры по оптимизации денежных потоков, чтобы улучшить финансовое состояние отдела или компании.
Отчет отображает все финансовые операции компании, что помогает предотвратить нецелевые траты.

Отчет о движении денежных средств — элемент бухгалтерской отчетности. Все компании, кроме тех, кто на упрощенке, должны сдавать его по специальной форме. Но его можно вести и для управленческого учета, причем в любой форме. К примеру, вы можете ежедневно фиксировать все операции в Excel или Google Таблицах.

В таком отчете даже разницу между планируемыми показателями и реальными цифрами можно использовать для улучшения бизнес-процессов. В примере видно, что планируемые доходы и расходы сильно отличаются от факта. Чтобы избежать проблем вроде кассовых разрывов, нужно тщательнее планировать расходы и строить прогнозы о доходах.

‍Открыть шаблон отчета →

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках показывает, сколько денег осталось за вычетом всех расходов. Ведется учет, чтобы оценить финансовое состояние компании. Например, собственник бизнеса замечает, что снизилась чистая прибыль, при этом объем продаж не упал. Он открывает отчет о прибылях и убытках, изучает его и понимает, что это происходит из-за роста расходов на содержание сайта, логистику и коммунальные услуги.

Зная причину, на практике можно найти способ ее решения. Допустим, изменить логистический маршрут или выбрать другую транспортную компанию. Или установить систему автоматического отключения воды и электричества, чтобы меньше платить за коммунальные услуги.

Зачем нужен отчет о прибылях и убытках:

Он дает информацию о том, сколько компания заработала и сколько потратила за определенный период. В отчете учтены дополнительные источники доходов, постоянные и переменные затраты.
Отчет позволяет отследить изменения прибыли в динамике, что помогает определить факторы, влияющие на ее рост или снижение.
С его помощью предприниматель или бухгалтер определяет неэффективные расходы и может оптимизировать их.

Обычно отчет состоит из таких разделов:

Выручка. Здесь указывают сумму доходов от продажи товаров или услуг.
Себестоимость. Здесь указывают затраты, связанные с изготовлением и продажей товаров или услуг.
Валовая прибыль. Разница между выручкой и себестоимостью.
Операционные расходы. Указывают затраты на маркетинг, аренду, зарплату, налоги.
Прибыль от операционной деятельности. Разница между двумя предыдущими показателями.
Прочие доходы и расходы. Отражают доходы и расходы, не связанные с основным направлением работы компании, например, проценты по депозитам, штрафы.
Прибыль перед налогообложением. Разница между прибылью от операционной деятельности и прочими доходами и расходами.
Налог на прибыль. Сумма налога, уплачиваемого с прибыли.
Чистая прибыль. Разница между прибылью перед налогообложением и налогом на прибыль.

Шаблон отчета →

Управленческий баланс

Управленческий баланс — отчет, который показывает, сколько денег есть на балансе компании. Причем учитываются активы и пассивы.

Активы. Это все ценности, которые принадлежат компании и их можно использовать для создания прибыли. Активы делятся на:

оборотные: деньги в кассе, деньги вложенные в товары и материалы, задолженности клиентов и т. д.;
необоротные: оборудование, мебель, техника, недвижимость.

Пассивы. Эта часть отчета включает все финансовые обязательства компании, например, кредиты в банке, долги контрагентам или займы. Сюда также записывают собственные средства, которые вы вложили в бизнес.

Для чего нужен управленческий баланс:

Показывает, какие активы компания использует, чтобы создать прибыль. Это необходимо, чтобы оценить финансовую структуру бизнеса, вовремя увидеть возможные риски.
Управленческий баланс помогает понять, какая часть активов компании является ликвидной, а какая может стать неликвидной. Например, если существенная часть денег вложена в оборудование, которое простаивает, это неликвидный актив. Лучше его продать и заменить более бюджетным аналогом.
Управленческий баланс позволяет оценить финансовые риски бизнеса, например, риск неуплаты дебиторской задолженности, риск потери ликвидности.

Шаблон управленческого баланса →

Организация внедрения управленческого учета в компании

Управленческий учет каждой компании должен быть уникальным, ведь у всех по-разному выстроены бизнес-процессы, отличаются цели и стратегии. Поэтому не нужно бездумно внедрять управленческий учет, стоит выполнить три шага.

1. Поставить цели учета

Постановка управленческого учета требует определения целей. Такой первый шаг поможет выбрать необходимые именно вам отчеты и данные, которые с их помощью нужно собирать.

Чтобы поставить цели, проанализируйте, какие вопросы нужно решить с помощью управленческого учета или какие решения нужно принять. Определите понятные показатели, которые следует отслеживать. Это может быть учет рентабельности или ликвидности.

Сформулируйте конкретные цели системы учета в отношении каждого параметра. Для этого можно использовать методику SMART. Примеры:

Повысить рентабельность продукции на 10% за год за счет снижения ее себестоимости и увеличения объема продаж.
Уменьшить объем неликвидных запасов на 5% за четвертый квартал за счет оптимизации процесса закупок и управления запасами.

2. Выбрать и разработать нужные формы отчетов

Нужно понять, какие отчеты помогут собрать данные и добиться поставленных задач. Например, если хотите снизить объем неликвидного товара, нужно:

изучить товар на складе и определить неликвидный;
устроить на него акции, чтобы его охотнее покупали;
провести анализ спроса и в дальнейшем заказывать только самый популярный товар.

Чтобы этого добиться, нужно вести управленческий баланс и учет продаж с помощью товароучетных программ, которые максимально точно прогнозируют спрос на товары.

Если предприниматель хочет оптимизировать расходы, тогда сначала нужно понять, какие вообще есть расходы у предприятия. Для этого ведут отчет ДДС, то есть учет денег.

Формат отчетов должен быть разработан в индивидуальном порядке. Таким образом они будут учитывать цели учета и потребности в определенных данных. Например, небольшое ИП может вести отчет о прибылях и убытках, который состоит из пяти параметров. Когда управленческий учет ведут для крупной компании или ООО, отчеты составляют подробнее, в них должно быть намного больше метрик.

3. Внедрить отчеты на постоянной основе

Установите периодичность заполнения каждого отчета. Регулярно анализируйте сведения из отчетов. Ищите несоответствия в данных. Это необходимо, чтобы найти ошибки и неточности в процессе учета. Также старайтесь оптимизировать процесс управленческого учета.

Допустим, изначально решили фиксировать движение денег каждый день, но бухгалтеру это оказалось неудобно. Ему легче раз в неделю записывать все расходы и доходы. Значит, нужно именно так и перестроить основы управленческого учета. Главное, чтобы это не повлияло на качество сбора данных. Важно, чтобы бухгалтер не терял часть платежей, иначе данные будут неточными.

Постарайтесь автоматизировать процесс составления отчетов. Используйте сервис управленческого учета для сбора данных и формирования отчетов. Это позволит сэкономить время и уменьшить риск ошибок.

Чтобы учет был максимально эффективным, разработайте и внедрите общие правила управленческого учета. Так людям будет проще понять новые условия: когда и какие данные собирать, для чего они нужны. Закрепите принципы управленческого учета, например, в базе данных или во внутренних инструкциях.

Можно создать положение об управленческом учете. Это документ, в котором описаны все подробности организации учета. Составлять такой документ не обязательно. Как и в случае с ведением управленческого учета, законом это не установлено.

Каждый сотрудник должен быть ответственным за свою часть работы и уметь поделиться актуальной информацией. Это увеличит продуктивность работы всей команды.

Автоматизация управленческого учета в компании

Для автоматизации управленческого учета используют несколько инструментов.

Таблицы. В Excel или Google Таблицах достаточно удобно вести необходимые отчеты о расходах и доходах, активах и пассивах. Здесь можно использовать формулы, чтобы автоматически считать проценты, сумму или разницу показателей. ИП могут начать именно с этого инструмента автоматизации.

В целом в таблицах неудобно обрабатывать большие массивы данных. Зато для обработки небольшого количества информации инструмент можно использовать бесплатно.

Программы. Программу учета используют, чтобы проводить анализ спроса, оценивать рентабельность товара. Она также используется для формирования отчетов. Например, для этого используют сервисы и системы аналитики «ПланФакт», Adesk или «Управление ассортиментом».

Такие программы редко работают бесплатно, за них нужно платить. Если вы хотите купить систему управленческого учета, убедитесь, что она предоставляет доступ ко всем нужным для вас отчетам. При выборе сервиса стоит изучить тарифы и разобраться во всех тонкостях: интерфейсе, работе техподдержки, скорости приложений.

1С. В 1С тоже легко анализировать прибыль и убытки, оценивать себестоимость и рентабельность товара, эффективность применения активов или планировать закупки. Перенос учета в 1С имеет свои недостатки. Это более сложный инструмент, чем таблицы. Скорее всего, нужно будет провести обучение для персонала, чтобы сотрудники вникли и научились использовать все возможности 1С.

Правильно выбранная система управленческого учета для автоматизации учета повышает его точность. Это позволяет руководителю фирмы выбирать направления развития бизнеса или менять долгосрочную стратегию его развития в зависимости от текущей ситуации.

Резюмируем

Управленческий учет — это механизм сбора и учета информации о финансовом состоянии бизнеса, которая предназначена для внутреннего пользования в компании. Это инструмент, который помогает руководству эффективно управлять бизнесом. Полезен для малого, среднего и крупного бизнеса. Вот что такое управленческий учет и какую пользу он приносит компаниям.
К объектам управленческого учета относят все внутренние финансовые отчеты и операции, влияющие на прибыль. Объекты бухучета и управленческого учета тесно связаны.
Отличие управленческого учета от бухгалтерского заключается в целях. Бухучет нужно вести обязательно, так как за его отсутствие штрафуют. Управленческий учет ведут по желанию. Его данные используют, чтобы анализировать прибыль, расходы, цены, рентабельность услуг или продуктов. И благодаря этой информации у предпринимателя получится принимать решения об управлении бизнесом.
Есть определенные этапы постановки управленческого учета, которые стоит выполнять. Постановка учета начинается с определения задач. Потом нужно разработать модель отчетов, внедрить отчетность.
После этого стоит автоматизировать учет: выбрать сервисы, которые помогут оперативно создавать отчеты и изучать данные: программы и системы учета, 1C, Excel.
Есть такие методы управленческого учета: попроцессный, попередельный, позаказный учет. Их избирают, учитывая параметры организации: ее размеры, оргструктуру. Подходы к управленческому учету со временем меняются. Это происходит потому, что компании адаптируются к тенденциям на рынке.
Внедряя управленческий учет, следует регулярно анализировать информацию из отчетов. Ищите несоответствия и противоречия. Это необходим для поиска ошибок в процессе учета.
В последние годы важность управленческого учета растет. Сейчас многие компании понимают, что управленческий учет помогает не только грамотно планировать свои финансы, но и лучше выглядеть на фоне конкурентов. В будущем эта тенденция в теме управленческого учета сохранится.