Как организовать финансовый учет в мессенджере

Для успешной работы компании важен полный контроль за ее финансами. Руководитель может эффективно управлять только тем, что хорошо понимает и может измерить. В конце концов, любой бизнес стремится к прибыли. Для ее достижения необходимы три вещи: понятный учет, простой анализ и ясное планирование.

{{cta_banner}}

В статье мы расскажем, что такое финансовый учет и зачем он нужен бизнесу. Дадим полезные советы, которые помогут вам контролировать финансы с помощью мессенджера и упростят управление бизнесом.

Что такое финансовый учет

Финансовый учет — это инструмент, необходимый всем компаниям. Он позволяет полностью контролировать финансовую деятельность. Финансовый учет включает следующие документы:

1. ‍Отчет о движении денежных средств (ДДС): показывает актуальное положение капитала, отражает все поступления и расходы за конкретный период.‍
2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ): отражает финансовый результат деятельности организации за определенную дату. Предприниматель видит, сколько бизнес заработал и потратил за месяц, квартал или год.‍
3. Баланс: описывает, сколько активов и пассивов у предприятия на текущий момент. Показывает, за счет каких средств были приобретены различные активы.

Каждый из этих отчетов обычно оформляется на одной странице для удобного анализа. Все они предоставляют сжатую, но полную картину финансового состояния.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Финансовый учет позволяет владельцу не только видеть текущее состояние дел, но и принимать обоснованные решения о будущем компании и инвестициях. Собственник должен понимать каждую цифру в отчетах, чтобы на основе этих данных стратегически управлять бизнесом.

Для составления этих отчетов нужны дополнительные данные:

• Налоговый учет
• Учет сделок
• Учет основных средств
• Зарплатный учет

Бухгалтерский учет и финансовый учет – различные понятия. Первый нужен для отчетности перед государственными органами, такими как налоговая. Финансовый учет, в свою очередь, ориентирован как на внутренних пользователей, таких как владельцы бизнеса, так и на внешних, включая банки и инвесторов.

Часто, когда говорят про финансовый учет, имеют в виду управленческий учет. Однако это также разные инструменты. Информация из управленческого учета остается внутри компании и не передается другим людям или организациями.

{{cta_op_banner}}

Зачем бизнесу нужен финансовый учет: три причины

Причина 1. Порядок в финансах

Главная задача финансового учета — поддерживать порядок в финансах компании и не допускать кассовых разрывов. Каждая финансовая операция должна быть зафиксирована: поступление предоплаты, налоги, оплата аренды или выплата зарплаты. Это дает полное представление о текущем состоянии денежных потоков и обязательств.

Регулярные записи помогают отслеживать динамику и планировать бюджет. Все наличные платежи и другие финансовые движения должны быть учтены. Это обеспечивает точность и своевременность информации о финансах.

Если лично следить за всеми операциями сложно, делегируйте эти задачи бухгалтеру или помощнику. Эффективный финансовый учет гарантирует, что вы всегда будете знать, на каком этапе находится ваше дело и сможете принимать обоснованные управленческие решения.

Причина 2. Анализ финансов

Понятный финансовый учет дает владельцу полную картину о доходах и расходах собственного бизнеса. Он включает следующие аспекты:

• Анализ доходов: с помощью учета финансов можно определить основные источники прибыли и уделить внимание крупным клиентам, которые могут приносить большую часть доходов.

• Анализ расходов: можно легко отслеживать статьи расходов. Это поможет найти возможности для снижения расходов без потери качества продукции или услуг.

• Оценка чистой прибыли и рентабельности: можно анализировать общую прибыль и рентабельность отдельных заказов или направлений деятельности. Это помогает узнать, какие из них наиболее выгодны.

• Предупреждение о финансовых рисках: финансовый учет позволяет оперативно выявить потенциальные кассовые разрывы и угрозы банкротства, чтобы вовремя принимать меры и предупредить наступление таких ситуаций.

Доступ к аналитическим данным в любое время позволяет быстро реагировать на важные новости и изменения в экономике. Финансовый анализ не просто помогает бухгалтеру вести отчеты. Это основа для стратегических решений и устойчивого развития компании.

Причина 3. Планирование

Четкое представление о финансах позволяет владельцу бизнеса принимать обдуманные управленческие решения.

Представьте ситуацию: ваша компания выиграла тендер, и на счет поступило пять миллионов рублей. На первый взгляд, кажется, что можно сразу же потратить крупную сумму на организацию корпоратива. Но важно помнить о текущих и будущих расходах: зарплатах сотрудников, оплате услуг и материалов. Если не учесть все эти платежи, можно оказаться в сложной финансовой ситуации.

Финансовое планирование позволяет не только видеть текущие поступления и расходы, но и анализировать будущие. Например, вы знаете, что впереди ждут крупные платежи. Вы можете заранее продумать, стоит ли запускать новый проект или покупать франшизу.

Можно использовать современные инструменты, например, Excel или Google Таблицы. Эти программы облегчают учет и анализ финансов. С помощью них можно быстро получить полную картину финансового состояния компании. Это помогает избежать ошибок и принимать решения, которые основаны на точных данных.

Финансовый учет полезен для малого бизнеса, который находится в стадии активного роста. Предприниматель не может держать все цифры и показатели в голове. Поэтому ему нужен четкий и простой способ отслеживать доходы и расходы.

Как вести финансовый учет

Финансовый учет – это в первую очередь правильно организованная система. Рассмотрим шаги и правила, которые помогут вам внедрить финансовый учет в ваш бизнес:

Шаг 1: Разделите личные деньги и финансы бизнеса

Заведите отдельную банковскую карту для личных расходов и переводите на нее свою зарплату один или два раза в месяц. Так удобнее считать, сколько денег вы тратите на личные нужды и сколько остается в бизнесе. Если оплачиваете что-то для компании с личной карты, такие транзакции легко отследить и учесть.

Шаг 2: Ведите учет доходов и расходов

Создайте таблицу в Excel или Google и начните записывать все доходы и расходы с первого дня. Можно начать вести отчеты именно с этих двух столбцов. Позже можно добавить категории: «Аренда», «Зарплаты», «Маркетинг». Таблица позволит увидеть, на что уходит больше всего средств и где можно сократить расходы.

Совет: записывайте каждую транзакцию сразу же, как только она произошла. Не откладывайте это на потом. Регулярное обновление данных помогает избежать ошибок и дает актуальное представление о финансовом состоянии компании.

Шаг 3: Разбейте расходы на общие категории

Определите категории расходов, чтобы избежать неопределенности в трате средств. Мелкие расходы на офис, например, кофе для сотрудников, можно классифицировать как «Расходы на содержание офиса».

Совет: отдельно учитывайте предоплату. Важно помнить, что полученная предоплата еще не является вашим доходом до момента выполнения обязательств перед клиентом. Эти средства лучше отмечать как обязательства, чтобы избежать ситуаций, когда деньги уже потрачены, а услуга или товар не предоставлены. Если клиенты решат отказаться и попросят деньги обратно, вы должны быть готовы сделать возврат без риска для операционной деятельности бизнеса.

Шаг 4: Введите платежный календарь

Укажите сроки оплаты аренды и других обязательных платежей. Так вы сможете предвидеть дни с большой финансовой нагрузкой и избежать совпадения крупных платежей.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Шаг 5: Назначьте ответственного за финансовые отчеты

Выберите человека, который сможет регулярно заполнять финансовые отчеты и следить за их актуальностью. Это может быть бухгалтер или финансовый менеджер.

Шаг 6: Подводите итоги и анализируйте каждый период

Минимум раз в неделю анализируйте финансовую отчетность. Это покажет сильные и слабые стороны бизнеса и поможет адаптировать стратегии развития под текущее состояние компании.

‍Совет: ведите учет дебиторской задолженности. Записывайте, кто и сколько вам должен. Регулярно напоминайте клиентам о предстоящих платежах, особенно если они приближаются или уже просрочены.

Как организовать финансовый учет в мессенджере: кейсы компаний

Прогресс не стоит на месте, и сегодня многие современные компании идут дальше традиционных бухгалтерских программ. Они начинают вести финансовый учет прямо в корпоративных мессенджерах. В этом разделе на примере двух компаний покажем, как перенести отчетность о движении денежных средств в мессенджер.

Кейс №1. Рекламное агентство

Рекламное агентство работает с большим количеством клиентов. В результате сталкивается с задачей:

Нужно упорядочить информацию о каждом клиенте и в то же время организовать финансовый учет.

После ряда неудачных попыток использования Telegram и электронной почты для этих целей, компания перешла на корпоративный мессенджер. Руководитель создал систему чатов для каждого направления:

Финансы СЕО — этот чат предназначен для обсуждения всех значимых расходов с руководством. Здесь менеджеры могут обсудить затраты на рекламу или покупку нового оборудования. Например, компания планирует делать закупку новых компьютеров для дизайнеров. Обсуждение и утверждение бюджета происходят именно в этом чате.

Бухгалтерия СЕО — здесь бухгалтеры делятся финансовой отчетностью, включая отчеты о движении денежных средств и дебиторской задолженности. Также в этом чате напоминают о сроках уплаты налогов. Все новости и отчеты можно обсуждать в отдельных ветках, под сообщениями.

Бюджет — чат, где публикуют планы и отчеты о расходах. Каждый месяц здесь появляется план бюджета и сводка с фактическими расходами. Это помогает оценить, насколько эффективно компания использует свои ресурсы.

Выручка — каждый день в этом чате появляется информация о дневной выручке. Это позволяет руководству видеть финансовые результаты бизнеса в реальном времени и быстро реагировать на изменения в доходах.

Счета на оплату — чат для координации платежей. Здесь бухгалтерия выкладывает счета на оплату, и руководство может быстро их проверить и одобрить. Это ускоряет процесс оплаты и повышает его прозрачность.

‍Касса — бухгалтерия регулярно информирует о состоянии кассы и банковских счетов. Это позволяет понять текущее финансовое положение компании и планировать будущие траты.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Все чаты доступны только для узкого круга сотрудников. Это обеспечивает безопасность и конфиденциальность управленческой информации.

Компания также ввела меры защиты данных: ограничила пересылку и скачивание файлов. Этот подход позволил контролировать все финансовые операции и эффективно управлять ресурсами агентства.

Организация финансового учета в мессенджере делает управление финансовой информацией более централизованным и безопасным.

Кейс №2. Ресторан

Управление финансами в ресторанном бизнесе — задача не из самых легких. Постоянные закупки, разнообразие поставщиков и ежедневные операции с наличными – все это требует системы.

Ресторан столкнулся с необходимостью улучшить финансовую прозрачность и упорядочить учет. Для достижения этих целей руководство предприняло два шага:

Шаг 1. Руководитель внедрил в работу корпоративный мессенджер

В этом случае структура чатов для финансового учета была следующей:

Финансы – директор — в этом чате руководитель и финансовый менеджер согласуют с директором крупные траты. Здесь они обсуждают планы на месяц, например, возможность закупить новое оборудование или запустить рекламную кампанию.

Расчеты с поставщиками — главный чат, где фиксируются все заказы и расходы на продукты и материалы. Можно следить за потоками денег, отслеживать и вовремя платить долги поставщикам.

Списания — в этом чате регистрируют списание продуктов по различным причинам, например, из-за истечения срока годности.

Развозка — чат для учета расходов на транспорт для сотрудников, которые работают допоздна. Этот чат позволяет планировать бюджет на подобные услуги.

Касса — ежедневные отчеты администратора о наличии денег. Администратор всегда знает, сколько денег у ресторана в кассе, и может планировать средства для неожиданных расходов.

Выручка — здесь фиксируется общая выручка за день, неделю, месяц. Данные помогают директору оценить эффективность работы ресторана и строить финансовые прогнозы.

‍Бухгалтерия — в этом чате обсуждаются вопросы бухгалтерской отчетности, уплаты налогов и выплаты зарплат. Ведение таких дел в одном месте упрощает контроль и своевременное исполнение финансовых обязательств.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Шаг 2. Руководитель создал отдельные пространства для разных поставщиков

Управление большим количеством поставщиков в ресторанном бизнесе может стать источником хаоса. Это происходит, когда разные поставщики, заказы и финансовые операции фиксируются в одном месте.

Цель компании – оптимизировать этот процесс и не перегружать основные финансовые чаты. Для этого руководители ресторана решили воспользоваться функцией «Пространства» в корпоративном мессенджере.

Сервис позволяет разделить коммуникацию по категориям товаров и услуг, облегчает управление и мониторинг: Для ресторана были созданы следующие пространства:

• Поставщик – Овощи и фрукты
• Поставщик – Мясо и рыба
• Поставщик – Расходники
• Поставщик – Напитки

Одной из главных функций в этом процессе стала возможность ставить напоминания на сообщения в мессенджере. В дни, когда нагрузка на персонал особенно велика, эта функция помогает не забыть отправить заказ поставщику, оплатить счета или подготовить все, что нужно для предстоящего банкета.

Отдельные пространства для разных категорий поставщиков помогли упорядочить информационные потоки. Также это упростило управление финансовыми и операционными процессами в ресторане.

Заключение

Финансовый учет — это основа успешного управления компанией. Когда учет налажен правильно, собственник может быстро принимать важные решения и видеть результаты своих действий. Это увеличивает рентабельность и прибыльность бизнеса. Организованная финансовая информация сильно упрощает контроль за денежными потоками.

В век цифровых технологий директора могут мониторить финансовое состояние компании прямо со своего смартфона с помощью корпоративных мессенджеров, например, сервиса Compass. Это позволяет быстро реагировать на изменения и экономить ценное время предпринимателя.