Кассовый разрыв: как спасти компанию от временной нехватки денежных средств

Залог развития успешного бизнеса — это грамотное финансовое планирование. Даже компания с большим количеством клиентов и хорошей, стабильной прибылью может столкнуться с временными финансовыми трудностями в течение краткосрочного периода.

Нередко происходит так, что в финансовых отчетах, «на бумаге» бизнес получает прибыль. Однако фактически денег в кассе не хватает. Вы не можете нормально работать и оплачивать сиюминутные расходы: заработную плату, проценты по кредитам и так далее.

В такие моменты менеджмент сталкивается с проблемами: бюджет как бы есть, но не в кассе, деньги придут позже. При этом по долгам платить нужно здесь и сейчас. Возникает опасное положение, которое называется кассовый разрыв. Оно может вызвать крайне негативные последствия и повлиять даже на успешный и, казалось бы, прибыльный бизнес.

В рамках статьи мы рассмотрим, что такое кассовый разрыв. Узнаем, какие есть последствия возможного кассового разрыва, почему он возникает и как его можно избежать. Разберем формулу и определим, какие можно принять меры, если кассовый разрыв все-таки наступил.

Что такое кассовый разрыв простыми словами

Кассовый разрыв — это ситуация, при которой на счетах фирмы временно не хватает денежных средств для покрытия текущих обязательств. То есть компания обязана произвести определенные выплаты — зарплаты, налоги, но доступных денег сейчас недостаточно. При этом у компании достаточно прибыли: общие доходы, например, за год выше расходов.

Важно не путать кассовый разрыв с другими понятиями. Это не дефицит денежных средств. Кассовый разрыв — это только временная нехватка денег. Если посмотреть в целом, например, не за конкретный месяц, а за квартал или год, как правило, проблем не будет. Доходов и выручки достаточно.

Примером кассового разрыва может быть ситуация, когда у предприятия крупные поступления от клиентов запланированы на конец месяца, а стандартные расходы, например, зарплата, проценты по кредитам, аренда — должны быть выплачены в начале. В таком случае, даже если по итогам месяца компания выйдет в плюс, в какой-то момент она сталкивается с нехваткой средств на расчетном счете.

Опасности и последствия кассового разрыва

С первого взгляда не всегда понятно, что же опасного в кассовом разрыве и почему он в теории может привести к банкротству. Ведь, по сути, деньги у компании есть, просто их нужно дождаться.

Но суть в том, что сроки ожидания могут варьироваться от нескольких дней до недель или даже пары месяцев. За это время компания, возможно, столкнется с серьезными финансовыми и юридическими проблемами. Разберем основные опасности и последствия кассового разрыва крупного , среднего, мелкого бизнеса.‍

1. ‍Вопросы с сотрудниками. В краткосрочной перспективе кассовые разрывы могут сделать так, что компания не сможет своевременно выплачивать зарплаты сотрудникам. Самая главная проблема — потеря лояльности со стороны сотрудников. Они не станут терпеть задержки заработной платы, и в компании начнется отток кадров. Процесс работы замедлится.‍
2. Дополнительные издержки, штрафы. Отсутствие денег в случае кассового разрыва и неисполнение обязательств по платежам вызовет волну дополнительных расходов в виде штрафов или пени за просрочку выплат. Например, это актуально для банковских кредитов.‍
3. Разрыв контрактов с контрагентами и удар по репутации бизнеса. Поставщики могут отказаться от сотрудничества либо начнут требовать предоплату за свои услуги,  товары или сервис, что еще больше усложнит ситуацию для компании.

{{cta_op_banner}}

Клиенты тоже могут негативно отреагировать на ухудшение сервиса или задержки в выполнении обязательств, что снизит конкурентоспособность компании. Со временем репутация фирмы ухудшится, и все меньше контрагентов захотят взаимодействовать с бизнесом.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Если вы хотите получить больше полезной информации о становлении компании, развитии деловых связей с партнерами, сотрудниками и клиентами, можете ознакомиться с нашим новым Телеграм-каналом «Compass Журнал». Подписывайтесь и не пропускайте интересный контент!

Почему возникают проблемы с нехваткой финансов

Нехватка средств в кассе — чаще всего не критическая, но все же серьезная проблема. Она может возникнуть по ряду причин. Обычно это связано с неверными действиями руководства. Выделим основные причины возникновения кассового разрыва:

1. Бизнес точно не осуществляет контроль и планирование потоков денежных средств

Важнейшая задача собственников бизнеса — производить регулярный контроль финансов, платежей при помощи разных инструментов.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Нужно планировать все притоки и оттоки средств в каждый отдельный промежуток времени. Например, ниже представлена ситуация, когда в целом за неделю оказывается, что бизнес прибыльный, собственники смогли получить 40 000 рублей и остаться в плюсе.

Но в конкретный день — четверг — получается, что затрат больше, чем наличных денег в кассе. Выходит, что возник кассовый разрыв, который можно было бы избежать просто при грамотном планировании.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2. Дебиторская задолженность и отсрочки платежа

Дебиторская задолженность — это те деньги, которые контрагенты или партнеры должны нашему бизнесу. Например, за поставку товаров. Чаще всего крупные компании работают по схеме отсрочки платежа. Когда производство отгружает готовую продукцию или предоставляет услуги сегодня, а оплата за нее приходит только через 30, 60 или 90 дней. Получить деньги сразу не получится.

В отчетности деньги за проданную продукцию сразу учтены как доход компании. Однако на самом деле средства в кассе появятся немного позже. Это и есть основная трудность, которая чаще всего выступает в качестве причины кассового разрыва.

Если вы работаете по постоплате, то большая часть ваших притоков «заморожена» на определенное время. Кажется, что компания готова выплачивать свои долги, по «бумагам», в отчетных документах деньги есть. Но на самом деле счет пуст, и средства поступят позже.

К тому же, если ваши клиенты не соблюдают сроки оплаты, это может усугубить положение дел. Это в большей степени критично для малых и средних компаний, где каждое задержанное платежное обязательство может существенно повлиять на общий финансовый баланс. При возникновении форс-мажорных обстоятельств случится нехватка денег в кассе.

3. Ошибки в закупках и заморозка средств в неликвидных товарах

Некоторые руководители закупают слишком много материалов, оборудования впрок. У фирмы не будет дефицита внутренних ресурсов, зато денежные средства «заморозятся» в неликвидных активах. И получается так: товар или сырье лежит на складе и ждет дня продажи, а компания сталкивается с нехваткой средств на оплату текущих операций. Приведем пример, когда образуется кассовый разрыв.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

4. Сезонность бизнеса

Во многих отраслях прибыль компании зависит от времени года. Например, фирмы, ориентированные на праздничные или туристические сезоны, могут устанавливать лучшие цены и получать сверхприбыль в определенные месяцы. При этом в другие сезоны они находятся в ситуации кассового разрыва, когда приток средств значительно снижается.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как посчитать кассовый разрыв в бизнесе: формула и примеры

Сама формула расчета достаточно простая, она может видоизменяться в зависимости от специфики работы бизнеса. Однако в общем вычисления выглядят следующим образом.

Формула расчета кассового разрыва:

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Если результат положительный, то кассового разрыва нет, и компания является прибыльной. Если результат отрицательный, это в первую очередь говорит о персональных финансовых проблемах.

Рассмотрим ситуацию кассового разрыва на примере производителя мебели. Представим притоки и оттоки денежных средств за октябрь в таблице:

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Теперь разберем ситуацию. Мебельная мастерская имела на своих счетах 50 000 рублей на 1 октября. Это остаток на начало месяца. Далее, 14 числа поступила часть оплаты за заказ стола от покупателя — 250 000 рублей. Остальное клиент обещает перевести 30 октября. Мастерская приобрела на эти средства сырье для конкретного заказа, а также новое оборудование, которое помогло бы выполнить работу быстрее.

При этом до 16 октября фирма ожидает получить оплату со стороны еще двух клиентов: каждая транзакция — по 130 000 рублей.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Но получилось так, что 16 числа оплату внес только один из клиентов. Случилась форс-мажорная ситуация. В итоге на счете есть всего 180 000 рублей. Становится понятно, что фирма попадает в кассовый разрыв. Если до даты конца месяца новый покупатель переведет хотя бы 210 000 рублей, нехватка денег будет покрыта.

Но сложность в том, что платить зарплату, аренду и налоги нужно раньше. Остаток денежных средств не позволяет этого сделать.

Еще один пример расчета кассового разрыва и учета остатков на начало дня и конец дня приведен в таблице ниже:

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как избежать кассового разрыва

Нехватка средств в кассе — достаточно серьезная проблема для каждого бизнеса. Временная нехватка денежных средств при неверном управлении может перерасти в постоянную, что уже крайне негативно скажется на всей компании. Поэтому, чтобы минимизировать риски или избежать разрыва, важно соблюдать несколько правил. Рассмотрим способы «закрытия» разрыва.

1. Заведите платежный календарь и автоматизируйте процесс учета

Чтобы увидеть кассовый разрыв заранее, необходимо вести постоянный учет и контроль потоков денежных средств. Вы должны заранее, как минимум на квартал вперед, рассчитывать все планируемые притоки и оттоки денежных средств. Все это необходимо заносить в таблицу и искать, когда возникают «рисковые» для работы бизнеса периоды. Это поможет предотвратить кассовый разрыв.

Такой план или табличный учет движения денежных средств называется платежным календарем. Использование платежного календаря помогает управлять денежными потоками более осознанно и минимизировать риск кассового разрыва. Однако все это необязательно делать вручную. Чтобы ускорить и автоматизировать процесс можно использовать специальные инструменты и программы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Есть много инструментов для учета денежного потока, которые помогают спрогнозировать кассовый разрыв. Как более простые приложения, которые подойдут для начинающих пользователей и ими можно пользоваться бесплатно ( Excel таблицы), так и более сложные, с продвинутым функционалом, которые будут учитывать все данные автоматически.

Инструменты для учета денежных потоков

Платежные календари есть в любой продвинутой системе управленческого учета. Они помогают автоматизировать процессы, упростить управление, а также делать прогнозы на основе уже имеющихся данных. Рассмотрим следующие инструменты.

1. Таблицы Excel и Google Sheets. Бесплатный, самый простой и доступный для каждого инструмент контроля денежного потока. Можно вести счет потоков денежных средств с любым уровнем технической подготовки. Минус в том, что он не автоматизирован, не подключен к вашим внутренним программным инструментам, и чтобы прогнозировать кассовый разрыв, все данные придется заполнять вручную.

2. 1C. Популярная в России система автоматизации бухгалтерского учета и финансового анализа. Она предоставляет инструменты для управления денежными потоками и расчета кассового разрыва.

3. Программы для управления финансами. FinMAP, ПланФакт. Эти сервисы позволяют бизнесу управлять финансами онлайн, прогнозировать кассовые разрывы и строить бюджеты.

4. CRM-системы с финансовым модулем. Например, Bitrix24. Они предлагают встроенные финансовые модули для расчетов и управления денежными потоками.

5. Сервисы для прогнозирования денежных потоков, например, Float. Эти платформы созданы специально для прогнозирования и анализа денежных потоков. Они позволяют автоматически обновлять прогнозы на основе текущих данных, настраивать различные сценарии для оценки влияния разных факторов на денежные потоки и организовать счет.

2. Грамотно управляйте дебиторской задолженностью

Для того чтобы избежать кассового разрыва, нужно контролировать сроки оплаты со стороны клиентов. Следует организовать процесс так, чтобы контрагенты не задерживали платежи.

Этого, например, можно достичь с помощью:

• внедрения штрафов за просроченные платежи;
• организации системы скидок за ранние платежи;
• мониторинга графика платежей — следить за тем, чтобы контрагенты платили в срок и постоянно напоминать об этом.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чем быстрее бизнес получает деньги от своих покупателей, тем меньше финансовый риск и вообще возможность возникновения кассового разрыва.

3. Грамотно управляйте кредиторской задолженностью

Параллельно с управлением дебиторской задолженностью важно оптимизировать и кредиторскую. Здесь главная задача любого бизнеса — как можно дольше растянуть срок оплаты без последствий для работы компании: штрафов, репутационных потерь и так далее. Можно договориться с поставщиками и прочими контрагентами на отсрочку заранее.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чем дольше отсрочка платежа — тем больше времени есть на накопление резервов для покрытия этих обязательств. Это снижает вероятность наступления кассового разрыва в будущем.

Другими словами, задача бизнеса — лавировать между кредиторской и дебиторской задолженностью: увеличивать одну и сокращать другую. Здесь во многом пригодятся дипломатические навыки, а также будет влиять репутация компании.

4. Пересматривайте расходы бизнеса

Регулярный анализ и пересмотр текущих расходов позволяют выявить те затраты, которые можно сократить без ущерба для деятельности проекта.

Часто причиной кассового разрыва становятся нерациональные расходы, которые бизнес не может контролировать. Оптимизация расходов — это возможность высвободить средства, которые могут быть использованы для более приоритетных задач или создания резервов на вашем счете.

Чтобы покрыть кассовый разрыв, нужно отказаться от части командировок, корпоративов. В самые тяжелые времена — от повышения квалификаций сотрудников (временно). Например, кофейня может выписать планируемые траты и вычеркнуть второстепенное.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

5. Держите подушку безопасности

Резервный фонд — отличный инструмент для покрытия кассового разрыва. В критических моментах у вас всегда будет запасная сумма денег, чтобы оплатить срочные расходы.

Размер резерва может варьироваться в зависимости от специфики вашего среднего или малого бизнеса, но рекомендуется иметь резервы, которые позволят покрыть минимум 1–3 месяца текущих расходов. Этот резерв поможет компании оставаться на плаву в том числе и в сложные периоды работы.

Что делать, если кассовый разрыв уже произошел

Если вы уже столкнулись с кассовым разрывом, то нужно не паниковать, а принять четкие и быстрые решения, чтобы вернуть контроль над положением. Вы можете воспользоваться одним или несколькими методами сокращения кассового разрыва.

1. Исключите низкоприоритетные платежи, отодвиньте прочие оплаты

Для начала необходимо определить, какие из ваших обязательств можно отложить на более поздний срок. Это может быть аренда, оплата некоторых поставок, которые не являются критичными. Постарайтесь договориться с контрагентами об отсрочке, чтобы сфокусироваться на самых важных платежах — зарплате сотрудников, налогах и приоритетных поставках.

Если не удалось договориться о прямой отсрочке, можно попробовать разделить платежи. Например, вам нужно заплатить 1 млн рублей. Вы можете попросить разбить эту сумму на 4 части и оплатить счет понедельно в течение месяца.

2. Стимулируйте продажи

Увеличение продаж — это один из самых эффективных способов быстрого пополнения запасов денег в кассе. Например, если товаров на складе много, а деньги нужны здесь и сейчас, можно попытаться ввести скидки на услуги, продукцию, акции для клиентов, чтобы увеличить число заказов.

Вы также можете предложить покупателям дополнительные услуги или продукты. Это позволит оперативно получить больше денег и снизить уровень задолженности и разрыв между расходами и доходами.

3. Используйте собственные деньги

В самые критические моменты предприниматель может использовать собственные накопления, которые не имеют отношения к бизнесу.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

4. Возьмите краткосрочный кредит

Самый рискованный, но при этом простой и распространенный вариант. Если собственных средств недостаточно, рассмотрите вариант получения краткосрочного кредита через банк. Этот тип финансирования подходит для устранения кассовых разрывов.

Вы можете взять деньги под большой процент, но на короткий срок: неделя или месяц. Вернуть всю сумму нужно быстро — как только поступят деньги от дебиторов или увеличатся доходы от продаж.

При этом обязательно следует учитывать условия: процентные ставки и сроки погашения. Помните,  что брать краткосрочный кредит под большой процент — очень рискованный способ. Часто бывает так, что компании только усугубляют ситуацию с долговой нагрузкой и больше не могут вести бизнес и реализовывать свои товары и услуги.

5. Воспользуйтесь овердрафтом и факторингом

Еще один вариант устранить кассовый разрыв — воспользоваться краткосрочным финансовым инструментом. Например, овердрафт и факторинг.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Резюмируем

Кассовый разрыв — внутренняя проблема организации, с которой может столкнуться любой, даже прибыльный бизнес. Однако при грамотном планировании и управлении нехватка средств в кассе не так опасна, как может показаться.

Если заранее подготовиться к такому возможному исходу событий, вести платежный календарь, постоянно отслеживать потоки денег, грамотно управлять обязательствами бизнеса и поддерживать резервный фонд, то негативные последствия от кассового разрыва могут быть минимальными.

Самое важное, в случае, если проблемы уже наступили и кассового разрыва не избежать — не теряться и принимать решения очень оперативно: сокращать расходы, стимулировать продажи, получить поддержку от контрагентов. И при необходимости привлекать внешние источники финансирования на выгодных для вашего бизнеса условиях.