Стратегическая сессия: как к ней подготовиться и провести

Время прочтения: мин.

Стратегическая сессия — это мероприятие, на котором собирается команда руководителей и экспертов для обсуждения и разработки стратегии развития компании или проекта. Сессия может длиться от двух часов до нескольких дней в зависимости от сложности задачи и количества участников.

В статье рассказываем, зачем нужна стратегическая сессия, как к ней подготовиться и провести. Делимся инструментами для проведения сессии.

Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна

Стратегическая сессия — не просто совещание или созвон команды. Это встреча, на которой руководители и топ-менеджеры решают судьбу компании: выбирают направление ее развития или новую маркетинговую стратегию или анализируют, как решить глобальные проблемы.

*Стратегическая сессия может стать эффективным инструментом для создания стратегии развития компании*

Представим, что в компании N начали стремительно падать продажи. Чтобы найти причины и придумать способ решения проблемы, проводят несколько стратегических сессий:

В первый день руководитель рассказывает о сокращении продаж, делится цифрами и графиками.
На второй день участники предлагают варианты, как увеличить продажи.
В конце второго дня руководители составляют дорожную карту на год с поэтапными шагами для решения проблемы.
На третий день участники планируют бюджет для выбранной стратегии и описывают необходимые ресурсы: инструменты, сотрудников, сервисы и т. д.

Принятые на сессии решения обязательно нужно быстро реализовать. Поэтому назначают ответственного, кто проследит за выполнением разработанного плана. Он проконтролирует показатели продаж и оценит, помогает ли выбранная стратегия получить нужный результат.

Главная цель стратегической сессии: разработать эффективную стратегию развития компании или проекта, выбрать методы решения возникших проблем.

Задачи стратегической сессии:

Анализ текущей ситуации. В ходе сессии команда анализирует положение компании на рынке, уделяет внимание ее сильным и слабым сторонам, возможностям и угрозам. На основе анализа текущей ситуации, команда может понять, какие изменения необходимо внести в бизнес-процессы системы.
Разработка стратегии. Изучив ситуацию, руководители разрабатывают стратегию развития бизнеса. Они ставят конкретные цели, описывают рабочие задачи и сроки их выполнения.
Принятие решений. В процессе стратегической сессии участники принимают решения, которые определят будущее компании. Они могут касаться разных вопросов: маркетинга, продаж, производства, найма, бюджета и т. д.
Оценка рисков. В рамках стратегической сессии руководители оценивают риски, связанные с запланированными действиями и изменениями, разрабатывают меры по их снижению.‍
Повышение эффективности. Такие сессии максимально повышают эффективность работы компании за счет четкого определения долгосрочных целей, ближайших задач и действий. Мероприятия помогают сформировать связи между сотрудниками и открыть новые пути коммуникации.

Кто участвует в стратегической сессии

Обычно в стратегических сессиях принимают участие:

Модератор или ведущий. Он составляет план проведения стратегической сессии, управляет дискуссией и следит, чтобы команда следовала установленным правилам.

Руководители компании, отделов, проектов. Это люди, которые принимают ключевые решения и определяют направление развития бизнеса. Также на сессии может присутствовать собственник компании.

Специалисты по стратегическому планированию. Сотрудники, у которых есть опыт в сфере разработки стратегий, также принимают участие в сессиях. Они помогают высшему руководству провести анализ текущей ситуации, определить направления развития бизнеса.

Эксперты. Если сессия стратегического планирования посвящена определенному направлению деятельности компании, например, маркетингу или продажам, в ней участвуют ключевые сотрудники подразделений. Они выступают на сессии в качестве экспертов, которые делятся информацией о состоянии дел или о тенденциях развития рынка.

Инвесторы. Их приглашают на сессии, связанные с финансовыми вопросами или касающиеся направления развития бизнеса.

Консультанты. Участниками сессии могут быть внешние эксперты, у которых есть опыт и знания в определенной области. Они могут помочь команде взглянуть на ситуацию под другим углом и предложить нестандартные варианты выхода из ситуации. К примеру, для решения проблем с наймом на стратегическую сессию можно пригласить опытного HR-консультанта.

Как подготовиться к стратегической сессии

Для проведения эффективной стратегической сессии нужно выполнить 4 подготовительных шага.

1. Сформулировать цель

Нужно определить, какой цели вы хотите добиться с помощью стратегической сессии. Она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени. Чтобы сформулировать такую цель, используют методику SMART.

Например, если вы проводите сессию для разработки стратегии развития компании, то целью может быть увеличение прибыли на 20% в течение года.

2. Выбрать участников сессии

Когда понятно, какая цель сессии, нужно выбрать сотрудников, которые будут в ней участвовать. Они должны обладать необходимыми знаниями и опытом для обсуждения нужных вопросов.

Например, если поднимаете тему увеличения прибыли с помощью новой программы лояльности, на сессии должны быть:

руководитель программы лояльности;
продакт-менеджер;
бизнес-аналитик;
менеджеры поддержки программы лояльности;
маркетологи;
директора отделов продаж, маркетинга, техподдержки.

Количество человек на сессии зависит от темы и масштаба бизнеса. Обычно в небольших компаниях в сессии участвует 5-10 человек, в крупных — от 50 и больше.

Не нужно собирать на сессию всю команду. Для участия отбирают компетентных сотрудников, которые разбираются в вопросе. Если же собрать весь коллектив, эффективно организовать работу будет намного сложнее.

3. Подготовить и визуализировать данные

Перед стратегической сессией собирают все данные, которые помогут команде принять обоснованные решения. Это могут быть:

финансовые показатели;
результаты маркетинговых исследований;
отзывы клиентов;
отчеты о деятельности бизнеса;
результаты XYZ анализа;
прогнозы развития рынка и т. д.

Хорошо, когда данные представлены в удобной и понятной форме, например, их можно сделать в виде таблиц, графиков, диаграмм. Визуализация аналитики позволит участникам легче воспринимать информацию.

4. Разработать архитектуру сессии

Архитектура — это описание блоков встречи с таймингом, то есть по сути программа стратегической сессии. Обычно она включает в себя такие блоки:

Вступление. Краткое описание цели и задач сессии, состава участников. На этом этапе также презентуют формат сессии.
Анализ текущей ситуации. Обзор основных показателей деятельности бизнеса за последний год или квартал, обозначение трудностей.
Разработка стратегии. Обсуждение возможных вариантов стратегии, выбор оптимального решения и его обоснование.
План действий. Определение отдельных шагов на год, которые необходимо предпринять для реализации стратегии.
Оценка рисков. Анализ возможных рисков, связанных с реализацией стратегии, разработка мер по их снижению.
Завершение. Подведение итогов стратегической сессии, формулирование выводов и рекомендаций для команды на год вперед.

Если работа разбита на пару дней, в начале дня лучше планировать обсуждение легких вопросов, а на вторую половину — работу со статистическими данными. Важно заложить время на перерывы.

Как провести сессию

Проведите сессию в удобном месте, где участники смогут свободно общаться и высказывать свои мысли. Обеспечьте их необходимыми материалами и оборудованием для работы: маркерными досками, шаблонами для SWOT-анализа и т. д.

Если команда работает удаленно, можно провести стратегическую сессию онлайн. Такой формат стратегической сессии позволит собрать участников из разных городов или филиалов компании.

Например, в корпоративном мессенджере Compass есть встроенные видеоконференции на 500+ участников. Вы сможете включить демонстрацию экрана или записать сессию, а сотрудники могут подключиться к ней даже с телефона или через браузер.

Во время стратегической сессии участники должны активно обсуждать и анализировать информацию, предлагать идеи и решения, задавать вопросы и слушать друг друга. За этим следит ведущий. Он объясняет команде условия и правила стратегической сессии, рассказывает о продолжительности встречи, очередности блоков, перерывах.

После стратегической сессии необходимо:

Разработать план действий на год или квартал, обозначить сроки его реализации.
Назначить ответственного, который будет следить за выполнением поставленных задач.
Периодически оценивать результаты работы команды по новой стратегии. Если необходимо, проводить отчетные сессии для корректировки планов.

Рекомендуем поделиться результатами работы с командой. Стоит рассказывать участникам о том, чего удалось добиться после сессии. Покажите им, как принятые решения помогли достичь стратегических целей бизнеса. Это в любом случае полезно, потому как мотивирует сотрудников в дальнейшем принимать участие в таких мероприятиях.

5 ошибок при проведении сессий

1. Неправильно выбрали ведущего

Одной из самых распространенных ошибок при подготовке к сессии является выбор в качестве ведущего руководителя компании, отдела или проекта. Руководитель может быть не готов к роли модератора, которая требует определенных навыков и опыта.

Как исправить. Проводить стратегическую сессию должен опытный модератор. Он должен уметь направлять всех присутствующих на сессии на обсуждение важных тем, поддерживать диалог, помогать участникам найти ответы на вопросы или прийти к общему решению.

Для ведущего важны навыки коучинга и успешного проведения стратегических сессий на подобных проектах. Поэтому стоит выбрать профессионального модератора с релевантным опытом работы.

2. Запланировали мало времени на сессию

Сложно изучить и проанализировать большой объем данных за ограниченное время. Это приводит к поверхностному обсуждению и снижению эффективности сессии.

Как исправить. Нужно заранее определить ключевые вопросы, которые сотрудники будут рассматривать на сессии. Далее важно выделить достаточно времени для всех вопросов, чтобы участники могли подробно их обсудить.

3. Подготовили недостаточно данных

Если перед проведением стратсессии собрали лишь часть данных, участники могут столкнуться с трудностями при обсуждении вопросов. Им не хватит информации, чтобы принять взвешенные решения.

Как исправить. Показать собранные данные нескольким участникам до сессии и узнать, достаточно ли этого для рассмотрения темы. Если информации окажется мало, возможно, стоит провести дополнительные исследования.

4. Участники не вовлечены в процесс

Иногда участники стратегической сессии не проявляют интереса к обсуждению. Это снижает эффективность сессии и может привести к принятию неправильных решений для бизнеса.

Как исправить. Частично проблему мотивации можно решить с помощью опытного модератора или фасилитатора, который знает, как вовлечь сотрудников в работу. Также можно использовать игровые упражнения в самом начале встречи, чтобы настроить участников стратегической сессии на поиск и обсуждение идей.

5. Много споров и критики

Пререкания могут отвлекать сотрудников от обсуждения, мешать находить решения проблем.

Как исправить. Необходимо установить четкие правила работы: как общаться с другими участниками, обсуждать идеи коллег и давать фидбек. Также на сессии важно создать атмосферу уважения и терпимости к мнению других участников.

Это значит, что в качестве ведущего стратегической сессии нужно выбрать опытного модератора, а не просто кого-то из руководителей. Это возвращает нас к исправлению ошибки номер один.

5 инструментов для стратегической сессии

Инструментами стратегической сессии могут быть:

1. Мозговой штурм. Этот метод используют для формирования списка идей. Его проводят в разных формах: индивидуально, в парах или в группах. Брейншторм помогает выявить скрытые проблемы и возможности в рамках сессии, а также найти нестандартные решения вопросов.

2. SWOT-анализ. Метод анализа сильных и слабых сторон, внутренних и внешних возможностей и угроз компании или проекта. Он позволяет определить, какие внешние факторы могут повлиять на развитие бизнеса и какие стратегии можно использовать для достижения целей. SWOT-анализ проводят с помощью таблицы, которая разделена на четыре квадранта.

3. Дерево целей. Это инструмент, который помогает визуализировать цели компании и их взаимосвязи. Дерево представляет собой иерархическую структуру, где каждая цель разбивается на более мелкие задачи. Это позволяет увидеть, как выполнение одной цели влияет на остальные. С помощью такой графической модели легче приоритизировать задачи бизнеса.

4. Анализ пяти сил Портера. Это инструмент конкурентного анализа, который помогает оценить позицию компании на рынке и ее конкурентоспособность. Для этого исследуют пять факторов:

Давление поставщиков, так как от них зависит себестоимость товаров.
Давление покупателей — спрос и потребности людей влияют на то, какой продукт будет производить или поставлять компания.
Давление текущих конкурентов — от уровня конкуренции в нише зависит прибыль и успех бизнеса.
Угроза появления конкурентов — они могут повлиять на увеличение расходов и уменьшение прибыли.
Давление товаров-заменителей — помимо прямых конкурентов есть косвенные. Их также нужно учесть при оценке конкурентоспособности.

Анализ пяти сил Портера позволяет определить, насколько компания защищена от внешних угроз и насколько она может воздействовать на рынок.

5. PEST-анализ. Инструмент анализа внешней среды, который учитывает политические, экономические, социальные и технологические факторы. PEST-анализ проводят, оценивая каждый фактор по шкале от 1 до 5, где 1 — слабое влияние, а 5 — сильное влияние.

*Шаблон таблицы для анализа внешних факторов*

Каждому участнику сессии дают возможность заполнить таблицу и совместно проанализировать влияние факторов. Затем группа обсуждает, почему факторы так воздействуют на компанию и что с этим делать. В итоге удается выработать план действий, чтобы минимизировать влияние негативных моментов.

Итог

Стратегическая сессия — это формат работы в группе. Мероприятие, на котором собирается команда лидеров и экспертов для обсуждения и разработки стратегии развития бизнеса. В отличие от обычных совещаний такая сессия проводится от нескольких часов до нескольких дней. Проведение стратегической сессии может помочь компании выйти на новый уровень развития и повысить свою конкурентоспособность.
В результате сессии менеджмент выбирает направление развития компании, миссию или маркетинговую стратегию. Еще одна цель сессии — необходимость составить план и выбрать методы решения возникших проблем.
Участники сессии — люди, которые здесь и сейчас могут составить план выхода из кризисной ситуации или разработать стратегию развития бизнеса или проекта. Для успешного проведения стратегической сессии важно понимать цели и задачи компании, а также ее текущее положение на рынке.
Подготовка к стратегической сессии включает 4 шага: формулировку цели, выбор участников, сбор и обработку данных, разработку архитектуры. Последний шаг — это программа или сценарий стратегической сессии.
Программа стратегической сессии включает в себя такие блоки: введение, анализ ситуации, разработка плана, оценка рисков. В конце подводят итоги стратегической сессии.
Такая сессия — наилучшее решение, когда нужно вывести бизнес из кризиса или поделиться видением его развития. Но часто в процессе организации стратегической сессии допускают ошибки. К примеру, руководителю не стоит проводить стратегическую сессию самому. Нужен опытный модератор с навыками коучинга и успешного управления аналогичными мероприятиями.