Правила общения на работе

От начала и до конца рабочий процесс сопровождается целым рядом коммуникаций. Часть из них имеет прямое отношение к работе, другую часть составляют личные беседы. И тот, и другой вид общения поддается усовершенствованию, если внедрить определенные правила.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Наличие свода правил не всегда подразумевает строгие ограничения, ведь у каждого правила есть две стороны: одна ограничивающая, а другая — обеспечивающая.

Интерес компании должен заключаться не в создании строгих рамок, а, напротив, в формировании для них комфортных рабочих условий. Поэтому ограничения на работе должны восприниматься так же, как, например, правила дорожного движения, благодаря которым сотни людей могут разделять одно дорожное пространство, не создавая опасных ситуаций на дороге.

Правила общения на работе выполняют важные функции и дают множество преимуществ как сотрудникам, так и для всей организации. Ниже перечислим основные цели этих правил.

Повышение эффективности. В рамках рабочих процессов правильная коммуникация помогает оптимизировать рабочий процесс. Это способствует быстрому и результативному выполнению задач.

Улучшение качества работы. Следование правилам эффективного общения влияет не только на результат работы, но и на качество самого рабочего процесса: устраняется информационный шум, речь ориентирована на собеседника.

Укрепление командного духа. Поскольку правила общения способствуют взаимопониманию и сотрудничеству, они укрепляют командный дух и сплачивают коллектив.

Повышение профессионализма. Правила общения помогают поддерживать профессиональный образ компании, что важно как для внутренних, так и внешних контактов.

Снижение конфликтов. Четкие инструкции касательного того, как можно, а как нельзя общаться, помогают предотвращать недопонимания и конфликты, обеспечивают гармоничные отношения между коллегами.

Снижение стресса сотрудников. Эффективное общение помогает сократить уровень стресса среди сотрудников, так как оно уменьшает неопределенность и беспокойство.

Поддержание корпоративной культуры. Правила общения помогают формировать и поддерживать ценности корпоративной культуры, что важно для ее сохранения и развития.

Усиление связей с клиентами и партнерами. Правила общения помогают обеспечивать высокий уровень обслуживания клиентов и поддерживать партнерские отношения.

В каждом коллективе действуют свои нормы и правила взаимодействия. Они могут быть официально оговорены в корпоративных документах или же представлять собой неофициальные и негласные соглашения. 

В этой статье мы рассмотрим и те нормы, которые составляют основу делового этикета, и те, которые повышают эффективность взаимодействия.

{{cta_banner}}

Правила устного общения на работе

Эффективное устное общение — один из ключевых элементов успеха на работе. Презентация продукта, встреча с клиентом, выступление на совещании или обычная беседа с коллегами — во всех этих случаях следующие принципы помогут повысить эффективность коммуникации.

Ясность в формулировках

Четкость в выражении мыслей и идей очень важна в общении. Избегайте двусмысленных формулировок и использования сложных фраз. Стоит также избегать канцеляризмов, если можно найти для них более доступный для восприятия эквивалент. Постарайтесь формулировать мысли так, чтобы собеседник сразу понял, о чем идет речь.

Активное слушание

Важно не только ясно выражать свои мысли, но и научиться внимательно слушать речь собеседника. В процессе беседы старайтесь полностью сосредотачиваться на том, что говорит собеседник, без перерывов на планирование своего ответа. Это не только поможет понять его точку зрения, но и придаст человеку уверенности, и повысит его вовлеченность в разговор.

Невербальные сигналы

Не только слова играют роль в устном общении, но и невербальные сигналы, такие как мимика, жесты и тон голоса. Следите за невербальными выражениями: они могут окрашивать и дополнять речь и в то же время могут ей противоречить. Сильный акцент на невербальных сигналах может показаться неестественным и неуместным. Для комфортного ведения беседы достаточно принять открытую позу и поддерживать зрительный контакт с собеседником.

Уточнение

Задавайте вопросы, чтобы прояснить непонятные моменты и показать интерес к собеседнику. Вопросы помогут лучше понять сказанное и установить более глубокий контакт с другими участниками беседы.

Уважение к собеседнику

В процессе устного общения не обязательно всегда соглашаться с собеседниками. Разговор в рабочей среде часто подразумевает приход к общему решению задачи, а не к простому обмену мыслями. Однако для достижения этой цели стоит уважать даже те мнения, с которыми трудно согласиться. Споры и дискуссии могут быть полезными, но они должны проходить в атмосфере уважения.

Также не стоит забывать о роли дресс-кода в офисном этикете. Этот пункт не имеет прямого отношения к самой коммуникации, но непосредственно влияет на ее эффективность. 

Особенно важно соблюдение дресс-кода на встречах с партнерами и клиентами. Аккуратный внешний вид говорит не только об уважении к собеседнику, но и формирует позитивное восприятие бренда.

Правила письменного общения

Сегодня значительная часть рабочих процессов проходит в цифровой среде. Правильное использование средств электронной коммуникации оказывает большое влияние на эффективное ведение дел. 

Во время работы и в офисе, и на удаленке сотрудники часто используют электронную почту и корпоративные мессенджеры для обмена информацией. Чтобы переписка была комфортной и продуктивной, также важно соблюдать некоторые правила.

Общение по электронной почте

Переписка по электронной почте не так динамична, как в мессенджерах, и требует соблюдения некоторых формальностей.

Тема письма

Тема письма должна ясно отражать суть сообщения и интересы отправителя. К формулировке темы нужно подходить ответственно, потому что именно на этом этапе появляется большой риск остаться проигнорированным. Избегайте общих и неинформативных тем, таких как «Вопрос» или «Прошу помощи», в идеале — указывать в теме письма номер заказа, если он есть, и дополнять его ключевыми словами, чтобы собеседник мгновенно понял, о чем в письме пойдет речь.

Приветствие

Начните письмо с корректного и профессионального приветствия, включая имя получателя, если это уместно. Персонализированное приветствие делает ваше письмо более дружелюбным.

Четкость и структура

Разделяйте текст письма на понятные разделы. Четкая структура позволяет получателю легче ориентироваться и лучше воспринимать информацию.

Использование официального стиля

В электронной почте следует придерживаться более формального стиля общения, особенно при контакте с клиентами и вышестоящими лицами. Избегайте слишком неформальных или сленговых выражений.

Подпись 

В случае внешних контактов, например, с клиентами, подпись в конце письма должна содержать имя, должность и контактную информацию. Это позволит получателю легко идентифицировать отправителя и связаться с ним при необходимости.

CAPS LOCK

Текст, написанный ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, воспринимаются как крик и может вызвать негативные эмоции. Используйте заглавные буквы только там, где это уместно, А ЛУЧШЕ ВООБЩЕ ИХ НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ!!! :)

Акцент на прикрепленных файлах

Если в письме нужно отправить файлы, то желательно кратко пояснить, что в них содержится. Файл должен иметь понятное и удобное наименование, чтобы его легко было найти среди документов.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Общение в корпоративных мессенджерах

Для общения в мессенджерах не характерны такие строгие рамки и правила, как в электронных письмах. Однако есть некоторые нюансы. Не существует каких-то универсальных и строго зафиксированных норм общения в онлайн-пространстве, и поэтому их сложно сформулировать и соблюдать. Тем не менее, выделим основные принципы, которых следует придерживаться в рабочей коммуникации.

Выбор мессенджера

Используйте официальный корпоративный мессенджер, внедренный компанией как стандарт для общения. Это обеспечит безопасность данных и будет удобным вариантом именно на время работы. Избегайте использования личных мессенджеров для рабочих целей.

Правила орфографии и пунктуации

Старайтесь писать грамотно и без ошибок. В случае сомнений проверьте себя по справочнику. Неверное использование орфографии и пунктуации может вызвать недоразумения. Избегайте слишком длинных сообщений без знаков препинания или же другой крайности — чрезмерного злоупотребления многоточиями и восклицательными знаками.

Использование эмодзи и смайликов

Эмодзи и смайлики могут «оживить» сообщение, но используйте их умеренно и уместно. Не стоит перегружать сообщения лишними смайликами, помните о том, что это рабочее, а не личное общение.

Конфиденциальность и безопасность

Не обсуждайте конфиденциальные или чувствительные данные в открытых чатах. Обращайтесь к защищенным каналам общения для таких разговоров.

Соблюдение корпоративных правил

Соблюдайте правила корпоративной этики. Этот принцип относится как к письмам, так и к мессенджерам, но в последних им часто пренебрегают в силу более быстрого обмена сообщениями. Не используйте ненормативную лексику, даже если ее используют ваши коллеги — у других сотрудников это может вызвать дискомфорт. Не переходите на оскорбления, избегайте сарказма, острот и двусмысленностей. Рабочее общение должно быть максимально прозрачным и понятным — это убережет вас от неловких ситуаций и обид.

Реакции на сообщения

Не затягивайте с ответом на сообщения. Если нет возможности сразу написать ответ, то обязательно предупредите об этом. Лучше всего в таком случае будет сообщить время, после которого собеседнику ждать ответа. В идеале — установить напоминание.

Время отправки

Всегда помните о времени отправки. Не беспокойте коллег ночью или в выходные, если это не срочно. Исключение составляют те случаи, когда рабочее время включает в себя ночные часы и выходные дни, но важно помнить о том, что у сотрудников может быть разный график работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Стоит отметить, что каждая организация имеет свои особенности, в том числе и особенности в ведении переписок. Поэтому вышеперечисленные принципы являются не строгими предписаниями, а ориентирами, которые помогут наладить эффективное и профессиональное письменное общение в рабочей среде. 

Правила общения в команде

Важной частью успешной работы является коммуникация не только между отдельными сотрудниками, но и общение в самой команде. Грамотное управление может значительно повысить производительность и сплоченность команды. Для создания здоровой командной динамики придерживайтесь следующих принципов.

Командная направленность

Совместная работа и атмосфера сотрудничества помогают достигнуть общих целей. Поддерживайте диалог и активное взаимодействие, а не изолированную работу. Сплочения коллектива можно достичь только в том случае, когда все его участники понимают направление и цели их работы.

Решение конфликтов 

Конфликты неизбежны в командной работе, но важно уметь их эффективно решать. Участники команды должны знать, как выявлять и разрешать разногласия, сохраняя конструктивный характер общения.

Создание и поддержание позитивной обстановки

Положительная и дружественная атмосфера в команде способствует более продуктивной работе. Участники и руководители могут активно формировать такую обстановку, помогая друг другу в трудных ситуациях.

Учет мнения каждого

В команде важно учитывать мнение и точку зрения каждого участника. Это способствует более глубокому анализу и принятию более обоснованных решений. Также необходимо признавать и поощрять усилия и достижения других участников. Это мотивирует к более эффективной работе и поддерживает положительную атмосферу.

Свободная атмосфера рабочего пространства

На работе каждый сотрудник должен быть уверен, что его идеи могут выслушать. В команде важно создать атмосферу открытости, где будет возможно честное и прямое общение. Большая вовлеченность сотрудников в работу достигается проявлением доверия к команде.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Следуя этим рекомендациям, вы сможете поддерживать здоровую коммуникацию в коллективе и укрепить отношения людей в команде.

Заключение

Соблюдение правил общения на работе — это неотъемлемая часть успешной деловой атмосферы. Они способствуют эффективной коммуникации между сотрудниками, созданию благоприятного настроя, а также помогают избежать конфликтов и недоразумений. Корректное устное и письменное общение, уважение к коллегам и соблюдение этикета в мессенджерах и почте играют важную роль в успехе организации.

Соблюдение правил общения на рабочем месте — это инвестиция в успех компании и в профессиональное развитие каждого сотрудника. Будучи осознанными в вопросах общения, мы создаем среду, где ценятся уважение, взаимопонимание и коллективное сотрудничество. Это в свою очередь способствует росту продуктивности, удовлетворенности сотрудников и общему росту компании.