Правила общения на работе

Правила устного общения на работе

Эффективное устное общение — один из ключевых элементов успеха на работе. Презентация продукта, встреча с клиентом, выступление на совещании или обычная беседа с коллегами — во всех этих случаях следующие принципы помогут повысить эффективность коммуникации.

Ясность в формулировках

Четкость в выражении мыслей и идей очень важна в общении. Избегайте двусмысленных формулировок и использования сложных фраз. Стоит также избегать канцеляризмов, если можно найти для них более доступный для восприятия эквивалент. Постарайтесь формулировать мысли так, чтобы собеседник сразу понял, о чем идет речь.

Активное слушание

Важно не только ясно выражать свои мысли, но и научиться внимательно слушать речь собеседника. В процессе беседы старайтесь полностью сосредотачиваться на том, что говорит собеседник, без перерывов на планирование своего ответа. Это не только поможет понять его точку зрения, но и придаст человеку уверенности, и повысит его вовлеченность в разговор.

Невербальные сигналы

Не только слова играют роль в устном общении, но и невербальные сигналы, такие как мимика, жесты и тон голоса. Следите за невербальными выражениями: они могут окрашивать и дополнять речь и в то же время могут ей противоречить. Сильный акцент на невербальных сигналах может показаться неестественным и неуместным. Для комфортного ведения беседы достаточно принять открытую позу и поддерживать зрительный контакт с собеседником.

Уточнение

Задавайте вопросы, чтобы прояснить непонятные моменты и показать интерес к собеседнику. Вопросы помогут лучше понять сказанное и установить более глубокий контакт с другими участниками беседы.

Уважение к собеседнику

В процессе устного общения не обязательно всегда соглашаться с собеседниками. Разговор в рабочей среде часто подразумевает приход к общему решению задачи, а не к простому обмену мыслями. Однако для достижения этой цели стоит уважать даже те мнения, с которыми трудно согласиться. Споры и дискуссии могут быть полезными, но они должны проходить в атмосфере уважения.

Также не стоит забывать о роли дресс-кода в офисном этикете. Этот пункт не имеет прямого отношения к самой коммуникации, но непосредственно влияет на ее эффективность. 

Особенно важно соблюдение дресс-кода на встречах с партнерами и клиентами. Аккуратный внешний вид говорит не только об уважении к собеседнику, но и формирует позитивное восприятие бренда.

Правила письменного общения

Сегодня значительная часть рабочих процессов проходит в цифровой среде. Правильное использование средств электронной коммуникации оказывает большое влияние на эффективное ведение дел. 

Во время работы и в офисе, и на удаленке сотрудники часто используют электронную почту и корпоративные мессенджеры для обмена информацией. Чтобы переписка была комфортной и продуктивной, также важно соблюдать некоторые правила.

Общение по электронной почте

Переписка по электронной почте не так динамична, как в мессенджерах, и требует соблюдения некоторых формальностей.

Тема письма

Тема письма должна ясно отражать суть сообщения и интересы отправителя. К формулировке темы нужно подходить ответственно, потому что именно на этом этапе появляется большой риск остаться проигнорированным. Избегайте общих и неинформативных тем, таких как «Вопрос» или «Прошу помощи», в идеале — указывать в теме письма номер заказа, если он есть, и дополнять его ключевыми словами, чтобы собеседник мгновенно понял, о чем в письме пойдет речь.

Приветствие

Начните письмо с корректного и профессионального приветствия, включая имя получателя, если это уместно. Персонализированное приветствие делает ваше письмо более дружелюбным.

Четкость и структура

Разделяйте текст письма на понятные разделы. Четкая структура позволяет получателю легче ориентироваться и лучше воспринимать информацию.

Использование официального стиля

В электронной почте следует придерживаться более формального стиля общения, особенно при контакте с клиентами и вышестоящими лицами. Избегайте слишком неформальных или сленговых выражений.

Подпись 

В случае внешних контактов, например, с клиентами, подпись в конце письма должна содержать имя, должность и контактную информацию. Это позволит получателю легко идентифицировать отправителя и связаться с ним при необходимости.

CAPS LOCK

Текст, написанный ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, воспринимаются как крик и может вызвать негативные эмоции. Используйте заглавные буквы только там, где это уместно, А ЛУЧШЕ ВООБЩЕ ИХ НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ!!! :)

Акцент на прикрепленных файлах

Если в письме нужно отправить файлы, то желательно кратко пояснить, что в них содержится. Файл должен иметь понятное и удобное наименование, чтобы его легко было найти среди документов.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Общение в корпоративных мессенджерах

Для общения в мессенджерах не характерны такие строгие рамки и правила, как в электронных письмах. Однако есть некоторые нюансы. Не существует каких-то универсальных и строго зафиксированных норм общения в онлайн-пространстве, и поэтому их сложно сформулировать и соблюдать. Тем не менее, выделим основные принципы, которых следует придерживаться в рабочей коммуникации.

Выбор мессенджера

Используйте официальный корпоративный мессенджер, внедренный компанией как стандарт для общения. Это обеспечит безопасность данных и будет удобным вариантом именно на время работы. Избегайте использования личных мессенджеров для рабочих целей.

Правила орфографии и пунктуации

Старайтесь писать грамотно и без ошибок. В случае сомнений проверьте себя по справочнику. Неверное использование орфографии и пунктуации может вызвать недоразумения. Избегайте слишком длинных сообщений без знаков препинания или же другой крайности — чрезмерного злоупотребления многоточиями и восклицательными знаками.

Использование эмодзи и смайликов

Эмодзи и смайлики могут «оживить» сообщение, но используйте их умеренно и уместно. Не стоит перегружать сообщения лишними смайликами, помните о том, что это рабочее, а не личное общение.

Конфиденциальность и безопасность

Не обсуждайте конфиденциальные или чувствительные данные в открытых чатах. Обращайтесь к защищенным каналам общения для таких разговоров.

Соблюдение корпоративных правил

Соблюдайте правила корпоративной этики. Этот принцип относится как к письмам, так и к мессенджерам, но в последних им часто пренебрегают в силу более быстрого обмена сообщениями. Не используйте ненормативную лексику, даже если ее используют ваши коллеги — у других сотрудников это может вызвать дискомфорт. Не переходите на оскорбления, избегайте сарказма, острот и двусмысленностей. Рабочее общение должно быть максимально прозрачным и понятным — это убережет вас от неловких ситуаций и обид.

Реакции на сообщения

Не затягивайте с ответом на сообщения. Если нет возможности сразу написать ответ, то обязательно предупредите об этом. Лучше всего в таком случае будет сообщить время, после которого собеседнику ждать ответа. В идеале — установить напоминание.

Время отправки

Всегда помните о времени отправки. Не беспокойте коллег ночью или в выходные, если это не срочно. Исключение составляют те случаи, когда рабочее время включает в себя ночные часы и выходные дни, но важно помнить о том, что у сотрудников может быть разный график работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Стоит отметить, что каждая организация имеет свои особенности, в том числе и особенности в ведении переписок. Поэтому вышеперечисленные принципы являются не строгими предписаниями, а ориентирами, которые помогут наладить эффективное и профессиональное письменное общение в рабочей среде. 

Правила общения в команде

Важной частью успешной работы является коммуникация не только между отдельными сотрудниками, но и общение в самой команде. Грамотное управление может значительно повысить производительность и сплоченность команды. Для создания здоровой командной динамики придерживайтесь следующих принципов.

Командная направленность

Совместная работа и атмосфера сотрудничества помогают достигнуть общих целей. Поддерживайте диалог и активное взаимодействие, а не изолированную работу. Сплочения коллектива можно достичь только в том случае, когда все его участники понимают направление и цели их работы.

Решение конфликтов 

Конфликты неизбежны в командной работе, но важно уметь их эффективно решать. Участники команды должны знать, как выявлять и разрешать разногласия, сохраняя конструктивный характер общения.

Создание и поддержание позитивной обстановки

Положительная и дружественная атмосфера в команде способствует более продуктивной работе. Участники и руководители могут активно формировать такую обстановку, помогая друг другу в трудных ситуациях.

Учет мнения каждого

В команде важно учитывать мнение и точку зрения каждого участника. Это способствует более глубокому анализу и принятию более обоснованных решений. Также необходимо признавать и поощрять усилия и достижения других участников. Это мотивирует к более эффективной работе и поддерживает положительную атмосферу.

Свободная атмосфера рабочего пространства

На работе каждый сотрудник должен быть уверен, что его идеи могут выслушать. В команде важно создать атмосферу открытости, где будет возможно честное и прямое общение. Большая вовлеченность сотрудников в работу достигается проявлением доверия к команде.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Следуя этим рекомендациям, вы сможете поддерживать здоровую коммуникацию в коллективе и укрепить отношения людей в команде.

Заключение

Соблюдение правил общения на работе — это неотъемлемая часть успешной деловой атмосферы. Они способствуют эффективной коммуникации между сотрудниками, созданию благоприятного настроя, а также помогают избежать конфликтов и недоразумений. Корректное устное и письменное общение, уважение к коллегам и соблюдение этикета в мессенджерах и почте играют важную роль в успехе организации.

Соблюдение правил общения на рабочем месте — это инвестиция в успех компании и в профессиональное развитие каждого сотрудника. Будучи осознанными в вопросах общения, мы создаем среду, где ценятся уважение, взаимопонимание и коллективное сотрудничество. Это в свою очередь способствует росту продуктивности, удовлетворенности сотрудников и общему росту компании.