Проведение совещаний: как избежать неэффективных встреч

Время прочтения: мин.

Чтобы синхронизировать работу команды, устраивают совещания. Кажется, что проводить их легко, но в реальности иногда из-за бесконечных созвонов сотрудники не успевают работать. В статье рассказываем, как планировать совещание для того, чтобы оно стало драйвером роста, а не тянуло команду на дно.

Когда, кому и зачем проводить совещания

Деловые совещания — это эффективный инструмент для координации работы команды и принятия важных решений. При этом слово «совещание» иногда имеет негативную окраску: многие сотрудники считают такие встречи пустой тратой времени. Чтобы они приносили пользу, их нужно правильно организовать и выбрать правильные методы проведения собраний.

Главными задачами совещаний являются:

Решение проблем. Во время совещания команда может активно решать проблемы и делиться своими идеями по улучшению бизнес-процессов. Так сотрудники предлагают идеи, которые могут улучшить работу бизнеса.
Анализ. Участники совещания собираются, чтобы проанализировать результаты работы и найти узкие места в бизнес-процессах. Это позволит определить, какие изменения стоит внести, чтобы повысить эффективность работы команды. Или увеличить лояльность клиентов, или привлечь инвестиции — все зависит от поставленной цели.
Синхронизация целей группы. Совещания проводятся, чтобы рассмотреть цели компании и объяснить, как работа сотрудников влияет на достижение результатов.
Мотивация. Собрания — способ мотивации сотрудников. Для повышения продуктивности в процессе совещания обязательно говорят об успехах команды, делятся историями отдельных исполнителей. Приведите конкретные KPI и расскажите о достигнутых результатах. Это будет мотивировать сотрудников продуктивно работать.
Сообщение новостей и планов. Такое совещание начинается с рассказа о новых проектах, изменениях в компании, новых сотрудниках или правилах работы. Команда получает информацию из первых рук, может задать общие вопросы и получить ответы. Обмен информацией нужен, чтобы все сотрудники были в курсе дел компании.
Обсуждение текущих вопросов. В некоторых компаниях устраивают ежедневные митапы. Такие встречи нужны, чтобы каждый член команды мог рассказать об исполнении своих задач и обсудить дальнейшую работу с коллегами. Во время этого собрания будут обсуждаться самые сложные вопросы, будут проводить обработку опыта команды, возможных ошибок.

Периодичность проведения совещаний зависит от их направленности. Если это стратегическая встреча, на которой обсуждают планы и приоритеты, то команду лучше собирать каждый месяц. Если же команда хочет обсуждать текущие вопросы, стоит проводить встречи длительностью 10–15 минут, но каждый день.

Иногда бизнесу можно и вовсе обойтись без совещания, чтобы тратить меньше рабочего времени сотрудников.

✅ Нужно достаточно точно обсудить меры увеличения продаж с менеджерами. Стоит провести совещание, разобрать на нем вопросы повышения эффективности продаж.

❌Нужно сказать об одном нововведении в корпоративной культуре. Для этого совещание — слишком затратный способ передачи информации, он требует потратить время участников встречи. Возможно, проще и быстрее написать сообщение в командный чат.

Для таких объявлений удобно использовать корпоративный мессенджер. К примеру, в мессенджере Compass можно настроить единую систему чатов для разных задач, проектов, команд. Руководители смогут писать новости для нужной команды или отдела. Сотрудники будут ставить реакции, что ознакомлены с новостью.

Также в корпоративном мессенджере Compass можно проводить собрания на 1000+ участников. Доступна запись и демонстрация экрана, замена фона, поднятие руки, реакции, чат, контроль действий участников — модерация встреч, функция «Зал ожидания». Звонки в HD качестве. Нет ограничений по времени проведения совещания. Это важно, так как есть много программ, в которых недоступны совещания, длящиеся более часа.

В Compass обеспечена гарантия конфиденциальности и безопасности персональных данных: информация зашифрована с помощью протоколов TLS, SRTP/DTLS и SSL. Есть on-premise решение, чтобы установить мессенджер на сервер компании. Команды до 10 человек могут использовать сервис бесплатно, без ограничений по функциям.

Виды совещаний на разных проектах

Классический проект

В зависимости от целей и задач, которые стоят перед командой, совещания бывают разной направленности и длительности.

Планерка — короткое собрание, которое устраивают ежедневно или несколько раз в неделю. На планерке обсуждают рабочие вопросы, проблемы и планы на ближайшее время. Совещание длится минимум 15 и максимум 30 минут.

Собрание по проекту — более длительная встреча, на которой участники совещания должны обсудить текущие бизнес-процессы или спланировать работу. Например, совещание по HR направлению используют, чтобы проанализировать работу отдела. Такие совещания лучше собирать раз в неделю или раз в две недели. На них обычно присутствуют все члены команды, включая руководителей проекта или отдела.

Внеплановое собрание — встреча необходима в случае возникновения срочных рабочих вопросов или проблем. Внеплановые совещания могут быть как короткими, так и длинными, все зависит от сложности ситуации. Количество участников совещания, а также его цели могут варьироваться.

Например, если необходимо срочно выпустить новую статью в блог, на совещании может присутствовать только редактор и копирайтер. Если нужно пересмотреть бюджет проекта, на собрании присутствуют руководители, эксперты и ключевые сотрудники.

Стратегическое собрание — посвящено долгосрочному планированию и определению стратегических целей проекта. Стратегические совещания важно устраивать не слишком часто, например, раз в месяц, квартал или полугодие.

Отчетное совещание — собрание, на котором подводят итоги работы за определенный период времени. Отчетные собрания позволяют руководителям оценить результаты деятельности команды. Обычно их делают раз в месяц, бывает, чуть чаще.

Agile

Agile — гибкая методология управления проектами, которая предполагает работу короткими итерациями — спринтами. Это короткие циклы работы над проектом, которые обычно длятся от одной до четырех недель.

В конце команда представляет готовый продукт или его часть заказчику. После этого заказчик может дать обратную связь и внести свои пожелания. На основе этой обратной связи команда планирует следующий спринт.

Больше полезных материалов об управлении бизнесом и проектами можно найти в Телеграм-канале «Бизнесовочная». Предлагаем подписаться, чтобы узнать о внутрянке управления командой Compass и о полезных инструментах для предпринимателей.

В рамках гибкой методологии Agile есть разные совещания, которые помогают управлять проектом.

Планирование — встреча, на которой команда может участвовать в обсуждении задач предстоящего спринта. Результатом продуктивного совещания является составленный список задач, которые сотрудники будут выполнять. На встрече менеджмент также оценивает приоритетность задач.

Дейли или стендап проводят каждый день в одно и то же время. На ней участники рассказывают о том, что сделали вчера, планируют сегодня и с какими проблемами столкнулись. Такие совещания имеют ряд преимуществ: они позволяют команде быть в курсе происходящего и быстро исправлять ошибки. Продолжительность совещания — 15–20 минут.

Обзор — встреча, где команда демонстрирует результаты заказчику. Команда показывает, что сделала в течение всего времени, и отвечает на вопросы заказчика. Это позволяет клиенту понять, как продвигается проект, внести необходимые коррективы.

Ретроспектива анализирует прошедший спринт и находит проблемы, возникающие в процессе работы. Все заинтересованные стороны обсуждают, что можно улучшить в следующий раз, составляют план действий. В отличие от обзора, собрание направлено не на презентацию работы клиенту, а на подведение итогов, поиск и устранение дополнительных ошибок.

Принципы эффективных совещаний

Есть 6 простых правил, с помощью которых можно сделать совещания эффективным инструментом общения, коммуникации и работы команды.

1. Ставьте цели. Повестка совещания помогает сделать совещание более продуктивным. Сотрудники знают, чего ожидать от встречи, могут к ней подготовиться. Поэтому совещание не стоит начинать без цели и результата, который нужно получить по итогу.

🎯Цель: анализ работы отдела продаж в августе.

⚡Результат: план работы над улучшением системы продаж в сентябре.

Если после совещания никто из сотрудников и руководителей не понял, что делать дальше, скорее всего у встречи не было конкретной темы. Толку от таких совещаний будет слишком мало.

Таким образом, именно результат и тема совещания помогают участникам сосредоточиться на обсуждении главных рабочих вопросов.

2. Составляйте план совещания. Для того чтобы совещание прошло без задержек, автор должен составить план с таймингом мероприятия. Опишите основные пункты обсуждения на совещании, установите временные рамки для каждого из них. Важно оставить время для обсуждения важных вопросов.

Когда напишите в чат объявление по поводу нового совещания, сразу укажите план: структуру и тайминг мероприятия. Так вы даете возможность сотрудникам узнать порядок совещания, чтобы к нему подготовиться.

3. Назначайте фасилитатора. Плохо, когда нет ведущего совещания, никто не управляет ходом дискуссии. Хорошо, если есть фасилитатор или председатель совещания — человек, который….

следит за таймингом и поддерживает нужный ритм совещаний;
выстраивает отношения между экспертами, следит, чтобы они не перебивали друг друга, высказывания были в корректной форме с соблюдением повестки мероприятия;
умеет разрешать конфликты;
отвечает на задаваемые вопросы;
напоминает, что время обсуждения должно быть ограниченным, но и слушает мнение каждого участника.

Фасилитатор, он же секретарь, несет ответственность за итог встречи. Он должен уметь удерживать внимание команды и направлять дискуссию в нужное русло. Роль ведущего может выполнять руководитель отдела или менеджер проекта. Если в команде нет подходящего кандидата, стоит подумать об обучении сотрудников навыкам проведения собраний.

4. Готовьтесь к встрече. И спикер, и команда должны подготовиться к обсуждению до начала совещания. Поэтому предупредите сотрудников о совещании заранее рассылкой на почту. Обозначьте, какие материалы или данные пригодятся на встрече.

Например, во время собрания нужно устроить мозговой штурм и придумать новые идеи для продвижения продукта или услуги. Можно попросить команду собрать информацию, кейсы о конкурентах или зарубежных компаниях.

Если совещание посвящено анализу работы отдела, попросите сотрудников прийти на совещание со своими KPI. Сами же подготовьте цифры о работе отдела. Это поможет сделать обсуждение более продуктивным.

5. Исключайте лишних участников. На совещания всегда приглашайте только тех людей, которые действительно помогут решить обсуждаемые проблемы. Если пригласить на обсуждение стратегии продвижения продукта разработчиков, они, скорее всего, не смогут ничем помочь. Просто это задача для маркетологов, а собрания разработчиков посвящены разработке продукта.

6. Делайте резюме встречи. Конец совещания не означает завершение работы над поставленной целью. Поэтому следует подвести итог совещания и составить протокол совещания — краткое резюме, в котором будут зафиксированы важные моменты и основные итоги группового обсуждения. В результатах совещания можно сразу указывать ответственных за конкретные вопросы.

После окончания совещания такое резюме стоит отправить всем участникам встречи, например, поделиться в командном чате. Это поможет успешно зафиксировать договоренности. Сотрудникам будет проще понять, что следует делать после совещания.

В некоторых компаниях собирают подписи участников совещания. Это соглашение, что участники встречи ознакомились с нововведениями или со своими новыми задачами. При этом каждый участник собрания несет личную ответственность за выполнение поставленных задач.

Больше информации о том, как выстраивать общение с сотрудниками, читайте в нашем гайде для руководителя.

Этапы организации совещания

Залог эффективного совещания — тщательная подготовка. Правильно организованное совещание очень помогает участникам. Если составить план, получается достичь результата и уложиться в тайминг.

1. Ставим цели

Первый шаг в подготовке каждого совещания — продумать его цели. Необходимо понять, каких результатов вы хотите достичь по итогам совещания. Каждое совещание имеет определенную цель:

🎯Главная цель: генерация идей по контенту для блога на сайте.

🎯Главная задача: выбор стратегии развития бизнеса.

🎯Тема: решение проблемы спада продаж.

🎯Главная цель: обсуждение условий дизайна мобильного приложения.

Если целей несколько, стоит перечислить все. После этого разрабатывают подробный план и тайминг собрания.

2. Отбираем участников

Подумайте, кто из сотрудников должен присутствовать на встрече, а чье присутствие необязательно. Составьте список участников совещания.

Задача в том, чтобы пригласить тех, кто действительно сможет внести вклад в обсуждение и принятие решений. Избегайте приглашения большого числа людей. Лишние участники не приносят пользу, и в то же время не занимаются своими задачами.

Если часть сотрудников нужна для обсуждения двух рабочих вопросов на встрече, с ними можно поговорить в первую очередь. Затем их стоит отпустить и перейти к основному обсуждению с остальной частью команды.

3. Выбираем место и время

Выберите время, в которое будет удобно встретиться большинству участников совещания. Место проведения совещания должно соответствовать числу приглашенных и должно быть оснащено необходимой техникой. Например, в кабинете должен быть проектор.

Стоит напоминать сотрудникам о времени встречи и просить их не опаздывать. Пусть внесут дату собрания в свой календарь. Даже небольшая задержка совещания грозит убытками. Например, если на собрании должно быть 12 сотрудников, со ставкой 1500 ₽ в час, то 15 минут задержки обойдется компании в 4500 ₽. Частые опоздания сотрудников за год могут вылиться в круглую сумму.

Поэтому есть смысл придерживаться тайминга и начинать собрания вовремя. В некоторых компаниях их собирают в определенные дни:

в понедельник устраивают встречи по задачам на неделю;
в среду совещание посвящено показателям продаж;
в пятницу — отчетам отделов.

Если проводите собрание онлайн, стоит выбрать удобный сервис для видеоконференций. Сразу проверьте, что на встречу можно добавлять нужное количество участников и у сервиса есть все функции, которые потребуются команду.

Например, в корпоративном мессенджере Compass на встрече может присутствовать 1000+ участников, что позволяет выбирать любые форматы совещания. Здесь все важные функции для командной работы: демонстрация и запись экрана, смена фона, чат и реакции, модерация встреч и функция «Зал ожидания». Нет ограничений по времени проведения собраний.

4. Готовим документы

Заранее подготовьтесь к встрече: всем участникам совещания стоит отправить необходимые документы, отчеты и материалы. Это поможет им лучше подготовиться, ускорит процесс обсуждения на совещании.

5. Проводим собрание

Начинайте совещания строго в назначенное время. Открыть собрание должен фасилитатор или организатор совещаний. Он приветствует участников, объявляет цель совещания и план встречи. Уточняет, все ли понятно. Потом коллектив переходит к теме обсуждения.

После обсуждения повестки совещания зачастую участники принимают какие-то решения, их фиксируют в протоколе. Решения могут быть приняты единогласно, большинством голосов или с помощью голосования. Например, в корпоративном мессенджере Compass во время видеоконференции можно создать опрос в чате.

В конце совещания происходит подведение итогов. Фасилитатор определяет дальнейшие действия команды, сроки их выполнения, назначает ответственных. После совещания необходимо контролировать выполнение принятых решений. Это может делать фасилитатор.

Оборудование для проведения собраний

Сервисы для видеоконференций. Такие технологии используют для проведения всех совещаний с удаленными командами. С их помощью можно устраивают презентации, запускать опросы, показывать отчеты, делать запись встречи.

Комфортно, если для совещания нет необходимости в установке приложения на телефон или компьютер. В корпоративном мессенджере Compass к встрече можно присоединиться прямо в браузере — это удобно, когда вы хотите пригласить для участия клиентов, партнеров и остальных лиц, которые не используют мессенджер. Регистрация не нужна, достаточно просто открыть ссылку в браузере.

Проектор или интерактивная доска. Во время рабочего совещания необходимо включать презентации, показывать актуальные данные и отчеты. Проекторы и электронные доски — простой способ визуализировать информацию.

Флипчарты и маркерные доски. Для брейншторма и визуализации идей подойдет использование флипчартов и маркерных досок. Тогда они позволяют участникам записывать основные моменты, рисовать схемы, моделировать ситуации.

Планшеты. С их помощью участники обсуждения могут быстро находить актуальную информацию, делиться файлами, искать идеи, предложения и решения.

Резюмируем

Регулярные совещания — эффективный способ координации дел команды, принятия важных решений, обсуждения вопросов. Чтобы они были полезны, их следует правильно организовать и проводить. Совещание нужно не всегда. В некоторых случаях можно обойтись без него, если рабочие вопросы получится обсудить в переписке.
В зависимости от вопросов, которые стоят перед командой, есть разные виды встреч: планерки, внеплановые, стратегические, отчетные встречи и совещания. В методологии Agile есть другие типы таких совещаний, включая ежедневные встречи, планирование, обзор и ретроспективу работы.
Совещания, с точки зрения управления командой, универсальное решение. С его помощью можно генерировать идеи, делиться новостями, анализировать работу, презентовать продукт клиенту, обсуждать вопросы. Чаще всего организацию и проведение совещания поручают руководителю отдела или высшему руководству. Состав участников зависит от целей. Бывает, стоит пригласить рядовых специалистов, а порой собирают совет директоров. Совещание может длится 15 минут, а может — несколько часов. Все зависит от количества рабочих вопросов, которые нужно обсудить.
Эффективность совещания зависит от предварительной подготовки. Поэтому есть правила подготовки и проведения совещания компанией. В первую очередь важно понимать цели мероприятия. Дальше нужно составить регламенты и план с таймингом выступления. Совещание без регламента может быть слишком затянутым. С регламентом оно проходит эффективнее.
Вместо того чтобы наобум собирать совещания, запланируйте список участников и исключите лишних. Также от совещания к совещанию нужно готовиться: собирать документы, отчеты и данные. Последнее правило: после встречи составляют резюме с планом действий. Это позволяет эффективно проводить рабочие совещания. Кроме того, резюме в любой момент поможет вспомнить ключевые моменты прошлого совещания.
Чтобы провести совещание для удаленных команд, выбирают удобный сервис для видеоконференций. Например, корпоративный мессенджер Compass, в котором нет ограничений по времени встреч, а на дистанционном совещании может быть 1000+ участников. За счет этого сервис позволяет собрать совещание с наибольшим количеством участников. Другие причины выбрать Compass: пользователи могут подключаться через браузер, есть приложения для основных операционных систем. Здесь в наличии все необходимые функции: запись и демонстрация экрана, чат и реакции, опросы. Техническая поддержка — отдельный чат в мессенджере, что позволяет пользователям быстро получать помощь.
Для проведения собраний используют флипчарты, проекторы. Вести совещание, особенно когда нужно четко презентовать данные, значительно проще с их помощью.