Общение с сотрудниками: гайд для руководителя

Правило 1. Выстраивайте прозрачную коммуникацию

Эффективность коммуникации во многом зависит от прозрачности — это залог доверительного общения с коллегами. Подчиненные будут работать продуктивнее в атмосфере, которую считают безопасной. То есть, чувствуют себя комфортно и могут друг другу доверять.  

Прозрачность должна быть и в отношениях между начальством и подчиненными. Чем короче дистанция, тем быстрее выполнение процессов и обмен информацией на работе.

Как общаться с командой, чтобы выстроить прозрачную систему взаимодействия в компании?

Устраивайте ежемесячные стратегические встречи

Привлекайте персонал к обсуждению общих дел. Отмечайте достижения и слабые стороны, говорите о задачах компании на месяц, спрашивайте их мнение об отдельных решениях.

Каждый сотрудник должен понимать, что не просто приходит работать, а участвует в развитии бизнеса. Когда человек видит результат, он лучше понимает ценность своей работы.

Позаботьтесь об обратной связи с обеих сторон

Не только подчиненные должны слушать начальника — руководству также нужно прислушиваться к команде и давать сотрудникам возможность высказаться. Это очень важно для общего дела:

• сотрудники понимают, что начальник принимает их мнение всерьез, поэтому большим энтузиазмом вовлекаются в процессы;
• руководитель видит, что персонал правильно понимает свои задачи.

Можно запрашивать обратную связь от коллег после каждой встречи/планерки. Для этого удобно использовать корпоративный мессенджер Compass. Создайте чат, посвященный коллективным встречам, добавьте сотрудников и оповещайте там о времени собрания. В отличие от обычных мессенджеров, в Compass можно открыть ветку комментариев к сообщению о встрече. Попросите коллег написать свои мысли о собрании и задачах, которые намерены выполнить.

Так можно обсуждать каждую встречу, не теряясь в потоке разных тем — все сохранятся в одном треде. Оставляйте реакции на сообщениях сотрудников — это значит, вы увидели и оценили их фидбек.

В мессенджере также можно настроить функцию напоминаний, которая заранее оповестит сотрудников и напомнит о мероприятии. С ними организация встреч упрощается: не придется самостоятельно следить за временем и уточнять, все ли помнят о собрании.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Многие руководители считают, что главная мотивация для сотрудников — это зарплата. Но это не единственный стимул трудиться на совесть. Другой важный фактор — внимание начальства. По исследованиям Oak Engage, около 70% человек прикладывают больше усилий на работе, когда руководство замечает их успехи.  

Хвалите тех, кто выполняет план и вносит особый вклад в успех компании, чтобы остальные следовали его примеру — это мотивирует их стараться лучше. Конструктивная критика также важна — если организация не добилась нужных показателей, проведите работу над ошибками.

Обратная связь нужна и тем, кто терпит неудачи или отстает от остальных. Речь идет не о публичном порицании — наоборот, проявите поддержку. Разговор должен быть приватным. Объясните в личных сообщениях, как избежать ошибок в будущем, что необходимо проработать и к кому в компании обращаться за помощью.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Сделайте рабочую информацию доступной

Обеспечьте команде быстрый доступ к нужным документам и информации о работе. Иногда сведения требуются «вот прямо сейчас», поэтому хорошо, если человек сможет добраться до материалов можно за пару кликов.

В Compass можно создать отдельную базу знаний, где будут чек-листы, подсказки для особых случаев, скрипты, проектная документация, сведения о компании, и т.д. — все, что необходимо в работе. Если в бизнесе много отделов с разнородной информацией, лучше распределить ее по нескольким чатам.

Не забывайте об этике делового общения

Стиль общения внутри команды может быть строгим или неформальным, но на работе важно помнить о деловом этикете. Этика делового общения предполагает пунктуальность, точность в исполнении задач, доброжелательность, взаимное уважение, соблюдение субординации.    

Обращайте внимание на атмосферу в команде. Запретите выяснять отношения на повышенных тонах, какой бы ни была ситуация. Объясните, что конфликты нужно решать в конструктивном диалоге. Опишите правила поведения на работе в регламенте — пусть это станет частью внутренней политики компании. Помните, что их необходимо соблюдать всем — и подчиненным, и их руководителям, и высшему начальству.

В условиях прозрачной коммуникации между коллегами складываются более доверительные отношения. Сотрудники легче вливаются в процессы, прорабатывают свои ошибки, интересуются успехами компании и берут ответственность за результат.

Правило 2. Помогите команде сфокусироваться на задачах

Чем выше сфокусированность, тем продуктивнее работает команда. Чтобы этого добиться, нужно исключить информационный шум и грамотно планировать задачи.

Информационный шум

Инфошум — это поток новостей и сведений, не связанных с работой. Это главная проблема, по которой сотрудники часто отвлекаются и не могут сфокусироваться на работе.

Такое бывает, когда управление рабочими процессами ведется в обычных мессенджерах, например, Телеграме. Человек зашел в рабочий диалог, заметил приглашение от друга сходить в кино, по пути взгляд зацепился за канал с новостями — и внимание уже ушло от рабочих процессов в сторону лишней информации.

Кроме того, это вредит здоровью. Согласно опросу Workzone, информационный шум на работе приводит к проблемам со зрением. А по исследованиям Gallup, хаотичный поток информации сопутствует выгоранию.  

Чтобы избежать подобных случаев, важно убрать информационный шум на рабочем месте. Поэтому выстраивать коммуникацию лучше в корпоративном мессенджере. Он рассчитан только на рабочее общение и решение бизнес-задач компании.  

Например, в Compass все процессы удобно структурировать по принципу «один чат — один процесс». Можно создать несколько для каждого отдела — менеджеров, бухгалтерии, администраторов, консультантов. Например:

• «Реклама и маркетинг», где сотрудники обсуждают стратегии продвижения, делятся предложениями, публикуют планы;
• «Создание сайта», где можно обсуждать макеты, ставить задачи по контенту, назначать исполнителей;
• «Ремонт и поломки», в котором сотрудники оповещают о неисправностях техники, связи, оборудования и т.д.  

Организация рабочих процессов компании систематизирована, важная информация четко структурирована. Добраться до нужных материалов и сообщений можно в пару кликов. Сотрудникам проще фокусироваться на работе, а руководству — контролировать выполнение задач. С таким подходом всем в команде будет проще работать.

Планирование у подчиненных

Управление рабочим временем — важный фактор продуктивности и сфокусированности. Внедрите привычку писать планы на день. Это позволит держать фокус внимания на задачах.

Создайте отдельный чат, где каждый работник должен ежедневно прописывать план. Поручить контроль их исполнения можно руководителям, которые будут проверять результаты в своих отделах и затем отчитываться высшему начальству.

Попросите сотрудникам писать мини-отчеты о проделанной работе и выводах в конце дня. Каждый подчиненный должен анализировать свои результаты: почему он справился с этой задачей, а с другой — нет? В какой момент дня возникла суета и почему? Как улучшить показатели? Что человек планирует изменить в подходе и методах? Это правило помогает им научиться рефлексии и самостоятельности, а вы видите, где требуется помощь и доработки.  

Вот несколько советов, как правильно составить план:

1. Дробите большие задачи на несколько мелких — это помогает выполнять их планомерно и продуктивно.
2. Формулируйте задачи в завершенном виде. Не «Собираюсь обзвонить десять человек», а «Сделал 10 звонков». Так видно четкий результат, которого работник должен достичь.
3. Отмечайте выполненные и невыполненные задачи. Так можно отследить прогресс и общий результат за день наглядно.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

План помогает сосредоточиться на выполнении поставленных задач и работать продуктивнее. Сотрудники будут видеть точки роста, начнут мыслить не процессами, а результатом. А значит, смогут принести пользу и себе, и компании.

Правило 3. Поработайте над сплоченностью коллектива

Продуктивность коллектива во многом зависит от общности — его участникам важно чувствовать себя частью команды. Человек быстрее вовлекается в задачи, когда понимает, что вместе с остальными трудится над общими целями компании.  

Вот несколько общих советов, как создать сплоченную команду:

1. Регулярно проводите стратегические встречи и обсуждайте с подчиненными результаты совместной работы. Говорите об итогах прошедшего месяца или недели и делитесь стратегией с командой. Расскажите, каких результатов вы хотите добиться, и почему вклад сотрудников важен.
2. Учитесь вместе. Делитесь с подчиненными полезными материалами для прокачки soft-skills и развития корпоративной культуры. Предложите команде профильную бизнес-литературу, посоветуйте семинары и тренинги. Делитесь впечатлениями, внедряйте новые привычки и приемы.
3. Создавайте неформальные пространства. Пускай будет место, где вы говорите о своих интересах и впечатлениях: музыке, книгах, путешествиях. Организовывайте встречи, корпоративы, спортивные челленджи. Хорошо, когда сотрудников объединяет что-то, кроме работы. Мы склонны больше доверять тем, кого лучше знаем.
4. Заведите чаты для руководителей компании. Переведите их в отдельное пространство, чтобы они могли обсуждать проблемы внутри команд и методы их решения, обращаться за советом к опытным коллегам из других отделов.

Сплоченный коллектив лучше адаптируется к изменениям и трудностям — в нем люди не ждут осуждения и смелее просят друг друга о помощи.

Правило 4. Прокачайте вовлеченность персонала

Вовлеченность — это состояние, в котором работники активно включаются в процессы и ставят успех организации выше личных интересов. Вовлеченные сотрудники отзываются на задачи с энтузиазмом. Они проявляют инициативу, выдвигают предложения, готовы работать больше, потому что заинтересованы в общих целях компании.

По исследованиям Gallup, вовлеченность команды на 70% зависит от внимания и отношения руководства. Чтобы ее повысить, следуйте простым советам.

Научите команду быть инициативной

Активность команды важна, и на нее нужно давать обратную связь. Но не всегда получается развернуто реагировать на каждое сообщение или просьбу.

Внедрите новый формат обращений от сотрудников. Столкнувшись с проблемой, сотрудник должен изложить:

• ее суть;
• способы решения;
• мнение, как лучше решить эту проблему.

От руководителя требуется лаконичный ответ, например, одной цифрой.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Что очень важно при таком подходе — руководителю не нужно вовлекаться в подробный разговор и тратить время, чтобы понять контекст. А команда видит обратную связь и учится самостоятельно принимать решения.

Помогайте новичкам адаптироваться

Погружайте новичков во все стороны рабочего процесса с первого дня. Расскажите все, что он должен знать о продукте и целях компании. Предоставьте обучающие материалы, которые помогут быстрее разобраться в работе — инструкции (например, «Как правильно общаться с клиентами»), описание структуры компании, список контактов для экстренных случаев и все остальное.

Сделайте новому сотруднику приветственный подарок. Подойдет корпоративный мерч, ручка, блокнот, значок с логотипом компании, шоколадный батончик. Любой презент — это знак внимательного отношения, который задаст тон всему дальнейшему сотрудничеству и расположит новичка к компании.

Познакомьте новичка с командой. Пусть персонал будет готов к изменениям в составе — предупредите о новом сотруднике заранее.

Знакомство удобно организовать в корпоративном мессенджере. В Compass это делается парой кликов:

• сотрудник получает приватную ссылку и попадает в мессенджер;
• руководитель добавляет его разом во все нужные чаты.

Напишите в главном чате приветственное сообщение. Попросите всех членов коллектива представиться в комментариях. Новичок почувствует себя частью команды, вовлекаясь в диалог, и быстрее запомнит новых коллег — каждый пользователь приложения имеет собственную карточку с именем, указанием статуса и должности.

Обязательно приставьте к новому сотруднику наставника. Ментором может быть и старший сотрудник, и руководитель. Он разъяснит новичку его обязанности, поможет с отдельными вопросами, поддержит на каждом этапе адаптации в новой компании компании.

Будьте снисходительны к новичку. В ошибках на первых порах нет ничего плохого. Дайте ему возможность освоиться и проявить себя, но не давайте ему чувствовать себя брошенным. Интересуйтесь, как его дела. Предлагайте помощь. Ненавязчиво наблюдайте и вовремя корректируйте его действия, если он делает что-то не так.

Проведите первый разговор о впечатлениях сотрудника через неделю. Потом — через месяц и через два. Подводите совместные итоги, говорите о результатах. Главная цель такой беседы — понять, какие задачи вызывают у сотрудника больше сложностей и чего он сам ждет от компании. Так вы поймете, стоит ли продолжать сотрудничество и над чем еще нужно поработать.  

Вовлеченная команда проявляет инициативу и предлагает решения, потому что заинтересована в высоких показателях и ставит интересы бизнеса выше личных. А руководитель сможет уделить больше времени стратегии и развитию дела, не отвлекаясь на микроменеджмент.

Правило 5. Делегируйте

Делегирование — значит не просто «отпустить контроль» в организации и позволить сотрудникам разбираться самостоятельно. Это планомерный процесс.

Для начала определите, какие задачи отнимают много времени, но при этом не требуют регулярного участия. Их и делегируйте в первую очередь.

Для исполнения выберите сотрудников, которые обладают достаточными навыками и не слишком загружены основными обязанностями. Объясните, почему вы доверяете ему управление новыми процессами: цените его опыт и заслуги, хотите дать возможность себя проявить.

Детально опишите задачи, которые теперь находятся в зоне ответственности сотрудника. Убедитесь, что он все хорошо понял. Это важно определить с самого начала: попросите его проговорить, что он должен сделать, чем может пользоваться для достижения целей, а чем — не стоит, какого результата от него ждут. Фидбеки можно давать в форме отчета.

Подробнее об этапах и нюансах делегирования можно прочитать в нашей статье.

Когда организационные вопросы решены, расскажите коллективу, что часть полномочий руководителя теперь выполняет другой человек.

Поначалу работник может не понимать тонкостей в тех или иных вопросах — помогайте, но не выполняйте задачи за него. Расскажите, что бы вы сделали на его месте. Со временем он научится самостоятельности.

Делегируя, вы сможете снизить нагрузку и направить внимание на управление предприятием. Сотрудники же расширяют зону полномочий, растут профессионально, чувствуют ответственность и больше вовлекаются в процесс.

Как руководителю общаться с командой: итоги

Основа эффективной коммуникации складывается из нескольких факторов:

• сотрудники могут открыто обсуждать проблемы компании и смело предлагать решения;
• подчиненные уверены, что их слышат и ценят;
• обеспечена обратная связь с подчиненными по всем ключевым вопросам;
• соблюдается этика делового общения;
• налажен быстрый обмен информацией на всех уровнях,  

Если удастся выстроить такую систему, вы добьетесь следующих результатов:

• сотрудники чувствуют себя комфортно, с большей ответственностью подходят к обязанностям и проявляют инициативу;
• команда вовлечена в процессы и заботится об интересах организации;
• вы экономите время на микроменеджменте и направляете его на более важные задачи.