5 ситуаций, когда созвоны с командой бесполезны

Ситуация 1: можно обойтись без созвона

По каждому малейшему изменению на проекте назначается созвон. Частые совещания создают у руководства иллюзию, что команда трудится над проектом. На самом деле активно участвуют во встрече лишь те, кого напрямую касается тема обсуждения. Остальные, как правило, молча пережидают созвон.

Несколько совещаний в день сильно снижают работоспособность: чтобы переключиться с задачи на созвон и обратно тоже нужно время, так что на саму работу сил почти не остается. Когда встречи назначаются внезапно, человек и вовсе лишается возможности планировать свое рабочее расписание.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Решение: сперва нужно понять, какую цель поможет выполнить созвон и надо ли всей команде на нем присутствовать. Встреча оправдана, если нужно:

• устроить брейншторм и выбрать оптимальное решение;
• определить и совместно спланировать следующие шаги;
• принять решения, в которых необходимо найти компромисс между разными обстоятельствами людей;
• представить результат работы или важное решение и ответить на встречные вопросы;
• обсудить чувствительную тему — настроение или сложности команды.

Даже в таких ситуациях лучше оценить, что сохранит больше времени — созвон или сообщение с возможностью задать вопросы в комментариях.

Встреча бесполезна, если нужно сообщить информацию, которая не требует обмена мнениями. Например, если вам нужно дать инструкцию, лучше сделать скринкаст. Новости проекта тоже эффективнее рассказывать не на созвонах, а через сообщение в нужном чате.

⭐ Совет: перед тем, как назначить срочную встречу, определите результат, который нужно получить. Вероятно вы поймете, что для его достижения к совещанию нужно готовиться заранее, а значит срочный сбор не принесет пользы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Ситуация 2: долгие расплывчатые обсуждения

Так получается, когда совещания проводят без четкого понимания цели и ожидаемых результатов. Если участникам неясно, что они будут обсуждать и к чему хотят прийти, встреча рискует стать засасывающим болотом. Коллеги будут пытаться заполнить паузы и могут совсем уйти от начальной темы созвона.

Решение: всем присутствующим на встрече должно быть четко понятно, каким вопросам она посвящена. Если вы решили, что тема достаточно весомая для созвона, значит знаете, какой результат он должен принести. Определите промежуточные шаги к этому результату и составьте по ним расписание встречи. Четкие тайминги помогут не растягивать совещания.

‍⭐ Совет: для больших созвонов назначайте фасилитатора. Он проконтролирует, чтобы коллеги не отклонялись от темы и придерживались расписания.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Ситуация 3: коллеги не готовятся к созвонам

Совещание проводится, чтобы обсудить идеи и вместе выбрать оптимальное решение, а идей нет: коллеги не подготовились и сходу придумать гениальный креатив не получилось.

Такие встречи многим знакомы: начинаются тягучие попытки нащупать хоть что-то и созвон опять затягивается. В итоге приходится назначить новую встречу, либо команда выбирает решение, слепленное на скорую руку, лишь бы прийти к какому-то результату.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Решение: если к совещанию возможно подготовиться, это обязательно нужно сделать.

Добавьте ссылки на всю необходимую информацию к сообщению о созвоне. Попросите участвующих изучить материалы и записать идеи в рабочем документе встречи, например, на доске в Miro. Так созвон сразу стартует с обсуждения идей, которые присутствующие доработают и выберут самое эффективное решение.

‍⭐ Совет: договоритесь с сотрудниками, что созвоны лучше проводить со включенными камерами. Это улучшает дисциплину и мотивирует людей заранее готовиться к совещаниям.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Ситуация 4: на встречи приглашают всех подряд

Некоторые сотрудники могли вообще не быть на совещании, поскольку его вопросы касаются совершенно другой области работы. Однако их все же пригласили под предлогом «Все члены команды должны быть в курсе всех событий».

Лишние участники созвона, как правило, молчат и ждут, когда он закончится. Или и вовсе решают совместить бесполезное для них совещание с уборкой, если работают удаленно. Они не могут сконцентрироваться на своих задачах, пока не завершится встреча, но и пользы обычно никакой не приносят.

Решение: участвовать в совещании должен необходимый минимум сотрудников. Перед тем, как разослать автоматическое приглашение всем, подумайте, кто точно нужен на созвоне, а кому достаточно будет только ознакомиться с его итогами. Вторых из приглашения уберите.

Затем еще раз посмотрите на список участвующих и определите, кому нужно присутствовать на всей встрече, а кого можно присоединить только на решение пары конкретных вопросов. Если сможете, поставьте беседу с ними в начало или конец совещания, чтобы отпустить после обсуждения их части.

‍⭐ Совет: определить, кто на регулярных созвонах лишний, поможет честный фидбэк от самих их участников. Проводите периодически такие опросы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Если собрать все наши улучшения в одном тексте, получится Agenda — план встречи. Такое сообщение составляется за 5-10 минут, а сохраняет полчаса-час, которые обычно уходят на раскачку и погружение в тему созвона.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Ситуация 5: созвон закончился, а ничего не изменилось

Кажется, что и совещание было продуктивным, и что делать дальше проговорили, но ничего не делается. Спустя пару недель то, к чему пришли на встрече забывается, а вопрос так и остается нерешенным.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Решение: все совещания, на которых команда принимает решения, нужно записывать, чтобы участники могли освежить память, когда будут делать соответствующие задачи.

Чтобы коллеги понимали следующие шаги, а те, кто не был на созвоне смогли узнать итоги встречи, ее организатор составляет meeting notes — текстовое резюме. В нем должны быть отражены принятые решения, ответственные за их выполнение и сроки, в которые нужно уложиться.

‍⭐ Совет: заучите как аксиому правило «Если этого нет в итогах встречи, значит этого не было на встрече» и помните при написании резюме созвона.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Подведем итог

Убрать из рабочего дня бесполезные созвоны получится, если:

1. Заменить часть совещаний текстовыми сообщениями.
2. Готовить адженду перед созвоном.
3. Составлять резюме после каждой встречи.

⭐ Совет напоследок: попробуйте ввести на работе один день в неделю без созвонов. Предупредите коллег заранее, что их точно никто не призовет на срочное совещание, и они могут спланировать этот рабочий день, как хотят. Это поможет им сфокусироваться на задачах, которые могли страдать из-за частых созвонов и потушить горящие дедлайны.