Видеоконференцсвязь: что такое ВКС доступным языком

Время прочтения: мин.

В последние годы видеосвязь стала неотъемлемой частью делового общения. Она упрощает разные бизнес-процессы и позволяет компаниям любого уровня развиваться быстрее. Сегодня трудно представить фирму, которая не пользовалась бы таким инструментом, как видеоконференцсвязь.

В этой статье мы рассмотрим ВКС — видеоконференцсвязь. Разберем, для чего она нужна, в чем ее отличия от обычных видеозвонков, из каких элементов она состоит. Помимо этого, рассмотрим, какие современные задачи решает ВКС и как подобрать лучшую платформу ВКС под ваши требования.

Что такое видеоконференцсвязь

Видеоконференцсвязь — это технология, которая позволяет организовывать визуальную встречу между людьми на расстоянии. Для этого используются специальные инструменты, которые могут организовать передачу аудио- и видеоданных в удаленной форме — встроенные микрофоны, интерактивные камеры и т. д.

Видеоконференцсвязь — это понятие, которое чаще всего используется именно в контексте делового общения. ВКС используют крупные, средние и даже небольшие компании. Например, видеоконференцсвязь может быть полезна, когда нужно заключить сделку, провести формальную встречу или собеседование с кандидатами на работу.

ВКС не стоит путать с похожим понятием — «видеозвонок». У этих терминов есть свои отличия. Видеозвонок обычно используется для неформальных контактов. ВКС, в свою очередь, — это более узкое направление, которое подразумевает ориентацию на деловое общение.

Из чего состоит ВКС

Видеоконференцсвязь — это техническая система, состоящая из набора специального оборудования и программного обеспечения. Вот ПО и оборудование видеоконференцсвязи, без которого невозможно начать конференцию:

камеры;
микрофоны;
приложения или ПО для проведения видеоконференций;
стабильный интернет;
дисплей или монитор;
многие системы шифрования и безопасности — обеспечивают конфиденциальность информации, передаваемой во время видеовстреч.

Виды ВКС: внутреннее устройство разных решений связи

Видеоконференцсвязь существует в основных 4 форматах:

1. Аппаратная ВКС

Этот тип связи считается наиболее гибким и сложным. Используется чаще всего в корпорациях для постоянных совещаний дистанционного формата из больших конференц-залов.

Это закрытая конференц система, которая разрабатывается индивидуально по требованиям заказчиков. Известна также как on-premise, или локальная видеоконференцсвязь. То есть сама платформа для связи разворачивается на собственных серверах организации, а видеоконференция проводится в закрытом формате.

Под такую ВКС может разрабатываться специальное приложение для связи, закупаться комплект профессионального оборудования, а данные специально будут кодироваться только в определенный формат. Для такой встречи не подойдет абсолютно любая камера и микрофон. С технической точки зрения аппаратные ВКС-решения работают так:

Если упростить, то аппаратное решение — это комплект оборудования для видеоконференцсвязи, который обычно устанавливается в переговорных залах крупных компаний, чтобы они могли просто, быстро и безопасно коммуницировать со своими филиалами и офисами по внутренней сети каналов.

2. Программные решения

Программные ВКС-решения — упрощенный аналог аппаратных модулей. Здесь уже используют набор стандартизированных преобразователей персональных данных из видео и аудио в цифровой формат. Поэтому к программному ВКС можно подключить любую гарнитуру для трансляции звука и изображения.

Такие решения используют не так часто, даже несмотря на то, что они проще, чем аппаратные. Они поддерживают свою работу на базе обычного браузера. Вам даже не нужно устанавливать специализированное приложение. При этом такое решение все еще можно настраивать достаточно гибко с технической точки зрения.

3. Облачные решения

Самый популярный, простой и дешевый вариант конференцсвязи. Если мы говорим о видеоконференции в облаке, то пользователь лишь должен установить уже готовое приложение и оплатить корпоративный доступ.

Чтобы работать с таким типом видеоконференцсвязи, вам даже не требуется специальное оборудование, ПО, а также не нужно разбираться в дополнительных настройках сети — связь настраивается через обычные ПК или мобильные устройства.

К таким решениям относятся: разные корпоративные мессенджеры, платформы Zoom, Skype, Google Meet и так далее. Их стоимость ниже, чем у аналогов, они проще для реального использования, хотя и могут уступать аппаратным и программным ВКС в аспектах безопасности.

Облачный сервис видеосвязи: в чем проблема безопасности?

4. Гибридные решения

Такие системы видеоконференций одновременно используют локальные и облачные протоколы для связи. Они могут быть установлены внутри одной компании и позволяют проводить конференции как по общей, так и по локальной сети.

Сферы применения видеоконференцсвязи

Сегодня платформы видеоконференцсвязи активно внедряются в различные сферы деятельности человечества. Они играют важную роль в улучшении коммуникации, управления и оптимизации бизнес-процессов. В большинстве случаев режим видеоконференций полезен в сферах, где людям крайне важно постоянно быть на связи по рабочим вопросам.

Подробнее рассмотрим основные сферы применения ВКС, а также какие ключевые задачи могут эффективно решаться с использованием этой технологии:

1. Бизнес и корпоративная среда

Обычные и локальные решения для видеоконференцсвязи позволяют проводить совещания, переговоры и даже конференции с партнерами, клиентами, заказчиками и поставщиками. При таком подходе можно сэкономить много времени и денег, поскольку вы сокращаете издержки, которые связаны с физическими встречами. Партнеры и клиенты всегда на связи.

Помимо этого, открываются возможности дистанционной работы. Компания может нанимать сотрудников из любой точки мира и расширять количество филиалов и границы влияния.

Наконец, видеоконференцсвязь обеспечивает развитие и ускорение деловой коммуникации бизнеса. Чтобы собрать всех сотрудников и провести переговоры онлайн, не нужно тратить много времени. Это гораздо проще, чем встречаться вживую. Поэтому любое обсуждение рабочих вопросов обычно занимает пару часов.

2. Медицина

Благодаря ВКС врачи по всему миру могут проводить консультации, вебинары в онлайн-формате. Что снижает их нагрузку и позволяет принять больше пациентов за одно и то же время. Помимо этого, доступ к медуслугам становится более безопасным для каждого пациента.

Такая система может быть особенно полезна для жителей отдаленных регионов и населенных пунктов. Проводя сеанс видеоконференции, они могут оперативно получить врачебную консультацию, а также личные рецепты на определенные препараты.

3. Образование

После пандемии коронавируса видеоконференцсвязь прочнее всего закрепилась именно в сфере образования и обучения. Миллионы школьников и студентов по всему миру могут получать качественные знания, не выходя из дома. Это особенно удобно, если речь идет о репетиторстве, изучении языков с носителем или онлайн-образовании в зарубежном учебном заведении.

Большой плюс технологии видеоконференций будет в том, что она дает возможность передавать визуальную информацию в режиме реального времени: демонстрировать макеты, диаграммы, графики, презентации, документы, учебные пособия и так далее.

4. Госсектор

Как правило, разные ведомства часто взаимодействуют именно при помощи видеоконференцсвязи и интернета, поскольку это удобнее, проще и дешевле.

5. Рекрутинг

Как и образование, сфера рекрутинга также только выигрывает от использования решений видеоконференцсвязи. ВКС может сэкономить много времени как кандидатам, так и HR-специалистам. Системы видеоконференций позволяют проводить больше собеседований за один день и, в том числе, с людьми из других стран или регионов.

Помимо этого, общение по видеосвязи максимально приближено к живому, что практически полностью позволяет заменить реальные, физические встречи без ущерба качеству.

Таким образом, ВКС решает следующие задачи бизнеса:

Ускорение и оптимизация коммуникации.
Сокращение издержек.
Максимально приближенное к реальному общение.
Рост производительности труда.
Разрушение границ и территориальных барьеров.
Информационная безопасность.

Системы видеоконференцсвязи и их дополнительный функционал

Практически любая технология видеоконференцсвязи, помимо того, что предоставляет обмен аудио- и видеоданными, включает в себя дополнительные функции и возможности для совместной работы вне дома или офиса. Такие функции могут повысить как продуктивность работы, так и скорость, удобство самой связи.

1. Внутренние рабочие инструменты

Практически во все популярные решения для видеоконференций встроены удобные инструменты. Они позволяют участникам не просто общаться, но и совместно выполнять разные рабочие задачи и хорошо проводить мероприятия. Эти функции могут пригодиться во время сеанса видеосвязи. Представим некоторые из них:

чат и обмен файлами;
возможность демонстрации экрана участников конференции;
записи видеоконференций;
функция расшифровки, передачи видео- и аудиоданных в текстовой формат;
виртуальные доски для рисования;
виртуальные фоны и эффекты;
опросники;
многоканальная съемка;
управление правами доступа.

2. Интеграция с внешними сервисами

Помимо внутренних инструментов, которые зачастую есть по умолчанию в ВКС-системе, некоторые приложения позволяют использовать другие инструменты и прочий функционал прямо в процессе общения. Например, к видеоконференции могут быть подключены сервисы Microsoft, такие как карты, календарь, почта и так далее.

3. Интеграция с телефонией и IP-АТС

Некоторые ВКС-решения позволяют интегрировать корпоративную ATC с ВКС-сервером. Интеграция ВКС-серверов с IP-АТС дает возможность осуществлять звонки на мобильный и стационарный телефон из клиентских приложений, а также активно участвовать в конференциях без видеопотока.

Благодаря такой системе любой человек может присоединиться к конференции буквально «на бегу», из любой точки со своим устройством.

4. Интеграция с техникой от прочих производителей

Некоторые системы видеосвязи могут при помощи протоколов H.323 и SIP обмениваться данными с терминалами сторонних производителей. Таким образом, участники могут присоединиться к любой конференции с разных устройств, даже от сторонних производителей.

Как выбрать платформу для ВКС

Для того чтобы правильно понять типы видеоконференций и выбрать конкретный вариант видеоконференцсвязи, нужно сначала четко определить, для каких целей и задач он нужен внутри вашей компании. Как именно будет использоваться, какой функционал будет необходим.

Например, для начала стоит ответить на следующие вопросы ниже. Они позволят учесть все ваши индивидуальные особенности, а также потребности участников видеоконференции:

Сколько в среднем пользователей будет участвовать в видеоконференции? Для маленьких компаний и больших корпораций подойдут разные специализированные решения с уникальным функционалом.
Как часто будут проходить онлайн-совещания (количество сеансов в месяц) и сколько времени будет занимать один звонок с видео?
Опишите регламент вашей встречи. Какие внутренние функции и инструменты вам понадобятся для проведения аудио- и видеоконференции?
Насколько для вас будет критично, если все участники видеовстречи вдруг потеряют доступ к звонку по причине внешних, не зависящих от организации неполадок?

Ответы на эти вопросы помогут вам определиться, какое решение выбрать: аппаратное, программное, гибридное или облачное.

После того, как вы выбрали вид ВКС на основе ваших потребностей в функционале, можно перейти к следующему шагу. Следует приступить к поиску конкретного сервиса, который обладает всеми необходимыми для вас функциями, или корректно снабдить функционалом аппаратную ВКС.

Подведем итоги

Рынок видеоконференцсвязи стремительно развивается, число пользователей ежегодно растет. В наши дни групповая видеоконференция — это уже не просто обычный инструмент для связи, а настоящее комплексное решение, которое создает все необходимые условия для успешного развития бизнеса, образовательных учреждений и прочих сфер.

При этом важно отметить, что на фоне всех преимуществ терминалов видеоконференцсвязи, их эффективность зависит от выбора подходящего лично вам сервиса.

ВКС будет наиболее полезна для вас только тогда, когда вы сможете подобрать удобное решение под ваши запросы, определить то, что вам подходит. Безопасность, многофункциональность и доступность — ключевые критерии, которые следует учитывать во время принятия решения.