Как работает видеозвонок: полезный инструмент для повседневной и деловой коммуникации

Время прочтения: мин.

В современном мире технологии постоянно развиваются, и видеозвонки стали неотъемлемой частью жизни многих людей. Видеосвязь — это удобный и универсальный инструмент, который подходит как для любой деловой коммуникации, так и для встречи с друзьями и близкими.

В этой статье мы подробно разберем функционал и пользу видеозвонков. Рассмотрим, что такое видеозвонки, особенности их использования, виды, преимущества, а также недостатки. Помимо этого, расскажем о том, как можно повысить безопасность сервиса видеозвонков и вашей видеоконференции в целом — узнаем, как снизить риски утечки конфиденциальных данных пользователей.

Если вам нужен быстрый и надежный сервис для проведения видеозвонков – попробуйте Compass.

В Compass можно проводить видеозвонки в облаке на 500 человек, а крупные компании могут организовывать встречи на 1000+ сотрудников.

Есть все необходимое для комфортного видеозвонка: быстрые и удобные приложения, запись и демонстрация экрана, HD качество звонка, шифрование SRTP/DTLS, и еще 300+ функций для бизнеса любого размера.

Что такое видеозвонок простыми словами

Видеозвонок — обычно это способ передачи видео, аудио-данных в режиме реального времени между двумя или более устройствами. Во время видеозвонка зачастую можно обмениваться текстовыми сообщениями. В приложениях для видеосвязи, как правило, предусматривают возможность записи экрана любого устройства, подключенного к конференции.

Почти все современные устройства имеют функцию видеозвонка — мобильные устройства, компьютеры, планшеты, даже телевизоры могут совершать видеовызовы. При этом некоторые устройства снабжены дополнительным функционалом — это интерактивные фоны, интеграции с другими сервисами, электронные виджеты, запись звонка.

Если учитывать повсеместное распространение интернета, получается, что видеозвонки — очень простой и доступный инструмент для связи. Им удобно пользоваться, он экономит время и обходится гораздо дешевле, чем обычная мобильная связь.

Чтобы сделать видеозвонок, вам понадобится стабильный интернет дома или в офисе, исправный микрофон, устройство для видеозвонков и само приложение для совершения видеовызовов.

Как работают видеозвонки

Фактически видеозвонок — не просто картинка и демонстрация видео в реальном времени. Это процесс обмена, кодирования и декодирования зашифрованных данных. Специальные алгоритмы превращают зашифрованные данные в картинку и звук на вашем устройстве. Например, если представить видеозвонок в виде простого алгоритма, он будет выглядеть так:

1. Человек выбирает сервис, мобильное приложение или платформу для видеозвонка и запускает сам звонок.

2. Далее происходит подключение, и устройства (камера, микрофон) фиксируют аудио и видео данные.

3. Изображение и звук преобразуется в цифровой формат для удобства передачи через интернет, по wi-fi.

4. Сжатые данные при помощи каналов связи отправляются к серверам провайдера. Там они обрабатываются и подготавливаются для передачи адресату.

5. Переговорное устройство вашего собеседника легко принимает сжатые данные и заново декодирует их в формат звука и видео.

Такой способ отправки информации не единственный. С технической точки зрения, если нужно, то пункт 4 может различаться в зависимости от того, как будет происходить звонок и как именно будут передаваться данные:

1. Минуя сервер провайдера — прямое подключение между абонентами

Этот способ называется «прямым». Закодированные данные (качественное видео и звук) не проходят через сервер, а направляются сразу же прямиком на устройство собеседника.

Сервер подключается, но он выполняет лишь вспомогательную техническую роль — позволяет участникам звонка связаться через разные подсистемы. Этот принцип соединения актуален для мессенджеров.

2. Подключение через сервер

Способ, при котором потоки аудио и видео между участниками проходят через сервер и обрабатываются им.

Проблема этого метода в том, что если видеосвязью будут пользоваться одновременно большое количество людей, тогда появится высокая нагрузка на сервера. Могут возникнуть проблемы с соединением, произойдет потеря сигнала. Об этом следует помнить перед началом работы. Такой способ чаще используется при видеозвонках на компьютере и ноутбуке.

3. Через сетевой адрес собеседника

Технически сложный способ, который в основном используется в специальных конференц-комнатах между терминалами ВКС (Видео конференц связь). Такие устройства могут встречаться в офисах крупных компаний.

Дополнительные важные функции видеозвонков

Сегодня видеозвонок лучше использовать не только как инструмент для общения с друзьями. Он может быть удобен и для налаживания контактов в деловой среде. Ведь в большую часть популярных систем видеосвязи встроены удобные базовые функции и инструменты. Вот основные из них:

1. Чат и обмен файлами. Чаты позволяют участникам обмениваться сообщениями, ссылками и файлами прямо во время звонка.

2. Демонстрация экрана. Помимо картинки с камеры, участники могут показывать экраны своих устройств. Появляется возможность наблюдать за действиями собеседника. Это актуально при проведении презентаций, обучении, во время деловых встреч или при совместной работе над проектами.

3. Виртуальные фоны и эффекты. Вы можете изменить задний фон своего изображения, добавить разные эффекты или размыть картинку с вашей камеры. Эта функция актуальна для деловых звонков. Например, если кто-то из участников не может подобрать фон камеры, соответствующее место для проведения звонка, и его задний фон не соответствует требованиям деловой встречи.

4. Запись видеозвонка. Функция записи видеозвонков даст возможность задокументировать важные моменты совещаний, встреч. Если сделать групповой видеозвонок, то после встречи можно отправить запись обсуждений всем участникам.

5. Прочий функционал. Во многие сервисы встроены такие инструменты, как опросники, есть возможность подключить голосование в режиме реального времени, есть виртуальные доски для рисования. У некоторых приложений существует функция расшифровки видео и аудио-форматов в текст. Все эти инструменты, как правило, можно подключить через настройки приложения для видеосвязи.

Виды видеозвонков

Все сервисы видеосвязи и программы для видеозвонков делятся на две категории: корпоративные и личные. Сервисы, которые попадают под первую категорию, обычно используются в бизнесе или госсекторе. Как правило, эти программы более сложные, защищенные, в них встроено много функций и возможностей, есть возможность вести переговоры:

Для личных звонков почти всегда используются социальные сети, мессенджеры или стандартные сервисы видеосвязи, которые известны многим. Например, некоторые люди могут общаться по Skype или в своем выборе остановиться на другом приложении.

Конечно, это не значит, что для корпоративной видеосвязи категорически нельзя вести разговор по тому же Skype или в мессенджере Telegram, а при личном звонке запрещено связываться по Zoom, Microsoft Teams или по корпоративным мессенджерам. Все зависит от целей и от того, что хотят получить участники видеозвонка.

Помимо этого, глобально сервисы для видеозвонков можно разделить на 3 основных типа:

Корпоративные мессенджеры с видеозвонками, например Compass.
Специализированные приложения и сервисы, такие как, Zoom, Skype.
Мессенджеры и социальные сети. Допустим, VK или Telegram.

Преимущества видеосвязи для бизнеса

За последние 10-15 лет видеозвонки стали неотъемлемой частью корпоративной среды и важнейшим инструментом установления деловых связей. Рассмотрим, какие ключевые преимущества они приносят бизнесу.

1. Повышение производительности и скорости принятия решений

Видеосвязь позволяет оптимизировать бизнес-процессы. Таким образом, повышается скорость принятия решений сотрудников и менеджеров в любое время суток. Как следствие, обязательно растет и конкурентоспособность бизнеса.

2. Снижение расходов

Этот пункт в основном актуален для крупных компаний с широкой сетью филиалов, офисов или представительств по всей России или даже миру.

Во-первых, благодаря видеозвонкам можно отказаться от организации долгих и дорогих командировок, чтобы провести переговоры с клиентами или партнерами. Для этого нужно только взять смартфон или ноутбук, выбрать нужные контакты, организовать видеозвонок и добиться того же результата через монитор.

Во-вторых, большая компания с помощью видеосвязи может обучать или проводить стажировки для своих сотрудников из разных городов. Обычно это происходит в удаленном формате по единой системе, что снижает стоимость обучения и общие расходы фирмы. Не нужно будет ехать в другой филиал, чтобы повысить свою квалификацию. Как сотрудники, так и фирма получает множество преимуществ.

3. Гибкость рабочих моделей

Благодаря видеосвязи фирмы могут предлагать гибридный или удаленный формат работы. Это в любом случае повышает привлекательность компании-работодателя в глазах молодых и талантливых сотрудников, которые ценят гибкость и специальные условия труда.

4. Расширение географии

Видеозвонки дают возможность компаниям взаимодействовать с партнерами, клиентами из разных частей мира без необходимости физического присутствия. Это расширяет географию бизнес-взаимодействий фирмы и помогает проще и быстрее осваивать новые ниши, рынки, сферы деятельности и управления.

5. Эффект присутствия

Наконец, сервис видеоконференций будет лучше приложения или платформы только с функцией аудио-коммуникации. Все потому, что зрительная связь позволяет, во-первых, организовать «эффект присутствия», например, для удаленных работников. Визуальная причастность к рабочему процессу повышает их мотивацию и положительно сказывается на продуктивности работы.

Во-вторых, видеосвязь помогает установить более открытое, доверительное и тесное общение за счет транслирования эмоций и невербальных знаков.

Недостатки

1. Технические проблемы — качество связи

Даже самая важная деловая видеовстреча может сорваться из-за обстоятельств, которые не подвластны организаторам.

Неустойчивое интернет-соединение, низкое качество видео и звука, проблемы с камерой, микрофоном: вариантов форс мажоров может быть очень много. В том числе всегда есть вероятность, что выйдет из строя кабель питания.

Все это может помешать организации видеоконференции. Из-за чего установить нормальную связь и продолжать совещание будет невозможно, и у предприятия могут сорваться планы и дедлайны.

2. Риск потери конфиденциальных данных

Задержка видео, а также само качество видеосвязи и прочие неожиданности во время работы устройства — не самая главная проблема и недостаток онлайн-коммуникации. Злоумышленники могут взломать приложение для видеозвонков либо же найти и перехватить сам видеопоток.

Это, возможно, приведет к утечке конфиденциальной информации, в особенности при использовании облачных платформ. Поэтому следует заранее правильно выбрать сервис.

3. Видеозвонки не подходят для всех задач бизнеса

Для определенных сфер деятельности, таких как демонстрация функций, качества, материала физических товаров, использование камеры и сервиса для видеозвонков может оказаться менее эффективным. Все потому, что в режиме видеосвязи невозможно будет в полной мере продемонстрировать функционал таких продуктов. Поэтому нужно выбрать другой вид деловой связи.

4. Изменение бизнес-процессов

Если вы хотите установить видеозвонки в качестве постоянного инструмента для коммуникации внутри вашей компании, то вам необходимо вложить достаточно много денег в:

закупку качественного оборудования — камеры широкого обзора, обычные и беспроводные микрофоны, прочую технику и датчики;
обучение сотрудников.

Помимо этого, важно правильно выбрать видеозвонок — проверенный сервис, который подойдет вам по функционалу и стоимости.

Как повысить безопасность соединения по видеосвязи

Утечка данных во время видеозвонка — один из главных и существенных минусов удаленной коммуникации. Именно из-за риска взлома некоторые компании отказываются от такого удобного и выгодного инструмента взаимодействия. Однако если грамотно разобрать вопрос безопасности звонка с использованием видеосвязи, то можно существенно сократить риски.

1. Используйте безопасные сети

Первое, на что стоит обратить внимание на базовом уровне, — это ваша точка подключения сети.

2. Следите за обновлениями программного обеспечения

Своевременно старайтесь установить обновленную версию ПО на вашем устройстве. Это относится как к самому компьютеру, ноутбуку или телефону, так и отдельно распространяется на сервисы для видеосвязи.

В обновления ПО включаются протоколы по устранению новых уязвимостей системы. Так, злоумышленникам будет сложнее взломать систему, поскольку придется искать новые пути обхода.

3. Помните про ограничение доступа к видеоконференции

Не забывайте управлять доступом к видеоконференциям. Вы можете сгенерировать уникальную ссылку на закрытую конференцию и делиться ей только с участниками.

4. Защищайте свое устройство

Регулярно проверяйте ваше устройство, которое может быть заражено вирусами и вредоносными ПО. Нужно устанавливать приложение антивируса и проводить дополнительные проверки системы раз в несколько недель. Отсутствие защиты ваших устройств может привести к плачевным последствиям.

Конечно, установка антивируса не может на 100% обезопасить вас от утечки данных. Например, проблемы с безопасностью могут возникнуть на стороне провайдера. Однако такой подход существенно снизит риски, связанные с подрывом защиты вашей конференц-связи.

Подведем итоги

Сегодня скорость и качество коммуникации играют ключевую роль в достижении конкурентного преимущества компании. Поэтому общение по видеосвязи стало не только удобным средством коммуникации между людьми, но и важнейшим вспомогательным инструментом для бизнеса.

При использовании видеосвязи надо помнить о мерах безопасности. Вы должны серьезно отнестись к профилактическим действиям, которые помогут защитить ваши личные данные от утечки.