Что такое кадровый резерв и как его создать: виды, принципы, критерии отбора

Что такое кадровый резерв

Кадровый резерв – это система работы с перспективными сотрудниками, у которых есть потенциал занять ключевые должности. Компания выделяет группу мотивированных и талантливых людей, готовых к карьерным изменениям, а затем обучает их и предлагает более ответственные и амбициозные задачи. Когда появляется подходящая вакансия, на нее приглашают человека из резерва.

Это один из важнейших инструментов управления персоналом – страховка на случай ухода значимых для бизнеса сотрудников. Для некоторых компаний иметь такой резерв жизненно необходимо, так как один день простоя стоит очень дорого.

Резерв обученных сотрудников позволяет заранее подготовиться к возможным изменениям в структуре организации, обеспечивает преемственность управления и делает компанию более стабильной в долгосрочной перспективе.

С помощью кадрового резерва в первую очередь закрывают вакансии на руководящие позиции компании. Во вторую очередь – на ведущие и средние позиции.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

При этом в резерв можно включать сотрудников любых категорий:

• ведущих специалистов;
• успешных молодых сотрудников;
• руководителей небольших подразделений или филиалов и т. д.

При попадании в резерв человек сможет расширить кругозор, получить новые знания и опыт. Это полезно и для компании, и для него самого.

Что дает кадровый резерв

Главная цель создания кадрового запаса – снижение рисков и издержек компании, связанных с внезапным уходом ключевых сотрудников. Готовый пул адаптированных и обученных людей, которые разделяют ценности компании, значительно сокращает срок закрытия вакансий.

Помимо этого кадровый резерв дает бизнесу массу других преимуществ:

• Укрепление корпоративной культуры. Компания, которая активно развивает сотрудников и дает им возможности для профессионального роста, делает людей более вовлеченными и мотивированными. У них повышается чувство ответственности не только за свою работу, но и за общий результат. Коллектив становится сплоченнее.‍
• Снижение текучки кадров. У человека появляется больше возможностей для роста внутри компании. Он остается в ней на долгий срок, перемещаясь между должностями. Как правило, сотрудник благодарен за такую возможность и очень лоялен к бизнесу.‍
• Развитие талантливых сотрудников. В основе кадрового резерва лежит система развития членов команды. В программу обычно включают тренинги для совершенствования лидерских, коммуникативных навыков и других важных soft skills. За счет этого общий уровень профессионализма сотрудников растет.‍
• Преемственность поколений. При передаче руководящего поста человеку из кадрового резерва сохраняется преемственность системы управления. Люди перенимают опыт друг друга, заранее знакомятся с особенностями работы на определенной позиции.‍
• Снижение затрат. Уменьшаются расходы на подбор и обучение нового персонала. Кроме того, сильно сокращается период адаптации назначенных сотрудников – они быстрее начинают полноценно работать.

Как результат – повышается конкурентоспособность компании. Ведь у нее сильная команда квалифицированных специалистов, стабильная кадровая ситуация и непрерывные рабочие процессы.

{{cta_op_banner}}

В каких случаях его создают

Решение о формировании кадрового резерва каждая компания принимает самостоятельно, исходя из целей и потребностей бизнеса.

По данным HeadHunter, чаще всего резерв создают крупные компании, с численностью команды более 500 человек. Чем меньше бизнес, тем реже используется этот инструмент.

Кадровый резерв актуален для компаний, которые находятся на этапе развития и роста либо зрелости. В недавно созданных организациях или тех, которые находятся в упадке, этот подход не применяют.

Вам стоит задуматься о создании кадрового резерва, если бизнес часто сталкивается с такими проблемами:

• дефицит персонала на рынке труда;
• высокая неуправляемая текучка кадров;
• разрывы преемственности в бизнес-процессах и системе управления.

Иногда кадровый резерв создают, чтобы в будущем сделать резкий скачок в развитии компании, качественно улучшить эффективность и стабильность бизнеса.

Минусы кадрового резерва

Есть несколько важных нюансов, о которых надо знать до формирования кадрового резерва.

Во-первых, это достаточно длительный проект. На создание пула перспективных сотрудников и их подготовку может уйти от 3 до 6 месяцев. В дальнейшем систему необходимо поддерживать – актуализировать списки, проводить аттестацию команды, дополнять обучающие программы.

Во-вторых, в кадровый резерв нужно инвестировать ресурсы – деньги и время специалистов. Инвестиции окупятся, когда вакансии начнут закрываться быстрее. Но на начальном этапе прибыльность может быть не очевидна.

Третий нюанс связан с человеческим фактором – неоднозначным восприятием метода членами команды. К примеру, слишком долгое нахождение сотрудника в резерве может демотивировать его. Либо кто-то из руководителей начнет считать «резервистов» своими конкурентами. Ситуации разные. Важно замечать их и своевременно реагировать.

Таким образом, у системы кадрового резерва есть и плюсы, и минусы. Нужно осознанно взвесить все «за» и «против» до начала работы в этом направлении.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Виды кадрового резерва

Существует два принципиально разных инструмента – это внешний и внутренний кадровый резерв.

Внутренний

Внутренний кадровый резерв формируется из сотрудников компании. То есть из людей, которые уже работают, и при этом готовы перейти на новую должность или хотя бы имеют соответствующий потенциал.

У такого подхода масса плюсов:

• человек уже лоялен к компании, есть связи и поддержка в коллективе;
• он знаком с бизнесом, его процессами и корпоративной культурой;
• сотрудник может быстро адаптироваться к новым должностям.

Но есть и минусы:

• ограниченный выбор кандидатов;
• возможны конфликты и конкуренция внутри команды;
• нет нового опыта «со стороны».

Внешний

Внешний резерв формируют из людей, которые еще не работают в компании, но при этом подходят ей по определенным параметрам.

Чаще всего во внешний резерв включают:

• соискателей, которые откликались на вакансии и хорошо себя зарекомендовали, но не были приняты по каким-то причинам;
• людей, найденных в базе данных с резюме;
• успешных сотрудников конкурирующих компаний;
• студентов и выпускников профильных вузов, например, прошедших практику или обучение на предприятии.

Такой резерв создается, если внутренних кандидатов недостаточно либо бизнес хочет внедрить новые идеи и методы управления организацией.

Плюсы такого подхода:

• широкий выбор кандидатов;
• возможность получить свежие знания и опыт;
• есть более компетентные сотрудники, чем внутри компании.

Основные минусы:

• длительная адаптация к процессам и корпоративной культуре;
• меньший уровень лояльности;
• вероятность ошибки при оценке кандидата выше;
• данные базы внешнего резерва быстро устаревают.

У внешнего кадрового резерва минусов объективно больше, ведь эти сотрудники не находятся «в доступе» у компании – их сложно оценить в деле и нет возможности заранее обучить или подготовить. Поэтому разумно начать формирование резерва с внутреннего подхода. В случае, если кандидатов окажется недостаточно, начать составление внешних списков.

Базовые принципы

Есть несколько важных правил, соблюдение которых поможет создать эффективный кадровый резерв.

Системность

Работа над резервом талантливых сотрудников должна стать частью общей стратегии бизнеса. Отдел персонала и руководство компании должны регулярно актуализировать задачи, которые решает резерв. Кроме того нужно систематически обновлять списки людей, корректировать планы и методики обучения, проводить аттестации сотрудников и отслеживать их прогресс.

Гласность

Вся информация о проекте должна быть открытой и доступной. Чтобы кадровый резерв принес наибольшую пользу, надо подробно объяснить суть проекта команде.

Важно акцентировать внимание людей на плюсах программы и для бизнеса, и для его участников. Сотрудникам нужно рассказать, как идет отбор в кадровый резерв и что нужно сделать, чтобы туда попасть. Отдельное внимание стоит уделить возражениям и страхам, чтобы не возникло недопонимание или напряжение в коллективе.

Конкурентность

На каждую позицию в резерве должно быть минимум два или три кандидата. В этом случае можно выбрать лучшего сотрудника. Такая конкуренция даст людям мотивацию к развитию и росту.

Активность

В проекте должны быть заинтересованы все стороны: и руководство компании, и сотрудник. Если одна из сторон теряет мотивацию и перестает проявлять активность, то такой резерв не принесет пользу бизнесу.

Соответствие

Кандидаты в резерв должны соответствовать основным характеристикам выбранной должности. Уровень их квалификации не может быть значимо ниже базовых профессиональных требований.

Конечно, сотрудники в кадровом резерве проходят дополнительную подготовку. Но она должна опираться на уже имеющиеся знания и навыки.

Критерии отбора в кадровый резерв

Конкретные параметры, по которым человека включают в кадровый резерв, зависят от характера будущей работы. Требования к каждой позиции, как правило, описаны в профиле должности и модели компетенций.

В них входит, в том числе:

• пол и возраст;
• образование и опыт работы;
• наличие определенных hard и soft skills;
• текущая эффективность – уровень ключевых KPI;
• результаты внутренних аттестаций;
• соответствие ценностям и корпоративной культуре компании;
• потенциал – готовность развиваться и двигаться по карьерной лестнице.

Чтобы определить готовность человека к развитию, можно поговорить с ним самим, а также получить рекомендации от руководителя. Стремление к самосовершенствованию, мотивация к карьерному росту, открытость новым знаниям и опыту – важные качества для кандидата в кадровый резерв. Их наличие и надо выяснить.

Кроме стандартных параметров очень важно оценить уровень лояльности человека к компании. Ведь бизнес будет вкладываться в этого сотрудника – нужно, чтобы он остался внутри организации надолго. Лояльность работников можно определить, например, с помощью индекса NPS.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как создать кадровый резерв

Чтобы построить эффективный кадровый резерв, надо выполнить семь основных шагов.

1. Определите ключевые должности

Составьте список позиций, которые имеют важнейшее значение для вашего бизнеса. Включите в него не только должности руководителей, но и специалистов среднего уровня.

В первую очередь в перечень должны попасть:

• Позиции, от которых напрямую зависит результативность компании, например, директор по производству.
• Должности, которые сейчас в дефиците на рынке труда, к примеру, ведущий IT-разработчик.

Если компания планирует расширение, то в список можно добавить позиции «на перспективу». Так вы сможете заранее подготовить людей и, когда вакансии откроются, они приступят к работе.

2. Составьте модель компетенций для каждой позиции

Сформируйте список критериев для включения сотрудника в кадровый резерв. То есть подробно опишите набор требований к личным качествам, навыкам и знаниям, которые нужны человеку на определенной должности.

Обозначьте минимальный уровень компетенций, достаточный для попадания в резерв, и оптимальный – желаемый уровень, к которому специалист будет стремиться. Такая шкала пригодится при разработке программы обучения для «резервистов» и позволит отслеживать их прогресс.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3. Проведите оценку сотрудников

Сначала оцените членов команды по формальным признакам, в том числе полу, возрасту, образованию и опыту работы. Выделите самых результативных сотрудников, которые регулярно выполняют свои KPI.

Вторым шагом надо оценить знания, навыки и компетенции каждого кандидата. Для этого применяют такие инструменты:

• тесты, ролевые игры и решение кейсов;
• интервью по компетенциям;
• ассессмент-центр;
• оценка 360-градусов.

В компании, которая регулярно проводит аттестации сотрудников, дополнительные тестирования могут и не понадобиться. Для каждой позиции методики оценки определяются индивидуально, в зависимости от контекста.

Если для каких-то позиций не найдется подходящих кандидатов, то можно будет подключить внешний кадровый резерв. Для этого нужно создать базу людей, не работающих в компании, но соответствующих требованиям на должность.

На третьем этапе нужно выяснить уровень лояльности человека к бизнесу, соответствие ценностям компании и его мотивацию на развитие. Для этого можно провести личную встречу с сотрудником, а также пообщаться с его текущим руководителем. Эта информация позволит принять итоговое решение о включении человека в кадровый резерв.

4. Опубликуйте списки кадрового резерва

Составьте список сотрудников, которых по итогам оценки вы решили включить в кадровый резерв. Опубликуйте его на общедоступном ресурсе, например, внутреннем сайте компании.

На каждую позицию должно быть не менее двух, но и не более пяти кандидатов. Всего один претендент на должность будет мало мотивирован на развитие. Слишком большое количество участников тоже демотивирует, так как вероятность получить работу снижается.

Если на предыдущих этапах подробности программы еще не обсуждались с командой, то сейчас самое время это сделать. Расскажите людям о целях и задачах проекта. Поздравьте тех, кто попал в него. Тем, кто не включен в списки, расскажите о том, как можно попасть в кадровый резерв в будущем.

5. Составьте индивидуальные планы развития

Составьте персональные обучающие программы для каждого сотрудника в кадровом резерве. План должен учитывать зоны роста человека и в первую очередь развивать те навыки и компетенции, которые у него выражены недостаточно.

Формат обучения может быть разным:

• внешние семинары, курсы, тренинги и конференции;
• стажировка на предполагаемой будущей должности;
• моделирование ситуаций и кейсов;
• работа с наставником или ментором;
• участие в проектах и задачах, которые позволяют на практике развивать нужные личностные качества;
• работа в кросс-функциональных командах.

План составляется на срок от 6 до 12 месяцев. Предполагается, что не позже, чем через год человек будет готов к работе на новой должности.

Важно, чтобы программа развития была согласована с сотрудником и учитывала его профессиональные интересы и личные амбиции. Это обеспечит максимальную вовлеченность и мотивированность человека.

После обучения важно оценить прогресс сотрудника и, при необходимости, дополнить программу.

6. Закрепите проект документально

Чтобы кадровый резерв долго и успешно функционировал в компании, важно правильно оформить соответствующие документы.

Как правило, работа резерва регулируется специальным положением. Его содержание может быть, например, таким:

• Цели и задачи кадрового резерва.
• Принципы его создания.
• Перечень должностей, в отношении которых формируется резерв.
• Порядок включения сотрудников в резерв и критерии отбора кандидатов.
• План развития участников резерва.
• Порядок и критерии для исключения человека из программы.
• Процедура анализа эффективности кадрового резерва.

Такое положение подробно описывает работу резерва и план действий на каждом этапе. В него также можно включить шаблоны документов, которые используются для оценки сотрудников, и другие полезные материалы.

7. Используйте резерв и оцените эффективность

После создания резерва и подготовки сотрудников, начните активно использовать его для закрытия возникающих вакансий. Еще раз оцените знания и навыки кандидатов и выберите лучшего для работы на конкретной должности.

Когда трудоустроите первых 3-5 сотрудников с помощью резерва, обязательно оцените эффективность программы. Проанализируйте:

• сколько времени и денег уходит на закрытие вакансии с кадровым резервом и без него;
• как быстро человек адаптируется на новой должности, насколько он эффективен с программой и без.

Кадровый резерв оказывает косвенное влияние на продуктивность и лояльность всего коллектива. Ведь он создает культуру непрерывного обучения и роста, мотивирует людей к самосовершенствованию.

Поэтому для комплексной оценки эффективности программы надо посмотреть еще и на общий уровень лояльности и вовлеченности сотрудников, уровень их мотивации.

Если наличие кадрового резерва оправдало себя и результаты вас устраивают, то продолжайте поддерживать программу. Для этого нужно:

• отслеживать прогресс кандидатов в резерве;
• корректировать планы обучений;
• регулярно актуализировать списки «резервистов»;
• сверять задачи проекта с целями компании – добавлять новые позиции при необходимости;
• как минимум раз в год проводить комплексную оценку всех сотрудников компании и включать в резерв новых перспективных кандидатов.

Ошибки в работе с кадровым резервом

Создание резерва – это долгосрочный и комплексный проект. В работе над ним часто допускают самые распространенные ошибки:

• Предвзятость. Если отбор в резерв основан не на объективной оценке способностей кандидата, а на личных предпочтениях руководителя, то есть риск повысить не самых эффективных сотрудников. Поэтому решение о включении человека в резерв лучше принимать коллегиально, опираясь на результаты его аттестации.‍
• Долгое ожидание. Длительное нахождение в резерве может сильно демотивировать человека. За 1-2 года он может перерасти не только свою текущую должность, но и ту, к которой его готовили. С такими кандидатам надо быть особенно внимательными, ведь они могут уйти в конкурирующие компании.‍
• Попытка сэкономить. Развитие резерва требует инвестиций. Нежелание руководства тратить на него деньги может свести «на нет» все усилия HR-специалистов. Поэтому важно согласовать все расходы еще на этапе планирования, а по итогам – оценить эффективность и проверить, действительно ли резерв окупился.

Резюмируем

Кадровый резерв – это система работы с перспективными сотрудниками компании, у которых есть потенциал занять более высокие должности.

Главная цель резерва – защитить компанию на случай ухода ключевых сотрудников и уменьшить сроки закрытия вакансий. У проекта есть и масса других плюсов, в том числе укрепление корпоративной культуры, снижение текучки кадров, развитие команды, повышение лояльности и вовлеченности людей.

Кадровый резерв строится на нескольких базовых принципах:

• системность в работе;
• открытость и гласность;
• поддержка здоровой конкуренции;
• активность со стороны сотрудников;
• их соответствие требованиям.

Чтобы сформировать кадровый резерв компании, необходимо определить список ключевых должностей и критерии отбора для них. Затем провести оценку сотрудников, выбрать подходящих кандидатов и составить индивидуальные планы развития. Проект надо обязательно закрепить документально, а в конце года – оценить его эффективность.

Создание кадрового резерва – это долгосрочная инвестиция в будущее компании. Бизнесы, в которых есть такой «запас прочности» более стабильны, успешны и конкурентоспособны, ведь резерв позволяет компании не прерывать важные процессы при уходе отдельных сотрудников.