Кросс-функциональные команды: как создать сильный коллектив

Что такое кросс-функциональная команда

Кросс-функциональная команда — коллектив, который состоит из экспертов с разными навыками, знаниями, опытом, hard и soft skills. Кросс-функциональные команды работают над общими проектами, каждый участник использует свои навыки, опыт. Это и делает такую команду сильной.

Например, команда может состоять из разработчика, дизайнера, маркетолога и менеджера проекта. Каждый из них выполняет свои задачи, помогает другим со смежными заданиями, вносит свой вклад в проект.

Представьте, что ваша команда разрабатывает новое приложение. Разработчики отвечают за код, UI/UX-дизайнеры — за интерфейс, а маркетолог и копирайтер — за то, как продвигать продукт. Работая вместе, они могут обмениваться знаниями и опытом, чтобы находить решения, которые удовлетворяют потребности пользователей. Например, маркетолог подскажет дизайнеру, какие кнопки хотят видеть пользователи в приложении, они обсудят это с разработчиком, быстро изменят внешний вид кнопок.

Кросс-функциональность делает процесс работы более гибким, поэтому такой подход часто используют в Agile.

Отличие кросс-функциональной команды от обычной. Функциональные команды состоят только из специалистов одной области. Например, в финансовом отделе могут работать только бухгалтеры. Они знают все про финансовые отчеты и налоги, их работа напрямую не влияет на продукт или клиентов. Эта команда сосредоточена на узких задачах.

Этим и отличается кросс-функциональная команда, в которой эксперты из разных сфер заняты выполнением большого количества разнообразных задач, решением разных вопросов. Они не только ведут отчеты и занимаются финансами, как бухгалтеры. Они разрабатывают продукт, изучают и анализируют фидбэк пользователей, дорабатывают, тестируют, продвигают продукт.

Основное преимущество данного подхода в многозадачности: коллеги с разным опытом дополняют друг друга, вместе они способны выполнять сложные задачи.

Важные характеристики кросс-функциональной команды:

1. Разнообразие экспертов. Команда состоит из людей с различными навыками, опытом, который помогает разносторонне подходить к решению задач. Например, у маркетолога есть опыт в продвижении продукта, он также знает, какие функции важны для пользователей. UI/UX-дизайнер знает, как выстроить интерфейс, чтобы он был удобен. Это позволяет специалистам с разным бэкграундом совместно работать над продуктом.
2. Самостоятельность. Преимущества кросс-функциональных команд: они сами планируют работу, организовывают внутренние процессы. Руководство компании не должно их постоянно контролировать. Но у команды есть лидер, который устанавливает дедлайны, определяет приоритетность задач, распределяет роли.
3. Общие цели. У участников есть общая цель, над которой они работают вместе. Иначе коллектив невозможно назвать кросс-функциональной командой. Например, все участники нацелены на выпуск продукта на рынок. Если кто-то будет работать над продажами, а кто-то — над релизом, достичь обеих целей не получится.
4. Общая ответственность. Все сотрудники несут ответственность за конечный результат. Они не только принимают решения, но и ответственны за их последствия. Если что-то не удается, команда анализирует, что пошло не так, какие улучшения можно внести.
5. Гибкость. Кросс-функциональные команды должны быстро менять формат работы или перекраивать план, если какие-то факторы изменились. К примеру, если заказчик поменял требования к продукту, тимлид и продакт оунер быстро меняют стратегию или ее часть. Все остальные сотрудники перекраивают план действий, работают над новыми задачами. Это требует гибкости и от самих участников команды.
6. Открытое общение. Участники регулярно обсуждают свои идеи, предложения, проблемы. Для этого проводят дейли — ежедневные встречи для обсуждения хода работ.

Такие характеристики соответствуют общим принципам кросс-функциональности.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества кросс-функциональной команды

• коллектив работает быстрее;
• сотрудники обучаются друг у друга на практике, используют разные инструменты для решения задач;
• получается лучше понять потребности клиентов.

Недостатки кросс-функциональных команд:

• такими коллективами тяжелее управлять;
• в коллективе могут возникать конфликты;
• важно четко разграничивать роли участников, зоны ответственности, иначе в работе будет беспорядок.

Больше узнать о типах команд, способах управления проектами можно в Telegram-канале «Бизнесовочная». Подпишитесь, чтобы читать полезные статьи для руководителей и предпринимателей.

Зачем нужны кросс-функциональные команды

Кросс-функциональные команды чаще всего помогают компаниям справляться с трудными задачами. Они нужны, чтобы:

Улучшить качество работы. Кросс-функциональные команды фокусируются на пользе продукта для пользователя. Специалистам из разных областей легче учитывать потребности клиентов. Например, когда маркетологи работают с разработчиками, они могут легко донести до них информацию о том, что именно нужно пользователям. Именно поэтому, чтобы сделать хороший продукт, используют кросс-функциональные команды.

{{cta_op_banner}}

Ускорить бизнес-процессы. Кросс-функциональные команды более гибкие, они позволяют уменьшить количество времени, потраченного на принятие решений. Так как сотрудники разных подразделений работают вместе, они быстро проводят совещание, обсуждают проблему, придумывают, как ее решить. Это позволяет избежать задержек.

Улучшить процесс коммуникации. Члены кросс-функциональной команды чаще общаются друг с другом, что способствует созданию более доверительной рабочей среды.

Перестраивать работу. В условиях быстро меняющегося спроса, рынка, технологий кросс-функциональные команды можно использовать, чтобы быстрее реагировать на изменения, так как они гибче обычных.

Поддерживать развитие сотрудников. Сотрудники могут обучаться друг у друга, перенимать навыки, компетенции, даже особенности решения задач. Таким образом, кросс-функциональные команды повысят качество выполнения задач, позволят специалистам расти в профессиональном плане.

Типы кросс-функциональных команд

Проектные. Команды собирают под проект, их распускают после его завершения. К примеру, команду собирают, чтобы разработать и запустить продукт. Когда продукт готов, команду могут распустить совсем или частично.

Допустим, если сервис готов, оставляют троих разработчиков и тестировщиков, чтобы время от времени выпускать обновления, исправлять баги.

Процессные. В этом случае кросс-функциональные команды сосредоточены на улучшении существующих бизнес-процессов в компании. Их главная цель в том, чтобы сделать рабочие процессы более эффективными.

Допустим, кросс-функциональная команда состоит из аналитиков, руководителя отдела продаж, директора по продажам. Они анализируют воронку продаж компании, находят узкие места, думают, как их исправить.

Инновационные. Данные команды собирают для поиска новых идей. Они могут продумывать стратегию развития бизнеса, разрабатывать новые продукты или услуги.

Представим, что в компании решили внедрить growth-hacking маркетинг. Чтобы провести взлом роста, нужна кросс-функциональная команда. Для этого собирают команду из руководителей, штатных маркетологов, внешних экспертов, специализирующихся на growth-hacking.

Функционально-ориентированные. В этом случае собирают экспертов из разных сфер, которые работают над похожими задачами. Команда, ответственная за маркетинг, включает специалистов по SEO, директологов, копирайтеров, аналитиков. Они совместно работают над продвижением бизнеса.

Кризисные. Такие команды часто формируют временно, их состав меняется в зависимости от конкретной ситуации. Создают кросс-функциональные команды для того, чтобы оперативно решить возникшие проблемы.

Представьте, что в компании произошла утечка данных, создавшая угрозу безопасности пользователей. В такой ситуации формируют кризисную команду, состоящую из специалистов по кибербезопасности, аналитиков, юристов и PR-менеджеров. Их задачи:

• быстро определить источник утечки;
• устранить последствия;
• прокомментировать ситуацию в СМИ;
• разработать план действий по восстановлению репутации бизнеса.

Постоянные. Данные команды создают надолго, они занимаются длительными проектами. Допустим, в IT-компании, есть несколько постоянных команд, ответственных за выпуск продуктов.

Каждая команда включает product manager, product owner, тимлида, разработчиков, тестировщиков. Каждая команда выпускает и дорабатывает свой продукт: корпоративный мессенджер, сервис учета финансов, платформу для оплаты работы фрилансерам.

Кросс-функциональный подход помогает быстро разрабатывать сразу несколько сервисов. Сотрудникам не приходится работать на нескольких проектах сразу, они сосредоточены на одном, что положительно сказывается на скорости и даже качестве работ.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

На каких проектах нужны кросс-функциональные команды

Сложные проекты. Для реализации трудных проектов нужны знания разных специалистов. Кросс-функциональные команды нужны, чтобы объединить экспертов из разных сфер, которые смогут справляться с трудными задачами.

К примеру, на проекте по разработке нового автомобиля участниками кросс-функциональной команды станут: инженеры-конструкторы, механики, автомобильные дизайнеры, исследователи, которые изучат рынок и спрос. Совместное сотрудничество всех специалистов позволит создать автомобиль, который будет безопасным, понравится потребителям больше, чем автомобиль конкурентов.

Исследования. Кросс-функциональность идеально подходит для проектов в области исследований. В этом случае команды могут объединять ученых, инженеров, финансистов и других специалистов. Это способствует созданию инновационных решений, выводу их на рынок.

В фармацевтической компании команда, занимающаяся разработкой нового лекарства, может включать химиков, специалистов по клиническим испытаниям и специалистов по общественному здравоохранению. Их взаимодействие обеспечивает комплексный подход к разработке препаратов.

Стартапы. Кросс-функциональные команды помогают стартапам быстрее развивать свои продукты, находить решения возникших проблем.

Стартап, разрабатывающий мобильное приложение, может состоять из единственной команды: разработчиков, дизайнеров, маркетологов, тимлида и руководителя. Это позволяет быстро перестраивать процесс разработки, исходя из отзывов пользователей, вносить улучшения в продукт на основе реального опыта клиентов. Команда работает быстрее, так как нет множества отделов и руководителей, с которыми нужно согласовать изменения.

IT-компании. В таких компаниях могут быть стандартные отделы, например, бухгалтерия, отдел продаж, маркетинга. При этом есть кросс-функциональные команды: разработчики, дизайнеры, маркетологи. Они занимаются выпуском, продвижением продукта.

Digital-агентства. Обычно в таких агентствах несколько проектов. Под каждый нужно создать успешную кросс-функциональную команд. Или несколько таких команд, между которыми затем распределят проекты. Допустим, агентство занимается разработкой и SEO-оптимизацией сайтов. Есть 5 команд, которые включают веб-разработчиков, дизайнеров, копирайтеров, SEO-специалистов. Все проекты распределяют между этими командами.

Как создать кросс-функциональную команду

1. Поставьте цели

Первым шагом по созданию кросс-функциональных команд является постановка цели. Чтобы кросс-функциональная команда эффективно работала, цели должны быть четкими. Для этого используют методику SMART. Тогда цель получается конкретной, измеримой, достижимой, с ограничением по времени.

❌Разработать CRM-систему

✅Разработать CRM-систему: разделы «Сделки», «Контакты» к 15.04.2025, раздел «Чаты», «Проекты» к 15.06.2025. Разработать интеграции с телефонией, мессенджером Телеграм, ВК, сервисами рассылок — к 20.06.2025. 01.07.2025 — релиз.

Так сотрудники будут понимать, что руководители кросс-функциональных команд ожидают получить в итоге.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2. Сформируйте состав кросс-функциональной команды

Подберите участников с разными навыкам, которые соответствуют вашей цели. Собрать кросс-функциональную команду можно из специалистов разных отделов.

Чтобы определить, какие специалисты понадобятся для выполнения цели, разбейте ее на этапы и задачи. Допустим, надо запустить корпоративный блог, задачи по этой цели:

• разработать дизайн блога — нужен UI/UX-дизайнер;
• разработать блог — веб-разработчик;
• наполнить блог контентом: подбирать темы, собирать ключи, писать статьи, делать иллюстрации — нужны SEO-специалист, редактор, копирайтеры, дизайнеры.

Так сразу понятно, какие специалисты нужны для работы кросс-функциональной команды.

Для работы в кросс-функциональной команде не стоит выбирать сотрудников разных отделов, которые конфликтуют друг с другом.

3. Опишите роли и обязанности

В кросс-функциональной команде есть эксперты с разными навыками, но похожими ролями, поэтому важно разграничить зоны ответственности каждого человека. Для этого особенно удобно использовать матрицу RACI.

RACI расшифровывается так:

• R — исполнитель.
• A — ответственный.
• C — консультирующий.
• I — информируемый. Обычно это сотрудники, которым нужно передать текущую задачу, чтобы они выполнили следующую.

Чтобы описать роли сотрудников, в таблицу вписывают задачи, а роль помечают с помощью буквы. Простой пример матрицы для создания статьи в корпоративный блог:

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Для больших коллективов, проектов матрица будет сложнее, ее важно обсудить с сотрудниками. Тогда проще будет определить обязанности в кросс-функциональной команде. В течение проекта матрицу можно перестроить, если вдруг что-то поменялось. Например, если появились новые задачи или пришлось искать замену сотруднику.

4. Определите KPI

Чтобы анализировать работу команды, изначально нужно определить ключевые показатели эффективности — KPI. Допустим, ваши кросс-функциональные команды, занимающиеся разработкой, можно оценивать с помощью таких KPI: качество кода, дедлайны, производительность команды.

Контролировать эти показатели нужно не в конце проекта, а в ходе его реализации. Это позволит вовремя замечать, если что-то идет не по плану. На основе проведенного анализа нужно составлять план действий по улучшению работы. Это поможет решить текущие технические проблемы.

5. Регулярно оценивайте прогресс

Чтобы по мере необходимости корректировать действия сотрудников, проводите встречи по итогам этапов работы. На них обсуждают достижения, трудности, планируют дальнейшую нагрузку, проводят оценку текущей работы.

Управление кросс-функциональной командой

Чтобы управлять кросс-функциональной командой, необходимо выстроить качественную коммуникацию, обмен информацией. Для этого в таких командах часто проводят созвоны, чтобы обсудить текущие задачи, построить план дальнейших работ.

Важно выстроить работу в кросс-функциональной команде так, чтобы сотрудники понимали, с какими задачами сейчас работают их коллеги. Это поможет синхронизировать работу. Для этого используют корпоративный мессенджер.

В нем сотрудники могут:

• проводить созвоны;
• фиксировать цели;
• делать отчеты о проделанной работе;
• писать планы на день;
• обсуждать текущие задачи;
• получать обратную связь;
• фиксировать KPI;
• следить за изменениями, нововведениями в организации.

Так достигается главное правило для кросс-функциональных команд — обмен информацией.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{Попробовать мессенджер Compass}}

Для управления кросс-функциональной командой, как и любой другой, важно не допускать развития конфликтов. Для этого руководителю нужно вовремя замечать предпосылки к появлению конфликта, не становиться на чью-то сторону, а действовать:

• признать наличие конфликта;
• создать безопасные условия для обсуждения;
• совместно найти выход из ситуации;
• учить команду правильно выстраивать отношения.

Если конфликты возникают всегда между одними и теми же сотрудниками, это может быть личная неприязнь. Такие ситуации, возможно, стоит решать с помощью коуча.

Резюмируем

1. Термин «кросс-функциональная команда» означает коллектив, который включает экспертов с разными навыками, знаниями, hard и soft skills. В кросс-функциональных командах участвуют сотрудники разных отделов.
2. Такая команда состоит из людей с различными навыками, который помогает разносторонне подходить к решению задач. Например, у интернет-маркетолога есть опыт в продвижении продукта, он также знает, какие функции важны для пользователей. UI/UX-дизайнер знает, как выстроить интерфейс, чтобы он был удобен. Это позволяет разным специалистам совместно работать над продуктом.
3. Обычные команды в целом собирают из специалистов одной области. Например, в финансовом отделе могут работать только бухгалтеры. Они знают все про финансовые отчеты и налоги, их командная работа напрямую не влияет на разработку продуктов или потребности клиентов. Такие команды сосредоточены на узких задачах. В кросс-функциональном подходе, наоборот, много разных специалистов работают над широким спектром задач.
4. Создание кросс-функциональной команды имеет много преимуществ: ускоряется рабочий процесс, улучшается качество, легче перестроить работу при изменениях, сотрудники перенимают опыт друг друга. Их обучение зависит от того, насколько сплоченную команду удалось создать.
5. Работа кросс-функциональных команд сможет вывести бизнес на новый уровень. Такие команды помогают объединить экспертов с разным видением решения проблем, выполнения задач, поэтому они лучше справляются с тяжелыми задачами. Но в управлении такими командами нужно просчитывать любые мелочи, распределять роли, иначе будет бардак.
6. Чтобы создать эффективную кросс-функциональную команду, нужно прописать цель, разложить ее на этапы, задачи. Тогда будет понятно, какие сотрудники нужны на проекте. Дальше с помощью матрицы RACI прописывают роли, обязанности сотрудников, ставят необходимые KPI — ключевые показатели эффективности, контролируют их.
7. Кросс-функциональных команд становится все больше, так как они хорошо показали себя на сложных проектах, в IT-компаниях. Методики Agile, Канбан основаны на идее кросс-функциональных команд. Сейчас эти инструменты внедряют не только в сфере IT, но и, например, в производство.