Управление командой проекта: 15 советов

Время прочтения: мин.

Команда проекта – это группа специалистов, которые работают вместе для достижения общей цели. Команды могут быть как временные, так и регулярные или постоянные, но чаще всего проектная работа — это временный формат, длиной в несколько недель или месяцев.

Эффективность работы любой команды зависит от целого ряда факторов, а потому к вопросу ее формирования и управления необходимо подходить основательно.

Особенности проектной группы

Члены группы имеют определенные функции и обязанности, которые они должны выполнять. Эффективность выполнения поставленных задач зависит не только от профессионализма каждого отдельного члена команды, но и от слаженности взаимодействия между ними.

Формирование рабочей группы можно сравнить с подбором игроков в футбольную команду. Если в команде будут одни звезды, каждая из которых тянет одеяло на себя, матч с большой долей вероятности будет проигран. Если в команде будут одни нападающие и ни одного защитника, матч тоже будет проигран. Потому и в футбольной, и в проектной команде должны быть:

звезды-профессионалы, прекрасно владеющие необходимыми для работы навыками;
рядовые исполнители, каждый из которых отвечает за решение конкретного вопроса.

И каждый из них обязан:

понимать свои функции;
иметь четко обозначенную зону ответственности;
уметь взаимодействовать с другими членами команды;
быть ориентированным на общий результат.

Каких людей не стоит привлекать к проектной работе

Есть люди, которые по своему складу характера могут деструктивно влиять на всю команду. Их стоит избегать и не вовлекать в проект:

агрессоры – люди, которые испытывают негатив по отношению к проекту;
блокаторы – сотрудники, которые своими словами и действиями препятствуют свободному мышлению и высказыванию идей в дискуссиях и мозговых штурмах;
люди-тени – участники команды, которые всеми силами стараются избежать активного вовлечения в коллективные обсуждения и другие действия;
прыгуны – люди, которые во время дискуссий перескакивают с темы на тему, не позволяя довести до конца ни одно обсуждение;
доминаторы – члены группы, которые навязывают свое мнение, не желая принимать во внимание точку зрения остальных участников;
индивидуалисты – сотрудники, в большей степени ориентированные на решение личных вопросов и слабо заинтересованные в общем успехе.

Какими качествами должны обладать основные члены команды

В проекте важно сохранять не только рабочую, но и свободную атмосферу, стимулирующую движение вперед и появление новых идей. Для этого нужно, чтобы члены группы были:

активными;
инициативными;
открытыми;
умеющими повышать настроение;
способными свободно делиться идеями и найденной информацией.

Роль руководителя в управлении командой проекта

Управление командой проекта – это процесс, который включает в себя подготовку, координацию и контроль деятельности членов команды. Каждый член группы должен понимать свои роль и задачи, а руководитель проекта обязан обеспечить эффективное управление командой, чтобы достичь поставленных целей в срок и в рамках установленного бюджета.

Для успешного управления командой проекта необходимо учитывать все аспекты деятельности команды: от планирования и организации до контроля и корректировки.

Руководитель проекта должен быть готов к тому, что команда может меняться и адаптироваться к новым условиям, поэтому ему важно уметь быстро реагировать на изменения и вносить корректировки в план проекта.

Управление проектной командой требует от руководителя проекта не только знаний и навыков, но и умения работать в команде. Он должен:

уметь слушать каждого члена команды;
учитывать их мнения и идеи;
уметь находить компромиссы и принимать решения, которые будут выгодны для всех участников проекта.

В зависимости от поставленных целей и задач, можно выбирать один из следующих стилей руководства.

Проблемно-ориентированный подход

Представляет собой организацию заранее запланированных встреч с участием менеджеров проектной команды, с учетом общих организационных отношений и целей. Цель таких встреч – мозговой штурм, в рамках которого решаются вопросы проекта. Такой подход направлен на поэтапную разработку процедур решения командных задач с целью достижения основной цели проекта.

Ролевой подход

Предполагает грамотное распределение ролей участников проектной команды и выстраивание их сотрудничества с учетом возможного перекрытия функций друг друга. Поведение членов команды может зависеть от их личностных особенностей и субъективного восприятия менеджером своей роли.

Межличностный подход

Ориентирован на создание благоприятной атмосферы в проектной команде и основан на идее того, что межличностная компетентность помогает эффективной командной работе. Цель подхода – увеличение доверительных отношений между членами команды, поощрение совместной работы и взаимной поддержки.

Целеполагающий подход

Основывается на целях проекта и обеспечивает лучшую ориентацию участников команды в процессе достижения единого результата.

Управление командой проекта остается важным аспектом успешного выполнения плана проекта. Руководитель проекта должен играть ключевую роль в этом процессе, и его успех зависит от того, насколько эффективно он управляет подчиненными и координирует их деятельность.

Роль коммуникации в управлении командой проекта

Управление командой проекта является неотъемлемой частью успешной реализации проекта. Проектная команда – это группа людей, которые работают вместе для достижения общего результата. От того, как они общаются и насколько хорошо понимают друг друга, зависит и результат проекта. Руководитель должен уметь координировать общение членов команды и принимать обдуманные решения.

На этапе принятия решений важно учитывать мнение каждого ключевого члена проектной группы. Это поможет избежать конфликтов и недоразумений, которые могут повлиять на качество работы над проектом и увеличить время его реализации.

Необходимо уделить внимание тому, как организована коммуникация между членами команды — тогда проект будет выполнен в срок и с высоким качеством. Вот несколько вопросов, на которые нужно обратить внимание:

понимают ли все члены команды, кто за что отвечает?
доступны ли им все необходимые материалы для работы?
есть ли руководитель у каждой исполнительной группы?
есть ли в команде регулярная отчетность о движении?
нет в команде конфликтных личностей, которые создают напряжение другим?
настроен ли способ сбора обратной связи после общих встреч?
есть ли практика планирования?
понимают ли участники проекта глобальную цель и ее ценность?

Планирование командной работы

Планирование командной работы является ключевым аспектом успешной реализации проектов. Менеджер проекта должен понимать свою роль в формировании команды, которая будет работать над достижением поставленных целей.

Участники проекта должны четко знать свои роли и понимать, какие задачи они будут выполнять.

Менеджер проекта должен определить состав команды, ее цели, сильные стороны и точки роста каждого из ее членов. Он также должен найти такой стиль управления командой и методы, которые будут использоваться для достижения целей и минимизируют возникновение возможных конфликтов в процессе коммуникации между членами группы.

Если менеджер не понимает свою роль внутри команды, он не сможет эффективно ей управлять. Ниже мы расскажем про это подробнее.

Организация командной работы

Организация командной работы является важным аспектом успешной работы команды. Это помогает обеспечить:

эффективное взаимодействие между участниками команды;
выполнение задач в соответствии с жизненным циклом проекта.

Между исполнителями команды должен быть налажен контакт, чтобы они могли эффективно работать вместе. Важно также обеспечить все необходимые ресурсы для выполнения задач и обеспечить прозрачность в работе команды — базы знаний, регламенты, доступы к приложениям и сервисам.

Чтобы сфокусировать команду на задачах, можно перевести рабочее общение в корпоративный мессенджер Compass. В нем удобно вести как проектную работу — для разных проектов можно создать свои «пространства» с уникальным набором чатов. Напоминания, карточки участников, геймификация, бесплатный тариф и интуитивно-понятный интерфейс — лишь часть преимуществ мессенджера.

‍{{Попробовать Compass}}}

Кроме того, для успешной организации командной работы необходимо использовать различные методы управления и стили управления. Организация командной работы может быть достигнута с помощью различных методов управления, например, таких как:

матричное управление;
командное управление и т.д.

Каждый метод управления имеет свои преимущества и недостатки, поэтому выбор метода управления зависит от конкретной ситуации и потребностей команды.

Развитие проектной команды в соответствии с жизненным циклом

Развитие проектной команды в соответствии с жизненным циклом включает в себя координацию действий участников и достижение целей проекта путем выполнения задач.

Управление проектной командой является ключевым фактором в этом процессе. Участники проектной команды должны понимать друг друга и уметь работать вместе для достижения общей цели. Они должны иметь возможность принимать решения и управлять своими действиями в соответствии с целями проекта.

Сам же жизненный цикл команды проекта состоит из следующих стадий:

формирование;
срабатываемость;
рабочий период;
реорганизация;
расформирование.

В таком подходе важно учитывать все этапы жизненного цикла проекта и адаптировать стратегию управления командой к каждому этапу. Например, на этапе срабатываемости важно наладить правильную коммуникацию между членами группы.

На рабочей стадии, самой продолжительной из всех, команда должна сосредоточиться на выполнении конкретных задач и достижении поставленных целей. Если проблема возникает, команда должна быть готова к ее решению и находить новые подходы для достижения цели. В случае отсутствия возможности решить проблему, команда переходит на этап реорганизации.

Развитие проектной команды в соответствии с жизненным циклом является одним из важнейших элементов успешного управления проектом. Команда должна уметь управлять своей деятельностью в соответствии с поставленными целями и задачами, а также быть готовой к решению возникающих проблем.

Обучение персонала

Обучение персонала играет важную роль в развитии бизнеса. Оно может понадобится и в процессе создания и реализации краткосрочного проекта, особенно если вы набираете людей в рабочую группу из действующих сотрудников компании.

Каждый человек, работающий в коллективе, должен обладать определенными навыками и знаниями, чтобы выполнять свои задачи эффективно.

Система обучения должна быть гибкой и ее среда обязана быть адаптированной к потребностям каждого сотрудника. Она должна учитывать индивидуальные особенности и потребности каждого работника.

На первом этапе необходимо определить, какие курсы и программы помогут сотрудникам приобрести навыки, необходимые на пути к достижению поставленных целей. Следующим шагом нужно определить критерии оценки эффективности обучения.

Существует несколько вариантов системы обучения, которые позволяют стать самым успешным менеджментом. Например:

индивидуальное очное обучение;
групповое очное обучение;
совместное чтение и обсуждение книг;
онлайн-курсы;
разовые вебинары;
видео- и письменные инструкции и т.д.

В обучении, как и в других проектах, важно учитывать риски и распределять их между сторонами, которыми могут быть:

заказчик, то есть компания;
исполнитель, то есть эксперт или школа;
сотрудник, который проходит обучение.

Один из реальных рисков, с которым сталкиваются компании, это когда член команды проходит обучение, отрабатывает навыки на практике и в скором времени покидает проект. Происходит это часто из-за того, что:

сотрудник решил, что теперь его навыки и знания можно применить наиболее эффективно в другом проекте;
компания и член команды не подписали соглашения, по которому последний обязуется проработать в проекте определенное время после оплаты его обучения.

Обсуждение вопросов обучения должно происходить на основе четких критериев, которые определяют способность каждого члена коллектива к личному росту.

15 советов по построению эффективной команды

Несмотря на то, что команды и стили управления бывают разные, есть общие принципы, которые важно учитывать при формировании эффективной рабочей группы:

Начиная поиск персонала, обращайте больше внимания на практический опыт, профессиональные навыки и достижения, связанные с той задачей, которой сотруднику предстоит заниматься в рамках своей должности. Стоит анализировать и отзывы заказчиков на площадках, если нанимаете фрилансера, и квалификацию специалиста, подтвержденную соответствующими дипломами и сертификатами.
В команде должны быть не только специалисты высокого уровня с навыками лидерства, но и качественные линейные сотрудники. Вспомните пример про отбор людей в футбольную команду, который мы рассмотрели выше.
Убедитесь, что будущий член группы сможет уделять достаточно времени работе над проектом от начала до самого его завершения.
На этапе интервью постарайтесь выявить, что мотивирует сотрудника, чтобы понимать, как можно стимулировать его интерес к работе. Помните, что деньги — это не единственный и не всегда главный мотиватор.
Воспринимайте члена команды как клиента, которому вы продаете участие в проекте. Так будет легче оказывать на него влияние и поддерживать вовлеченность в рабочий процесс.
При найме учитывайте психологическую совместимость членов команды, умение следовать общим правилам и расставлять приоритеты.
Продумайте, сколько реально нужно людей для проекта. Чем больше людей вовлечено в работу, тем сложнее организовать должный контроль и выше вероятность допустить ошибки в проекте. Но и не старайтесь все задачи выдавать паре людей – чрезмерная нагрузка снижает эффективность работы и грозит выгоранием.
Будьте готовы к тому, что некоторые члены группы проекта могут уволиться. Причины для этого могут быть разными, но руководитель команды должен быть готов к подобной ситуации.
Определитесь с типом руководства проектом. В зависимости от целей, задач и ситуации вы можете давать больше или меньше свободы действий членам команды. И уже на старте выберите, как будете измерять результат деятельности каждого члена команды. Полезно будет изучить методики Agile и OKR.
Убедитесь, что люди обеспечены всеми необходимыми электронными сервисами, инструментами и техническими ресурсами для взаимодействия и выполнения поставленных задач. Полезно иметь общие мессенджеры и рабочие пространства команды.
При удаленной работе может быть важно, чтобы все члены команды находились приблизительно в одном часовом поясе. Ситуация, когда у одного человека утро, а у другого вечер, очень негативно влияет на взаимопонимание, работоспособность и скорость выполнения задач. Сотрудники, находящиеся в одном часовом поясе, выполняют общую работу быстрее.
Заранее подготовьте мероприятия, ориентированные на формирование и поддержание сплоченности людей в команде, в том числе и мероприятия по интеграции новых сотрудников в уже запущенный проект.
Нужно делегировать задачи и ответственность сотрудникам и не держать все под слишком жестким контролем. Это также поможет повысить вовлеченность членов команды в проект.
Старайтесь периодически вставать на место собственного сотрудника. Так проще понять, что ему мешает, чего не хватает и как можно повысить его вовлеченность и результативность работы.
Давайте подробную обратную связь каждому члену команды, отмечая его достижения и точки роста. Это покажет вашу заинтересованность в сотруднике и поможет лучше поддерживать его заинтересованность в работе. Форму обратной связи лучше продумать заранее, чтобы не тратить на это время в процессе работы.

Заключение

От того, насколько качественно вы подошли к процессу формирования рабочей группы, включая описание вакансии, во многом зависит успех всего проекта. Следует понимать, что цели и задачи проекта могут меняться в течение его реализации. Это может потребовать и изменений в команде:

корректировка денежного вознаграждения и мотивации;
полное изменение целей и задач проекта в целом и каждого члена команды в частности;
увольнение и найм людей.

То есть, руководитель проекта должен быть достаточно гибким, чтобы оперативно адаптироваться под изменения и корректировать работу команды для достижения лучших результатов в установленный срок.