Связь для бизнеса: самые эффективные способы коммуникации

Почему связь важна для бизнеса

Бизнес основан на коммуникации. В это понятие входит как общение с клиентами, так и эффективные взаимодействия между сотрудниками и партнерами. Именно поэтому для стабильного и планомерного развития бизнесу нужно организовать систему связи. Чем стабильнее и быстрее работает связь в компании, тем более эффективно сотрудники будут выполнять нужное количество поставленных задач.

Например, полезная многоканальная связь помогает развитию бизнеса в следующих аспектах:

1. Повышение эффективности взаимодействия сотрудников

Хорошо организованная и стабильная связь между сотрудниками внутри компании способствует улучшению командной работы. Она позволяет сотрудникам оперативно обмениваться информацией, обсуждать и решать проблемы, а также координировать выполнение персональных задач в офисной среде.

Правильно подобранные инструменты связи упростят контроль результатов работы сотрудников, помогут повысить производительность и сократить время выполнения задач.

2. Обеспечение качественного обслуживания клиентов

Для любого бизнеса, который хочет достичь результата, важно поддерживать высокий уровень обслуживания пользователей. Правильно подобранная система связи позволяет оперативно отвечать на запросы клиентов.

Некоторые инструменты связи помогают взаимодействовать с большим количеством клиентов, совершать «холодные» звонки, производить обработку данных и повышать продажи. Например, связка CRM-системы и IP-телефонии позволяет:

• настраивать очереди звонков;
• записывать разговоры с клиентами для улучшения качества обслуживания;
• собирать данные о покупателях.

3. Улучшение бизнес-процессов

Некоторые инструменты связи помогают оптимизировать бизнес-процессы и повысить скорость принятия управленческих решений.

Правильно настроенные коммуникационные инструменты обеспечивают оперативную передачу информации между различными уровнями управления. Это способствует более быстрому принятию важных решений, что положительно влияет на процесс ведения бизнеса.

4. Расширение географии продаж

Современные технологии и услуги связи позволяют компаниям быстро и бюджетно расширять географию своей деятельности. И при этом выводить обслуживание на новый уровень. Виртуальные конференции, облачные телефонные системы и другие инструменты помогают связаться с клиентами и партнерами в любой точке мира.

Надежная связь — это инструмент, который позволяет бизнесу решать разные коммуникативные задачи. Связь для бизнеса может быть разных направленностей, каждая из которых отвечает за определенные цели и задачи. Разберем несколько популярных вариантов корпоративной связи.

Корпоративная телефония: аналоговая связь

Аналоговая связь — классическая технология передачи данных, которая использует аналоговые сигналы для соединения устройств. Ее часто использовали до прихода цифровой телефонии, она основана на использовании аналоговых телефонных линий и коммутационных систем.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Основная особенность такой телефонии заключается в использовании аналоговых сигналов для передачи разговоров. Телефоны подключают к отдельным линиям с помощью проводов, а сигналы передают через коммутационные центры и сети телефонных провайдеров. Такая телефония не зависит от интернет-подключения.

{{cta_op_banner}}

К основным плюсам аналоговой связи можно отнести:

• простоту использования;
• надежность — аналоговая телефония обычно обладает стабильным качеством связи;
• независимость от интернет-трафика — бизнес на связи всегда;
• широкий диапазон распространения сигнала (покрытия).

Однако у аналоговой связи есть свои весомые минусы:

• ограниченный функционал — отсутствие видеозвонков, конференц-связи, мгновенных текстовых сообщений, только голосовая связь;
• высокая стоимость — тарифы аналоговой телефонии для бизнеса обычно дороже других альтернатив, особенно если речь идет о международных звонках, а также о звонках на номера других регионов, городов;
• дополнительные расходы — вам придется потратиться на подключение новых телефонных номеров.

Аналоговая связь в большей степени подойдет для традиционных отраслей, небольших компаний без сети филиалов, которым не так важно подключение через сеть-интернет. Например, для розничного бизнеса, предприятий в сфере обслуживания клиентов, а также образовательных или медицинских учреждений.

Чаще используется для организации именно внешней коммуникации:

• звонков партнерам, клиентам;
• для связи с поставщиками;
• для контроля входящих звонков.

Главное — подключать корпоративные тарифы мобильной связи, чтобы не потратить слишком много денег на связь с клиентами (на услуги абонентской платы).

IP-телефония

IP-телефония, или облачная телефония — это технология, которая позволяет передавать голосовую информацию через интернет без телефонных проводов посредством подключения виртуальной ATC*. Вместо того, чтобы соединяться с помощью телефонных линий, сигнал и информация преобразуется в цифровой формат и передается через интернет посредством IP-протокола.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Процесс подключения канала связи происходит удаленно при поддержке провайдера IP-телефонии. Нужно подать заявку на подключение — его выполнит оператор. При этом вы можете организовать качественную связь по следующим схемам подключения:

1. Телефон. Для этого способа вам нужен специальный IP-телефон, в который встроена функция подключения к IP-АТС. Внешне это обычный телефон, который можно получить у провайдера: приобрести или арендовать. Отличается от обычного тем, что у него есть выход в интернет.

Если у вас есть определенный адаптер, вы можете присоединиться к IP-сети и с обычным телефоном (через IP-шлюз).

2. Компьютер. Самый простой способ. На ПК устанавливается специальное приложение, вы получаете свой номер телефона.

Вы можете подключить номер и осуществлять вызовы на прочие устройства. Сеть IP-телефонии будет работать без перебоев, если для этого есть условия — высокое качество соединения и скорость интернета.

3. Гибрид. Самый распространенный способ для обеспечения коммуникации работников компании с клиентами. Вы можете арендовать и выбрать номер для бизнеса у провайдера и настроить переадресацию получаемых вызовов. Чтобы подключить телефон к IP-сети, можно воспользоваться роутером и VoIP-шлюзом.

Такая телефония для малого бизнеса используется и может быть одинаково полезна как для организации внутренней телефонной связи в офисе, между филиалами, так и для обеспечения внешней связи с клиентами и партнерами.

Функционал и особенности IP-телефонии

Для организации IP-телефонии в компании используются IP-телефоны или ПО для компьютеров и мобильных устройств, которое позволяет совершать и принимать входящие звонки. Можно подключить виртуальную систему и настроить два вида номеров телефонов:

‍1. Внутренний. Для внутреннего общения сотрудников используются и будут доступны внутренние короткие номера. Каждый сотрудник может иметь свой собственный виртуальный номер, который используется для быстрой связи.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2. Внешний. Для работы с клиентами, поставщиками и партнерами. Эти мобильные номера компании позволяют совершать и принимать звонки от любых внешних абонентов.

Вы можете создать для всей компании или отдельного филиала красивый номер телефона. В результате сотрудники будут совершать вызовы с IP-телефона, приложения или мобильного устройства. У клиентов же будет определяться единый номер вашей компании, по которому они смогут перезвонить вам.

Вы можете подключить сразу городские номера, многоканальные номера и даже федеральный номер телефона по России.

Главная особенность IP-телефонии: удачная комбинация привычного формата обычных звонков между абонентами и дополнительных функций, которых нет, например, у аналоговой связи.

IP-телефония включает:

• функции автоматической маршрутизации звонков — распределение звонков от клиентов;
• голосовую почту;
• конференц-звонки;
• запись звонков;
• интеграцию с другими системами бизнеса, такими как CRM и ERP;
• собственный внутренний номер;
• номер для клиента для внешних звонков.

Преимущества виртуальной IP-телефонии:

• Снижение расходов на подключение — выгодные тарифы на IP-телефонию. Стоимость существенно ниже, если сравнивать с обычной аналоговой связью, особенно в случае международных звонков.
• Масштабируемость — возможность быстрого расширения сети.
• Обширный функционал — возможность использования различных функций: интеграция с CRM, онлайн-запись звонков. Это улучшает качество обслуживания клиентов.

Недостатки IP-телефонии:

• Зависимость от интернета — качество телефонных звонков может быть нарушено при нестабильном интернет-соединении у менеджера.
• Нужен безлимитный интернет.
• Безопасность — в случае неправильной настройки или недостаточной защиты IP-телефония для интернет-коммуникаций может стать уязвимой.
• Быстрое подключение услуг и интеграция телефонии все еще может получиться дороже, чем оплата тарифов ВКС или корпоративного мессенджера.

В целом можно сказать, что современная телефония, виртуальная связь — полезный и незаменимый инструмент корпоративной коммуникации. В большей степени он подходит для реализации разных сценариев входящих и исходящих звонков. Например, для организации работы колл-центров и отделов продаж.

Корпоративный мессенджер

Корпоративные мессенджеры — это один из самых новых и современных типов связи. Они позволяют:

• выстроить коммуникацию внутри компании;
• структуризировать работу команд за счет разных рабочих пространств и чатов;
• повысить эффективность взаимодействия сотрудников;
• увеличить скорость выполнения задач в целом.

Корпоративный мессенджер по своей сути похож на классические мессенджеры, такие как Telegram или Viber. Через любой из них можно общаться текстовыми сообщениями, отправлять файлы, картинки, видео, осуществлять личный или групповой звонок.

Однако обычные мессенджеры больше подходят для личного и неформального общения. Корпоративные аналоги обладают более широким набором специализированных функций, которые направлены на повышение эффективности рабочей коммуникации.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Теперь рассмотрим основные функции и главные особенности корпоративных мессенджеров на примере сервиса Compass:

• Групповые и личные чаты.
• Пространства для команд — вы можете создать отдельное пространство для разных отделов или проектных команд.
• Аудио- и видеозвонки.
• Быстрое добавление участников, а также их удаление из мессенджера в случае увольнения сотрудника.
• Возможность искать по названиям файлы, документы.
• Реакции на сообщения.
• Треды — комментарии под сообщениями. Функция, которая позволяет структурировать общение.
• Напоминания на сообщения.
• Чат-боты и интеграции с внешними сервисами.
• Доступ для внешних пользователей. Вы можете приглашать клиентов или партнеров в пространства в качестве гостя.
• Гибкая настройка доступов и функций для участников пространств*.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Отметим, что корпоративный мессенджер — это в первую очередь мессенджер. Без интеграции через сторонние внешние сервисы менеджеры не позволят массово звонить клиентам. В целом это другой вид связи, который отличается от телефонии.

Однако корпоративный мессенджер будет крайне полезен для других задач. Это многофункциональное решение, которое помогает:

• упростить работу и повысить продуктивность деятельности сотрудников;
• защитить данные;
• структурировать и оптимизировать рабочие процессы в рамках единой платформы.

Классические примеры корпоративных мессенджеров с подобным функционалом — Compass, Mattermost, Slack.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества корпоративных мессенджеров:

• Обширный функционал для организации рабочего пространства — внедрение корпоративного мессенджера может повысить эффективность работы команды и финансовые показатели вашего бизнеса.
• Высокая безопасность конфиденциальных данных — некоторые мессенджеры, у которых есть версия on-premise, позволяют хранить данные на своих серверах.
• Простота использования — начать работать в мессенджере сможет каждый. У приложений зачастую понятный интерфейс, как у обычных мессенджеров.
• Гибкие тарифы — каждый сможет подобрать решение под свой бюджет и потребности в функционале.

Недостатки корпоративных мессенджеров:

• Для работы необходимо интернет-соединение.
• Отсутствие некоторых функций, например, видеоконференции на сотни человек, подключение номера многоканального.
• Не всегда просто поддерживать связь со своими внешними контрагентами — далеко не все хотят и могут пользоваться сторонними сервисами для связи.

Корпоративные мессенджеры в большей степени подойдут для малых, средних и больших компаний, которые работают на удаленной основе. Например, для IT-команд.

Видеоконференцсвязь

Видеоконференцсвязь, или ВКС — это собирательное понятие для разных сервисов и приложений, которые позволяют осуществлять визуальную связь на расстоянии. ВКС — это средство коммуникации, позволяющее людям общаться между собой в режиме реального времени.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

ВКС больше актуальна для компаний, работающих в дистанционном формате. Например, когда вам необходимо провести собеседование с кандидатом на должность из другого города или страны, заключить сделку или просто провести встречу с коллегами.

С технической точки зрения ВКС намного проще и дешевле, чем, например, IP-телефония или аналоговая связь. Она состоит из двух компонентов: специального сервиса и набора оборудования, которое есть почти у всех: камера, микрофон, компьютер или смартфон. Также нужно иметь стабильное подключение к интернету.

Существуют разные виды видеоконференцсвязи, каждый из которых подходит под определенные цели и задачи бизнеса. О каждом из видов мы подробно рассказывали в одной из предыдущих статей. В рамках этой статьи мы подробнее остановимся на особенностях ВКС.

Разные ВКС-системы могут включать в себя:

• аудио- и видеозвонки и конференции от 40 до 1000+ человек;
• чаты с возможностью отправки видео, фотографий, файлов;
• демонстрацию экрана;
• запись всех звонков и конференций;
• виртуальные доски, а также инструменты для совместной работы с документами, файлами;
• субтитры, перевод, перевод аудиоданных в текстовой формат;
• интеграцию со сторонними сервисами и программами.

На последнем пункте хотелось бы остановиться подробнее. Некоторые ВКС-решения могут работать в интеграции с виртуальной ATC.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества ВКС-решений:

• Экономия средств: большая часть ВКС имеет бесплатные или доступные тарифы, которые обладают достаточным набором функций для коммуникации.
• Совместная работа удаленно — вы можете работать с документами, создавать графики, планы и так далее.
• Трансграничность — ВКС-решения, которые правильно интегрированы в компанию, стирают любые границы для среднего и крупного бизнеса. Вы можете присоединиться к видеоконференции из любой точки мира.
• Реалистичность — связь по видео передает не просто голос, но и мимику, настроение, эмоции человека. Это позволяет наладить контакт с собеседником и лучше решать рабочие проблемы.

Недостатки ВКС:

• Зависимость от качества интернет-соединения.
• Возможные утечки конфиденциальных данных.
• Отсутствие некоторых важных функций для полноценной работы как внутри команды, так и с внешними клиентами: поиск сообщений, настройки доступа для участников, треды и так далее.

Итог

Любой из представленных вариантов корпоративной связи для бизнеса может быть полезен и применим в той или иной ситуации. Все это — лучшие решения. Но выбирать способ и систему связи каждый должен лично для себя: под цели и задачи собственного бизнеса.

Если у вас есть такая возможность, наиболее оптимальной стратегией будет использование нескольких видов связи. Например, виртуальная телефония или аналоговая связь подходят для прозвонов клиентов и для постоянного общения с ними.

Корпоративные мессенджеры предназначены для продуктивной и эффективной работы и взаимодействия между сотрудниками внутри коллектива. ВКС — для поддержания международных контактов с партнерами и клиентами.

Не стоит экономить на связи и на подключении дополнительного номера. Вы просто можете использовать разные виды связи под свои цели и задачи, которые в наибольшей степени подходят для вашего бизнеса.