ERP-система: как повысить эффективность бизнес-процессов

Время прочтения: мин.

Бизнес может оставаться конкурентоспособным за счет использования популярных ERP-систем. ERP-системы сегодня — это важнейший инструмент развития и работы бизнеса. Он помогает управлять бизнес-процессами и ресурсами компании или проекта.

В статье подробно разберем, что такое ERP-система. Рассмотрим устройство и назначение ERP-системы, логику работы, инструменты, преимущества и недостатки. Помимо этого, расскажем о нюансах успешного внедрения ERP-систем, каким компаниям полезно использовать этот инструмент, а каким — нет.

Что такое ERP-система

ERP-система представляет собой комплексное программное обеспечение, созданное для упрощения, автоматизации и эффективного управления бизнес-процессами в организации.

Другими словами, ERP — это унифицированная система автоматического учета и контроля разных числовых метрик предприятия. Термин ERP означает Enterprise Resource Planning — от английского планирование ресурсов предприятия.

В полноценную ERP-систему встроено единое хранилище данных. Из внешних источников в него самостоятельно поступают различные сведения обо всех бизнес-процессах фирмы. В ERP-системе объединены такие направления: финансовый, кадровый учет, закупки, склад, маркетинг.

ERP-система доступна всем отделам и сотрудникам компании. Это позволяет им эффективно работать, быстро обмениваться информацией, улучшать взаимодействие и координировать направления работы.

ERP-система становится полезной далеко не всем. С ней работают в основном предприятия крупного бизнеса или средние компании. Малый бизнес внедряет ERP достаточно редко. Это связано с тем, что, во-первых, ERP — дорогой инструмент, который чаще всего не по карману небольшим компаниям.

Во-вторых, нужно знать, что ERP может затормозить процесс работы небольшой компании. Поэтому малый бизнес может обойтись без интеграции такой системы.

Где взять систему ERP

Существует 2 основных варианта, как внедрить ERP-систему:

1. Купить готовую ERP-систему. Самый распространенный вариант, наиболее простой и удобный. Популярные современные ERP-системы: Microsoft Dynamics, 1С ERP, SAP ERP.

Проблема только в том, что такие системы разработаны компаниями, которые не учитывают все потребности каждого бизнеса. Сам функционал системы будет немного ограничен, поэтому может не подойти конкретно вашей компании.

2. Разработать собственную систему. Некоторым крупным компаниям с особыми требованиями к функционалу может быть выгоднее создавать собственную ERP: своими силами или при поддержке разработчиков на аутсорсе. Это может дать хороший результат и принести много прибыли компании в долгосрочной перспективе.

Но такая интеграция ERP-системы в бизнес подходит не всем. Придется собрать много информации про такие системы, потратить силы, время и деньги на разработку и поддержку приложения.

Виды ERP-систем

Есть несколько вариантов классификации ERP-систем. Они отличаются по типу организации, способу хранения информации и интерфейсу.

По способу хранения информации

‍On-premise. ERP-систему устанавливают на внутренних серверах компании-заказчика. Вся информация и данные обрабатываются и контролируются фирмой, независимо. Безопасность такого решения будет на высшем уровне. Однако часто подобные системы требуют инвестиций в инфраструктуру и обслуживание.‍
Облачные. Все данные хранятся и обрабатываются на удаленных серверах поставщика или производителя облачных услуг. Пользователи получают доступ к ERP через интернет. Подписка на облачные ERP обычно стоит дешевле, чем на on-premise-версии. Но если серверы вендора недостаточно хорошо защищены, есть риск утечки конфиденциальных данных.

По виду организации

‍Публичные системы. У сотрудников компании есть доступ ко всем внутренним данным.‍
Приватные. Необходимые данные доступны только сотрудникам конкретного отдела, офиса, предприятия. Сторонние лица не могут оперативно получить доступ к информации.‍
Гибридные. В основе лежит комбинация двух предыдущих видов. Сочетают функционал как приватных, так и публичных ERP-систем.

По интерфейсу

‍Онлайн-сервисы. Такие системы предоставляют доступ к ERP через браузер. Пользователь может зайти в систему и обрабатывать данные с любого устройства, подключенного к интернету.
‍Приложения. ERP-системы устанавливают на компьютеры сотрудников. К ним нельзя получить быстрый доступ с любого устройства, зато в приложении можно работать даже без доступа к интернету.

Внутреннее устройство ERP-системы: «скелет» и модули

Теперь подробнее разберем части ERP-системы, из чего они состоят, какие модули в них встроены.

Как устроены ERP-системы

Каждая ERP-система — это сложный механизм, который принято условно разделять на три больших части. Системы состоят из платформы, модулей и базы данных.

1. Платформа. Фактически это сама архитектура приложения, скелет системы. Реализует все операции и возможности с технической точки зрения, включает в себя продвинутую бизнес аналитику.

Платформа собирает информацию из разных внешних источников, может объединить ее и отправить в следующие блоки. Основная задача платформы — обеспечить работу каждого модуля ERP-системы.

2. Модули. Внутри бизнеса есть модули или отдельные сферы деятельности. За каждый из них и будут отвечать модули ERP. Модули в ERP — это компоненты, которые соответствуют определенным функциям и отвечают за свои бизнес-процессы, вопросы компании.

Бывают модули, например, для организации поставок, для финансов, производства и т. д. Каждый модуль обычно содержит набор инструментов и функций, который разработан для определенной области деятельности компании. В некоторых ERP-системах модули можно дорабатывать, опираясь на процессы бизнеса.

‍3. База данных. Это центральное хранилище данных, которое используют для обработки данных внутри ERP-системы. Хранилище как бы охватывает и объединяет всю информацию, которая потом расходится по модулям.

Модульная система в ERP

Компания может выбрать, какие именно модули учета и аналитики подключать при внедрении ERP-системы. Это зависит от специфики, особенностей и задач организации. Рассмотрим самые распространенные ERP-модули, которые требуются для постоянной оптимизации работы компании.

1. Управление финансами, бухгалтерский учет. Самый востребованный модуль, который используют почти в каждой компании, — это автоматический учет финансов. Этот модуль управления дает возможность создавать и хранить разные финансовые документы, платежные квитанции от поставщика или партнера, налоговые выписки и прочую отчетность.

С помощью модуля получается обеспечить автоматический учет всех расходов, доходов, основных средств компании. В этом модуле отображается история транзакций. Он позволяет планировать бюджет, оценивать текущее финансовое состояние фирмы, находить причины отклонений от плановых показателей.

2. Управление персоналом или человеческими ресурсами. Модуль позволяет автоматизировать процессы продаж, управления человеческими ресурсами. Он включает: кадровый учет, найм, обучение, оценку производительности, учет рабочего времени сотрудников, а также расчет заработной платы, систему мотивации.

3. Производство. В этом модуле сотрудники компании отслеживают процессы на производстве в режиме реального времени. ERP-система отображает количество ресурсов на предприятии, уровень загрузки оборудования, процент выполнения производственных работ.

Модуль помогает спланировать и грамотно оптимизировать процессы: найти узкие и проблемные места, синхронизировать работу нескольких цехов, определить приоритетность заказов.

4. Управление проектами. Модуль включает в себя планирование, контроль, отслеживание и управление небольшими проектами и задачами в рамках предприятия. Например, здесь сотрудники распределяют ресурсы, формируют бюджет, контролируют оборот документов, ставят цели и сроки по проектам.

5. Управление складом или управление запасами. Этот модуль помогает эффективно управлять складскими запасами производства. ERP-система может показать, например, запасы сырья, вести учет сырья и товаров на определенных складах. Здесь сотрудники могут проводить прием, отгрузку, инвентаризацию продукции.

6. Управление закупками — поставки. В этом модуле сотрудники планируют закупку товаров или материалов. Проще говоря, этот инструмент помогает спрогнозировать объем закупок и проконтролировать, чтобы все материалы были вовремя доставлены до производства в нужном объеме. Выполняет полный анализ и прогноз спроса внутри компании, делает отчеты, поддерживает документооборот.

7. Управление клиентами (CRM). Во многие ERP включены CRM-системы. Они нужны для того, чтобы вести клиентскую базу. В том числе включают в себя множество инструментов для управления продажами и маркетингом, обработки заказов, коммуникации с клиентами.

Как работает ERP-система — пошаговый алгоритм

Для того чтобы в полной мере понять, что такое ERP-система, следует изучить алгоритм ее работы и рассмотреть примеры.

Допустим, покупатель хочет заказать товар из магазина. На сайте он есть в наличии. При этом по базе видно: остаток товара на складе отсутствует.

Как только заказ оформлен и направлен на отгрузку, модули ERP-системы сообщают соответствующие данные всем подразделениям, которые отвечают за пополнение товара на складе. Помимо этого, уведомление приходит в отдел продаж, сотрудники которого могут сообщить покупателю, что товара временно нет в наличии, поставить его получится чуть позже.

Зачем компании внедряют ERP — главные преимущества системы

Основная цель ERP-системы — помогать компаниям в подготовке документации, автоматизации и оптимизации процессов. Однако это не полный перечень функционала ERP-системы.

Выделим основные плюсы подобных решений и ряд особенностей ERP-системы.

1. Автоматизация бизнес-процессов и экономия времени

ERP-система автоматизирует и упрощает большое количество рутинных операций и различных бизнес-процессов. Бизнес использует ERP, чтобы сократить время выполнения рутинных задач. Это повышает производительность сотрудников, уменьшает вероятность ошибок и снижает корпоративные операционные издержки.

2. Улучшение клиентского сервиса

ERP-система позволяет компаниям выстраивать взаимоотношения с клиентами. Встроенная CRM-система помогает отслеживать заказы, нужды и запросы клиентов, вести клиентскую базу, улучшать качество обслуживания. Чем больше сил компания вкладывает в улучшение сервиса, тем более лояльных покупателей она может получить.

3. Централизация данных и управление ресурсами

ERP-система может позволить компании централизованно управлять всеми видами ресурсов и факторами производства, включая финансы, человеческие, материальные и информационные активы. У компании появляется единая база данных или источник знаний, который:

способствует принятию более взвешенных и точных управленческих решений;
способствует оптимизации бизнес-процессов в компании;
помогает увеличить скорость обнаружения проблем и нивелировать недостатки структур бизнеса, которые существуют на данный момент.

4. Оптимизация планирования и отчетности

ERP помогает бизнесу:

провести качественный анализ данных;
сравнить большое количество метрик и показателей на рынке;
обработать потоки данных.

В конечном итоге это поможет найти ошибки и точки роста компании.

5. Гибкость и масштабируемость

Почти все ERP-системы сложны и предлагают гибкие настройки и конфигурации. Они позволяют компаниям адаптировать систему под свои потребности. Поэтому ERP-системы решают вопрос масштабирования: они могут расширяться вместе с ростом компании. ERP позволяет учитывать все изменения рынка, чтобы компания развивалась быстрее и не отставала от конкурентов.

6. Высокая степень защиты данных

Некоторые ERP-системы интересны с точки зрения безопасности. Они защищают данные, обеспечивая централизованное резервное копирование важной и конфиденциальной информации.

Недостатки и проблемы выбора ERP-системы

1. Большая стоимость

Сама лицензия на программный комплекс стоит достаточно дорого, не говоря уже о стоимости разработки собственной системы. Компании, внедрившие ERP, тратят дополнительные средства на обслуживание и обновление системы, обучение сотрудников. Так, в некоторых случаях современные системы могут обходиться компаниям в несколько миллионов рублей.

2. Сложное и долгое внедрение

ERP-система влияет на развитие всей экосистемы бизнеса. Ее нужно тесно связать с бизнес-процессами компании. Поэтому внедрение нового программного обеспечения может затянуться и занять от нескольких месяцев до трех лет, если речь идет о крупной корпорации с большой сеткой офисов по миру.

3. Сложность использования ERP-системы

ERP-система является сложной с технической точки зрения. Это не привычные программы Microsoft Office. Интерфейс ERP-систем сложный, поэтому люди долго привыкают к программе. Прежде чем команда начнет работать в ERP, ее обязательно нужно обучить. Стоит мотивировать сотрудников, чтобы они не сопротивлялись новому инструменту.

Как понять, нужна ли ERP-система бизнесу

Внедрение ERP-системы поможет оптимизировать повторяющиеся процессы внутри компании. И в целом у такой системы есть множество преимуществ.

В то же время, внедрение такого инструмента — это серьезный и ответственный шаг для любого бизнеса. Поэтому в первую очередь важно понять, действительно ли компании нужен такой сложный инструмент учета данных.

Чтобы принять верное решение, можно провести анализ, посмотреть на состояние компании и критичные для бизнеса моменты. Например, существует несколько признаков, которые указывают на то, что компании стоит внедрить систему управления проектами и процессами:

недостаток данных для качественного управления компанией, из-за этого происходят частые ошибки в принятии решений;
низкий уровень цифровизации производства — IT-инфраструктура компании морально устарела, требует обновления, внедрения новых сервисов, продукции;
некоторые процессы в компании сотрудники выполняют вручную или используют устаревшие технологии;
низкое качество обслуживания клиентов;
отсутствует четкая и понятная структура данных;
у компании нет инструментов, которые позволили бы контролировать работу разных филиалов, подразделений, других структур бизнеса;
быстрый рост и масштабирование среднего бизнеса.

Руководителю следует проанализировать ситуацию и ответить на два важных вопроса:

Первый вопрос позволит понять важный нюанс: реально ли ERP необходима конкретно сейчас или все актуальные задачи можно решить с помощью более простого инструмента. Если сформулировать цели внедрения системы, тогда будет проще определить общие требования к функционалу.

Ответ на второй вопрос даст понимание того, как именно следует развивать ERP-систему в соответствии с открытым планом и с долгосрочной стратегией развития компании.

На что стоит обратить внимание при выборе ERP-системы

Допустим, ERP-система подходит компании, она будет сразу способствовать росту потенциала. На самом первом этапе, перед внедрением, важно обратить внимание на несколько ключевых нюансов:

1. Важно нанять отдельного сотрудника, который будет заниматься внедрением системы. Он будет отвечать за корректную работу ERP во всех филиалах. Здесь нужно учитывать, что опытный и квалифицированный специалист не только внедрит систему, но и поможет раскрыть ее потенциал после внедрения.

2. ERP-система — не волшебный инструмент, который идеально заработает с первого запуска и закроет все потребности бизнеса. Его нужно правильно настроить, обучить сотрудников работать в ERP.

До старта процесса внедрения, важно учитывать, что каждое решение имеет свою специфику. Выбор ERP-системы зависит от потребностей компании. Поэтому необходимо выбирать модули, соответствующие требованиям и особенностям отрасли. Основная задача ERP-системы не сделать все за сотрудников компании, а помочь с оптимизацией основных бизнес-процессов.

Подведем итоги

Во всем мире и России ERP-системы широко распространены. ERP-система — комплексный и полезный инструмент, благодаря которому удается повысить эффективность работы команд и всей компании в целом. Такое решение актуально и удобно для средних по размеру компаний, но практически не подходит для малого бизнеса.

Для средних предприятий ERP обеспечивает автоматизацию различных бизнес-процессов, что способствует сокращению затрат, повышению производительности и улучшению управления ресурсами компании.

В крупных компаниях ERP в большей степени помогает анализировать результаты деятельности, обеспечить процесс масштабируемости и отвечает за глобальное управление предприятием и бизнес-процессами. В этом случае ERP-системы делают процессы прозрачными, обеспечивают координацию и согласованность действий в разных отделах и регионах.