Убираем бюрократию: как сократить время согласования в команде и повысить эффективность процессов

Время прочтения: мин.

Когда компания регламентирует свои процессы и стремится улучшить качество работы сотрудников — это круто. Но здесь есть риск провалиться в бюрократию и постепенно зацементировать процессы не хуже крупной корпорации. Как сохранить баланс, чтобы не потерять эффективность работы и сплоченность команды читайте в статье.

Признаки бюрократии в общении команды

Согласования с большим количеством людей

Долгие согласования в больших корпорациях уже стали народным мемом. Так происходит по двум причинам:

у каждого сотрудника есть свои обязанности, на которые влияет то или иное решение;
страх сотрудника взять ответственность на себя, потому что за это придется отвечать перед руководством.

Пример: в крупной корпорации нужно было сменить логотип одного из подразделений. В итоге свое мнение высказало множество сотрудников. Логотип прошел несколько этапов согласования, после каждого из которых он менялся до неузнаваемости. А потом процесс затянулся настолько, что создание логотипа отложили в долгий ящик.

Обезличенность коммуникации

Еще один признак — это отсутствие «жизни» в корпоративной коммуникации. Вроде бы все общаются, но в рамках делового этикета: сухо и официально.

Пример: сотрудники одного отдела, которые находятся на равных позициях, пишут в чат друг другу, начиная со слова «коллега». А еще обращаются друг к другу на «Вы» с большой буквы и используют большое количество вводных слов вроде «соответственно».

Фокус на процессе, а не на результатах

Бюрократия в компании обычно возникает из-за четкой регламентации рабочих процессов. В итоге сотрудники сосредоточены больше на соблюдении правил, чем на результате работы.

Пример: рекрутер нанимает менеджеров отдела продаж. По правилам компании, он должен назначить собеседования минимум 5 кандидатам в день и провести их. Несмотря на то, что есть нерелевантные отклики, рекрутер все равно назначает их на собеседования, потому что от выполнения плана зависит его KPI.

Основные проблемы бюрократии

Трата времени

Долгие согласования значительно отнимают время у сотрудников, которое можно было потратить на:

другие рабочие задачи;
реализацию идей по развитию компании;
корпоративное обучение и др.

В результате компания движется вперед и развивается намного медленнее, чем могла бы.

Дистанция в команде

Сухое, официальное обращение создает эмоциональную дистанцию. Такой стиль общения обычно используют для малознакомых людей. Так команда не сближается друг с другом, не чувствует принадлежности к коллективу.

Принадлежность к группе, между тем, является одной из самых сильных нематериальных мотиваций. И именно дружелюбный коллектив многие соискатели рассматривают в качестве критерия при выборе места работы.

Снижение эффективности

Установка на беспрекословное исполнение правил и отсутствие свободы в коллективе приводит к тому, что сотрудник фокусируется на процессе. Он выполняет определенные действия по шаблону, но при этом не думает о результате. Или думает совсем мало.

В итоге компания состоит из операционных исполнителей, обложенных правилами. Регламенты — это неплохо. Но они должны скорее направлять, чем ограничивать.

Как избавиться от бюрократии

Упростите процессы

Подумайте о том, как можно сократить длинные согласования без ущерба для результата. Например, создать отдельный чат руководства, где будут согласовываться ключевые вопросы. Так сотруднику не нужно будет писать в личные сообщения каждому руководителю, получая от каждого все новые и новые правки.

Дополнительно все активности можно согласовывать с помощью реакций в мессенджере. Это сократит время на отправку сообщений вроде «ок», «понял», «готово». Вот как, например, выглядят реакции к сообщениям в корпоративном мессенджере Compass.

Сделайте общение менее формальным

Забота о коллегах

Когда вы пишете сообщение, подумайте о том, насколько вашим коллегам будет удобно его читать. Не слишком ли оно сложное и громоздкое? Вот несколько советов, как сделать сообщение более читабельным:

уберите вводные слова, они чаще всего не нужны;
если сообщение длинное, поделите его на абзацы по 2-3 предложения и разделите их дополнительным пробелом;
не делайте слишком длинные предложения, лучше разбить одно большое на несколько маленьких;
избегайте сложных причастных и деепричастных оборотов, они усложняют текст.

Когда пишете сообщение, подумайте, какой результат вы хотите получить от коллег после прочтения. И еще раз перечитайте свое сообщение: насколько оно понятно доносит мысль о том, что вы хотите решить? Другие сотрудники не должны додумывать, какой результат вам нужен.

❌️ «оставил правки по сайту, мне не нравятся некоторые моменты»

✅️ «оставил правки по сайту, мне не нравятся некоторые моменты. Даша, исправь, пожалуйста, до конца рабочего дня и отпиши мне»

Сокращение дистанции

В зависимости от компании можно перейти в корпоративном общении на «ты». Это сближает команду и снижает коммуникативную дистанцию между ними. Такой прием повышает сплоченность команды и помогает сформировать чувство общности.

Формируйте корпоративную культуру

Чтобы команда была сплоченной и меньше погружалась в бюрократию, необходимо формировать корпоративную культуру. Это можно сделать разными способами:

создать общий чат сотрудников для неформального общения;
организовывать и поощрять совместный досуг коллег, вроде похода на квест;
регулярно проводить общие встречи команды, где сотрудники могут общаться лично.

Чем более доверительные отношения между членами коллектива в компании, тем меньше риск превратить корпоративную коммуникацию в обмен заявками в МФЦ.

Заключение

Признаками бюрократии в корпоративной коммуникации являются долгие согласования с большим количеством людей, обезличенность общения и фокус на процессе, а не на результатах.
Бюрократия в общении команды приносит такие проблемы, как трата времени, дистанция между сотрудниками и снижение эффективности.
Для того, чтобы избежать бюрократизации общения коллектива важно упрощать процессы, делать коммуникацию менее формальной и организовывать корпоративную культуру.