Операционный менеджмент: как эффективно управлять бизнес-процессами

Как устроен операционный менеджмент

В первой части материала разберем само понятие «операционный менеджмент», его сущность, принципы, элементы, а также разберем вопросы, связанные с управлением операциями.

Что такое операционный менеджмент? 

Операционный менеджмент — это система управления бизнесом, в которую входит  контроль и организация полного цикла производственной деятельности фирмы: от создания товаров до оказания услуг. 

Операционный менеджмент отвечает за улучшение любых бизнес-процессов: от закупки сырья, материалов, их превращения в готовый продукт до их доставки покупателю (время доставки, логистика).

Другими словами, операционный менеджмент — это деятельность, которая нацелена на процесс преобразования исходного сырья в готовую продукцию или услугу наиболее эффективным способом. Цель — получить максимальный результат за минимальные вложения.

Именно такой комплекс управленческих мероприятий позволяет компании вести основную производственную деятельность более эффективно, что добавляет множество конкурентных преимуществ и помогает добиться поставленных целей быстрее.

При этом всегда важно четко видеть границу между производственными и всеми остальными процессами, которые в разное время протекают внутри бизнеса.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Из схемы видно, что в рамках деятельности компании существует некий «вход», далее происходит процесс трансформации имеющихся ресурсов, а на выходе получается готовый продукт. Это и есть производственный цикл, который контролируют с помощью операционного менеджмента.

Подчеркнем несколько основных характеристик операционного менеджмента:

1. Он сосредоточен исключительно на операционной деятельности организации.
2. Направлен не просто на контроль рутинных процессов бизнеса, а на повышение эффективности.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Основные задачи операционного менеджмента

Как мы уже подчеркнули ранее, суть операционного менеджмента — в оптимизации и в какой-то мере автоматизации процессов производства бизнеса. Таким образом, к основным задачам можно отнести:

1. Организация ресурсов компании. Все доступные ресурсы (сырье, деньги) должны расходоваться максимально рационально. 

2. Снижение затрат при том же уровне дохода. В операционном цикле можно найти «слабое» место, в котором возникают ненужные дополнительные расходы. Если удасться устранить проблему, то можно повысить общую прибыль за счет сокращения затрат.

3. Повышение качества товаров и услуг.  Операционный менеджер может внедрить новые технологии в производственный цикл. Например, хорошее оборудование способствует повышению качества продукции. При таком подходе переменные издержки увеличатся не так критично (только за счет включения самой стоимости нового оборудования, но не процесса его производства), а цена обновленного товара за счет качества может стать выше.

В рамках этой задачи также практикуется контроль качества товаров. Это еще один способ повысить репутацию бренда и объем продаж.

4. Сокращение производственного цикла товара. Оптимизация основного в вашей компании производства может проходить по-разному. Например, чтобы получить больше прибыли, можно не только сокращать стоимость продукта и повышать его качество, но и сокращать время преобразования материалов в готовую продукцию. Происходит это за счет внедрения какого-то нового процесса или оборудования.

5. Работа с дополнительными бизнес-процессами в операционном менеджменте. К вспомогательным процессам относится все, что напрямую не связано с производством основного товара или услуги.

Например, работа в рамках управления запасами, заполнение и оформление платежных документов, обработка заказов и т. д. Все эти процессы можно ускорить, удешевить, улучшить. Одним словом: уменьшить их негативное влияние на основные процессы.

Операционный менеджмент как решение проблем бизнеса: составные части

Операционный менеджмент является намного более сложным и разнонаправленным, чем кажется на первый взгляд. Он подразделяется на:

1. Экономическое направление. Главное направление работы операционного менеджмента, которое мы уже достаточно детально рассмотрели ранее. Может быть связано с эффективной эксплуатацией производственных систем и прочих ценностей.

2. Организационное направление. Создание и разработка определенной структуры, стандартов, требований на предприятии. Правила работы и прочие стандарты могут быть совершенно разными. Например, прописываются не только технические правила производства продукта, но и правила внутреннего трудового распорядка, а также принципы управления сотрудниками:

по каким критериям оценивается эффективность деятельности на предприятии;за что можно получить штрафные санкции;как происходит процесс адаптации нового сотрудника и так далее.

3. Административное направление. Формирование цепочек подчинения: как целых комплексных подразделений внутри компании (например, отдел сбыта контролируется аналитическим отделом), так просто и групп сотрудников (общая иерархия).

4. Социальное направление. Создание благоприятных психологических условий для эффективной работы всего персонала на предприятии.

Оказывается, что операционному менеджеру необходимо контролировать не только экономический аспект развития предприятия, но и другие особенности и  направления, которые тесно взаимосвязаны и влияют друг на друга. Раскроем подробнее два последних пункта.

За все процессы, которые оптимизируются, дорабатываются и изменяются в рамках операционного менеджмента, отвечают сотрудники. Поэтому, чтобы улучшить какое-либо «звено» производственной цепочки, необходимо в первую очередь повлиять на соответствующий отдел или сотрудника.

В операционном менеджменте существуют дополнительные принципы работы, которых стоит придерживаться:

1. Наличие цели. Любое управление операциями подразумевает четкое следование поставленной цели, которая с точки зрения стратегии разбита на более мелкие задачи. Все сотрудники должны быть в равной степени осведомлены о целях бизнеса. Тогда они будут понимать, что именно от них требуется и зачем выполняется то или иное действие.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Проблема в примере выше кроется в неправильном взаимодействии с рабочим коллективом. Информация о новых целях компании не донесена. Работникам не объяснили, почему они должны менять процесс производства, а также каким образом это возможно сделать. На этом этапе не был внедрен и элемент мотивации. Хотя все это — часть деятельности операционного менеджера.

2. Уникальная среда для социализации. У операционных менеджеров должна быть индивидуальная методика работы для каждого коллектива. Работа в разных компаниях, на разных предприятиях должна кардинально отличаться — не стоит всегда следовать «шаблонам», управлять следует более гибко.

3. Четкая иерархия операционных процессов. Каждый процесс в рамках основной деятельности должен следовать плану. Важна четкая очередность без каких-либо пропусков и простоев. 

Например, процесс может выглядеть следующим образом: покупка сырья → хранение на складе → транспортировка до производства → производство основного товара → хранение на складе готового товара → продажа. 

Если допустить простои, сырье или продукты могут испортится или же производство перестанет работать бесперебойно — если пропустить звено, цепочка не будет работать. Этот подход — часть развития рабочей дисциплины.

4. Заинтересованность сотрудников. Само по себе наличие цели не гарантирует того, что процесс работы будет идти продуктивно и коллектив будет заинтересован в развитии. Поэтому в рамках операционного менеджмента также важно уделять внимание мотивации и другим аспектам командного развития. Если сейлс-менеджер не получает бонус к зарплате за успешную сделку, он не будет стараться ее заключить.

Основные элементы операционного менеджмента

1. Планирование

Считается важнейшим элементом любой системы управления. Основная цель планирования — минимизировать хаос, фактор неопределенности, который негативно влияет на финансовые показатели любого бизнеса. 

Если у организации отсутствует четкий план на ближайший год, то непоследовательное управление производством может привести к плачевному результату. План помогает предугадать сложности, которые могут возникнуть в процессе деятельности всей организации.

При этом сам процесс планирования достаточно сложен и требует большого опыта и определенных навыков. Зачастую, чтобы его упростить менеджеры используют автоматизацию и технологии. 

План — это не только список целей и задач. Создание плана включает в себя поиск и распределение ресурсов для производства, а также детальные расчеты разных финансовых показателей. Сегодня есть множество сервисов, которые могут упростить и автоматизировать эти процессы в рамках планирования и управления производством. Например, «ПланФакт», «1С» и т. д.

Еще один совет связан с основной задачей планирования — установкой реальных и достижимых целей производства. Обычно непросто найти золотую середину и спланировать производство так, чтобы обеспечить бесперебойность поставок ресурсов и при этом не перегрузить производственную линию.

В таком случае можно опираться на два аспекта: 

• опыт прошлых периодов;
• текущие договоры на поставку товаров. 

Анализируйте динамику производства, например, прошлого года, учитывайте остатки продукции на складе, а также новые заказы, которые ожидаются в этом году. Если производство только на самом старте и сравнить не с чем, то следует опираться на предельный уровень мощности оборудования, количество подчиненных, а также среднеотраслевые показатели (с учетом размеров, качества и специфики вашего предприятия).

2. Организация

Организация — самая базовый и очевидный элемент операционного менеджмента. Само слово «менеджмент» или «управление» подразумевает структурирование и организацию процессов. В данном случае — основного производства.

В организацию входят такие задачи: 

1. Грамотное распределение задач между всеми сотрудниками. Можно провести общее собрание или индивидуальную сессию с каждым сотрудником. В процессе общения постарайтесь понять его ключевые особенности, пожелания, сильные и слабые стороны. И далее наиболее эффективно распределите рабочие задачи и нагрузку между всеми членами команды.
2. Обеспечение доступа к актуальной информации. Каждый сотрудник должен быть осведомлен о целях, задачах компании, о текущих особенностях производства или учета. Проводите еженедельные встречи в каждом отделе и сообщайте актуальную информацию в чатах корпоративного мессенджера.
3. Установка сроков выполнения задач, распределение ресурсов для каждой производственной задачи.

3. Мотивация

Мотивация сотрудников — целая наука в сфере управления. Сплоченная и заинтересованная команда приносит больше результата, что хорошо сказывается на производственной мощности бизнеса.

Мотивация помогает настроить всех членов команды на продуктивную работу, увеличить их вовлеченность и заинтересовать в достижении глобальных целей бизнеса. Подробнее про мотивацию мы писали в одной из наших статей.

При этом мотивировать можно по-разному. Существует не только финансовый вид мотивации, когда выплачиваются дополнительные бонусы к основной заработной плате. Мотивацией может стать карьерный рост, личностное развитие сотрудника и прокачка его профессиональных навыков.

Задача руководителя — создать благоприятный климат для роста сотрудника, а также поддерживать общий уровень заинтересованности в развитии компании.4. КонтрольКонтроль — важная часть операционного менеджмента, которая помогает следить за процессом работы и оценивать результаты. Контроль на самом деле не нацелен на поиск виновников, а скорее нужен для того, чтобы вовремя фиксировать отклонения в производственном процессе, анализировать и исправлять их.

Операционный менеджер — ключевой сотрудник компании

Кто такой операционный менеджер?

Операционный менеджер — это специалист, который отвечает за управление бизнес-процессами организации на ежедневной основе. Он отвечает за распределение сырья, координацию работы сотрудников, успешную реализацию всех цепочек производства, а также планирование и контроль.

Должность менеджера операционного управления производственным циклом — центральная на предприятии. Именно от составления операционной стратегии и координации процессов производства зависит выпуск продукции или услуг.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Такие специалисты всегда будут полезными в любой отрасли, в бизнесе любого масштаба. Они могут отвечать за какую-либо одну сферу (только маркетинг или производство) или, если фирма небольшая, контролировать все производственные процессы.

Основные полномочия и задачи

Операционный менеджер координирует большую частью внутренних процессов организации — спектр обязанностей этого специалиста достаточно широк. Во многом все зависит от квалификации человека, а также потребностей бизнеса. Тем не менее, выделим основные обязанности такого специалиста:

1. Планирование производства. Обычно на основе проделанного анализа операционный менеджер разрабатывает производственный план, который может включать в себя: 

• перечень товаров (их количество и ассортимент);
• сроки производства; 
• необходимое количество сырья, рабочей силы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2. Управление качеством. Операционные менеджеры разрабатывают стандарты качества изготавливаемого товара и внимательно следят за тем, чтобы сам продукт и все процессы соответствовали этим стандартам. Высокое качество товара или услуги — залог успеха бизнеса.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3. Управление запасами. Специалисты должны постоянно контролировать уровень запасов материалов, сырья и готовой продукции на складе. Это нужно для того, чтобы, во-первых, вовремя обеспечивать производство товаров сырьем, во-вторых, осуществлять доставку готовой продукции (при помощи поставщика) до покупателя бесперебойно. 

При этом важно, чтобы запасов было не слишком мало, но и не слишком много: сырье и готовая продукция не должна испортиться за период долгого хранения.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

4. Риск-менеджмент. Операционный менеджер должен предсказывать и выявлять потенциальные риски, которые являются критическими и могут замедлить или нарушить производственный цикл.

5. Совершенствование бизнес-процессов. Подчеркнем, что основная задача менеджера по управлению операциями — доработка и улучшение текущих бизнес-процессов. Цель — возможность максимизации их эффективности. 

Специалист должен придерживаться принципа непрерывного совершенствования: когда фактически все бизнес-процессы следует улучшать постоянно, даже если все работает стабильно. Не бывает предела развитию. Например, можно заменить части производственного оборудования на новые станки, которые смогут производить больше товаров за тот же отрезок времени, что повысит деловые показатели компании.

Помимо основных задач, операционные менеджеры могут:

• управлять продажами;
• следить за поставками;
• анализировать данные и на их основе принимать решения по оптимизации процессов;
• внедрять инновационные технологии;
• управлять командой и проектами.

Если специалист грамотно рассчитал все показатели, распланировал производство, то конечный результат проявится достаточно быстро: компания эффективнее сможет достигнуть поставленной цели.

Если положительная динамика отсутствует, это означает, что где-то допущена ошибка. Следует пересмотреть стратегию и разработать обновленные стратегические планы — возможно, при поддержке других специалистов. 

Реальная польза операционного менеджмента

В этом разделе изучим операционный менеджмент с практической стороны. Чтобы сделать выводы и понять всю важность управления процессами внутри бизнеса, рассмотрим один универсальный алгоритм. Он будет полезен в случаях, когда нужно выявить операционную проблему, а затем найти и выбрать для нее наиболее эффективное решение.

Алгоритм работы операционного менеджера

Чаще всего внутри производственной цепочки бизнеса появляются определенные проблемы, которые были спровоцированы внешней средой или прошлыми решениями/изменениями в самом бизнесе. Любая операционная проблема обычно решается пошагово:

1. Выявление проблемы, а также факторов, которые способствуют ее развитию — чтобы определить проблему, необходимо провести детальный анализ ситуации.
2. Установка измеримого целевого показателя для решения проблемы. 
3. Конструирование моделей или вариантов решения проблемы.
4. Поиск альтернативных решений проблемы, а также их анализ и оценка.
5. Подбор наиболее оптимального варианта.
6. Внедрение новых процессов и принципов работы. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Подведем итоги

Операционный менеджер не просто помогает бизнесу организовать максимально эффективный, отлаженный и бесперебойный процесс производства основных продуктов и услуг, но и заметно повышает конкурентоспособность организации на рынке. Это происходит за счет того, что оптимизация производства, как правило, повышает качество товара, сокращает его себестоимость.

В результате компания может получить больше лояльных клиентов, увеличить продажи конкретной продукции и при сокращении издержек, повысить чистую прибыль. Что, в свою очередь, даст больше финансовой прочности для борьбы с конкурентами и надежно укрепит рыночные позиции.