Какие показатели эффективности бизнеса отслеживать, чтобы компания не прогорела?

Время прочтения: мин.

«Продаю рубль по 90 копеек. Прибыль пока не считал, но обороты бешеные» – знакомый анекдот, не правда ли? На самом деле и в жизни нередко встречаются предприниматели, которые работают себе в убыток, но считают свой бизнес прибыльным. Правда, думают они так ровно до того момента, пока не выяснится, что они по уши в долгах, а расплачиваться нечем. Чаще всего это происходит потому, что они просто не знают, как посчитать рентабельность собственного бизнеса, прибыль, выручку и другие показатели.

В этой статье мы расскажем, почему это важно, и за какими экономическими показателями нужно регулярно следить, чтобы не попасть в подобную ситуацию.

Доходы и расходы

Первое, с чего нужно начать, это регулярно вести учет доходов и расходов. Делать это необходимо:

каждый месяц, что позволяет оценить эффективность работы за месяц;
каждую неделю, чтобы понять, какое решение нужно принять, чтобы в случае необходимости скорректировать работу предприятия.

При этом перед началом учета доходов и расходов предпринимателю полезно будет поставить цель, сколько в текущем месяце он планирует заработать, сколько потратить, какую долю роста выручки должен показать бизнес. Тогда из еженедельного анализа данных будет понятно, какие конкретные действия необходимо совершить на будущей неделе, чтобы выполнить план в отчетном периоде.

Например, предприниматель поставил цель в этом месяце получить доход от проданных товаров в размере 200 000 рублей. Значит, его объем продаж на неделю в деньгах составляет 50 000 рублей. Если на текущей неделе он сделал продаж на 40 000 рублей, значит на следующей неделе ему нужно продать товаров или услуг уже не на 50 000, а на 60 000 рублей, то есть сделать выручку на 20 процентов больше. И так по каждой неделе: чем меньше продано товаров или услуг в текущем отчетном периоде, тем больше их нужно продать в будущем отчетном периоде.

Рассмотрим другой пример. Предприниматель поставил цель получить прибыль в текущем месяце в размере 100 000 рублей. При ежемесячных расходах в размере 50 000 рублей ему нужно продать товаров или услуг на 150 000 рублей. В неделю он должен получать доход в размере 37 500 рублей при расходе в 12 500 рублей. Если на какой-то неделе расход увеличится, значит предприниматель должен на следующей неделе:

либо продать больше всех продуктов;
либо сократить расходы без ущерба для выручки.

И, конечно, чтобы бизнес был прибыльным, доходов должно быть больше, чем расходов.

Что относится к расходам

Расходы – это все затраты, направленные на организацию деятельности компании:

аренда помещения;
зарплаты сотрудников;
закупка товаров и материалов;
интернет и мобильная связь;
внеплановый ремонт оборудования;
хостинг сайта;
реклама;
налоги;
и т.д.

Даже если вы используете в бизнесе свой личный автомобиль, например, для доставки товаров или разъездов по торговым точкам, стоимость бензина и амортизация транспортного средства тоже должны быть учтены в финансовом отчете в разделе расходов.

Себестоимость продукции

Себестоимость единицы товара – это все затраты компании, поделенные на количество продаваемых в месяц товаров или услуг. Это важный экономический показатель, напрямую влияющий на прибыль компании. И если в процессе подготовки бизнес-плана и запуска своего бизнеса его учитывают, то в дальнейшем о нем нередко забывают.

Например, себестоимость единицы товара в прошлом месяце составляла 10 рублей, а продавали товар по 25 рублей. В этом случае прибыль с одной единицы продукта была 15 рублей. Но в текущем месяце себестоимость продукции увеличилась на 2 рубля и составляет 12 рублей. Значит компания с одной единицы товара получит только 13 рублей.

На первый взгляд может показаться, что 2 рубля – несущественная разница. Но если в месяц компания продает 10 000 единиц товара, значит при увеличении себестоимости на 2 рубля она недополучит 20 000 рублей прибыли. А это уже ощутимые потери.

Денежный поток и прибыль

Для начала необходимо рассказать, в чем состоит разница между денежным потоком и прибылью:

прибыль – это то, сколько заработанных денег компания показывает по бумагам;
денежный поток – это экономический показатель, который отражает сколько реально есть наличных денег в компании.

Например, в текущем месяце компания продала старым и новым клиентам товаров или услуг на 300 000 рублей, а по расчетам в документах затраты на продажу составили 100 000 рублей. В таком случае предприниматель понимает, что прибыль компании в текущем отчетном периоде составила 200 000 рублей.

Но в реальности из этих 300 000 рублей продаж компания получила оплату только в размере 110 000 рублей, а оставшиеся 190 000 рублей – это деньги, которые покупатели должны заплатить только в следующем месяце. В таком случае реальный денежный поток в текущем месяце составляет всего лишь 10 000 рублей. То есть компания может рассчитывать только на использование этой суммы, а не того, что заработала по бумагам.

Это явление называется кассовый разрыв. Когда он слишком большой, компания сталкивается с проблемой нехватки денег на оплату аренды помещения, выплату зарплат и другие отдельные статьи расхода.

Самый простой способ контролировать денежный поток в малом бизнесе – ставить планы на месяц по поступлению реальных денежных средств и по расходам и отслеживать их, чтобы понять насколько плановые показатели совпадают с фактическими. В случае сильного отступления фактических показателей от плана, необходимо оперативно принять меры по коррекции ситуации.

Отслеживание показателей прибыли, в свою очередь, помогает предпринимателю понять, сколько денег в итоге ваша компания получит. Также этот показатель важен при привлечении инвесторов и в случае продажи бизнеса. В обоих случаях деньги, которые вам должны, влияют на конечную стоимость бизнеса. Новый владелец при подписании договора совершает покупку и активов бизнеса, и того, что компания должна получить в будущем. Инвестор же благодаря показателям прибыли сможет оценить рентабельность инвестиций в проект.

Совет

При планировании денежного потока закладывайте дополнительные 10% на непредвиденные расходы. Например, если вы знаете, что в текущем месяце ваш денежный поток должен составить 100 000 рублей, рекомендуется увеличить план до 110 000 рублей.

Объемы производства товаров и услуг

Для полноценного функционирования предприятия владелец бизнеса должен знать, сколько товаров или услуг должна произвести и продать ваша компания, чтобы:

покрыть текущие свои расходы;
получить больше прибыли;
заработать на покрытие будущих расходов.

При этом в течение месяца эти показатели могут меняться, так как с разных товаров или услуг ваш бизнес получает разную прибыль.

Например, компания занимается продажей онлайн-курсов. В этой сфере расходы на продажу дешевого и дорогого продуктов примерно одинаковые. Разница в расходах, как правило, появляется только в случае разных выплат менеджерам по продажам и зависит от объемов и стоимости проданных курсов. Но в целом расходы примерно одинаковые.

Допустим, на ведение вашего бизнеса вы тратите 500 000 рублей в месяц. Компания планирует получить с продаж чистую прибыль в размере 400 000 рублей. В онлайн-школе есть 3 варианта курсов:

Курс X – самый дешевый. Продажа одной единицы курса приносит чистую прибыль в 5000 рублей.
Курс Y – средний по цене. От его продаж компания получает чистую прибыль в размере 8000 рублей с одного продукта.
Курс Z – самый дорогой. Одна продажа этого курса приносит чистую прибыль в размере 10 000 рублей.

Таким образом, у компании есть несколько способов заработать плановые 400 000 рублей прибыли, а именно, продать:

80 курсов X;
50 курсов Y;
40 курсов Z;
30 курсов Z и 20 курсов X;
25 курсов Y, 10 курсов Z и 20 курсов X;
и т.д.

В теории компании не так важно, что продавать. Главное – получить планируемую прибыль. Но на практике на продажу разных курсов компания тратит разный объем ресурсов. Например, для продажи 80 курсов X нужно обзвонить в среднем в 2 раза больше человек, чем для продажи 40 курсов Z. А значит нужно либо больше часов менеджеров, либо больше сотрудников в отделе продаж.

Рентабельность бизнеса

Если ваш доход превышает расход, то бизнес можно назвать рентабельным. Другой вопрос, насколько он рентабельный и насколько прикладываемые усилия соответствуют получаемым результатам. Ответить на этот вопрос поможет показатель рентабельности собственного капитала.

Рассчитать рентабельность можно по формуле:

Собственный капитал в данном случае рассчитывается по формуле:

Под активами в формуле понимается все то, чем владеет компания, что используется в предпринимательской деятельности и что она может в случае необходимости продать:

производственное оборудование;
помещения;
транспорт;
зарегистрированный товарный знак;
и т.д.

К обязательствам относятся:

кредиты в банке;
задолженности перед партнерами, сотрудниками и поставщиками;
заемный капитал;
налоги;
и т.д.

Например, у компании есть активы на общую сумму 2 000 000 рублей. В то же время у нее есть определенные обязательства по возврату заемных средств в размере 600 000 рублей. В таком случае собственный капитал будет равен:

Зная показатель рентабельности, можно оценить некоторые альтернативные возможности вложения средств для получения дохода. Например, ежемесячная прибыль бизнеса составляет 200 000 рублей. Собственный капитал компании равен 4 500 000 рублей.

С одной стороны прибыль в 200 000 рублей в месяц – это хорошие деньги. Но при данных показателях рентабельность бизнеса равна 4,44%. Вероятно, имеющиеся активы можно использовать более эффективно. Например, можно вложить их в ПИФ или другой бизнес, который будет приносить больший доход и позволит существенно снизить трудозатраты на его ведение.

Оценивать рентабельность собственного капитала рекомендуется еще до открытия своего бизнеса, чтобы определить наиболее эффективную стратегию инвестиций собственных средств.

Тут же стоит отметить, что важно отслеживать и динамику изменения стоимости имеющихся активов. Так, например, цены на б/у автомобили за последние 2 года ощутимо повысились, и тот транспорт, который раньше стоил 900 000 рублей сегодня стоит уже 1 500 000 рублей. И вряд ли в ближайшее время они станут ниже.

Заключение

Управление бизнесом требует наличия налаженной системы постоянного контроля и анализа разных показателей. В этой статье мы рассмотрели ключевые показатели, которые помогают в оценке эффективности деятельности и успешности бизнеса.

Эти общие показатели предпринимательской деятельности можно отслеживать в финансовой отчетности как в ручном режиме с помощью Excel таблицы, так и с помощью специализированных инструментов, как, например, ERP и подобных программ – на рынке их представлено много под разные бюджет и задачи. Где вести учет – предприниматель может выбрать сам на основе информации с сайтов, СМИ, отзывов и персональных требований. Но нужно заметить, что при ручном учете финансов вероятность допустить ошибки обычно выше, чем при использовании автоматизированного сервиса.

Времени на контроль тратится немного – достаточно 30 минут в неделю – но он спасает предпринимателя от попадания в патовую ситуацию, и помогает ему видеть перспективы развития бизнеса.