Система 5С: как навести порядок и повысить эффективность бизнеса

Что такое система 5С

Система 5С – это метод организации пространства, который позволяет создать оптимальные условия труда и поддерживать рабочее место в чистоте и порядке.

5S – базовый инструмент бережливого производства. Он является основой методологии Lean.

Основная цель системы 5С – повышение производительности труда и эффективности производственного процесса. Она сокращает время на поиск и перемещение нужных вещей и, таким образом, ускоряет и упрощает работу.

Принципы системы 5C

В основе концепции 5S лежат пять принципов:

• Sort – сортировка. Очистка рабочего места, избавление от ненужного.
• Set in order – создание порядка. Организация удобного хранения, которое помогает быстро найти необходимые предметы и документы. При этом активно используют визуальные подсказки.
• Shine – соблюдение чистоты. Проведение регулярной уборки.
• Standartise – стандартизация. Технологические операции документируются. Все действуют по одному шаблону и при этом используют лучший опыт коллег.
• Sustain – совершенствование. Улучшение работы происходит постоянно. Компания не только контролирует выполнение системы, но и внедряет новые успешные практики.

5С – это больше, чем просто инструкции или набор правил. Система формирует определенную культуру организации труда. Можно сказать, что это философия бережливого отношения к рабочему процессу.

История возникновения 5S

Система родом из дисциплинированной Японии. Впервые принципы бережливого производства внедрили на заводах Toyota в 1950-м году. Когда компания начала наращивать выпуск продукции, на рабочих местах сильно выросли запасы деталей. Это оказалось проблемой, так как водители не понимали, куда грузить новые запасы, и размещали их как попало. Сотрудники цеха не знали, где находится привезенный груз, а значит не могли им воспользоваться. Эффективность работы упала.

Когда в Toyota придумали и внедрили систему 5С, японские фабрики стали образцом порядка и организованности. Предметы не просто раскладывали по местам:

• Детали и инструменты сортировали по отсекам так, чтобы любой мог их найти.
• Каждый отсек подписывали, отмечали особым цветом.
• Рабочее место закреплялось за определенным человеком и процессом.
• На полу приклеивали цветные ленты для зонирования.  

Эти нововведения были направлены на то, чтобы сократить количество ошибок, убрать простои и путаницу. Позже оказалось, что принципы системы 5S можно применять в любой сфере – на производстве, в офисе и даже в повседневной жизни.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Задачи системы 5С

Подход к работе, основанный на принципах 5S, позволяет компании:

• сократить производственные затраты;
• снизить риски, уменьшить количество несчастных случаев, ошибок и брака;
• повысить дисциплину и концентрацию персонала;
• увеличить скорость и продуктивность работы;
• облегчить управление процессами;
• улучшить качество продуктов, а значит повысить удовлетворенность клиентов;
• создать оптимальные условия труда, повысить их безопасность.

Система 5С распространяется на работу всех членов команды – от уборщицы до генерального директора. Поэтому она улучшает эффективность бизнеса на всех уровнях и в конечном итоге делает его более стабильным и прибыльным.

{{cta_op_banner}}

Еще один несомненный плюс 5S – экономное использование ресурсов помогает в защите окружающей среды России.

Когда нужно внедрять 5С

Система 5S принесет пользу в любой сфере деятельности – в офисе, на заводе, на складе и даже дома. Ее можно использовать, если вы хотите ускорить развитие бизнеса: найти возможности для роста, повысить эффективность труда и снизить затраты.

Но есть несколько «красных флагов», которые сигнализируют о том, что систему 5S нужно внедрять как можно скорее:

• Очень много времени уходит на «тушение пожаров» и устранение проблем.
• Люди долго ищут нужные вещи или документы.
• Члены команды не понимают, где и что находится.
• В помещениях не хватает рабочего места.
• В офисе хранится много вещей, которые никто не использует.
• Люди слишком часто и хаотично передвигаются по рабочим участкам или между кабинетами.
• Кругом беспорядок, на рабочих местах грязно.

Таким образом, 5S надо использовать, если в компании не налажены бизнес-процессы, нет порядка в действиях, документах или вещах.

Компоненты системы 5С

Рассмотрим подробнее каждый из основных элементов системы 5С.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Сортировка

Последние исследования показывают, что люди могут держать в голове одновременно от 5 до 9 разных мыслей, слов или чисел. Любые лишние вещи и внешний информационный шум снижает концентрацию человека и мешает продуктивной работе.

Система 5S направлена на то, чтобы сфокусировать сотрудника на рабочих процессах и оставить в поле его видимости только те предметы и документы, которыми он регулярно пользуется.

С рабочего места убирают все, что не понадобится в течение месяца. От ненужных вещей избавляются.

В соответствии с 5S все предметы делят на три группы по частоте их применения:

• Нужные постоянно – несколько раз в месяц. Их размещают в рабочей зоне, «под рукой». Такие вещи должно быть легко взять.
• Нужные иногда – несколько раз за полгода. То, что используется редко, перемещают в другое удобное место.
• Ненужные предметы – от вещей, которые нужны реже, чем раз в полгода, избавляются. Их можно выбросить, отдать или переместить на склад долгосрочного хранения.

Сортировать надо все, что физически находится возле рабочего места или на складе – инструменты, оборудование, расходные материалы и канцтовары, сырье, детали и готовую продукцию. Кроме того обязательно нужно сгруппировать файлы на компьютерах и привести в порядок бумажные документы.

Навести порядок в рабочих чатах поможет корпоративный мессенджер Compass. Подписывайтесь на наш блог в Телеграм – там вы найдете еще больше идей для вашего бизнеса.

Для сортировки вещей можно использовать разноцветные ярлыки. Например, красными стикерами отметьте то, чем пользуетесь очень редко, а зелеными – то, что нужно в работе постоянно. Затем распределите предметы по местам – ненужные отдайте, выкиньте или отнесите на склад, а нужные оставьте.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Создание порядка

Согласно системе 5S у вещей и документов не только должно быть определенное место – ими должно быть удобно пользоваться. Для этого:

• Нужные для работы вещи располагают на видном месте.
• Они лежат так, чтобы их можно было легко взять, а после использования – быстро вернуть обратно, чтобы предметы не скапливались.
• Используют визуальные подсказки – цветные лотки, ярлыки и подписи. Такая маркировка облегчает поиск. Места размещения предметов можно выделить скотчем или краской, а на закрытые ящики наклеить фотографии их содержимого.
• Зонируют пространство – на полу схематично указывают рабочие зоны и проходы между ними. Это позволяет оставлять проходы свободными.

Место каждой вещи и ее условное обозначение нужно хорошо продумать. Человеку должно быть интуитивно понятно где и что лежит. В такой системе даже новый сотрудник сориентируется с первого взгляда – это сэкономит его время, а соблюдение порядка в дальнейшем не потребует больших усилий.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Соблюдение чистоты

Для выполнения этого пункта системы 5S компания:

• создает набор стандартных процедур, в которых описаны задачи по уборке и обслуживанию помещения;
• распределяет ответственность за поддержание порядка и чистоты между конкретными командами или людьми;
• разрабатывает наглядные пособия и контрольные списки для внедрения этих правил.

В офисе это могут быть правила по наведению порядка на рабочем месте, например, уборка столов, мытье посуды и полив цветов. А на производстве – стерилизация оборудования и содержание в чистоте инструментов.

Главное правило – оставь рабочее место после себя более чистым, чем раньше.

Инструкции о соблюдении чистоты и порядка могут касаться, в том числе хранения файлов. К примеру, вы можете ввести такие договоренности:

• Документы на общем диске можно размещать только внутри соответствующей папки.
• У файла должно быть понятное и уникальное название.

Все документы, которые не соответствуют этим требованиям, можно будет удалять. Это тоже поможет поддерживать чистоту и порядок в бизнесе.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Стандартизация

Все типовые действия рабочих должны быть стандартизированы. Во-первых, это экономит время – им не нужно заново «изобретать велосипед». Во-вторых, они могут использовать лучшие практики своих коллег. И, в-третьих, стандартный подход к процессам обеспечивает компании единый высокий уровень качества.

На производстве стандарты касаются в основном технологических процессов, а в офисе – типовых методов работы. К примеру, вы можете:

• Зафиксировать правила формулировки задач для сотрудников.
• Разработать регламент для создания отчетов.
• Создать свои правила общения в рабочих чатах.
• Договориться о том, какие данные о клиентах вы собираете и куда их вносите.

Не создавайте слишком много правил, иначе соблюдать их будет сложно. При этом они должны восприниматься как единый стандарт, обязательный для выполнения всеми членами команды.

Стандарты работы тоже рекомендуется визуализировать. Это можно сделать через:

• стенды для размещения информации;
• наглядные технологические схемы;
• краткие инструкции и памятки.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Совершенствование

Этот компонент системы 5S включает два важных аспекта:

• Все действия из предыдущих пунктов должны войти в привычку – их надо довести до автоматизма. В этом поможет регулярный контроль и мотивация сотрудников.
• Не нужно останавливаться на достигнутом. Философия 5С подразумевает постоянное улучшение рабочего процесса. Это должно стать частью корпоративной культуры организации.

Для этого следует проводить периодические аудиты системы 5S, а также задавать сотрудникам вопросы по организации рабочего пространства. Например:

• Что еще можно улучшить в работе?
• С какими проблемами и сложностями я сталкиваюсь?
• Что можно сделать по-другому, чтобы мне и коллегам было удобно?
• Как усовершенствовать свое рабочее место?

Мотивировать коллег можно с помощью устных благодарностей, дополнительных премий или нематериальных наград. Также хорошо работают примеры «до» и «после» внедрения 5S – они доносят важность проекта для бизнеса.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как внедрить систему 5С

5С – это не просто свод правил, а новая философия бизнеса. Поэтому внедрение бережливого производства потребует времени и усилий. Вам нужно будет выполнить пять шагов.

Этап 1. Определите цель

Разработка системы начинается с самого важного шага – постановки цели. Подумайте, чего именно вы хотите добиться благодаря 5S, к примеру:

• сократить расход материалов;
• упростить и ускорить работу;
• освободить место в цехах и т. д.

Сформулируйте четкие KPI – как именно вы будете измерять результаты проекта.

Конкретная и полезная для бизнеса цель будет мотивировать вас двигаться дальше, если в какой-то момент вы столкнетесь со сложностями.

Этап 2. Подготовьтесь

Следующим шагом определите фронт работ и подготовьте команду:

• Выберите отделы, которые будут участвовать во внедрении системы 5С. При запуске проекта можно выбрать от 2 до 5 подразделений.
• Назначьте лидера проекта и ответственных сотрудников в каждом отделе.
• Зафиксируйте на фото текущее состояние дел.
• Составьте план работ и обозначьте сроки по каждому пункту системы 5С.
• Проведите обучение для участников проекта, объясните им цели и задачи, которые должны быть выполнены. Согласуйте сроки реализации с командой.
• Продумайте систему мотивации – материальной или нематериальной.

Сложность этого этапа – возможное сопротивление сотрудников. Ведь система 5С подразумевает изменение их ежедневных действий, вмешательство в рутинную работу. Важно донести до людей пользу этих изменений и вдохновить будущими результатами.

Этап 3. Проведите пилотный проект

Реализуйте первые четыре пункта системы 5С:

• Проведите сортировку вещей в рабочих зонах. Отделите нужное от ненужного.
• Наведите порядок, выберите подходящее место для каждого предмета и документа, обозначьте и подпишите его. При необходимости зонируйте рабочее пространство.
• Разработайте правила чистоты и назначьте ответственных.
• Стандартизируйте основные процессы и подходы к работе.

Для реализации каждого шага привлекайте членов своей команды. Попросите каждого сотрудника определить частоту использования предметов в рабочей зоне, а также их будущее место расположения, которое будет удобно человеку.

Руководитель проекта знакомится с итогами работы и дает новые идеи, как усилить результат, если они есть. Все договоренности впоследствии важно будет задокументировать.

Этап 4. Оцените результаты

Примерно через месяц работы опросите сотрудников и замерьте KPI проекта. На этом шаге вам необходимо узнать:

• Как изменились показатели работы? Например, насколько выросла скорость процессов или снизились издержки.
• Есть ли сложности в использовании 5С у членов команды?
• Что еще хочется скорректировать?

Затем масштабируйте лучшие практики, а в случае, если что-то работает плохо – исправьте.

Этап 5. Внедрите совершенствование процессов

Чтобы бережливое производство и система 5С стали частью корпоративной культуры, надо внедрить непрерывное совершенствование процессов. Для этого:

• Раз в квартал проводите аудит использования 5С.
• Собирайте обратную связь по проблемам в работе и предложения по ее улучшению.
• Благодарите людей за активность, проводите конкурсы на лучшую идею, лучшее рабочее место и т. д.
• Активно делитесь результатами проекта, вдохновляйте команду на новые достижения.

Благодаря этим шагам компания сможет внедрить систему 5С и сделать труд более эффективным, организованным и безопасным.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Ошибки внедрения 5С

Внедрение системы 5С – достаточно нетривиальная задача. При ее решении компании часто совершают эти типовые ошибки.

Недооценка роли руководителя

Бережливое производство требует изменения образа мышления людей. Поэтому при его внедрении руководитель должен быть настоящим лидером проекта, идейным вдохновителем и главным мотиватором команды. Если он относится к проекту формально и выполняет его «для галочки», то положительного эффекта от такой работы не будет.

Недостаточная мотивация сотрудников

Нельзя просто ввести новые правила и при этом не стимулировать работников к их выполнению. Используйте все способы мотивации – и материальные, и нематериальные. Делитесь успехами и вдохновляйте людей на достижения. Штрафовать при этом не следует – негативная оценка крайне демотивирует команду.

Ожидание быстрых изменений

Любые масштабные изменения требуют времени. Не стоит ждать выполнения всех намеченных KPI через месяц после запуска проекта. Главное – наблюдать по ним положительную динамику.

Кроме того, стоит учитывать, что бережливое производство и система 5С на старте может вызвать сопротивление людей. Причины могут быть разные, например, человек не видит смысла в изменениях, не понимает суть проекта, боится роста ответственности или возможных сокращений.

Самый популярный аргумент сотрудников: «Нет желания внедрять 5С, так как я уже привык к текущему порядку – мне так удобно». Узнайте, в чем именно затруднения у вашей команды, и помогите их решить.

Несистемный подход

Разовое внедрение принципов бережливого производства и системы 5С без их постоянной поддержки тоже, скорее всего, не принесут желаемого эффекта. Лучше начните с малого, например, внедрите программу в 1-2 отделах и постепенно расширяйте ее. Регулярно вводите новые изменения по 5С и положительный результат не заставит себя ждать.

Книги про систему 5С

Подробнее познакомиться с принципами бережливого производства и системой 5С можно по книгам, например:

• «5S для офиса», авторы Д. Тэппинг, Т. Фабрицио.
• «Производственная система Тойоты», автор Тайити Оно.
• «Магическая уборка», автор М. Кондо.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Резюмируем

Система 5S – это способ организации рабочего пространства предприятия, который основан на принципах бережливого производства. Его главная цель – снижение производственных потерь и экономия ресурсов, устранение ошибок и повышение эффективности труда.

В рамках системы 5С есть пять основных шагов:

• сортировка;
• создание порядка;
• соблюдение чистоты;
• стандартизация;
• совершенствование.

Это не просто набор правил, а новая философия бизнеса, которая подразумевает постоянные улучшения процессов и регулярную работу по наведению порядка в организации.

У системы широкая область применения – ее можно использовать на производстве, в офисной и повседневной жизни.